Mi az az RPA? Így működik a robotizált folyamatautomatizálás
Az RPA szoftverrobotokkal, a felhasználói felületen keresztül kezeli az alkalmazásokat. Tudja meg, mire alkalmas, hol vannak a korlátai, és hogyan válassza ki az automatizálható feladatokat.
Az RPA, vagyis a robotizált folyamatautomatizálás szoftverrobotokkal, a felhasználói felületen keresztül kezeli az alkalmazásokat. A robot mezőket olvashat be, értékeket írhat be és előre meghatározott lépéseket követhet, API vagy az általa használt rendszerek módosítása nélkül. Ezért az RPA hasznos lehet a meglévő alkalmazásokban végzett ismétlődő munkáknál, ugyanakkor stabil felületekre és egyértelmű szabályokra van szüksége. A források többféleképpen nevezik ezt a technológiát, így például az „RPA robotizált folyamatautomatizálás” kifejezés ugyanazt jelenti kétszer.
A ProcessMind nem értékesít robotokat, és nem automatizálja a munkát. Segít megérteni, hogyan zajlik a munka, hol halmozódik fel várakozás és újramunka, valamint mely lépéseket lehet érdemes automatizálni. Ez azért fontos, mert egy robot gyorsabban végrehajthatja a folyamatot anélkül, hogy kijavítaná annak hibáit.
Mire képes az RPA?
Az RPA-robot, amelyet általában egyszerűen robotnak neveznek, előre meghatározott műveletsort hajt végre a felhasználói felületen. Bejelentkezhet egy portálra, adatokat másolhat át a rendszerek között, kitölthet egy űrlapot, letölthet egy jelentést, összevethet rekordokat vagy e-mailt küldhet. Ütemezés szerint, egy esemény hatására vagy egy fájl beérkezésekor is elindítható.
Az RPA a felhasználói felületen keresztül automatizál, ezért olyan szoftvereket is kezelhet, amelyek nem kínálnak API-t vagy integrációt. Amit egy ember meg tud tenni az alkalmazásban, annak egy részét egy robot is utánozhatja. Ez segíthet a régebbi rendszerek vagy beszállítói portálok összekapcsolásában, azok újjáépítése nélkül.
Ennek ára, hogy a robot a felület stabil működésétől függ. Egy elrendezésmódosítás megzavarhatja az erre épülő lépéseket. A kivételekkel, a hozzáférési adatokkal, a felügyelettel és a folyamatos karbantartással is számolni kell.
Sok RPA-szoftverplatform olyan funkciókat kínál, mint a sorok kezelése, a hozzáférési adatok kezelése, az auditnaplók és a kivételkezelés. Egyesek AI-t is használnak dokumentumok értelmezésére vagy kivételek besorolására. Ezekkel a robot több feladatot kezelhet, de a folyamatban továbbra is meg kell határozni, mi történjen, és mikor kell közbeavatkoznia egy munkatársnak.
Mikor jó választás az RPA?
Az RPA általában akkor illik jól a feladathoz, ha a munka gyakori, ismétlődő, szabályalapú és digitális rendszerekben zajlik. Ilyen lehet például a rendelési adatok átvitele e-mailből ERP-rendszerbe, számla összevetése megrendeléssel, rekordok mozgatása CRM- és számlázórendszer között, vagy jelentés összeállítása több portál adataiból.
Ezzel a négypontos ellenőrzéssel mérje fel a lehetséges feladatokat:
| Szempont | Mit érdemes ellenőrizni? |
|---|---|
| Mennyiség | Milyen gyakran fordul elő a lépés? Kis volumen esetén lehet, hogy nem éri meg a robot megépítésére és karbantartására fordított munka. |
| Változatosság | Hányféle útvonalon vagy változatban zajlik a lépés? Több változat több szabályt és karbantartást jelenthet. |
| Ismétlődés | Minden alkalommal ugyanazt a lépéssort követi, egységes bemenetekkel és kimenetekkel? |
| Mire megy el az idő? | A feladat elvégzése tart sokáig, vagy a lépések között kell várni átadásra, jóváhagyásra vagy a rendszer válaszára? |
Ez a négy szempont segít megkülönböztetni az ismétlődő, kiszámítható munkát attól, amelyet előbb át kell alakítani, mérlegelést igényel, vagy másfajta automatizálásra alkalmas.
Mire nem alkalmas az RPA?
A robot a megadott szabályokat követi. Nem tisztázza a felelősségi köröket, nem javítja ki a hibás szabályzatot, és nem dönt arról, mi a teendő hiányzó információ esetén, hacsak erre nem határozott meg külön szabályt.
