Co je RPA? Jak funguje robotická automatizace procesů
RPA ovládá aplikace prostřednictvím jejich uživatelského rozhraní. Zjistěte, s jakými úkoly si poradí, kde má své limity a jak vybrat vhodné kandidáty.
RPA neboli robotická automatizace procesů využívá softwarové boty k ovládání aplikací prostřednictvím jejich uživatelského rozhraní. Bot dokáže číst pole, zadávat hodnoty a postupovat podle stanovených kroků, aniž by potřeboval API nebo změny v používaných systémech. RPA se proto hodí pro opakující se práci napříč stávajícími aplikacemi. Zároveň však závisí na stabilním rozhraní a jasných pravidlech. Zdroje někdy název technologie uvádějí v obou podobách, takže spojení „RPA robotic process automation“ znamená totéž dvakrát.
ProcessMind neprodává boty ani neautomatizuje práci. Pomáhá vám porozumět tomu, jak práce probíhá, kde se hromadí čekání a přepracování a které kroky by se mohly vyplatit automatizovat. Je to důležité, protože bot může proces opakovat rychleji, aniž by odstranil jeho nedostatky.
Co RPA dělá?
Robot RPA, kterému se obvykle říká jednoduše bot, postupuje podle předem stanovené posloupnosti kroků v uživatelském rozhraní. Může se přihlásit do portálu, kopírovat údaje mezi systémy, vyplnit formulář, stáhnout sestavu, porovnat záznamy nebo odeslat e-mail. Spustit ho můžete podle plánu, na základě události nebo po přijetí souboru.
RPA pracuje na úrovni uživatelského rozhraní, takže dokáže ovládat i software bez API nebo integrace. Aplikaci může používat člověk a bot může některé jeho kroky napodobit. To může usnadnit propojení starších systémů nebo portálů dodavatelů, aniž byste je museli předělávat.
Nevýhodou je závislost bota na stabilním rozhraní. Změna rozložení může narušit kroky, které na něm závisí. Musíte také počítat s výjimkami, přihlašovacími údaji, dohledem a průběžnou údržbou.
Mnohé platformy RPA nabízejí funkce, jako jsou fronty, správa přihlašovacích údajů, auditní záznamy a zpracování výjimek. Některé využívají také AI k interpretaci dokumentů nebo klasifikaci výjimek. Tyto možnosti rozšiřují škálu úkolů, které bot zvládne. Proces však stále musí určovat, co se má stát a kdy má zasáhnout člověk.
Kdy se RPA hodí?
RPA se obvykle hodí pro častou, opakující se práci založenou na pravidlech, která probíhá v digitálních systémech. Může jít například o přepis údajů z objednávky z e-mailu do ERP, kontrolu faktury proti objednávce, přenos záznamů mezi CRM a fakturačním systémem nebo sestavení přehledu z několika portálů.
Vhodnost kandidáta posuďte podle těchto čtyř hledisek:
| Vlastnost | Co ověřit |
|---|---|
| Objem | Jak často se tento krok opakuje? U málo častého úkolu se nemusí vyplatit bot vytvářet a udržovat. |
| Proměnlivost | Kolik různých cest nebo podob daný krok má? Větší počet variant může znamenat více pravidel a náročnější údržbu. |
| Opakovatelnost | Probíhá tento krok pokaždé stejně, se stejnými typy vstupů a výstupů? |
| Kam se ztrácí čas | Tráví se čas samotným úkolem, nebo čekáním mezi kroky na předání, schválení či odezvu systému? |
Tato čtyři hlediska vám pomohou odlišit opakující se a předvídatelnou práci od úkolů, které vyžadují změnu procesu, úsudek nebo jiný druh automatizace.
Co RPA nevyřeší?
Bot se řídí zadanými pravidly. Nevyřeší nejasné rozdělení odpovědnosti, nenapraví chybnou směrnici ani nerozhodne, co dělat při chybějících údajích, pokud jste předem neurčili postup pro takovou situaci.
