Was ist ein BPMS? Geschäftsprozessmanagement einfach erklärt

Ein BPMS (Business Process Management System) modelliert und steuert definierte Prozesse und überwacht anschließend ihre Ausführung. Seine Stärke liegt in der Prozessausführung: Es gibt die Reihenfolge vor, weist Aufgaben zu und dokumentiert die Abläufe. Den Gesamtprozess bildet es jedoch nur teilweise ab, denn es kann nur die Arbeit ausführen und erfassen, die ihm übertragen wurde.

Dieser Leitfaden erklärt, was ein BPMS leistet, welche fünf Bestandteile Sie damit tatsächlich erwerben und wo seine Grenzen liegen. Anschließend vergleicht er Ausführungssoftware mit Prozessintelligenz. Diese überlässt die Ausführung bewusst den vielen Systemen, die dafür bereits gut geeignet sind, und führt deren Daten an einem Ort zusammen, den Ihre Mitarbeitenden und Ihre KI verwenden können.

Was bedeutet BPMS?

BPMS steht für Business Process Management System. Einige Anbieter verwenden stattdessen die Bezeichnung Business Process Management Suite. In beiden Fällen umfasst die Kategorie Software, mit der sich Prozesse definieren, Aufgaben durch den Prozess leiten und deren Ausführung überwachen lassen.

BPM, kurz für Business Process Management, ist die Disziplin, Arbeitsabläufe zu verstehen, zu gestalten, zu messen und zu verbessern. Ein BPMS ist eine Software, die diese Arbeit unterstützen kann. Sie können BPM praktizieren, ohne ein BPMS zu kaufen. Umgekehrt garantiert der Kauf eines BPMS nicht, dass Sie Ihre Prozesse gut verwalten.

Die Kategorie hat sich im Laufe der Zeit verändert. Sie begann mit Workflow-Engines, entwickelte sich zu Suiten mit Modellierung, Formularen und Überwachung und umfasst heute auch Low-Code-Plattformen, auf denen Teams vollständige Prozessanwendungen zusammenstellen. Deshalb beschreiben zwei Anbieter ein BPMS möglicherweise unterschiedlich. Wenn Sie Software für Geschäftsprozessmanagement bewerten, lassen Sie sich nicht von der Bezeichnung leiten. Stellen Sie stattdessen vier entscheidende Fragen: Kann die Software den Prozess modellieren und ausführen, sich mit den beteiligten Systemen verbinden und zeigen, wie die Instanzen ablaufen?

Aus welchen fünf Bestandteilen besteht ein BPMS?

Anbieter bündeln diese Funktionen unterschiedlich. Ein Business Process Management System umfasst jedoch typischerweise fünf Bestandteile:

1. Ein Modeler. Damit definieren Sie den Prozess, häufig in BPMN 2.0. Ein Modell kann den Ablauf beschreiben und in einem ausführbaren System als Grundlage für die Ausführung dienen. Erfahren Sie mehr über den BPMN-Modeler und die Gestaltung von Prozessmodellen.
2. Eine Ausführungs-Engine. Sie erstellt Prozessinstanzen, wertet Bedingungen aus, weist Aufgaben zu, startet Timer und eskaliert überfällige Arbeit.
3. Formulare, Regeln und Rollen. Sie legen fest, welche Informationen Personen angeben, welche Aufgaben sie sehen und welche Regeln für den nächsten Schritt gelten.
4. Integration. Das System tauscht Daten mit Anwendungen wie ERP- und CRM-Systemen, Data Warehouses und API-Gateways aus. Die Integration kann einen erheblichen Teil der Implementierung ausmachen.
5. Überwachung und Repository. Dashboards zeigen den Status laufender Instanzen. Ein Repository unterstützt Sie bei der Verwaltung von Prozessversionen und der Kontrolle von Änderungen.

Eine Workflow-Engine ist ein Bestandteil dieses Systems. Ein BPMS verbindet die Engine mit den Tools und Kontrollen, die zur Definition, Unterstützung und Überwachung eines umfassenderen Prozesses erforderlich sind.

Was kann ein BPMS, das ein Prozessdokument nicht kann?

Ein Prozessdokument beschreibt, wie die Arbeit ablaufen sollte. Ein BPMS kann sie nach konfigurierten Regeln weiterleiten und nachverfolgen. Zum Beispiel kann es:

• Eine Aufgabe eskalieren, wenn sie eine festgelegte Zeit lang unbearbeitet bleibt.
• Eine Instanz zur Freigabe weiterleiten, wenn sie einen konfigurierten Schwellenwert erreicht.
• Den Ablauf jeder Instanz protokollieren.
• Ihnen ermöglichen, einen Ablauf über die Konfiguration zu ändern, statt mehrere umgebende Anwendungen anzupassen.

