Prozesse im Bankwesen auf Konformität prüfen

Konformitätsprüfung im Bankwesen: Welche Belege erforderlich sind

Für Banken zeigt die Konformitätsprüfung, ob die Aktivitäten in tatsächlichen Cases dem freigegebenen Prozess und den zugehörigen Kontrollen entsprechen. Process Mining vergleicht Event-Daten mit Ihrem dokumentierten Sollprozess und macht Abweichungen sowie nicht konforme Varianten sichtbar. Die Ergebnisse können Sie als auditfähige Nachweise für die Kontrollprozesse Ihrer Bank exportieren. Eine Compliance-Zertifizierung stellt die Analyse nicht aus.

Welche Fragen zu Kontrollen können Sie beantworten?

Nutzen Sie die verfügbaren Belege, um bei Kontoeröffnungen, Kreditfreigaben oder anderen einbezogenen Prozessen folgende Fragen zu untersuchen:

• Wer hat den Case freigegeben? Prüfen Sie die erfassten Aktivitäten und Case-Attribute, um festzustellen, wer die einzelnen Schritte ausgeführt oder freigegeben hat.
• Wurden die erforderlichen Schritte in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen? Vergleichen Sie die Ereignisfolge mit dem freigegebenen Prozess, um übersprungene, wiederholte oder falsch eingeordnete Aktivitäten zu finden.
• Welche Belege stützen die Entscheidung? Prüfen Sie Ereignisdaten und Case-Details aus Ihren Quellsystemen. Welche Belege verfügbar sind, hängt von den in Ihrem Event Log erfassten Feldern ab.
• Wo besteht eine Kontrolllücke? Finden Sie Cases, in denen eine erwartete Kontrollaktivität fehlt, an einer unerwarteten Stelle auftritt oder zu einem nicht konformen Ablauf führt.

Diese Analyse hilft Ihrem Team, die Wirksamkeit der Kontrollen zu bewerten. Ihre Bank ist dafür verantwortlich, die Erkenntnisse zu interpretieren und zu entscheiden, ob die Anforderungen erfüllt sind.

Wie erkennt eine Konformitätsprüfung Abweichungen?

Dokumentieren Sie den erwarteten Prozess und vergleichen Sie ihn anschließend mit dem aus Ereignisdaten rekonstruierten Ablauf. Die Ergebnisse zeigen, wo beobachtete Cases vom Standard abweichen, etwa durch fehlende Aktivitäten, unerwartete Schritte oder eine andere Reihenfolge.

Eine nicht konforme Variante ist ein Prozessablauf, der vom erwarteten Ablauf abweicht. Wenn Sie Cases nach Varianten gruppieren, sehen Sie, ob eine Abweichung vereinzelt oder wiederholt auftritt. Anschließend können Sie die betreffenden Cases und verfügbaren Belege prüfen, statt sich nur auf eine Stichprobe zu verlassen.

Erfahren Sie mehr über Konformitätsprüfungen

Wie sieht eine Abweichung mit den zugehörigen Belegen aus?

Angenommen, Ihr freigegebener Prozess für Kontoeröffnungen sieht eine Prüfung vor der Freigabe vor. Im Event Log ist zu sehen, dass einige Cases freigegeben wurden, bevor die Prüfung erfasst war.

Exportieren Sie Belege auf Case-Ebene aus Ihrer Analyse, damit diese geprüft werden können. Der Export kann nur Informationen enthalten, die in den von Ihnen bereitgestellten Daten vorhanden sind. Er unterstützt Ihre Prüfungsarbeit, stellt aber keine Compliance-Zertifizierung dar und ersetzt nicht die Kontrollbewertung Ihrer Bank.

Sehen Sie, wie auditfähige Belege aussehen

Welche Bankprozesse können Sie untersuchen?

