Apa itu RPA? Cara kerja otomatisasi proses robotik

RPA, atau robotic process automation, menggunakan bot perangkat lunak untuk menjalankan aplikasi melalui antarmuka penggunanya. Bot dapat membaca kolom, memasukkan nilai, dan mengikuti urutan yang ditentukan tanpa memerlukan API atau perubahan pada sistem yang digunakan. Karena itu, RPA berguna untuk pekerjaan berulang di berbagai aplikasi yang sudah ada. Namun, bot bergantung pada antarmuka yang stabil dan aturan yang jelas. Sumber terkadang menuliskan istilah ini secara berulang, misalnya RPA robotic process automation, padahal keduanya merujuk pada hal yang sama.

ProcessMind tidak menjual bot atau mengotomatisasi pekerjaan. ProcessMind membantu Anda memahami jalannya pekerjaan, titik penumpukan waktu dan pengerjaan ulang, serta langkah yang mungkin layak diotomatisasi. Hal ini penting karena bot dapat mengulangi proses lebih cepat tanpa memperbaiki masalah yang sudah ada di dalamnya.

Apa yang dilakukan RPA?

Robot RPA, yang biasanya disebut bot, mengikuti urutan tindakan yang telah ditentukan di antarmuka pengguna. Bot dapat masuk ke portal, menyalin informasi antar sistem, mengisi formulir, mengunduh laporan, membandingkan catatan, atau mengirim email. Anda dapat menjadwalkannya, menjalankannya saat ada pemicu, atau saat sebuah file diterima.

Otomatisasi proses dengan RPA bekerja pada lapisan antarmuka, sehingga dapat menjalankan perangkat lunak yang tidak menyediakan API atau integrasi. Jika seseorang bisa menggunakan aplikasi, bot dapat meniru sebagian interaksinya. Cara ini dapat membantu menghubungkan sistem lama atau portal pemasok tanpa perlu membangunnya ulang.

Namun, bot bergantung pada kestabilan antarmuka. Perubahan tata letak dapat mengganggu langkah yang bergantung padanya. Anda juga perlu menangani pengecualian, kredensial, pemantauan, dan pemeliharaan rutin.

Banyak platform perangkat lunak RPA menyediakan fitur seperti antrean, pengelolaan kredensial, log audit, dan penanganan pengecualian. Beberapa juga menggunakan AI untuk menafsirkan dokumen atau mengelompokkan pengecualian. Kemampuan ini dapat memperluas tugas yang bisa ditangani bot, tetapi prosesnya tetap perlu menentukan tindakan yang harus dilakukan dan kapan seseorang perlu turun tangan.

Kapan RPA cocok digunakan?

RPA biasanya cocok untuk pekerjaan yang sering dilakukan, berulang, berbasis aturan, dan berlangsung di sistem digital. Contohnya, memindahkan detail pesanan dari email ke ERP, mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian, memindahkan catatan antara CRM dan sistem penagihan, atau menyusun laporan dari beberapa portal.

Gunakan empat hal berikut untuk menilai apakah suatu tugas cocok:

Keempat aspek ini membantu Anda membedakan pekerjaan yang berulang dan mudah diprediksi dari pekerjaan yang perlu dirancang ulang, memerlukan pertimbangan, atau membutuhkan jenis otomatisasi lain.

Apa yang tidak bisa diperbaiki RPA?

Bot mengikuti aturan yang diberikan. Bot tidak dapat memperjelas tanggung jawab yang kabur, memperbaiki kebijakan yang bermasalah, atau menentukan tindakan saat informasi tidak lengkap, kecuali Anda sudah menetapkan cara menangani situasi tersebut.