Diese Funktionen sind hilfreich, wenn Sie eine einheitliche Weiterleitung, klare Zuständigkeiten und Einblick in die vom System ausgeführten Instanzen benötigen. Sie garantieren nicht, dass jeder Teil des tatsächlichen Prozesses im BPMS stattfindet. Wenn Sie vor allem einen Prozess dokumentieren oder verstehen möchten, wie er derzeit abläuft, ist Ausführungssoftware möglicherweise nicht der richtige erste Schritt.

Worin unterscheiden sich BPMS, Workflow-Engines, RPA, Process Mining und Prozessintelligenz?

Diese fünf Technologien decken unterschiedliche Bereiche des Prozessmanagements ab. Die folgende Tabelle zeigt, was jede davon leistet und welche Frage sie beantwortet.

RPA und ein BPMS gehen Prozessänderungen unterschiedlich an. RPA automatisiert Aufgaben im bestehenden Prozess. Ein BPMS führt einen von Ihnen definierten Prozess aus und kann dadurch die Weiterleitung der Arbeit verändern. Prüfen Sie vor der Automatisierung einer Aufgabe, ob eine Neugestaltung des Prozesses sie überflüssig machen würde. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Process Mining Automatisierungspotenziale finden.

Auch Process Mining und ein BPMS beantworten unterschiedliche Fragen. Process Mining analysiert Event-Daten, um zu zeigen, wie die Arbeit tatsächlich durch Ihre Systeme läuft. Ein BPMS führt einen geplanten Ablauf aus und erfasst die von ihm bearbeiteten Instanzen. Dieser Unterschied ist wichtig, wenn Sie prüfen möchten, ob das Modell der tatsächlichen Arbeit entspricht.

Prozessintelligenz steht in der letzten Tabellenzeile und verbindet die anderen Ansätze. Sie überlässt die Ausführung dem jeweils am besten geeigneten System, liest die Aufzeichnungen aller Systeme und führt sie in einem Prozessmodell zusammen, an dem sich alle messen lassen. Ein BPMS erfasst seine eigenen Instanzen. Prozessintelligenz bildet den Prozess ab, einschließlich der Arbeit, die keine einzelne Plattform ausführt.

Warum kann ein einzelnes BPMS nicht jeden Prozess ausführen?

Ein BPMS scheint die Antwort auf Prozessmanagement zu sein, bis man die Systeme berücksichtigt, die es nicht kontrolliert. Ein realer Prozess erstreckt sich über ein ERP, ein CRM, ein Ticketsystem, ein Lieferantenportal, eine Tabellenkalkulation und mehrere Posteingänge. Die Plattform führt den Teil aus, den Sie darin modelliert haben. Die übrige Arbeit läuft anderswo weiter.

Diese Lücke hat drei Folgen, die Sie vor dem Kauf kennen sollten.

Sie entwickeln eigene Workflows, statt Standards wiederzuverwenden. Ein BPMS ist ein Werkzeugkasten. Deshalb wird jeder Prozess zu einem eigenen Projekt: Sie modellieren eine eigene Variante, benennen die Schritte selbst und pflegen Ihre Version eines Ablaufs, den Tausende andere Organisationen ebenfalls nutzen. Branchenübliche Referenzmodelle für Order-to-Cash, Purchase-to-Pay oder Incident Management werden in jeder Plattform neu erstellt, statt wiederverwendet zu werden. So können sogar zwei Abteilungen im selben System unterschiedliche Versionen desselben Prozesses entwickeln.

Ausführungsorientierte Plattformen verlieren den größeren Zusammenhang aus dem Blick. Ein BPMS wird daran gemessen, was es ausführt. Deshalb fließen Aufmerksamkeit und Budget in die Abläufe innerhalb der Plattform. Für Prozesse, die es nicht ausführt und die Teams, Systeme oder Länder übergreifen, fühlt sich oft niemand verantwortlich. Eine schnellere Ausführung ist nicht dasselbe wie ein Verständnis dafür, wie die Organisation arbeitet.

Ein BPMS hat seine eigenen Grenzen und bringt immer neue Ausnahmen mit sich. Jeder Prozess kennt Ausnahmen: eine dringende Bestellung, ein VIP-Kunde oder ein Lieferant, der nur E-Mails akzeptiert. In einem BPMS wird jede Ausnahme zu einem weiteren konfigurierten Zweig, einem zusätzlichen Formular, einer weiteren Integration und einem Workflow, der gepflegt werden muss. Die Plattform, die Arbeit standardisieren sollte, füllt sich nach und nach mit Sonderfällen, die nur das eigene Team versteht.