Mit Process Mining können Sie Bankprozesse untersuchen, wenn die Ereignisdaten Aktivitäten und deren Reihenfolge erfassen. Beispiele:

• Kontoeröffnungen und KYC-Prüfungen
• Kreditbewertung und -freigabe
• Transaktionsverarbeitung und Zahlungsausnahmen
• Kunden-Onboarding und Service Requests

Achten Sie beim Process Mining für KYC auf wiederholte Informationsanfragen, fehlende Prüfschritte oder unerwartete Übergaben, sofern Ihre Quelldaten diese Ereignisse erfassen. Der Leitfaden zum KYC-Onboarding für PEGA führt die relevanten Aktivitäten und zu extrahierenden Tabellen auf und enthält ein Template, das Sie ausfüllen können.

Kundenzufriedenheit bei Kontoeröffnung und KYC

Eine wiederholte Informationsanfrage, ein fehlender Prüfschritt oder eine Wartezeit zwischen zwei Schritten wirkt sich unmittelbar auf die Erfahrung der antragstellenden Person aus und ist zugleich im Event Log sichtbar. Vergleichen Sie Prozessvarianten anhand der verstrichenen Zeit und danach, wie oft ein Case zu einem früheren Schritt zurückkehrt. Öffnen Sie anschließend die langsamsten Cases und prüfen Sie, was dort passiert ist. So erhalten Sie Einblicke in den Prozess, die eine Frage zur Kundenzufriedenheit ergänzen. Der Zufriedenheitswert selbst stammt aus Ihren eigenen Umfragen. Beide Perspektiven sollten Sie gemeinsam betrachten.

Dieselbe Methode eignet sich für Kreditanträge, Kartenanträge und Serviceanfragen, sofern Ihre Daten die verstrichene Zeit pro Case erfassen.

Wie untersuchen Sie eine Kontrolllücke?

Beginnen Sie mit dem freigegebenen Prozess und den Kontrollaktivitäten, die Ihr Team erwartet. Vergleichen Sie diese Erwartungen mit tatsächlichen Cases und prüfen Sie Abweichungen nach Prozessvariante, Case, Zeitraum oder anderen verfügbaren Attributen.

Prüfen Sie bei jedem Befund, ob die Ereignisdaten vollständig sind und der Case-Datensatz Ihre Interpretation stützt. Ein fehlendes Ereignis kann auf eine Kontrolllücke hinweisen, aber auch auf eine unvollständige Protokollierung. Klären Sie die Ursache mit den zuständigen Prozess- und Kontrollverantwortlichen, bevor Sie über das weitere Vorgehen entscheiden.

Wie unterstützt Process Mining die Prozessoptimierung in Banken?

Die Prozessoptimierung in Banken beginnt damit, zu erkennen, wo die tatsächliche Ausführung vom freigegebenen Ablauf abweicht. Process Mining zeigt, wo Cases warten, Aktivitäten wiederholen oder unerwartete Wege nehmen. So erhalten die Teams aus Betrieb, Risikomanagement und interner Kontrolle eine gemeinsame Grundlage für die Entscheidung, was näher untersucht werden sollte.

ProcessMind unterstützt außerdem die Prozessmodellierung, Dashboards und KPIs. Dokumentieren Sie damit den Standard und überwachen Sie die von Ihrem Team definierten Kennzahlen. Mit Process Simulation können Sie geplante Änderungen vor der Umsetzung bewerten. Die Änderungen werden dadurch nicht ausgeführt.

Wie Prozessanalysen Verbesserungen unterstützen, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur datengetriebenen Prozessverbesserung. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihren Prozess analysieren.

Wie beginnen Sie?

Wählen Sie einen Kontoprozess aus, bei dem Kontrollbelege wichtig und Ereignisdaten verfügbar sind. Definieren Sie die freigegebene Reihenfolge, die erforderlichen Kontrollen und die Case-Felder, die Ihr Team prüfen muss.

Vergleichen Sie anschließend den Standard mit der tatsächlichen Ausführung. Prüfen Sie eine kleine Auswahl an Abweichungen anhand der Quelldatensätze, stellen Sie sicher, dass das Event Log die relevanten Aktivitäten erfasst, und entscheiden Sie, ob die Befunde auf eine Kontrolllücke, eine Prozessabweichung oder ein Datenproblem hindeuten. Funktioniert die Analyse für Ihr Team, wenden Sie dieselbe Methode auf einen weiteren Prozess an.

Prüfen Sie die Konformität anhand eines Kontoprozesses

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