Kaizen und kontinuierliche Verbesserung: Wirkung nachweisen

Kaizen steht für kontinuierliche Verbesserung durch kleine, fortlaufende Veränderungen, die gemeinsam mit den Mitarbeitenden umgesetzt werden. Das japanische Wort 改善 bedeutet „Veränderung zum Besseren“. Im westlichen Management wurde die Methode durch Masaaki Imais Buch von 1986 und seine Darstellung des Toyota Production System bekannt.

Kaizen hilft Teams, Verbesserungen umzusetzen. Doch eine Verbesserung allein belegt nicht, ob eine Änderung gewirkt hat. Ohne Ausgangsbasis können Sie sich zwar einig sein, dass ein Prozess besser läuft, wissen aber nicht, wie groß die Veränderung ist. Dadurch wird es schwieriger, den Erfolg zu belegen oder zu erkennen, wenn der Prozess wieder in alte Muster zurückfällt.

Die Methode beruht auf zwei Grundsätzen: Gehen Sie von einem klar definierten Standard aus und beziehen Sie die Menschen am Gemba ein, also dort, wo die Arbeit stattfindet. Dieser Leitfaden behandelt tägliches Kaizen und Kaizen-Events, den Zusammenhang zwischen Kaizen-Bursts, Value Stream Map und Verbesserungsplan, die Gründe für nachlassende Dynamik sowie den Beitrag eines Event Logs zur Ergebnismessung.

Was bedeutet Kaizen?

Kaizen ist eine Methode, um die Arbeit durch kleine, fortlaufende Änderungen zu verbessern. Zwei Grundsätze machen sie praktisch umsetzbar.

Beginnen Sie mit einem Standard. Sie benötigen eine klar definierte Arbeitsweise, bevor Sie beurteilen können, ob sie sich verbessert hat. Bei Kaizen wird der Standard angepasst und die neue Arbeitsweise dokumentiert. Sie dient dann als Grundlage für die nächste Verbesserung. Ohne Standard kann eine Änderung eine individuelle Behelfslösung bleiben und mit dem Weggang der betreffenden Person wieder verschwinden.

Beziehen Sie die Menschen am Gemba ein. Gemba bezeichnet den Ort, an dem die Arbeit stattfindet. Die Menschen, die sie ausführen, erkennen Hindernisse, die in Berichten möglicherweise nicht sichtbar werden. Außerdem tragen sie unmittelbar dazu bei, eine bessere Arbeitsweise aufrechtzuerhalten.

Methoden wie 5S, PDCA, Poka Yoke, Kanban und Andon können diese Grundsätze unterstützen. Sie sind jedoch nicht mit Kaizen gleichzusetzen. Im Kern geht es darum, eine Änderung anhand einer Ausgangsbasis vorzunehmen, das Ergebnis zu prüfen und die Änderung beizubehalten, wenn sie geholfen hat.

Toyotas Unterscheidung zwischen Innovation und Kaizen ist hilfreich: Innovation bedeutet einen großen Sprung, Kaizen kleinere Schritte unter breiter Beteiligung. Viele Verbesserungen erfordern eine Anpassung von Richtlinien, Systemeinstellungen oder Formularen, kein Großprojekt.

Worin unterscheiden sich tägliches Kaizen und ein Kaizen-Event?

Tägliches Kaizen und Kaizen-Events verfolgen unterschiedliche Ziele. Beim täglichen Kaizen wird die Verbesserung Teil der Teamarbeit. Ein Event bringt Beteiligte zusammen, damit sie sich auf ein konkretes Problem konzentrieren können.

Ein häufiger Fehler ist, mehrere Events durchzuführen und sie für das gesamte Programm zu halten. Events können sichtbare Änderungen bewirken, schaffen aber nicht von selbst eine fortlaufende Routine. Nach dem Event muss Ihr Team weiterhin für den Standard verantwortlich sein und nach kleinen Verbesserungsmöglichkeiten suchen.

Wie funktioniert kontinuierliche Verbesserung mit Kaizen beim Value Stream Mapping?

Ein Kaizen-Burst ist ein sternförmiges Symbol in einer Value Stream Map des Ist-Zustands. Es kennzeichnet den konkreten Prozessschritt, den Sie verbessern möchten. Beim Kaizen Value Stream Mapping verknüpft jeder Burst ein beobachtetes Problem mit einer geplanten Änderung und einem erwarteten Ergebnis.