Das macht ein BPMS nicht zu einem schlechten Werkzeug. Es eignet sich nur nicht als zentrale Quelle der Wahrheit für Ihre Prozesse.

IT-Prozessmanagement und Prozessmanagement in den Fachbereichen im Vergleich

Am deutlichsten zeigt sich die Lücke im IT-Prozessmanagement: Ein Arbeitsvorgang kann sich über eine Ticket-Warteschlange, einen Änderungskalender, mehrere Anwendungen und die zugehörigen Freigaben erstrecken. Keine einzelne Software für Geschäftsprozesse bildet alle vier Bereiche ab.

Auch im Fachbereich gibt es diese Lücke, allerdings in anderer Form. Order-to-Cash, Procure-to-Pay und das Onboarding von Mitarbeitenden erstrecken sich ebenfalls über mehrere Systeme. Die Arbeitsschritte gehören jedoch zum operativen Geschäft und nicht zu einem Service Desk. Deshalb zeigen sich Wartezeiten hier in Tagen statt in Tickets. Zudem ist der Ablauf zwischen den Systemen selten durchgängig dokumentiert.

Dieser Unterschied wirkt sich darauf aus, was Sie kaufen. Eine Plattform für das Servicemanagement wird an den Tickets gemessen, die sie verwaltet. Die von ihr ausgewiesene Zeit endet deshalb an ihrer eigenen Systemgrenze. Prozessabschnitte, die außerhalb des Systems stattfinden, etwa eine Lieferantenantwort, eine Bonitätsprüfung oder eine Genehmigung per E-Mail, bleiben von dort aus unsichtbar. Unabhängig davon, welcher Bereich für den Prozess verantwortlich ist, bleibt die Methode gleich: Rekonstruieren Sie den Ablauf anhand der Ereignisdaten aus allen Systemen, die einzelne Schritte erfassen, und vergleichen Sie ihn anschließend mit dem dokumentierten Prozess.

Sollten Sie ein BPMS behalten, das Sie kaum nutzen?

Viele Organisationen haben ein BPMS wegen seiner Ausführungs-Engine gekauft, es aber nie eingesetzt. Die Einführung dauerte länger als geplant, ein Partner konfigurierte die ersten Abläufe und die Fachbereiche arbeiteten weiter mit ihren bestehenden Systemen. Übrig bleibt oft ein Modellierungswerkzeug, das nur wenige Personen öffnen, und eine Wartungsrechnung für eine Laufzeitumgebung, die niemand startet.

Jetzt ist es an der Zeit, die beiden Aufgaben zu trennen, die die Plattform zusammengeführt hat. Die Workflow-Engine sollte Arbeit ausführen, das Modell-Repository Prozesswissen speichern. Wenn nur die zweite Aufgabe erfüllt wird, bezahlen Sie für eine Ausführungsplattform, die als Dokumentationswerkzeug dient. Das ist eine aufwendige, technische und teure Art zu dokumentieren.

Wenn die meisten dieser Punkte zutreffen, soll die Ausführungsplattform Wissen verwalten, obwohl sie dafür nie konzipiert wurde. Die Lösung ist nicht mehr Laufzeitumgebung. Verlagern Sie das Wissen stattdessen in ein Werkzeug, dessen Aufgabe das Zentrum für Prozessverbesserung ist: ein zentraler Ort für alle Prozesse, verknüpft mit Daten aus sämtlichen Systemen und verständlich für die Mitarbeitenden und KI-Assistenten, die darauf angewiesen sind. Eine Laufzeitumgebung muss dort nicht betrieben werden.

Behalten Sie das BPMS für die Prozesse, die es tatsächlich ausführt. Speichern Sie das Prozesswissen an einem Ort, an dem es sich ohne Release-Zyklus weiterentwickeln kann.

Wie unterscheidet sich Prozessintelligenz von einem BPMS?

Der Unterschied ist bewusst gewählt und keine fehlende Funktion. Prozessintelligenz übernimmt keine Ausführung, denn dafür gibt es viele geeignete Werkzeuge. Das beste ist selten die Plattform, die Sie zufällig bereits besitzen. RPA, KI-Agenten, Workflow-Management-Systeme, die Workflows im ERP und die Teams, die ihre Arbeit ohne zusätzliche Software erledigen, eignen sich jeweils für unterschiedliche Aufgaben. Das Werkzeug für die Ausführung sollte allein nach diesem Zweck ausgewählt werden.

