Qu’est-ce que la RPA et comment fonctionne l’automatisation robotisée des processus ?
La RPA s’appuie sur des robots logiciels qui utilisent les applications par leur interface. Découvrez les tâches auxquelles elle convient, ses limites et les critères pour choisir les processus à automatiser.
La RPA, ou automatisation robotisée des processus, repose sur des robots logiciels qui utilisent les interfaces des applications. Ils peuvent lire des champs, saisir des valeurs et suivre une séquence définie, sans API ni modification des systèmes concernés. La RPA convient ainsi aux tâches répétitives dans des applications existantes. Mais les robots dépendent d’interfaces stables et de règles précises. Les sources emploient parfois l’expression « RPA robotic process automation », qui désigne deux fois la même chose.
ProcessMind ne vend pas de robots et n’automatise pas le travail. La plateforme vous aide à comprendre le déroulement des activités, les étapes où s’accumulent les délais et les reprises, et celles qui pourraient mériter une automatisation. C’est important, car un robot peut accélérer un processus sans corriger les problèmes qu’il comporte.
À quoi sert la RPA ?
Un robot RPA, souvent appelé simplement robot, suit une séquence d’actions définie dans une interface utilisateur. Il peut se connecter à un portail, copier des informations d’un système à un autre, remplir un formulaire, télécharger un rapport, comparer des enregistrements ou envoyer un e-mail. Vous pouvez le programmer, le déclencher en réponse à un événement ou le lancer à la réception d’un fichier.
L’automatisation RPA intervient au niveau de l’interface. Elle peut donc utiliser des logiciels qui ne proposent ni API ni intégration. Une personne peut utiliser l’application ; un robot peut reproduire certaines de ses interactions. Cela peut faciliter la connexion à d’anciens systèmes ou à des portails fournisseurs, sans avoir à les reconstruire.
En contrepartie, le robot dépend de la stabilité de l’interface. Une modification de la mise en page peut perturber les étapes qui en dépendent. Vous devez également prévoir la gestion des exceptions, des identifiants, du suivi et de la maintenance continue.
De nombreuses plateformes de RPA proposent des fonctionnalités telles que la gestion des files d’attente et des identifiants, les journaux d’audit et la gestion des exceptions. Certaines utilisent aussi l’IA pour interpréter des documents ou classer les exceptions. Ces fonctionnalités élargissent le champ des tâches qu’un robot peut prendre en charge, mais le processus doit toujours préciser ce qui doit se passer et à quel moment une personne doit intervenir.
Dans quels cas la RPA est-elle adaptée ?
La RPA convient généralement mieux aux tâches fréquentes, répétitives et régies par des règles, réalisées dans des systèmes numériques. Par exemple, transférer les détails d’une commande d’un e-mail vers un ERP, vérifier une facture par rapport à un bon de commande, déplacer des enregistrements d’un CRM vers un système de facturation ou compiler un rapport à partir de plusieurs portails.
Évaluez les tâches candidates à l’aide de ces quatre critères :
| Propriété | Points à vérifier |
|---|---|
| Volume | À quelle fréquence cette étape se produit-elle ? Une tâche peu fréquente ne justifie peut-être pas le temps nécessaire à la création et à la maintenance d’un robot. |
| Variation | Combien de parcours ou de versions de l’étape existe-t-il ? Un plus grand nombre de variantes peut nécessiter davantage de règles et de maintenance. |
| Répétition | L’étape suit-elle la même séquence à chaque fois, avec des entrées et des sorties cohérentes ? |
| Où le temps est-il passé ? | Le temps est-il consacré à la tâche elle-même ou à l’attente entre les étapes, lors d’un transfert, d’une approbation ou d’une réponse du système ? |
Ces quatre critères vous aident à distinguer les tâches répétitives et prévisibles de celles qui nécessitent une refonte, du discernement ou une autre forme d’automatisation.
Quelles sont les limites de la RPA ?
Un robot suit les règles qui lui ont été données. Il ne clarifie pas les responsabilités, ne corrige pas une politique défaillante et ne décide pas quoi faire en l’absence d’informations, sauf si vous avez défini la marche à suivre.
