Process Mining per migliorare la conformità nel settore bancario

Controllo di conformità nel settore bancario: quali riscontri servono

Per le banche, il controllo di conformità dei processi permette di verificare se le attività registrate nei casi rispettano il processo approvato e i relativi controlli. Il Process Mining confronta i dati degli eventi con lo standard documentato, mettendo in evidenza deviazioni e varianti non conformi; consente inoltre di esportare le evidenze per i processi di controllo della banca. Non certifica la conformità.

A quali domande sui controlli può rispondere?

Per l’apertura di conti, l’approvazione di prestiti o un altro processo incluso nell’ambito dell’analisi, utilizzi i riscontri disponibili per verificare:

• Chi ha approvato il caso? Riveda le attività registrate e gli attributi del caso per verificare chi ha svolto o approvato ogni fase.
• Le fasi previste sono state completate nell’ordine corretto? Confronti la sequenza degli eventi con il processo approvato per individuare attività saltate, ripetute o svolte fuori sequenza.
• Quali riscontri supportano la decisione? Riveda i dati degli eventi e i dettagli dei casi nei sistemi di origine. I riscontri disponibili dipendono dai campi registrati nell’Event Log.
• Dove si trova la lacuna nei controlli? Individui i casi in cui un’attività di controllo prevista manca, si verifica in un momento inatteso o conduce a un percorso non conforme.

Questa analisi aiuta il team a valutare l’efficacia dei controlli. Spetta alla banca interpretare i risultati e decidere se i requisiti sono soddisfatti.

In che modo il controllo di conformità individua le deviazioni?

Documenti il processo previsto, quindi lo confronti con quello ricostruito a partire dai dati degli eventi. I risultati mostrano le differenze tra i casi osservati e lo standard, incluse attività mancanti, fasi inattese e cambi nell’ordine delle attività.

Una variante non conforme è un percorso di processo che differisce dal flusso previsto. Raggruppando i casi per variante, può capire se una deviazione è isolata o ricorrente. Può quindi rivedere i casi pertinenti e i riscontri disponibili, anziché basarsi soltanto su un campione.

Scopra come funziona il controllo di conformità

Come si presentano una deviazione e i relativi riscontri?

Supponiamo che il processo approvato per l’apertura di un conto richieda una revisione prima dell’approvazione. L’Event Log mostra che, in alcuni casi, l’approvazione è stata registrata prima della revisione.

Esporti i riscontri a livello di caso dalla Sua analisi per sottoporli a revisione. L’esportazione può includere solo le informazioni presenti nei dati forniti. Supporta le attività di audit, ma non certifica la conformità né sostituisce la valutazione dei controlli della banca.

Scopra come si presentano i riscontri pronti per gli audit

Quali processi bancari può analizzare?

Il Process Mining può aiutarLa ad analizzare i processi bancari quando i dati degli eventi registrano le attività e la loro sequenza. Alcuni esempi:

• Apertura di conti e verifiche KYC
• Valutazione e approvazione dei prestiti
• Elaborazione delle transazioni ed eccezioni di pagamento
• Inserimento dei clienti e richieste di servizio

Per il Process Mining dei processi KYC, cerchi richieste ripetute di informazioni, fasi di revisione mancanti o passaggi di consegne imprevisti, se i dati di origine registrano questi eventi. La guida all’onboarding KYC per PEGA elenca le attività da individuare, le tabelle da estrarre e un template per i dati da compilare.

Soddisfazione dei clienti nell’apertura di un conto e nei processi KYC

Una richiesta ripetuta di informazioni, una fase di revisione mancante o un’attesa tra due passaggi sono esperienze che il richiedente percepisce direttamente e che risultano visibili anche nell’Event Log. Confronti le varianti dello stesso processo in base al tempo trascorso e alla frequenza con cui un caso torna a una fase precedente, quindi apra i casi più lenti e verifichi cosa è accaduto. In questo modo ottiene una prospettiva sul processo utile per valutare la soddisfazione dei clienti; il punteggio vero e proprio proviene dai Suoi sondaggi, e vale la pena considerare i due aspetti insieme.

Lo stesso metodo si applica alle richieste di prestito, alle domande per carte di pagamento e alle richieste di assistenza, ogni volta che i dati registrano il tempo trascorso per ciascun caso.

Come approfondire una lacuna nei controlli?

Parta dal processo approvato e dalle attività di controllo che il team si aspetta di trovare. Confronti queste aspettative con i casi effettivi, quindi riveda le deviazioni per variante di processo, caso, periodo o altri attributi disponibili.

Per ogni risultato, verifichi che i dati degli eventi siano completi e che la registrazione del caso supporti la Sua interpretazione. Un evento mancante può indicare una lacuna nei controlli oppure una registrazione incompleta. Prima di decidere come intervenire, verifichi la causa con i responsabili del processo e dei controlli interessati.

In che modo il Process Mining supporta l’ottimizzazione dei processi bancari?

L’ottimizzazione dei processi bancari parte dall’individuazione delle differenze tra l’esecuzione effettiva e il flusso approvato. Il Process Mining può mostrare dove i casi restano in attesa, ripetono attività o seguono percorsi inattesi. In questo modo, i team operativi, di gestione del rischio e di controllo interno dispongono di una base comune per decidere cosa approfondire.

ProcessMind supporta anche la mappatura dei processi, le Dashboard e i KPI. Li utilizzi per documentare lo standard e monitorare le misure definite dal team. La simulazione dei processi può aiutarLa a valutare le modifiche proposte prima della loro implementazione, ma non le esegue.

Per una panoramica più ampia su come l’analisi dei processi supporta il miglioramento, legga la nostra guida al miglioramento dei processi basato sui dati e scopra come analizzare il Suo processo.

Come iniziare?

Scelga un processo relativo ai conti per il quale siano importanti i riscontri sui controlli e siano disponibili dati degli eventi. Definisca la sequenza approvata, i controlli richiesti e i campi del caso che il team deve rivedere.

Confronti quindi lo standard con l’esecuzione effettiva. Verifichi un piccolo gruppo di deviazioni rispetto alle registrazioni di origine, accerti che l’Event Log riporti le attività pertinenti e stabilisca se i risultati indicano una lacuna nei controlli, una variazione di processo o un problema nei dati. Quando il metodo funziona per il team, lo applichi a un altro processo.

Verifichi la conformità in un processo di gestione dei conti

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