Perhatikan batasan berikut:

• Pertimbangan: Skrip tidak dapat diandalkan untuk menentukan tindakan saat dokumen hilang, informasi bertentangan, atau kasus berada di luar aturan. Anda perlu menyiapkan jalur pengecualian, yang sering kali melibatkan seseorang.
• Variasi: Jika tiap tim menangani langkah yang sama dengan cara berbeda, Anda mungkin perlu membuat dan memelihara beberapa otomatisasi. Cari tahu terlebih dahulu apakah perbedaan tersebut memang diperlukan.
• Frekuensi rendah: Tugas yang hanya sesekali dilakukan mungkin tidak sebanding dengan biaya pembuatan dan pemeliharaan bot.
• Kekurangan proses: RPA mengulangi proses yang Anda berikan, termasuk persetujuan yang tidak perlu, pengerjaan ulang, dan keterlambatan. Mengotomatisasi proses yang bermasalah dapat mempercepat terulangnya masalah yang sama.

Sebelum mengotomatisasi suatu langkah, periksa apakah prosesnya perlu diubah terlebih dahulu. Jika suatu aturan menimbulkan pekerjaan yang tidak perlu, mengubah aturan itu mungkin lebih bermanfaat daripada membuat otomatisasi untuk mengakalinya.

Apa perbedaan RPA, process mining, workflow engine, dan BPMS?

Teknologi ini menangani bagian proses yang berbeda:

Workflow engine dirancang untuk menjalankan proses yang sudah Anda tentukan. RPA dapat berinteraksi dengan aplikasi melalui layarnya, termasuk aplikasi yang belum terintegrasi. Process mining membantu Anda memahami apa yang terjadi dalam praktik, termasuk titik terjadinya variasi atau waktu tunggu.

Pemodelan dan simulasi proses dapat membantu Anda melihat kemungkinan jalannya proses setelah perubahan. Jika Anda sedang membandingkan platform tertentu, baca panduan kami tentang Camunda, Appian, dan UiPath, atau penjelasan tentang BPMS.

Bagaimana memilih proses yang akan diotomatisasi?

Mulailah dari data proses, bukan hanya mengandalkan lokakarya atau daftar tugas yang disarankan. Log peristiwa dapat menunjukkan frekuensi aktivitas, variasi jalurnya, dan lama waktu penyelesaian kasus.

Ajukan empat pertanyaan:

1. Seberapa sering langkah ini dilakukan? Gunakan volume untuk menyisihkan tugas yang terlalu jarang dilakukan sehingga tidak sebanding dengan biaya otomatisasi.
2. Seberapa besar variasi langkah ini? Sejumlah kecil variasi yang konsisten mungkin lebih mudah diotomatisasi daripada banyak jalur yang berbeda.
3. Seberapa berulang pekerjaannya? Cari langkah yang mengikuti aturan yang sama serta memiliki masukan dan keluaran yang mudah diprediksi.
4. Ke mana waktu digunakan? Bedakan waktu untuk mengerjakan tugas dari waktu tunggu antaraktivitas. Waktu tunggu yang lama mungkin menunjukkan masalah serah terima atau antrean, bukan tugas yang bisa dipercepat bot.

Selanjutnya, bandingkan potensi manfaat dengan biaya pembuatan dan pemeliharaan otomatisasi. Pertimbangkan jumlah kasus, waktu pengerjaan tiap kasus, upaya untuk menangani pengecualian, dan pekerjaan yang diperlukan agar bot tetap berjalan.

Panduan peluang otomatisasi kami menjelaskan cara menilai kandidat berdasarkan data proses. Anda juga dapat melihat tampilan variasi untuk memahami dampak jalur yang berbeda terhadap pekerjaan.

Baca panduan peluang otomatisasi

Mengapa program RPA terhenti?