Gardez ces limites à l’esprit :
- Discernement : un script ne peut pas décider de manière fiable quoi faire lorsqu’un document manque, que des informations se contredisent ou qu’un cas ne respecte pas les règles. Vous devez prévoir une procédure pour les exceptions, qui fait souvent intervenir une personne.
- Variation : si les équipes ne traitent pas une même étape de la même façon, vous devrez peut-être créer et maintenir plusieurs automatisations. Vérifiez d’abord si ces différences sont nécessaires.
- Faible fréquence : une tâche occasionnelle ne justifie peut-être pas le coût de création et de maintenance d’un robot.
- Défauts du processus : la RPA reproduit le processus que vous lui confiez, y compris les approbations inutiles, les reprises et les retards. Automatiser un processus défaillant peut accélérer la répétition des mêmes problèmes.
Avant d’automatiser une étape, vérifiez si le processus doit d’abord évoluer. Si une règle entraîne du travail inutile, la modifier peut être plus utile que de chercher à la contourner par l’automatisation.
Comment la RPA se compare-t-elle au Process Mining, aux moteurs de flux de travail et aux BPMS ?
Ces technologies interviennent à différents niveaux du travail lié aux processus :
| Technologie | Fonctionnement | Domaine d’application |
|---|---|---|
| RPA | Interagit avec les interfaces utilisateur existantes en suivant un script | Par-dessus vos systèmes actuels |
| Process Mining | Utilise les données d’événements pour montrer le déroulement d’un processus | À côté de vos systèmes, pour analyser l’exécution des processus |
| Moteur de flux de travail ou BPM | Exécute un processus défini à travers plusieurs étapes et systèmes | Comme couche d’orchestration |
| BPMS | Réunit des fonctionnalités comme la modélisation des processus, les formulaires, les règles et l’exécution | Comme plateforme plus complète de gestion des processus |
Un moteur de flux de travail est conçu pour exécuter un processus que vous avez défini. La RPA peut interagir avec des applications par leur interface, même lorsqu’elles ne sont pas intégrées. Le Process Mining vous aide à comprendre la réalité du terrain, notamment les variations et les temps d’attente.
La modélisation et la simulation des processus vous permettent d’étudier le fonctionnement possible d’un processus après un changement. Si vous comparez des plateformes précises, consultez nos guides sur Camunda, Appian et UiPath, ou lisez notre présentation des BPMS.
Comment choisir les tâches à automatiser ?
Commencez par examiner les données de processus, plutôt que de vous fier uniquement à un atelier ou à une liste de tâches suggérées. Un journal d’événements vous permet de voir la fréquence des activités, les variantes qu’elles suivent et le temps nécessaire au traitement des cas.
Posez-vous quatre questions :
- À quelle fréquence cette étape se produit-elle ? Appuyez-vous sur le volume pour écarter les tâches trop rares pour justifier une automatisation.
- Dans quelle mesure cette étape varie-t-elle ? Un petit nombre de variantes cohérentes peut être plus facile à automatiser que de nombreux parcours différents.
- Dans quelle mesure le travail est-il répétitif ? Repérez les étapes qui suivent les mêmes règles et utilisent des données d’entrée et de sortie prévisibles.
- Où le temps est-il consacré ? Distinguez le temps passé à traiter une tâche du temps d’attente entre les activités. Une longue attente peut signaler un transfert ou une file d’attente, et non une tâche qu’un robot pourrait accélérer.
Comparez ensuite les bénéfices potentiels au coût de création et de maintenance de l’automatisation. Tenez compte du nombre de cas, du temps consacré à chacun, du travail nécessaire pour traiter les exceptions et des efforts requis pour maintenir le robot en fonctionnement.
Notre guide sur les possibilités d’automatisation explique comment évaluer les candidats à l’automatisation à partir des données de processus. Vous pouvez également consulter la vue des variantes pour comprendre l’incidence des différents parcours sur le travail.