Das Prozesswissen lässt sich dagegen nicht auf fünf Systeme verteilen. Wenn jedes Ausführungswerkzeug eine eigene Prozessübersicht führt, kann niemand verlässlich sagen, wie der Prozess aussieht, welche Variante ein Kunde tatsächlich durchlaufen hat oder welcher Schritt als Nächstes automatisiert werden sollte. Prozesswissen zentral bereitzustellen ist wichtiger, als selbst die Arbeit auszuführen. Das gilt für die Mitarbeitenden, die den Prozess betreiben, ebenso wie für die KI-Assistenten, die inzwischen darauf zugreifen.

Hier liegt der Datenvorteil. Ein BPMS berichtet über seine eigenen Instanzen. Eine Plattform für Prozessintelligenz verknüpft Ereignisdaten aus allen Systemen und bildet so auch Arbeit ab, die das BPMS nie erfasst hat. Außerdem kann sie das eine Modell bereitstellen, an dem BPMS, ERP und Automatisierungswerkzeuge gemeinsam gemessen werden.

Warum braucht es Process Mining, um das Modell an der Realität auszurichten?

Ein BPMS kann über die darin ausgeführten Instanzen berichten. Das heißt jedoch nicht, dass es alle Wege erfasst, auf denen Mitarbeitende den Prozess abschließen. Dabei entstehen häufig drei Lücken:

• Arbeit findet außerhalb der Engine statt. Jemand bearbeitet eine Ausnahme per E-Mail und aktualisiert das System erst später. Die Instanz kann regelkonform erscheinen, obwohl die Arbeit länger dauerte, als das Modell vermuten lässt.
• Dasselbe Ergebnis wird über andere Systeme erreicht. Teams arbeiten möglicherweise mit einem ERP-System, einer Tabelle oder einem Lieferantenportal. Wenn diese Arbeit nie im BPMS erfasst wird, zeigen dessen Dashboards nicht den gesamten Prozess.
• Das Modell bildet die Realität nicht mehr ab. Ein Prozessmodell kann bei der Veröffentlichung stimmen und sich anschließend verändern, wenn Teams lokale Varianten einführen. Dauert die Aktualisierung des Modells zu lange, bleiben diese Varianten möglicherweise bestehen.

So entsteht ein gut gepflegtes Modell, das nicht mehr zeigt, wie die Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten. Process Mining richtet es wieder an der Realität aus: Es liest die Ereignisdaten, die Ihre Systeme bereits erfassen, und rekonstruiert die tatsächlich durchlaufenen Pfade, auch die bislang nicht modellierten.

Die Konformitätsprüfung vergleicht ein Prozessmodell mit Ereignisdaten und zeigt, wo Ausführung und Entwurf voneinander abweichen. Process Mining macht Varianten, Verzögerungen und Nacharbeit in Ihren eigenen Daten sichtbar. Warum Prozessmodellierung und Process Mining zusammengehören erläutert, warum beide Seiten, also die geplante und die tatsächlich ausgeführte Arbeit, zusammen betrachtet werden sollten.

Warum haben wir uns gegen eine Ausführungsfunktion entschieden?

Eine berechtigte Frage an eine Prozessplattform: Wenn Sie einen Prozess modellieren und seine Ausführung nachvollziehen können, warum sollten Sie ihn nicht auch ausführen? Ein BPMS gibt es, weil die naheliegende Antwort Ja lautet. Wir haben uns bewusst für einen anderen Weg entschieden. Das war keine Auslassung, sondern eine Entscheidung.

In der Praxis bedeutet das: ProcessMind verlangt nie Zugriff auf die Workflow-Steuerung. Ihre bestehenden Systeme führen die Prozesse weiter aus. Das Wissen darüber wird zentral zusammengeführt und aktuell gehalten. Wenn Sie später ein Ausführungswerkzeug ersetzen, etwa einen RPA-Bot durch einen KI-Agenten oder einen alten Workflow durch einen neuen, bleiben Modell, Historie und Messwerte erhalten. Warum wir ProcessMind entwickelt haben erläutert die weiteren Gründe für diese Entscheidung.

Wie ergänzt ProcessMind ein BPMS?

ProcessMind ist kein BPMS und führt keine Arbeit aus. Ihr BPMS, ERP oder Ihre Automatisierungsplattform bleibt für die Prozessausführung zuständig. Genau darum geht es: Behalten Sie für jeden Prozess das am besten geeignete Ausführungswerkzeug und bündeln Sie das Wissen zu allen Prozessen an einem Ort.

