Che cos’è la RPA e come funziona l’automazione robotica dei processi

La RPA, o automazione robotica dei processi, impiega bot software che interagiscono con le applicazioni attraverso le interfacce utente. Un bot può leggere i campi, inserire valori e seguire una sequenza prestabilita senza bisogno di API né di modifiche ai sistemi utilizzati. Per questo la RPA è utile per le attività ripetitive svolte con applicazioni esistenti; i bot, tuttavia, dipendono da interfacce stabili e regole chiare. Poiché le fonti usano entrambi i termini, un’espressione come RPA, automazione robotica dei processi ripete lo stesso concetto.

ProcessMind non vende bot e non automatizza il lavoro. La aiuta a capire come si svolgono le attività, dove si accumulano tempi di attesa e rilavorazioni e quali fasi potrebbe valere la pena automatizzare. È un aspetto importante, perché un bot può ripetere più velocemente un processo senza correggerne i problemi.

Cosa fa la RPA?

Un robot RPA, chiamato di solito semplicemente bot, segue una sequenza definita di azioni in un’interfaccia utente. Può accedere a un portale, copiare informazioni tra sistemi, compilare un modulo, scaricare un rapporto, confrontare record o inviare un’e-mail. Può essere eseguito secondo una pianificazione, in risposta a un evento o quando arriva un file.

L’automazione dei processi tramite RPA opera a livello di interfaccia e può quindi interagire con software che non offre un’API o un’integrazione. Se una persona può usare l’applicazione, un bot può imitarne alcune interazioni. Questo può aiutare a collegare sistemi meno recenti o portali dei fornitori senza doverli ricostruire.

Il compromesso è che il bot dipende dalla stabilità dell’interfaccia. Una modifica dell’impaginazione può compromettere le fasi che ne dipendono. Occorre inoltre gestire le eccezioni, le credenziali, il monitoraggio e la manutenzione continua.

Molte piattaforme software RPA includono funzionalità come code, gestione delle credenziali, registri di audit e gestione delle eccezioni. Alcune usano anche l’AI per interpretare documenti o classificare le eccezioni. Queste funzionalità ampliano le attività che un bot può gestire, ma il processo deve comunque definire cosa fare e quando è necessario l’intervento di una persona.

Quando è indicata la RPA?

La RPA è in genere più adatta quando il lavoro è frequente, ripetitivo, basato su regole e svolto in sistemi digitali. Alcuni esempi: trasferire in un ERP i dettagli di un ordine ricevuto via e-mail, verificare una fattura rispetto a un ordine di acquisto, spostare record tra un CRM e un sistema di fatturazione oppure preparare un rapporto raccogliendo dati da più portali.

Valuti una possibile attività da automatizzare con questo test in quattro punti:

Queste quattro caratteristiche aiutano a distinguere le attività ripetitive e prevedibili da quelle che richiedono una riprogettazione, una valutazione o un altro tipo di automazione.

Quali problemi non può risolvere la RPA?

Un bot segue le regole che gli sono state assegnate. Non chiarisce le responsabilità, non corregge una procedura difettosa e non decide cosa fare quando mancano informazioni, a meno che non sia stato definito come gestire la situazione.

Tenga presenti questi limiti:

• Valutazione: uno script non può decidere in modo affidabile cosa fare quando manca un documento, le informazioni sono in conflitto o un caso non rientra nelle regole. Serve un percorso per gestire le eccezioni, spesso con l’intervento di una persona.
• Variazioni: se i team gestiscono la stessa fase in modi diversi, potrebbe essere necessario creare e mantenere più automazioni. Prima verifichi se queste differenze sono necessarie.
• Frequenza bassa: un’attività che si verifica solo occasionalmente potrebbe non giustificare i costi di creazione e manutenzione di un bot.
• Difetti del processo: la RPA ripete il processo così com’è, comprese approvazioni superflue, rilavorazioni e ritardi. Automatizzare un processo difettoso può far ripetere gli stessi problemi più velocemente.

Prima di automatizzare una fase, verifichi se è il processo a dover cambiare. Se una regola genera lavoro superfluo, potrebbe essere più utile modificarla che automatizzare il processo aggirandola.

Quali sono le differenze tra RPA, Process Mining, motori di flusso di lavoro e BPMS?

Queste tecnologie intervengono su aspetti diversi del lavoro legato ai processi:

Un motore di flusso di lavoro è progettato per eseguire un processo definito. La RPA può interagire con le applicazioni tramite le schermate, anche quando non sono integrate. Il Process Mining aiuta a capire cosa accade nella pratica, compresi i punti in cui il lavoro varia o resta in attesa.

La modellazione e la simulazione dei processi aiutano a valutare come potrebbe funzionare un processo dopo un cambiamento. Se sta confrontando piattaforme specifiche, consulti le nostre guide a Camunda, Appian e UiPath, oppure legga la guida introduttiva ai BPMS.

Come scegliere cosa automatizzare?

Parta dai dati di processo, invece di affidarsi soltanto a un workshop o a un elenco di attività da automatizzare. Un Event Log può mostrare con quale frequenza si svolgono le attività, quali varianti seguono e quanto tempo richiedono i casi.

