RPA nedir? Robotik süreç otomasyonu nasıl çalışır?

RPA, yani robotik süreç otomasyonu, uygulamaları kullanıcı arayüzleri üzerinden kullanmak için yazılım botlarından yararlanır. Botlar alanlardaki bilgileri okuyabilir, değer girebilir ve API kullanmadan ya da sistemlerde değişiklik yapmadan belirli adımları izleyebilir. Bu nedenle RPA, mevcut uygulamalardaki tekrarlayan işler için kullanışlıdır. Ancak botların çalışması, arayüzlerin değişmemesine ve kuralların açık olmasına bağlıdır. Kaynaklarda teknolojinin adı iki farklı biçimde yazılabilir. Bu yüzden RPA robotic process automation gibi bir ifade aynı terimi iki kez söyler.

ProcessMind bot satmaz ve işleri otomatikleştirmez. İşlerin nasıl yürüdüğünü, zamanın ve yeniden çalışmanın nerede biriktiğini ve hangi adımların otomasyona uygun olabileceğini anlamanıza yardımcı olur. Bu önemlidir; çünkü bir bot, sürecin içindeki sorunları düzeltmeden aynı süreci daha hızlı tekrarlayabilir.

RPA ne yapar?

Genellikle kısaca bot denilen bir RPA robotu, kullanıcı arayüzünde önceden belirlenmiş bir işlem dizisini izler. Bir portala giriş yapabilir, sistemler arasında bilgi kopyalayabilir, form doldurabilir, rapor indirebilir, kayıtları karşılaştırabilir veya e-posta gönderebilir. Botu belirli bir programa göre, bir tetikleyiciye yanıt olarak ya da bir dosya geldiğinde çalıştırabilirsiniz.

RPA ile süreç otomasyonu, arayüz katmanında çalışır. Bu sayede API veya entegrasyon sunmayan yazılımları da kullanabilir. Bir kişi uygulamayla etkileşime girebildiği gibi bot da bu etkileşimlerin bir kısmını taklit edebilir. Böylece eski sistemleri veya tedarikçi portallarını yeniden oluşturmadan birbirine bağlayabilirsiniz.

Bunun karşılığında botun arayüzün sabit kalmasına güvenmesi gerekir. Arayüz düzenindeki bir değişiklik, ona bağlı adımları aksatabilir. Ayrıca istisnaları, kimlik bilgilerini, izlemeyi ve düzenli bakımı da hesaba katmanız gerekir.

Birçok RPA yazılım platformunda kuyruklar, kimlik bilgisi yönetimi, denetim günlükleri ve istisna yönetimi gibi özellikler bulunur. Bazıları belgeleri yorumlamak veya istisnaları sınıflandırmak için yapay zekâdan da yararlanır. Bu özellikler botun üstlenebileceği işleri artırabilir; ancak süreçte ne yapılacağının ve ne zaman bir kişinin devreye girmesi gerektiğinin tanımlanması yine gerekir.

RPA hangi işler için uygundur?

İş sık, tekrarlanan ve kurallara dayalı olduğunda, ayrıca dijital sistemlerde yürütüldüğünde RPA genellikle daha uygundur. Örneğin, sipariş bilgilerini e-postadan ERP sistemine aktarmak, faturayı satın alma siparişiyle karşılaştırmak, kayıtları CRM ile faturalama sistemi arasında taşımak veya birkaç portaldaki bilgileri bir raporda birleştirmek.

Olası bir adımı değerlendirmek için şu dört ölçütü kullanın:

Bu dört ölçüt, tekrarlanan ve öngörülebilir işleri yeniden tasarım, değerlendirme veya farklı bir otomasyon türü gerektiren işlerden ayırmanıza yardımcı olur.

RPA neleri düzeltemez?

Bot, kurallarını izler. Sorumlulukların belirsizliğini gideremez, hatalı bir politikayı düzeltemez veya eksik bilgiyle ne yapılacağına karar veremez. Bunları ancak söz konusu durumun nasıl ele alınacağını önceden tanımlarsanız yapabilir.

