Was ist RPA? So funktioniert die robotergestützte Prozessautomatisierung

RPA (Robotic Process Automation) bezeichnet Software-Bots, die Anwendungen über deren Benutzeroberflächen bedienen. Sie lesen Felder aus, geben Werte ein und folgen festgelegten Abläufen. Dafür benötigen sie weder eine API noch Änderungen an den verwendeten Systemen. RPA eignet sich deshalb für wiederkehrende Aufgaben in bestehenden Anwendungen. Die Bots sind jedoch auf stabile Benutzeroberflächen und klare Regeln angewiesen. Da Quellen die Technologie unterschiedlich bezeichnen, ist eine Formulierung wie „RPA Robotic Process Automation“ eine unnötige Dopplung.

ProcessMind verkauft keine Bots und automatisiert keine Arbeit. Die Plattform hilft Ihnen zu verstehen, wie die Arbeit abläuft, wo sich Wartezeiten und Nacharbeit ansammeln und welche Schritte sich für eine Automatisierung eignen könnten. Das ist wichtig, denn ein Bot kann einen Prozess schneller wiederholen, ohne die darin angelegten Probleme zu beheben.

Was macht RPA?

Ein RPA-Roboter, meist einfach Bot genannt, führt eine festgelegte Abfolge von Aktionen in einer Benutzeroberfläche aus. Er kann sich beispielsweise in einem Portal anmelden, Informationen zwischen Systemen kopieren, ein Formular ausfüllen, einen Bericht herunterladen, Datensätze vergleichen oder eine E-Mail versenden. Sie können ihn nach einem Zeitplan, als Reaktion auf einen Auslöser oder beim Eingang einer Datei starten.

RPA-Prozessautomatisierung arbeitet auf der Ebene der Benutzeroberfläche. Dadurch kann sie auch Software bedienen, die keine API oder Integrationsmöglichkeit bietet. Menschen können die Anwendung verwenden, und ein Bot kann einige dieser Interaktionen nachahmen. So lassen sich ältere Systeme oder Lieferantenportale anbinden, ohne sie neu aufzubauen.

Der Nachteil: Der Bot ist darauf angewiesen, dass die Benutzeroberfläche stabil bleibt. Eine Änderung am Layout kann die davon abhängigen Schritte unterbrechen. Außerdem müssen Sie Ausnahmen, Zugangsdaten, Überwachung und laufende Wartung berücksichtigen.

Viele RPA-Softwareplattformen bieten Funktionen wie Warteschlangen, Zugangsdatenverwaltung, Audit-Logs und Ausnahmebehandlung. Einige setzen außerdem KI ein, um Dokumente auszuwerten oder Ausnahmen zu klassifizieren. Solche Funktionen erweitern die Aufgaben, die ein Bot übernehmen kann. Der Prozess muss dennoch festlegen, was geschehen soll und wann ein Mensch eingreifen muss.

Wann eignet sich RPA?

RPA eignet sich meist besser, wenn eine Aufgabe häufig, wiederkehrend und regelbasiert ist und in digitalen Systemen ausgeführt wird. Beispiele sind Auftragsdaten aus einer E-Mail in ein ERP-System zu übertragen, eine Rechnung mit einer Bestellung abzugleichen, Datensätze zwischen einem CRM- und einem Abrechnungssystem zu verschieben oder einen Bericht aus mehreren Portalen zusammenzustellen.

Mit diesen vier Kriterien können Sie eine mögliche Aufgabe beurteilen:

Anhand dieser vier Merkmale können Sie wiederkehrende, vorhersehbare Aufgaben von Tätigkeiten unterscheiden, die eine Neugestaltung, Ermessensentscheidungen oder eine andere Art der Automatisierung erfordern.

Welche Probleme kann RPA nicht lösen?

Ein Bot befolgt seine Regeln. Er klärt keine unklaren Zuständigkeiten, behebt keine fehlerhaften Richtlinien und entscheidet nicht, wie mit fehlenden Informationen umzugehen ist, sofern Sie dafür keine Regeln festgelegt haben.