Mit dieser Regel wird ein Burst zu einer konkreten Maßnahme:

• Ein Prozessschritt: Ordnen Sie den Burst einem konkreten Schritt zu, nicht dem gesamten Prozess.
• Eine Änderung: Beschreiben Sie, was Sie ändern möchten, nicht nur, was besser werden soll.
• Eine messbare Zielgröße: Schätzen Sie die Wirkung anhand messbarer Werte.

„Wartezeiten verringern“ ist zu allgemein. „Die Bonitätsprüfung parallel zur Adressprüfung durchführen, um die Warteschlange an diesem Schritt um zwei Tage zu verkürzen“ benennt einen Prozessschritt, eine Änderung und eine erwartete Wirkung.

Die Bursts in einer Value Stream Map des Ist-Zustands bilden den Verbesserungsplan für die Map des Sollzustands. Für jede geplante Änderung sollten ein Grund und ein erwartetes Ergebnis feststehen. Ohne konkrete Zahl lässt sich die Liste schwerer bewerten. Dann spiegelt sie womöglich eher wider, wer zuletzt gesprochen hat, als wo der Prozess Aufmerksamkeit braucht.

Value Stream Mapping erläutert die Map und den Zusammenhang zwischen Ist- und Sollzustand. Entscheidend ist bei jedem Kaizen-Burst die Frage, wie Sie seine Wirkung messen. Weitere Informationen zur Notation finden Sie in der Dokumentation zum Value Stream Mapping.

Warum verlieren Kaizen-Programme an Schwung?

Vier häufige Probleme erschweren es, Verbesserungen dauerhaft zu sichern.

Es gibt keine Ausgangsbasis. Ihr Team ändert einen Prozessschritt, misst ihn aber vorher nicht. Fragt später jemand, ob die Änderung geholfen hat, hängt die Antwort von Erinnerungen und Einzelberichten ab.

Der neue Standard wird nicht dokumentiert. Eine Änderung kann zunächst funktionieren. Wird die neue Arbeitsweise jedoch nicht im Standard oder in der Systemkonfiguration festgehalten, kann der Prozess wieder davon abweichen.

Die Messung ist zu aufwendig. Eine manuelle Zeitstudie kann Stichproben, Stoppuhren und eine Einigung darüber erfordern, wie die Arbeit gemessen wird. Scheint der Aufwand größer als der erwartete Nutzen, lässt Ihr Team die Ermittlung der Ausgangsbasis möglicherweise aus. Dann fehlen die Nachweise, um die Änderung zu begründen.

Das Ziel richtet sich nach Beschwerden, nicht nach der Wirkung. Ohne Daten konzentriert sich Ihr Team womöglich auf den sichtbarsten oder frustrierendsten Prozessschritt. Das muss nicht der Schritt sein, der den Prozess insgesamt am stärksten verzögert.

Diese Probleme bedeuten nicht, dass Ihrem Team das Engagement fehlt. Häufig ist der Prozess schwer zu überblicken und zu messen. Dadurch fällt es schwer, ein geeignetes Ziel auszuwählen oder das Ergebnis zu bestätigen.

Wie kann ein Event Log Kaizen unterstützen?

Findet die Arbeit in einem System statt, zeichnet dieses möglicherweise Ereignisse wie eine Case-ID, eine Aktivität und einen Timestamp auf. Zusammen können diese Datensätze ein Event Log bilden. Process Mining nutzt Event-Log-Daten, um den tatsächlichen Prozessablauf darzustellen. Das kann die Messungen im Rahmen von Kaizen unterstützen.

Ermitteln Sie die Ausgangsbasis anhand von Prozessdaten. Untersuchen Sie Zykluszeiten, Nacharbeitsschleifen, Prozessvarianten und Wartezeiten zwischen Aktivitäten. Median und Streuung zeigen, wie sich typische und langsamere Cases unterscheiden. Das 90. Perzentil hilft Ihnen, die langsamsten Cases zu untersuchen, in denen sich lange Wartezeiten häufen können.

Wählen Sie ein Ziel anhand beobachteter Verzögerungen. Vergleichen Sie die Wartezeiten der einzelnen Prozessschritte. So können Sie entscheiden, worauf Sie sich konzentrieren, statt sich nur nach der lautesten Beschwerde zu richten.