Şu sınırlamaları göz önünde bulundurun:

• Değerlendirme: Bir komut dizisi; eksik belge, çelişkili bilgi veya kuralların dışında kalan bir vaka için ne yapılacağına güvenilir biçimde karar veremez. Genellikle bir kişinin dahil olduğu istisna yolu gerekir.
• Varyasyon: Ekipler aynı adımı farklı biçimlerde ele alıyorsa birden fazla otomasyon oluşturmanız ve bunların bakımını yapmanız gerekebilir. Önce bu farklılıkların gerekli olup olmadığını öğrenin.
• Düşük sıklık: Yalnızca ara sıra yapılan bir iş için bot geliştirme ve bakım maliyetine katlanmak gerekmeyebilir.
• Süreç kusurları: RPA, gereksiz onaylar, yeniden çalışma ve gecikmeler dahil olmak üzere, tanımladığınız süreci tekrarlar. Kusurlu bir süreci otomatikleştirmek aynı sorunların daha hızlı yaşanmasına yol açabilir.

Bir adımı otomatikleştirmeden önce süreçte önce değişiklik yapmanız gerekip gerekmediğini kontrol edin. Bir kural gereksiz iş yaratıyorsa, o kuralı değiştirmek etrafından dolaşacak bir otomasyon kurmaktan daha faydalı olabilir.

RPA; Process Mining, iş akışı motorları ve BPMS ile nasıl karşılaştırılır?

Bu teknolojiler süreç çalışmalarının farklı alanlarına yöneliktir:

İş akışı motoru, tanımladığınız bir süreci yürütmek üzere tasarlanmıştır. RPA, uygulamalar entegre olmasa bile ekranları üzerinden onlarla etkileşime girebilir. Process Mining ise uygulamadaki işleyişi anlamanıza, işlerin nerede değiştiğini veya beklediğini görmenize yardımcı olur.

Süreç modelleme ve simülasyon, bir değişiklikten sonra sürecin nasıl işleyebileceğini incelemenize yardımcı olabilir. Belirli platformları karşılaştırıyorsanız Camunda, Appian ve UiPath rehberlerimize göz atın veya BPMS açıklamasını okuyun.

Neleri otomatikleştireceğinize nasıl karar verirsiniz?

Yalnızca bir atölye çalışmasına ya da önerilen görevler listesine dayanmak yerine süreç verileriyle başlayın. Event Log, etkinliklerin ne sıklıkta gerçekleştiğini, hangi varyantları izlediğini ve vakaların ne kadar sürdüğünü görmenize yardımcı olur.

Şu dört soruyu sorun:

1. Adım ne sıklıkta gerçekleşiyor? Otomasyonu haklı çıkarmayacak kadar seyrek yapılan görevleri elemek için işlem hacmine bakın.
2. Adım ne ölçüde değişkenlik gösteriyor? Az sayıda tutarlı varyantı otomatikleştirmek, çok sayıda farklı yolu otomatikleştirmekten daha kolay olabilir.
3. İş ne kadar tekrarlı? Aynı kuralları izleyen, girdileri ve çıktıları öngörülebilen adımları belirleyin.
4. Zaman nerede harcanıyor? Bir görevi yerine getirmek için harcanan süreyle etkinlikler arasındaki bekleme süresini ayırın. Uzun bir bekleme, botun hızlandırabileceği bir görevden çok devir teslimi ya da kuyruğu işaret ediyor olabilir.

Ardından olası faydayı, otomasyonu geliştirmenin ve sürdürmenin maliyetiyle karşılaştırın. Vaka sayısını, vaka başına harcanan süreyi, istisnaları ele almak için gereken işi ve botu çalışır durumda tutmanın maliyetini hesaba katın.

Otomasyon fırsatları rehberimiz, adayları süreç verilerini kullanarak nasıl değerlendirebileceğinizi açıklar. Farklı yolların işi nasıl etkilediğini anlamak için varyant görünümüne de bakabilirsiniz.

RPA programları neden tıkanır?