Beachten Sie diese Grenzen:

• Ermessensentscheidungen: Ein Skript kann nicht zuverlässig entscheiden, was bei einem fehlenden Dokument, widersprüchlichen Informationen oder einem Case außerhalb der festgelegten Regeln zu tun ist. Sie benötigen einen Ablauf für Ausnahmen, an dem häufig ein Mensch beteiligt ist.
• Variation: Wenn Teams denselben Schritt unterschiedlich ausführen, müssen Sie möglicherweise mehrere Automatisierungen entwickeln und warten. Klären Sie zunächst, ob diese Unterschiede notwendig sind.
• Geringe Häufigkeit: Bei einer nur gelegentlich anfallenden Aufgabe rechtfertigen sich die Kosten für Entwicklung und Wartung eines Bots möglicherweise nicht.
• Prozessmängel: RPA wiederholt den vorgegebenen Prozess, einschließlich unnötiger Freigaben, Nacharbeit und Verzögerungen. Wird ein fehlerhafter Prozess automatisiert, treten dieselben Probleme schneller auf.

Prüfen Sie vor der Automatisierung eines Schritts, ob der Prozess zunächst geändert werden sollte. Wenn eine Regel unnötige Arbeit verursacht, ist es möglicherweise sinnvoller, die Regel zu ändern, statt den Prozess darum herum zu automatisieren.

Wie unterscheidet sich RPA von Process Mining, Workflow-Engines und BPMS?

Diese Technologien decken unterschiedliche Bereiche der Prozessarbeit ab:

Eine Workflow-Engine führt einen von Ihnen definierten Prozess aus. RPA kann Anwendungen über deren Bildschirme bedienen, selbst wenn diese nicht integriert sind. Process Mining hilft Ihnen zu verstehen, was in der Praxis geschieht, auch wenn Abläufe variieren oder Arbeitsschritte warten.

Mit Prozessmodellierung und Simulation können Sie untersuchen, wie ein Prozess nach einer Änderung ablaufen könnte. Wenn Sie bestimmte Plattformen vergleichen, lesen Sie unsere Leitfäden zu Camunda, Appian und UiPath oder unseren Überblick zu BPMS.

Wie wählen Sie aus, was automatisiert werden soll?

Beginnen Sie mit Prozessdaten, statt sich allein auf einen Workshop oder eine Liste vorgeschlagener Aufgaben zu verlassen. Ein Event Log zeigt, wie oft Aktivitäten vorkommen, welchen Varianten sie folgen und wie lange Cases dauern.

Stellen Sie sich vier Fragen:

1. Wie oft wird der Schritt ausgeführt? Anhand des Volumens können Sie Aufgaben ausschließen, die zu selten vorkommen, um eine Automatisierung zu rechtfertigen.
2. Wie stark variiert der Schritt? Wenige, einheitliche Varianten lassen sich möglicherweise leichter automatisieren als viele unterschiedliche Abläufe.
3. Wie repetitiv ist die Arbeit? Achten Sie auf Schritte, die denselben Regeln folgen und vorhersehbare Eingaben und Ergebnisse haben.
4. Wofür wird die Zeit aufgewendet? Unterscheiden Sie zwischen der Bearbeitungszeit einer Aufgabe und der Wartezeit zwischen Aktivitäten. Lange Wartezeiten können auf eine Übergabe oder Warteschlange hindeuten, nicht auf eine Aufgabe, die ein Bot beschleunigen kann.

Vergleichen Sie anschließend den möglichen Nutzen mit den Kosten für Entwicklung und Wartung der Automatisierung. Berücksichtigen Sie die Zahl der Cases, den Zeitaufwand pro Case, die Bearbeitung von Ausnahmen und den Aufwand, den Bot am Laufen zu halten.

Unser Leitfaden zu Automatisierungspotenzialen erklärt, wie Sie geeignete Kandidaten anhand von Prozessdaten bewerten. Mit der Variantenansicht sehen Sie außerdem, wie sich unterschiedliche Abläufe auf die Arbeit auswirken.

Warum geraten RPA-Programme ins Stocken?