Vergleichen Sie Vorher und Nachher anhand derselben Kennzahl. Mit derselben Definition und demselben Umfang können Sie den Prozess vor der Änderung mit späteren Daten vergleichen. Für einen aussagekräftigen Vergleich müssen Sie dennoch einen geeigneten Zeitraum wählen und Änderungen am Prozess oder an der Zusammensetzung der Cases berücksichtigen.

Prüfen Sie, ob der Prozess dem neuen Standard entspricht. Wenn Sie Regeln für die neue Arbeitsweise festlegen, kann eine Konformitätsprüfung Cases aufzeigen, die davon abweichen. So werden Abweichungen früher sichtbar und lassen sich untersuchen, solange die Änderung noch aktuell ist.

Process Mining ersetzt Kaizen nicht. Es kann einen Teil der manuellen Messarbeit übernehmen, die den Nachweis erschwert, ob eine Kaizen-Änderung geholfen hat. Mit Process Mining können Sie Event-Log-Daten untersuchen und vergleichen, wie die Arbeit durch Ihren Prozess fließt.

Erfahren Sie, welche Daten Sie für ein Process-Mining-Event-Log benötigen.

Wie unterscheidet sich Kaizen von Lean und Six Sigma?

Kaizen, Lean und Six Sigma können dieselben Verbesserungsmaßnahmen unterstützen, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte.

Viele Organisationen verbinden Lean und Six Sigma mit einer Kaizen-Routine. Die Ansätze unterscheiden sich, benötigen aber alle eine Möglichkeit, den Prozess zu messen und zu prüfen, ob eine Änderung die gewünschte Wirkung erzielt hat. Unter Was ist Six Sigma? können Sie die Methoden ausführlicher vergleichen.

Wie setzen Sie einen Kaizen-Zyklus innerhalb eines Quartals um?

Halten Sie den Zyklus fokussiert: ein Prozess, ein Prozessschritt und eine Kennzahl.

1. Wählen Sie einen Prozess mit Event Log. Suchen Sie nach regelmäßig wiederkehrender Arbeit, die in einem System mit aufgezeichneten Aktivitäten und Timestamps ausgeführt wird. Werden die Abläufe nicht in einem System erfasst, überlegen Sie zunächst, wie Sie sie messen können.
2. Ermitteln Sie die Ausgangsbasis für den Prozessfluss, bevor Sie einen Prozessschritt auswählen. Messen Sie Warte- und Bearbeitungszeiten im gesamten Prozess. Die Daten können auf ein anderes Ziel hinweisen als zunächst erwartet.
3. Formulieren Sie den Kaizen-Burst. Benennen Sie einen Prozessschritt, eine Änderung und eine erwartete Wirkung mit konkreter Zahl. Legen Sie eine verantwortliche Person und einen Termin fest.
4. Setzen Sie die Änderung um und aktualisieren Sie den Standard. Dokumentieren Sie die neue Arbeitsweise oder aktualisieren Sie das betreffende Formular beziehungsweise die Systemkonfiguration. Änderungen, die nur zur persönlichen Routine einer Person gehören, lassen sich schwerer dauerhaft sichern.
5. Messen Sie das Ergebnis anhand derselben Definition. Vergleichen Sie dieselbe Kennzahl über einen geeigneten Zeitraum. Hat sich das Ergebnis nicht verbessert, halten Sie das fest und entscheiden Sie, was Sie als Nächstes testen. Auch eine gemessene Änderung, die nicht funktioniert hat, liefert nützliche Erkenntnisse.
6. Prüfen Sie die Konformität und wiederholen Sie den Zyklus. Legen Sie fest, wie Sie prüfen, ob der neue Standard eingehalten wird. Nutzen Sie anschließend den nächsten Zyklus, um eine weitere Verbesserung zu finden.

Beschränken Sie jeden Zyklus auf einen Prozess. Beziehen Sie die prozessverantwortliche Person in Messung und Überprüfung ein. So kann Ihr Team die Ergebnisse weiter prüfen, ohne für jede Änderung auf eine Fachkraft angewiesen zu sein.

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Messen Sie zunächst einen Prozessschritt, bevor Sie ihn ändern. Wird die Arbeit in einem Event Log erfasst, können Sie anhand dieser Daten eine Ausgangsbasis erstellen und entscheiden, welchen Kaizen-Burst Sie testen.

Sehen Sie sich die Kaizen-Burst-Notation auf der Seite zum Value Stream an.