Mějte na paměti tato omezení:
- Rozhodování: Skript nedokáže spolehlivě rozhodnout, jak naložit s chybějícím dokumentem, rozpornými informacemi nebo případem, který neodpovídá stanoveným pravidlům. Potřebujete postup pro výjimky, do kterého se často zapojuje člověk.
- Proměnlivost: Pokud týmy provádějí stejný krok různými způsoby, možná budete muset vytvořit a udržovat několik automatizací. Nejprve zjistěte, zda jsou tyto rozdíly nutné.
- Nízká četnost: U úkolu, který se opakuje jen občas, se nemusí vyplatit náklady na vytvoření a údržbu bota.
- Nedostatky procesu: RPA opakuje proces, který jí zadáte, včetně zbytečných schválení, přepracování a prodlev. Automatizace chybného procesu může stejné problémy pouze urychlit.
Než krok automatizujete, ověřte, zda není třeba nejprve změnit samotný proces. Pokud pravidlo vytváří zbytečnou práci, může být užitečnější změnit pravidlo než automatizovat jeho obcházení.
Jak se RPA liší od process mining, workflow enginů a BPMS?
Každá z těchto technologií řeší jinou část práce s procesy:
| Technologie | Co dělá | Kde se používá |
|---|---|---|
| RPA | Ovládá stávající uživatelská rozhraní podle skriptu | Nad vašimi současnými systémy |
| Process mining | Pomocí dat o událostech ukazuje, jak proces probíhá | Vedle vašich systémů, k analýze průběhu procesů |
| Workflow engine nebo BPM | Provádí definovaný proces napříč kroky a systémy | Jako vrstva pro orchestraci |
| BPMS | Spojuje možnosti, jako jsou modelování procesů, formuláře, pravidla a provádění | Jako širší platforma pro správu procesů |
Workflow engine je určený k provádění procesu, který jste definovali. RPA ovládá aplikace prostřednictvím jejich obrazovek, i když nejsou integrované. Process mining vám pomůže porozumět tomu, co se děje v praxi, včetně míst, kde se práce liší nebo čeká.
Modelování a simulace procesů vám pomohou prozkoumat, jak by proces mohl fungovat po změně. Pokud porovnáváte konkrétní platformy, přečtěte si naše průvodce pro Camunda, Appian a UiPath nebo vysvětlení BPMS.
Jak vybrat, co automatizovat?
Začněte procesními daty, nespoléhejte jen na workshop nebo seznam navržených úkolů. Záznam událostí vám ukáže, jak často se činnosti opakují, jaké varianty mají a jak dlouho trvají případy.
Položte si čtyři otázky:
- Jak často se krok opakuje? Podle objemu vyřaďte úkoly, které se opakují příliš zřídka na to, aby se jejich automatizace vyplatila.
- Jak moc se krok liší? Několik ustálených variant se může automatizovat snáz než mnoho různých postupů.
- Jak moc se práce opakuje? Hledejte kroky, které se řídí stejnými pravidly a mají předvídatelné vstupy i výstupy.
- Kam se ztrácí čas? Rozlišujte mezi časem stráveným samotným úkolem a čekáním mezi činnostmi. Dlouhé čekání může ukazovat na předání nebo frontu, nikoli na úkol, který bot urychlí.
Potom porovnejte očekávaný přínos s náklady na vytvoření a údržbu automatizace. Zvažte počet případů, čas strávený na každém z nich, práci spojenou se zpracováním výjimek i úsilí potřebné k udržování bota v provozu.
Náš průvodce příležitostmi k automatizaci vysvětluje, jak hodnotit vhodné kandidáty pomocí procesních dat. Podívejte se také na zobrazení variant a zjistěte, jak různé postupy ovlivňují práci.
Přečtěte si průvodce příležitostmi k automatizaci
Process mining skvěle odhalí vhodné kandidáty na automatizaci, ale často je lepší začít modelováním. Když se lidí zeptáte, co jim při práci vadí, dokážou to popsat jednou větou. Nejnáročnější je dohodnout se na řešení, nikoli najít data. Automatizace je spíše otázkou komunikace než dat.
