Process mining trong ngân hàng để kiểm tra mức độ phù hợp quy trình

Kiểm tra mức độ phù hợp quy trình ngân hàng: bằng chứng cần thể hiện điều gì

Với ngân hàng, kiểm tra mức độ phù hợp quy trình là xác định hoạt động thực tế của từng vụ việc có theo quy trình và biện pháp kiểm soát đã phê duyệt hay không. Process mining so sánh dữ liệu sự kiện với tiêu chuẩn đã ghi lại để phát hiện điểm khác biệt và các biến thể không theo quy trình, sau đó cho phép bạn xuất bằng chứng kiểm toán cho các quy trình kiểm soát của ngân hàng. Công cụ không chứng nhận việc tuân thủ.

Bạn có thể trả lời những câu hỏi nào về kiểm soát?

Với quy trình mở tài khoản, phê duyệt khoản vay hoặc quy trình khác thuộc phạm vi xem xét, hãy dùng bằng chứng hiện có để tìm hiểu:

• Ai đã phê duyệt vụ việc? Xem các hoạt động đã ghi nhận và thuộc tính vụ việc để biết ai thực hiện hoặc phê duyệt từng bước.
• Các bước bắt buộc có được hoàn tất đúng thứ tự không? So sánh trình tự sự kiện với quy trình đã phê duyệt để tìm hoạt động bị bỏ qua, lặp lại hoặc sai thứ tự.
• Bằng chứng nào hỗ trợ quyết định? Xem dữ liệu sự kiện và thông tin vụ việc từ các hệ thống nguồn. Bằng chứng có thể xem còn tùy thuộc vào các trường được ghi trong nhật ký sự kiện.
• Lỗ hổng kiểm soát nằm ở đâu? Tìm các vụ việc thiếu hoạt động kiểm soát dự kiến, có hoạt động đó ở thời điểm bất thường hoặc đi theo lộ trình không phù hợp.

Phân tích này giúp nhóm của bạn đánh giá hiệu quả kiểm soát. Ngân hàng chịu trách nhiệm diễn giải kết quả và quyết định các yêu cầu có được đáp ứng hay không.

Kiểm tra mức độ phù hợp quy trình giúp phát hiện điểm khác biệt như thế nào?

Ghi lại quy trình dự kiến, rồi so sánh với quy trình được dựng lại từ dữ liệu sự kiện. Kết quả cho thấy các vụ việc quan sát được khác với tiêu chuẩn ở đâu, bao gồm hoạt động bị thiếu, bước ngoài dự kiến và thay đổi về trình tự.

Biến thể không phù hợp là lộ trình quy trình khác với luồng dự kiến. Nhóm các vụ việc theo biến thể giúp xác định điểm khác biệt chỉ xảy ra một lần hay lặp lại. Sau đó, bạn có thể xem xét các vụ việc liên quan và bằng chứng hiện có thay vì chỉ dựa vào một mẫu.

Tìm hiểu cách kiểm tra mức độ phù hợp quy trình

Điểm khác biệt và bằng chứng đi kèm trông như thế nào?

Giả sử quy trình mở tài khoản đã phê duyệt yêu cầu rà soát trước khi phê duyệt. Nhật ký sự kiện cho thấy một số vụ việc được phê duyệt trước khi ghi nhận bước rà soát.

Xuất bằng chứng ở cấp vụ việc từ phần phân tích để xem xét. Tệp xuất chỉ có thể gồm thông tin hiện diện trong dữ liệu bạn cung cấp. Tệp này hỗ trợ công việc kiểm toán, nhưng không chứng nhận việc tuân thủ hay thay thế đánh giá kiểm soát của ngân hàng.

Xem ví dụ về bằng chứng sẵn sàng cho kiểm toán

Bạn có thể xem xét những quy trình ngân hàng nào?

Process mining có thể giúp bạn xem xét các quy trình ngân hàng khi dữ liệu sự kiện ghi lại hoạt động và trình tự của chúng. Ví dụ:

• Mở tài khoản và rà soát KYC
• Thẩm định và phê duyệt khoản vay
• Xử lý giao dịch và ngoại lệ thanh toán
• Tiếp nhận khách hàng mới và yêu cầu dịch vụ

Khi khai phá quy trình KYC, hãy tìm các yêu cầu bổ sung thông tin lặp lại, bước rà soát bị thiếu hoặc lần chuyển giao ngoài dự kiến, nếu dữ liệu nguồn có ghi nhận những sự kiện đó. Hướng dẫn tiếp nhận khách hàng KYC cho PEGA liệt kê các hoạt động cần tìm, những bảng cần trích xuất và mẫu dữ liệu để bạn điền.