Bei RPA- und Automatisierungsprogrammen treten immer wieder ähnliche Probleme auf:

• Benutzeroberflächen ändern sich: Ein Software-Update kann die Bildschirminteraktionen unterbrechen, auf die ein Bot angewiesen ist, und zusätzlichen Wartungsaufwand verursachen.
• Ausnahmen erfordern menschliche Unterstützung: Ein Bot kann Routinefälle bearbeiten, ungewöhnliche Fälle aber den Mitarbeitenden überlassen. Die Klärung solcher Ausnahmen kann mehr Zeit und Fachwissen erfordern.
• Automatisierungen entstehen ohne zentrale Steuerung: Teams entwickeln möglicherweise separate Bots mit unterschiedlicher Dokumentation, verschiedenen Zugangsdaten und eigenen Supportverfahren.
• Ergebnisse werden nicht gemessen: Die Zahl der Bot-Ausführungen zeigt nicht, ob der Aufwand, die Nacharbeit oder die Zykluszeit gesunken ist.
• Das Prozesswissen bleibt bei der entwickelnden Person: Die Regeln des Bots sind möglicherweise die einzige Dokumentation dazu, wie eine bestimmte Prozessvariante funktioniert.

Sie können diese Risiken verringern, indem Sie zunächst den Prozess verstehen, den Umgang mit Ausnahmen festlegen und die Ergebnisse nach der Einführung messen. Halten Sie die Prozessdokumentation aktuell, damit die Logik einer Automatisierung nicht nur im Bot hinterlegt ist.

Wie sollten Sie die Kosten von RPA bewerten?

Zu den Kosten einer RPA-Automatisierung zählen die Plattform, Gebühren für Bots oder Ausführungen sowie der Aufwand für Entwicklung, Support und Wartung. Wie sich die Kosten verteilen, hängt davon ab, wie oft ein Bot läuft und wie viel Aufwand nötig ist, damit er funktioniert.

Vergleichen Sie bei RPA-Software die Kosten pro Case, statt nur die Zahl der Bots zu betrachten. Schätzen Sie die jährlichen Kosten für Entwicklung und Betrieb der Automatisierung und teilen Sie diese durch die Zahl der bearbeiteten Cases. Vergleichen Sie den Wert mit dem aktuellen Bearbeitungsaufwand und den Kosten für Ausnahmen.

Dasselbe gilt für den Prozess insgesamt: Was kostet die Arbeit heute, und welche Kosten sind nach einer Änderung zu erwarten? Unser Leitfaden zum Business Case für Process Mining zeigt, wie Sie diesen Vergleich strukturieren können.

Wann sollten Sie eine API, RPA oder einen KI-Agenten einsetzen?

Richten Sie Ihre Wahl nach der Arbeit und den beteiligten Systemen, nicht nach der Bezeichnung der Technologie:

• API oder Integrationsplattform: Kommt infrage, wenn die Systeme APIs bereitstellen und Daten direkt zwischen den Systemen ausgetauscht werden sollen.
• RPA: Kommt infrage, wenn ein System über eine Benutzeroberfläche zugänglich ist, aber keine geeignete Integrationsmöglichkeit bietet.
• KI-Agent: Kommt infrage, wenn ein Schritt die Interpretation von Informationen oder eine Beurteilung erfordert, etwa bei der Klassifizierung einer Beschwerde oder der Auswahl der passenden Regel. Legen Sie die Grenzen des Agenten und den Eskalationsweg fest.

Ein Prozess kann mehrere Ansätze kombinieren. KI und RPA kommen häufig gemeinsam zum Einsatz: Bots übernehmen regelbasierte Schritte, Agenten solche, die eine Interpretation erfordern. Eine klare Prozessdefinition hilft Ihnen zu entscheiden, welche Schritte eine API, einen Bot, einen KI-Agenten oder eine Person erfordern. Prozessdaten zeigen, wie der aktuelle Prozess abläuft. Ein Modell dokumentiert den Sollprozess und unterstützt die Diskussion über Änderungen.

Was sollten Sie vor der Entwicklung eines Bots tun?

Ermitteln Sie anhand Ihrer Ereignisdaten Schritte mit ausreichendem Volumen, wenigen Varianten und repetitiven Aufgaben. Prüfen Sie, ob der Prozess zunächst Fehlerkorrekturen erfordert, und berücksichtigen Sie den Zeitaufwand für Ausnahmen und Wartung.

ProcessMind unterstützt Sie bei der Analyse und Modellierung von Prozessen. Die Plattform führt Prozesse nicht aus und automatisiert sie auch nicht. Verwenden Sie sie, um zu verstehen, wo Arbeit anfällt und welche Schritte sich möglicherweise ändern sollten.

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