Proč se programy RPA zastavují?
Programy RPA a automatizace se mohou opakovaně potýkat s těmito problémy:
- Rozhraní se mění: Aktualizace softwaru může narušit ovládání obrazovky, na kterém je bot závislý, a zvýšit nároky na údržbu.
- Výjimky vyžadují zásah lidí: Bot může zvládat běžné případy, ale neobvyklé případy zůstávají zaměstnancům. Jejich řešení může vyžadovat více času a odborných znalostí.
- Automatizace se šíří bez dohledu: Týmy mohou vytvářet samostatné boty s různou dokumentací, přihlašovacími údaji a postupy podpory.
- Výsledky se neměří: Počet spuštění bota neukazuje, zda se snížila pracnost, přepracování nebo doba průchodu.
- Znalosti o procesu zůstávají u tvůrce: Pravidla bota mohou být jediným záznamem o tom, jak funguje konkrétní varianta procesu.
Tato rizika můžete omezit tím, že nejprve porozumíte procesu, stanovíte postup pro výjimky a po nasazení změříte výsledky. Dokumentaci procesu průběžně aktualizujte, aby logika automatizace nezůstala skrytá pouze v botovi.
Jak vyhodnotit náklady na RPA?
Náklady na automatizaci pomocí RPA mohou zahrnovat cenu platformy, poplatky za boty nebo jejich běh a práci potřebnou k vytváření, podpoře a údržbě automatizací. Poměr jednotlivých nákladů závisí na tom, jak často bot běží a kolik úsilí vyžaduje jeho bezproblémový provoz.
Při porovnávání softwaru pro RPA sledujte náklady na jeden případ, nejen počet botů. Odhadněte roční náklady na vytvoření a provoz automatizace a vydělte je počtem případů, které zpracuje. Výsledek porovnejte se současnou pracností a náklady na řešení výjimek.
Stejný přístup platí i pro celý proces: kolik stojí práce nyní a kolik by mohla stát po změně? V našem průvodci obchodním přínosem process mining najdete postup, jak toto srovnání sestavit.
Kdy použít API, RPA nebo AI agenta?
Vybírejte podle práce a zapojených systémů, ne podle názvu technologie:
- API nebo integrační platforma: Zvažte ji, pokud systémy nabízejí API a úkol spočívá v přímé výměně dat mezi systémy.
- RPA: Zvažte ji, pokud je systém dostupný přes uživatelské rozhraní, ale nenabízí vhodnou integraci.
- AI agent: Zvažte ho, pokud krok vyžaduje interpretaci informací nebo úsudek, například klasifikaci stížnosti či rozhodnutí o tom, které pravidlo použít. Stanovte hranice jeho působnosti a postup pro předání případu.
Proces může kombinovat více přístupů. AI a RPA se často používají společně: boti zajišťují předvídatelné kroky a agenti kroky vyžadující interpretaci. Jasná definice procesu vám pomůže rozhodnout, které kroky vyžadují API, bota, AI agenta nebo člověka. Procesní data ukážou, jak proces probíhá nyní. Model může zachytit zamýšlený průběh a usnadnit diskusi o změnách.
Co udělat před vytvořením bota?
Pomocí dat o událostech najděte kroky s dostatečným objemem, malou proměnlivostí a opakující se prací. Ověřte, zda proces nejprve nevyžaduje opravu, a počítejte s časem potřebným na výjimky a údržbu.
ProcessMind vám pomůže analyzovat a modelovat procesy. Neprovádí je ani neautomatizuje. Využijte ho k pochopení toho, kde práce probíhá, a k posouzení, které kroky by se mohlo vyplatit změnit.
Najděte kroky, které se vyplatí automatizovat
Než se rozhodnete, co automatizovat, porovnejte pomocí procesních dat objem činností, jejich proměnlivost a dobu zpracování.