Program RPA dan otomatisasi dapat menghadapi masalah yang berulang:

• Antarmuka berubah: Pembaruan perangkat lunak dapat merusak interaksi layar yang diandalkan bot dan menambah pekerjaan pemeliharaan.
• Pengecualian perlu ditangani orang: Bot mungkin menangani kasus rutin, tetapi kasus yang tidak biasa tetap perlu ditangani staf. Penyelesaian pengecualian ini bisa memerlukan lebih banyak waktu dan keahlian.
• Otomatisasi berkembang tanpa pengawasan: Tiap tim mungkin membuat bot sendiri dengan dokumentasi, kredensial, dan praktik dukungan yang berbeda.
• Hasil tidak diukur: Jumlah eksekusi bot tidak menunjukkan apakah bot mengurangi beban kerja, pengerjaan ulang, atau waktu siklus.
• Pengetahuan proses hanya diketahui pembuatnya: Aturan bot mungkin menjadi satu-satunya catatan tentang cara kerja variasi proses tertentu.

Anda dapat mengurangi risiko ini dengan memahami proses terlebih dahulu, menentukan cara menangani pengecualian, dan mengukur hasil setelah penerapan. Perbarui dokumentasi proses secara berkala agar logika di balik otomatisasi tidak hanya tersimpan di dalam bot.

Bagaimana cara menilai biaya RPA?

Biaya otomatisasi RPA dapat mencakup biaya platform, bot atau proses berjalan, serta pekerjaan untuk membuat, mendukung, dan memelihara otomatisasi. Perbandingannya bergantung pada frekuensi bot dijalankan dan upaya yang dibutuhkan agar bot tetap berfungsi.

Saat membandingkan perangkat lunak otomatisasi RPA, hitung biaya per kasus, bukan hanya jumlah bot. Perkirakan biaya tahunan untuk membuat dan menjalankan otomatisasi, lalu bagi dengan jumlah kasus yang ditangani. Bandingkan hasilnya dengan beban kerja saat ini dan biaya penanganan pengecualian.

Pendekatan yang sama berlaku untuk proses secara keseluruhan: berapa biaya pekerjaan saat ini, dan berapa biayanya setelah perubahan? Panduan kami tentang business case process mining menjelaskan cara menyusun perbandingan tersebut.

Kapan sebaiknya menggunakan API, RPA, atau AI agent?

Pilih berdasarkan pekerjaan dan sistem yang terlibat, bukan berdasarkan nama teknologinya:

• API atau platform integrasi: Pertimbangkan pilihan ini jika sistem menyediakan API dan tugasnya berupa pertukaran data langsung antarsistem.
• RPA: Pertimbangkan pilihan ini jika sistem dapat diakses melalui antarmuka pengguna, tetapi tidak menyediakan integrasi yang sesuai.
• AI agent: Pertimbangkan pilihan ini jika suatu langkah perlu menafsirkan informasi atau menggunakan pertimbangan, misalnya mengelompokkan keluhan atau menentukan aturan yang berlaku. Tetapkan batasan dan jalur eskalasi untuk agent.

Satu proses dapat menggunakan lebih dari satu pendekatan. AI dan RPA sering digunakan bersama: bot menangani langkah dengan aturan pasti, sedangkan agent menangani langkah yang memerlukan penafsiran. Definisi proses yang jelas membantu Anda menentukan langkah yang memerlukan API, bot, AI agent, atau seseorang. Data proses menunjukkan cara kerja proses saat ini, sedangkan model dapat mendokumentasikan proses yang diinginkan dan membantu membahas perubahan.

Apa yang perlu dilakukan sebelum membuat bot?

Gunakan data peristiwa untuk menemukan langkah dengan volume yang cukup, variasi terbatas, dan pekerjaan berulang. Periksa apakah proses memiliki kekurangan yang perlu diperbaiki terlebih dahulu, lalu perhitungkan waktu untuk menangani pengecualian dan pemeliharaan.

ProcessMind membantu Anda menganalisis dan memodelkan proses. ProcessMind tidak menjalankan atau mengotomatisasikannya. Gunakan ProcessMind untuk memahami bagian pekerjaan yang berlangsung dan menilai langkah yang mungkin perlu diubah.

Temukan langkah yang layak diotomatisasi