RPA ve otomasyon programlarında tekrarlayan sorunlar görülebilir:

• Arayüzler değişir: Bir yazılım güncellemesi, botun bağlı olduğu ekran etkileşimlerini bozarak bakım işini artırabilir.
• İstisnalar için insan desteği gerekir: Bot rutin vakaları ele alırken sıra dışı vakaları çalışanlara bırakabilir. Bu istisnaları çözmek daha fazla zaman ve uzmanlık gerektirebilir.
• Otomasyonlar denetimsiz biçimde yayılır: Ekipler farklı dokümantasyon, kimlik bilgileri ve destek uygulamalarıyla ayrı botlar geliştirebilir.
• Sonuçlar ölçülmez: Botun kaç kez çalıştığı, harcanan emeği, yeniden çalışmayı ya da çevrim süresini azaltıp azaltmadığını göstermez.
• Süreç bilgisi botu geliştiren kişide kalır: Belirli bir süreç varyantının nasıl işlediğini anlatan tek kayıt, botun kuralları olabilir.

Önce süreci anlayıp istisnaların nasıl ele alınacağına karar vererek ve devreye aldıktan sonra sonuçları ölçerek bu riskleri azaltabilirsiniz. Otomasyonun arkasındaki mantığın yalnızca botta kalmaması için süreç dokümantasyonunu güncel tutun.

RPA maliyetini nasıl değerlendirmelisiniz?

RPA otomasyonunun maliyetine platform, bot veya çalıştırma ücretleri ile otomasyonları geliştirme, destekleme ve sürdürme işleri dahildir. Maliyet dağılımı, botun ne sıklıkta çalıştığına ve çalışır durumda kalması için ne kadar emek gerektiğine bağlıdır.

RPA otomasyon yazılımlarını karşılaştırırken yalnızca bot sayısına bakmayın, vaka başına maliyeti de karşılaştırın. Otomasyonu geliştirmenin ve çalıştırmanın yıllık maliyetini tahmin edin, ardından bu tutarı ele aldığı vaka sayısına bölün. Elde ettiğiniz rakamı mevcut işlem maliyeti ve istisnaları ele alma maliyetiyle karşılaştırın.

Aynı yaklaşımı sürecin tamamına da uygulayabilirsiniz: İş bugün ne kadara mal oluyor, değişiklikten sonra maliyet ne olabilir? Process Mining iş gerekçesi rehberimiz bu karşılaştırmayı nasıl yapılandırabileceğinizi açıklar.

API, RPA veya yapay zekâ aracısını ne zaman kullanmalısınız?

Teknolojinin adına değil, yapılacak işe ve kullanılan sistemlere göre seçim yapın:

• API veya entegrasyon platformu: Sistemlerde API varsa ve görev sistemler arasında doğrudan veri alışverişinden ibaretse bu seçeneği değerlendirin.
• RPA: Bir sisteme kullanıcı arayüzü üzerinden erişilebiliyor ancak uygun bir entegrasyon sunulmuyorsa bu seçeneği değerlendirin.
• Yapay zekâ aracısı: Bir adımda şikâyeti sınıflandırmak veya hangi kuralın geçerli olduğuna karar vermek gibi bilgileri yorumlamak ya da değerlendirme yapmak gerekiyorsa bu seçeneği değerlendirin. Aracının sınırlarını ve ne zaman kime yönlendirme yapacağını belirleyin.

Bir süreçte birden fazla yaklaşım kullanılabilir. Yapay zekâ ve RPA çoğu zaman birlikte kullanılır: Botlar kuralları belirli adımları, aracılar ise yorumlama gerektiren adımları yürütür. Sürecin açıkça tanımlanması, hangi adımların API, bot, yapay zekâ aracısı veya insan gerektirdiğine karar vermenize yardımcı olur. Süreç verileri mevcut sürecin nasıl işlediğini gösterir; model ise hedeflenen süreci belgeleyerek değişiklikler üzerine görüş alışverişini destekler.

Bot geliştirmeden önce ne yapmalısınız?

Yeterli işlem hacmine sahip, değişkenliği sınırlı ve tekrarlayan işlerden oluşan adımları belirlemek için olay verilerinizi kullanın. Önce giderilmesi gereken süreç kusurları olup olmadığını kontrol edin, istisnalar ve bakım için harcanan zamanı da hesaba katın.

ProcessMind, süreçleri analiz etmenize ve modellemenize yardımcı olur. Süreçleri yürütmez veya otomatikleştirmez. İşin nerede yapıldığını anlamak ve hangi adımların değiştirilmesinin yararlı olabileceğini değerlendirmek için kullanın.

Otomasyona değer adımları bulun