Das leistet Prozessintelligenz in der Praxis:

• Vor der Umsetzung: Analysieren Sie die Ereignisdaten der beteiligten Systeme, um die tatsächlichen Abläufe, Varianten und Ausnahmen zu erkennen. Modellieren Sie den Sollprozess in BPMN 2.0 und testen Sie eine Änderung mit Prozesssimulation, bevor jemand einen Workflow konfiguriert.
• Nach der Umsetzung: Analysieren Sie die Daten weiterhin, um festzustellen, ob die Ausführung noch dem Entwurf entspricht und ob sich eine lokale Umgehungslösung unbemerkt zum allgemein befolgten Prozess entwickelt hat.

Das BPMS führt die Arbeit aus. Die Prozessintelligenz zeigt, welche Abläufe sich lohnen, und prüft, ob das Ergebnis dem Prozess entspricht, den die Mitarbeitenden tatsächlich befolgen.

Wann sollten Sie sich für ein BPMS, RPA oder Prozessintelligenz entscheiden?

Der passende Einstieg hängt davon ab, was Sie bereits wissen und welches Problem Sie lösen möchten.

Beginnen Sie mit Prozessintelligenz, wenn:

• Uneinigkeit darüber besteht, wie der Prozess heute abläuft.
• Der Prozess mehrere Systeme umfasst und ein Teil der Arbeit möglicherweise außerhalb des zentralen Workflows stattfindet.
• Sie wissen, dass der Prozess zu langsam ist, aber nicht, woran es liegt.
• Sie ein BPMS besitzen, dessen Workflow-Engine ungenutzt bleibt, und das Prozesswissen an einem sinnvollen Ort festhalten möchten.

Ziehen Sie ein BPMS in Betracht, wenn:

• Der Prozess verstanden wird und stabil genug ist, um ihn zu standardisieren.
• Die Arbeit mehrere Teams umfasst und Aufgaben klarer zugewiesen oder weitergeleitet werden müssen.
• Sie Regeln durchsetzen und Änderungen verwalten müssen, ohne mehrere Anwendungen gleichzeitig anzupassen.

Ziehen Sie RPA in Betracht, wenn:

• Der Prozess stabil ist und sich häufig wiederholt.
• Die Aufgabe oft genug anfällt, um eine Automatisierung zu rechtfertigen.
• Die Anwendungen nicht geändert werden können und sich der Arbeitsschritt über ihre Benutzeroberflächen automatisieren lässt.

Zwei Grundsätze helfen, die Reihenfolge einzuhalten: Messen Sie den Prozess, bevor Sie Ausführungssoftware kaufen. Prüfen Sie außerdem, ob eine Neugestaltung die Aufgabe überflüssig machen würde, bevor Sie sie automatisieren.

Wie können Sie ein BPMS vor dem Kauf bewerten?

Beginnen Sie mit einem klar benannten Prozess und einer zuständigen Person, etwa Order-to-Cash, Purchase-to-Pay, Onboarding oder Incident-Bearbeitung. Bewerten Sie nicht pauschal einen großen Bereich wie „Betrieb“, ohne den gemeinten Prozess zu benennen. Gehen Sie anschließend vier Schritte durch.

1. Ereignisdaten finden

   Prüfen Sie, welche Systeme den Prozess erfassen und ob ihre Datensätze eine Case-ID, eine Aktivität und einen Timestamp enthalten. Werkzeuge für Geschäftsprozessmanagement beschreiben den geplanten Ablauf. Ob er tatsächlich ausgeführt wurde, belegt das Event Log.

2. Entwurf und tatsächliche Ausführung vergleichen

   Suchen Sie nach Abläufen, Verzögerungen und Ausnahmen, die im Modell nicht zu sehen sind. Testen Sie den aussichtsreichsten BPMS-Kandidaten mit Ihren eigenen Daten. Das ist aussagekräftiger als eine Funktionstabelle, denn so erkennen Sie, welche Teile des Prozesses die Plattform tatsächlich abdecken würde.

3. Anhand der Belege über die nächsten Schritte entscheiden

   Die Erkenntnisse können für ein BPMS, eine Neugestaltung des Prozesses, die Änderung eines einzelnen Arbeitsschritts oder gegen eine Änderung sprechen. Wählen Sie das Werkzeug anhand der Ergebnisse, nicht umgekehrt.

4. Nach der Umsetzung weiter messen

   Die Plattform kann über die Aufgaben berichten, die sie ausführt. Ereignisdaten aus Ihren Systemen zeigen, ob der Prozess nach dem Start des Workflows noch der tatsächlichen Arbeit entspricht.

Wenn der Prozess Systeme umfasst, mit denen das BPMS nicht verbunden ist, wird das bereits bei den ersten Messungen sichtbar. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob sich eine Ausführungsplattform lohnt.