Si ponga quattro domande:

1. Con quale frequenza si svolge il passaggio? Consideri i volumi per escludere le attività troppo rare per giustificare l’automazione.
2. Quanto varia il passaggio? Poche varianti coerenti possono essere più facili da automatizzare rispetto a molti percorsi diversi.
3. Quanto è ripetitivo il lavoro? Cerchi i passaggi che seguono le stesse regole e utilizzano dati in ingresso e in uscita prevedibili.
4. Dove si concentra il tempo? Distingua il tempo dedicato a svolgere un’attività da quello trascorso in attesa tra un’attività e l’altra. Un’attesa lunga può indicare un passaggio di consegne o una coda, non un’attività che un bot può velocizzare.

Confronti quindi i benefici potenziali con i costi di sviluppo e manutenzione dell’automazione. Valuti il numero di casi, il tempo necessario per ciascuno, il lavoro richiesto per gestire le eccezioni e l’impegno necessario per mantenere operativo il bot.

La nostra guida alle opportunità di automazione spiega come valutare i possibili candidati sulla base dei dati di processo. Può anche consultare la vista delle varianti per capire in che modo i diversi percorsi incidono sul lavoro.

Perché i programmi RPA si bloccano?

I programmi RPA e di automazione possono incontrare problemi ricorrenti:

• Le interfacce cambiano: un aggiornamento software può interrompere le interazioni con lo schermo da cui dipende un bot, aumentando il lavoro di manutenzione.
• Le eccezioni richiedono l’intervento delle persone: un bot può gestire i casi ordinari, lasciando quelli insoliti al personale. Per risolvere queste eccezioni possono servire più tempo e competenze.
• Le automazioni si diffondono senza supervisione: i team possono sviluppare bot separati, con documentazione, credenziali e modalità di assistenza diverse.
• I risultati non vengono misurati: il numero di esecuzioni di un bot non indica se abbia ridotto l’impegno, le rilavorazioni o il tempo di ciclo.
• La conoscenza del processo resta a chi ha sviluppato il bot: le regole del bot possono essere l’unica traccia del funzionamento di una determinata variante del processo.

Può ridurre questi rischi comprendendo prima il processo, decidendo come gestire le eccezioni e misurando i risultati dopo l’implementazione. Mantenga aggiornata la documentazione del processo, così che la logica dell’automazione non resti custodita soltanto nel bot.

Come valutare i costi dell’RPA?

I costi dell’automazione RPA possono comprendere la piattaforma, le tariffe per bot o esecuzione e il lavoro necessario per sviluppare, supportare e mantenere le automazioni. Il peso di ciascuna voce dipende dalla frequenza di esecuzione del bot e dall’impegno richiesto per mantenerlo operativo.

Quando confronta i software di automazione RPA, valuti i costi per caso anziché considerare soltanto il numero di bot. Stimi il costo annuale di sviluppo ed esecuzione dell’automazione, quindi lo divida per i casi gestiti. Confronti il risultato con l’impegno attuale necessario per gestire i casi e con il costo delle eccezioni.

Lo stesso approccio si applica all’intero processo: quanto costa il lavoro oggi e quanto potrebbe costare dopo una modifica? La nostra guida al business case del Process Mining illustra un metodo per strutturare il confronto.

Quando scegliere un’API, l’RPA o un agente AI?

Scelga in base al lavoro e ai sistemi coinvolti, non all’etichetta della tecnologia:

• API o piattaforma di integrazione: le consideri quando i sistemi mettono a disposizione API e l’attività consiste in uno scambio diretto tra sistemi.
• RPA: la consideri quando è possibile accedere a un sistema tramite un’interfaccia utente, ma non è disponibile un’integrazione adatta.
• Agente AI: lo consideri quando un passaggio richiede di interpretare informazioni o applicare un giudizio, per esempio classificando un reclamo o decidendo quale regola applicare. Definisca i limiti dell’agente e le modalità di escalation.

Un processo può combinare più approcci. AI e RPA vengono spesso utilizzate insieme: i bot gestiscono i passaggi deterministici, mentre gli agenti si occupano di quelli che richiedono interpretazione. Una definizione chiara del processo aiuta a stabilire quali passaggi richiedono un’API, un bot, un agente AI o l’intervento di una persona. I dati di processo mostrano come funziona il processo attuale; un modello può documentare quello previsto e favorire il confronto sulle modifiche.

Cosa fare prima di sviluppare un bot?

Utilizzi i dati degli eventi per individuare i passaggi con volumi sufficienti, variazioni limitate e attività ripetitive. Verifichi se il processo presenta problemi da risolvere prima e tenga conto del tempo dedicato alle eccezioni e alla manutenzione.

ProcessMind Le consente di analizzare e modellare i processi, ma non li esegue né li automatizza. Lo utilizzi per capire dove si svolge il lavoro e valutare quali passaggi potrebbe essere utile modificare.

Individui i passaggi che vale la pena automatizzare