Mức độ hài lòng của khách hàng khi mở tài khoản và thực hiện KYC

Yêu cầu bổ sung thông tin lặp lại, thiếu bước rà soát hoặc phải chờ giữa hai bước là những điều người đăng ký trực tiếp trải qua, đồng thời cũng thể hiện trong nhật ký sự kiện. So sánh các biến thể của cùng một quy trình theo thời gian xử lý và số lần một vụ việc quay lại bước trước, rồi mở các vụ việc chậm nhất để xem điều gì đã xảy ra. Cách này cho bạn góc nhìn về quy trình đối với câu hỏi mức độ hài lòng của khách hàng. Điểm số đến từ khảo sát của bạn, và nên xem cả hai bên cạnh nhau.

Cách làm tương tự áp dụng được cho hồ sơ vay, hồ sơ mở thẻ và yêu cầu dịch vụ, miễn là dữ liệu ghi lại thời gian xử lý của từng vụ việc.

Làm sao tìm hiểu lỗ hổng kiểm soát?

Bắt đầu với quy trình đã phê duyệt và các hoạt động kiểm soát mà nhóm bạn kỳ vọng sẽ thấy. So sánh những yêu cầu đó với các vụ việc thực tế, rồi xem xét điểm khác biệt theo biến thể quy trình, vụ việc, giai đoạn hoặc thuộc tính khác hiện có.

Với mỗi phát hiện, hãy kiểm tra dữ liệu sự kiện có đầy đủ không và hồ sơ vụ việc có hỗ trợ cách diễn giải của bạn không. Sự kiện bị thiếu có thể cho thấy lỗ hổng kiểm soát, hoặc chỉ là do ghi nhận dữ liệu chưa đầy đủ. Xác nhận nguyên nhân với chủ sở hữu quy trình và kiểm soát liên quan trước khi quyết định cách xử lý.

Process mining giúp tối ưu hóa quy trình ngân hàng như thế nào?

Tối ưu hóa quy trình ngân hàng bắt đầu từ việc xác định khâu thực hiện thực tế khác với luồng đã phê duyệt ở đâu. Process mining có thể cho thấy các vụ việc phải chờ, lặp lại hoạt động hoặc đi theo lộ trình ngoài dự kiến. Nhờ đó, nhóm vận hành, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ có chung cơ sở để quyết định nội dung cần tìm hiểu.

ProcessMind cũng hỗ trợ sơ đồ hóa quy trình, dashboard và KPI. Dùng các công cụ này để ghi lại tiêu chuẩn và theo dõi những chỉ số nhóm bạn xác định. Process Simulation có thể giúp đánh giá các thay đổi đề xuất trước khi triển khai, nhưng không thực hiện những thay đổi đó.

Để hiểu rộng hơn cách phân tích quy trình hỗ trợ cải tiến, hãy đọc hướng dẫn về cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu và tìm hiểu cách phân tích quy trình của bạn.

Bắt đầu như thế nào?

Chọn một quy trình tài khoản có bằng chứng kiểm soát quan trọng và sẵn dữ liệu sự kiện. Xác định trình tự đã phê duyệt, các biện pháp kiểm soát bắt buộc và những trường dữ liệu vụ việc nhóm bạn cần xem xét.

Sau đó, so sánh tiêu chuẩn với cách thực hiện thực tế. Đối chiếu một nhóm nhỏ các điểm khác biệt với hồ sơ nguồn, xác nhận nhật ký sự kiện có ghi lại những hoạt động liên quan và quyết định kết quả cho thấy lỗ hổng kiểm soát, biến thể quy trình hay vấn đề dữ liệu. Khi phương pháp phân tích phù hợp với nhóm, hãy áp dụng cho quy trình khác.

Chứng minh quy trình mở tài khoản tuân thủ tiêu chuẩn

Chứng minh quy trình mở tài khoản tuân thủ tiêu chuẩn