Vegye figyelembe az alábbi korlátokat:
- Mérlegelés: Egy szkript nem tud megbízhatóan dönteni arról, mi a teendő hiányzó dokumentum, egymásnak ellentmondó információ vagy a szabályokon kívül eső eset esetén. Kivételkezelési útvonalra van szükség, gyakran emberi közreműködéssel.
- Változatosság: Ha a csapatok eltérően végzik ugyanazt a lépést, több automatizálást kellhet kiépíteni és karbantartani. Először derítse ki, szükségesek-e ezek az eltérések.
- Ritka előfordulás: Ha egy feladat csak alkalmanként fordul elő, lehet, hogy nem éri meg robotot építeni és karbantartani.
- Folyamathibák: Az RPA a megadott folyamatot ismétli, a felesleges jóváhagyásokkal, újramunkával és késésekkel együtt. Egy hibás folyamat automatizálásával ugyanazok a problémák gyorsabban jelentkezhetnek.
Egy lépés automatizálása előtt ellenőrizze, hogy előbb érdemes-e módosítani a folyamatot. Ha egy szabály felesleges munkát okoz, hasznosabb lehet magát a szabályt megváltoztatni, mint megkerülő megoldást automatizálni.
Hogyan viszonyul az RPA a process mininghez, a workflow-motorokhoz és a BPMS-hez?
Ezek a technológiák a folyamatmunka különböző részeivel foglalkoznak:
| Technológia | Mire szolgál? | Hol használható? |
|---|---|---|
| RPA | Szkript alapján kezeli a meglévő felhasználói felületeket | A jelenlegi rendszerek fölött |
| Process mining | Eseményadatokkal mutatja meg, hogyan zajlik egy folyamat | A rendszerek mellett, a folyamatvégrehajtás elemzésére |
| Workflow-motor vagy BPM | Végrehajt egy meghatározott folyamatot a lépések és rendszerek között | Folyamat-vezénylési rétegként |
| BPMS | Olyan funkciókat egyesít, mint a folyamatmodellezés, az űrlapok, a szabályok és a végrehajtás | Szélesebb körű folyamatkezelő platformként |
A workflow-motor az Ön által meghatározott folyamat végrehajtására szolgál. Az RPA a képernyőn keresztül kezeli az alkalmazásokat akkor is, ha azok nincsenek integrálva. A process mining megmutatja, mi történik a gyakorlatban, például hol tér el a munka, vagy hol kell várakozni.
A folyamatmodellezés és a folyamatszimuláció segíthet megvizsgálni, hogyan működhet egy folyamat a módosítás után. Ha konkrét platformokat hasonlít össze, olvassa el a Camunda, az Appian és az UiPath megoldásáról szóló útmutatóinkat, vagy a BPMS-ről szóló ismertetőt.
Hogyan válassza ki, mit automatizáljon?
Ne csak workshopra vagy javasolt feladatok listájára támaszkodjon, hanem induljon ki a folyamatadatokból. Az eseménynapló megmutathatja, milyen gyakran fordulnak elő a tevékenységek, milyen változatokon haladnak végig az esetek, és mennyi ideig tartanak.
Tegye fel ezt a négy kérdést:
- Milyen gyakran fordul elő a lépés? A mennyiség alapján zárja ki azokat a feladatokat, amelyek túl ritkán fordulnak elő ahhoz, hogy megérje automatizálni őket.
- Mennyire változatos a lépés? Néhány egységes változatot könnyebb lehet automatizálni, mint sok különböző útvonalat.
- Mennyire ismétlődő a munka? Keresse azokat a lépéseket, amelyek ugyanazokat a szabályokat követik, kiszámítható bemenetekkel és kimenetekkel.
- Mire megy el az idő? Különítse el a feladat elvégzésére fordított időt a tevékenységek közötti várakozástól. A hosszú várakozás átadásra vagy sorban állásra utalhat, nem olyan feladatra, amelyet egy robot felgyorsíthat.
Ezután vesse össze a várható előnyt az automatizálás kiépítésének és karbantartásának költségével. Vegye figyelembe az esetek számát, az esetenkénti munkaráfordítást, a kivételek kezeléséhez szükséges munkát és a robot működtetéséhez szükséges erőforrásokat.
Az automatizálási lehetőségekről szóló útmutatónk bemutatja, hogyan mérheti fel a lehetséges feladatokat folyamatadatok alapján. A folyamatváltozatok nézetét is megnézheti, hogy lássa, hogyan befolyásolják a különböző útvonalak a munkát.