Consultez le guide sur les possibilités d’automatisationLe Process Mining permet très bien de repérer les tâches qui pourraient être automatisées, mais la modélisation est souvent un meilleur point de départ. Demandez aux équipes où le travail pose problème : elles vous le diront en une phrase. Le plus difficile n’est pas de trouver les données, mais de s’entendre sur la solution. L’automatisation relève davantage d’un enjeu de communication que d’un enjeu de données.
Pourquoi les programmes de RPA s’enlisent-ils ?
Les programmes de RPA et d’automatisation peuvent rencontrer des difficultés récurrentes :
- Les interfaces changent : une mise à jour logicielle peut perturber les interactions à l’écran dont dépend un robot et alourdir les opérations de maintenance.
- Les exceptions nécessitent une intervention humaine : un robot peut traiter les cas courants, mais laisser les cas inhabituels aux équipes. Leur résolution peut demander davantage de temps et d’expertise.
- Les automatisations se multiplient sans supervision : les équipes peuvent créer des robots distincts, avec des pratiques différentes en matière de documentation, d’identifiants et d’assistance.
- Les résultats ne sont pas mesurés : le nombre d’exécutions d’un robot ne permet pas de savoir s’il a réduit les efforts, les reprises ou le temps de cycle.
- La connaissance du processus reste entre les mains de la personne qui a créé le robot : les règles du robot peuvent être la seule trace du fonctionnement d’une variante particulière du processus.
Pour réduire ces risques, commencez par comprendre le processus, définissez la manière de traiter les exceptions et mesurez les résultats après le déploiement. Tenez à jour la documentation du processus afin que la logique de l’automatisation ne soit pas consignée uniquement dans le robot.
Comment évaluer le coût de la RPA ?
Le coût de l’automatisation par RPA peut inclure la plateforme, les frais liés aux robots ou à leur exécution, ainsi que le travail nécessaire pour créer, prendre en charge et maintenir les automatisations. La répartition de ces coûts dépend de la fréquence d’exécution du robot et des efforts requis pour le maintenir en état de marche.
Lorsque vous comparez des logiciels d’automatisation par RPA, examinez le coût par cas plutôt que le seul nombre de robots. Estimez le coût annuel de création et d’exécution de l’automatisation, puis divisez-le par le nombre de cas traités. Comparez ce montant aux efforts actuellement consacrés au traitement et au coût des exceptions.
La même démarche s’applique à l’ensemble du processus : combien le travail coûte-t-il aujourd’hui, et combien pourrait-il coûter après un changement ? Notre guide sur l’analyse de rentabilité du Process Mining présente une méthode pour structurer cette comparaison.
Quand utiliser une API, la RPA ou un agent d’IA ?
Choisissez en fonction du travail à effectuer et des systèmes concernés, et non de l’étiquette technologique :
- API ou plateforme d’intégration : envisagez cette option lorsque les systèmes proposent des API et que la tâche consiste à échanger directement des données entre eux.
- RPA : envisagez cette option lorsqu’un système est accessible par une interface utilisateur, mais ne propose pas d’intégration adaptée.
- Agent d’IA : envisagez cette option lorsqu’une étape nécessite d’interpréter des informations ou d’exercer un jugement, par exemple pour classer une réclamation ou déterminer quelle règle s’applique. Définissez les limites de l’agent et les modalités d’escalade.
Un processus peut combiner plusieurs approches. L’IA et la RPA sont souvent utilisées ensemble : les robots prennent en charge les étapes déterministes, tandis que les agents traitent celles qui nécessitent une interprétation. Une définition claire du processus vous aide à déterminer quelles étapes relèvent d’une API, d’un robot, d’un agent d’IA ou d’une personne. Les données de processus montrent le fonctionnement actuel ; un modèle peut documenter le processus visé et faciliter les échanges sur les changements à apporter.
Que faire avant de créer un robot ?
Utilisez les données d’événements pour repérer les étapes présentant un volume suffisant, peu de variations et un travail répétitif. Vérifiez si le processus comporte des défauts à corriger en amont et tenez compte du temps consacré aux exceptions et à la maintenance.
ProcessMind vous aide à analyser et à modéliser les processus. La plateforme ne les exécute pas et ne les automatise pas. Utilisez-la pour comprendre où le travail s’effectue et déterminer quelles étapes pourraient mériter un changement.