Olvassa el az automatizálási lehetőségekről szóló útmutatót
A process mininggel könnyű megtalálni az automatizálható feladatokat, de gyakran a modellezés a jobb kiindulópont. Kérdezze meg az embereket, hol okoz gondot a munka, és egy mondatban megmutatják. A nehézséget nem az adatok megtalálása, hanem a megoldásról való megegyezés jelenti. Az automatizálás inkább kommunikációs, mint adatelemzési feladat.
Miért akadnak el az RPA-programok?
Az RPA- és automatizálási programokban visszatérő problémák merülhetnek fel:
- Változnak a felületek: Egy szoftverfrissítés megzavarhatja a robot által használt képernyőműveleteket, így több karbantartási munka válik szükségessé.
- A kivételekhez emberi közreműködés kell: A robot kezelheti a szokásos eseteket, de a szokatlanokat a munkatársakra hagyhatja. Ezek megoldása több időt és szakértelmet igényelhet.
- Felügyelet nélkül terjed az automatizálás: A csapatok külön robotokat építhetnek eltérő dokumentációval, hozzáférési adatokkal és támogatási gyakorlattal.
- Nem mérik az eredményeket: A robot futásainak száma nem mutatja meg, hogy csökkent-e a ráfordítás, az újramunka vagy az átfutási idő.
- A folyamat ismerete a fejlesztőnél marad: Előfordulhat, hogy egy adott folyamatváltozat működéséről csak a robot szabályai adnak tájékoztatást.
A kockázatokat úgy mérsékelheti, ha először megérti a folyamatot, meghatározza a kivételek kezelését, majd bevezetés után méri az eredményeket. Tartsa naprakészen a folyamatdokumentációt, hogy az automatizálás logikája ne csak a robotban legyen meg.
Hogyan mérje fel az RPA költségét?
Az RPA költségei közé tartozhat a platform díja, a robot vagy a futtatás költsége, valamint az automatizálás kiépítésére, támogatására és karbantartására fordított munka. Az arány attól függ, milyen gyakran fut a robot, és mennyi munkát igényel a működésének fenntartása.
RPA-szoftverek összehasonlításakor ne csak a robotok számát nézze, hanem az esetenkénti költséget is. Becsülje meg az automatizálás éves kiépítési és működtetési költségét, majd ossza el a kezelt esetek számával. Hasonlítsa össze ezt az értéket a jelenlegi munkaráfordítással és a kivételek kezelésének költségével.
Ugyanez a megközelítés a teljes folyamatra is alkalmazható: mennyibe kerül most a munka, és mennyibe kerülhet a változtatás után? A process mining üzleti megtérüléséről szóló útmutatónk bemutatja, hogyan építhető fel ez az összehasonlítás.
Mikor válasszon API-t, RPA-t vagy AI-ügynököt?
A választást a munkához és az érintett rendszerekhez igazítsa, ne a technológia nevéhez:
- API vagy integrációs platform: Akkor érdemes ezt választani, ha a rendszerek API-t kínálnak, és a feladat közvetlen adatcserét jelent a rendszerek között.
- RPA: Akkor érdemes ezt választani, ha a rendszer felhasználói felületen keresztül elérhető, de nincs hozzá megfelelő integráció.
- AI-ügynök: Akkor érdemes ezt választani, ha egy lépéshez információértelmezés vagy mérlegelés kell, például panaszok besorolásakor vagy az alkalmazandó szabály kiválasztásakor. Határozza meg az ügynök mozgásterét és az eszkaláció útját.
Egy folyamatban több megközelítés is használható. Az AI-t és az RPA-t gyakran együtt alkalmazzák: a robotok végzik a kiszámítható lépéseket, az ügynökök pedig az értelmezést igénylőket. A folyamat egyértelmű meghatározása segít eldönteni, mely lépésekhez kell API, robot, AI-ügynök vagy emberi közreműködés. A folyamatadatok megmutatják, hogyan zajlik most a munka; a modell dokumentálja a tervezett folyamatot, és segíti a változtatásokról szóló egyeztetést.
Mit tegyen a robot megépítése előtt?
Az eseményadatok alapján keresse meg a kellő volumenű, kevéssé változó, ismétlődő munkalépéseket. Ellenőrizze, vannak-e előbb kijavítandó hibák a folyamatban, és számoljon a kivételek kezelésére, valamint a karbantartásra fordított idővel.
A ProcessMind segít elemezni és modellezni a folyamatokat, de nem hajtja végre és nem automatizálja őket. Használja annak megértésére, hol zajlik a munka, és mely lépéseket érdemes esetleg módosítani.
Találja meg az automatizálásra érdemes lépéseket
A folyamatadatok alapján hasonlítsa össze a tevékenységek mennyiségét, változatosságát és időigényét, mielőtt eldönti, mit automatizáljon.
