O que é RPA e como funciona a automação robótica de processos

RPA, ou automação robótica de processos, usa bots de software para operar aplicativos pela interface que as pessoas usam. Um bot pode ler campos, inserir valores e seguir uma sequência definida sem precisar de uma API nem de alterações nos sistemas. Isso torna a RPA útil para tarefas repetitivas em aplicativos que já existem, mas também faz com que os bots dependam de interfaces estáveis e regras claras. O termo aparece escrito de formas diferentes. Por isso, expressões como RPA (automação robótica de processos) acabam repetindo a mesma ideia.

O ProcessMind não vende bots nem automatiza o trabalho. Ele ajuda você a entender como o trabalho acontece, onde se acumulam o tempo e o retrabalho e quais etapas podem valer a pena automatizar. Isso é importante porque um bot pode repetir um processo mais rápido sem corrigir os problemas que já existem nele.

O que a RPA faz?

Um robô de RPA, geralmente chamado apenas de bot, segue uma sequência definida de ações em uma interface de usuário. Ele pode acessar um portal, copiar informações entre sistemas, preencher um formulário, baixar um relatório, comparar registros ou enviar um e-mail. Você pode programá-lo para funcionar em horários definidos, em resposta a um acionador ou quando um arquivo chega.

A automação por RPA atua na camada da interface e pode operar softwares que não oferecem API nem integração. Uma pessoa consegue usar o aplicativo, e um bot pode imitar algumas dessas interações. Isso pode ajudar a conectar sistemas antigos ou portais de fornecedores sem precisar reconstruí-los.

A contrapartida é que o bot depende da estabilidade da interface. Uma mudança no layout pode interromper as etapas que dependem dele. Também é preciso considerar exceções, credenciais, monitoramento e manutenção contínua.

Muitas plataformas de software de RPA incluem recursos como filas, gerenciamento de credenciais, registros de auditoria e tratamento de exceções. Algumas também usam IA para interpretar documentos ou classificar exceções. Esses recursos ampliam o que um bot pode fazer, mas o processo ainda precisa definir o que deve acontecer e quando uma pessoa precisa intervir.

Quando RPA é uma boa opção?

RPA costuma ser mais indicada quando o trabalho é frequente, repetitivo, baseado em regras e realizado em sistemas digitais. Alguns exemplos são transferir dados de pedidos de um e-mail para um ERP, conferir uma fatura com um pedido de compra, transferir registros entre um CRM e um sistema de faturamento ou reunir um relatório a partir de vários portais.

Use este teste de quatro partes para avaliar uma possível oportunidade:

Essas quatro propriedades ajudam a diferenciar o trabalho repetitivo e previsível daquele que exige redesenho, julgamento ou outro tipo de automação.

O que a RPA não pode corrigir?

Um bot segue as regras definidas. Ele não resolve dúvidas sobre responsabilidades, não corrige uma política inadequada nem decide o que fazer quando faltam informações, a menos que você tenha definido como lidar com essa situação.

Tenha estas limitações em mente:

• Julgamento: Um script não consegue decidir com confiabilidade o que fazer quando falta um documento, há informações conflitantes ou um caso foge às regras. Você precisa definir um fluxo para exceções, muitas vezes com a participação de uma pessoa.
• Variação: Se as equipes executam a mesma etapa de maneiras diferentes, talvez seja necessário desenvolver e manter várias automações. Primeiro, descubra se essas diferenças são necessárias.
• Baixa frequência: Uma tarefa que acontece apenas de vez em quando pode não justificar o custo de desenvolver e manter um bot.
• Falhas no processo: A RPA repete o processo que você definiu, incluindo aprovações desnecessárias, retrabalho e atrasos. Automatizar um processo com falhas pode fazer os mesmos problemas acontecerem mais rápido.

Antes de automatizar uma etapa, avalie se o processo precisa mudar primeiro. Se uma regra gera trabalho desnecessário, pode ser mais útil alterá-la do que criar uma automação para contorná-la.

Como a RPA se compara a process mining, mecanismos de fluxo de trabalho e BPMS?

Essas tecnologias atendem a diferentes necessidades relacionadas aos processos:

Um mecanismo de fluxo de trabalho foi desenvolvido para executar um processo que você definiu. A RPA pode operar aplicativos pelas telas, mesmo quando eles não estão integrados. Process Mining ajuda você a entender o que acontece na prática, inclusive onde o trabalho varia ou fica parado.

A modelagem e a simulação de processos ajudam você a explorar como um processo pode funcionar depois de uma mudança. Se estiver comparando plataformas específicas, consulte nossos guias sobre Camunda, Appian e UiPath, ou leia a explicação sobre BPMS.

Como escolher o que automatizar?

Comece pelos dados do processo, em vez de depender apenas de um workshop ou de uma lista de tarefas sugeridas. Um Event Log ajuda você a ver com que frequência as atividades ocorrem, quais variantes seguem e quanto tempo os casos levam.

Faça quatro perguntas:

1. Com que frequência essa etapa acontece? Use o volume para descartar tarefas que ocorrem poucas vezes e não justificam a automação.
2. Quanto essa etapa varia? Um pequeno número de variantes consistentes pode ser mais fácil de automatizar do que muitos caminhos diferentes.
3. Quanto o trabalho é repetitivo? Procure etapas que seguem as mesmas regras e usam entradas e saídas previsíveis.
4. Onde o tempo é gasto? Separe o tempo dedicado à execução de uma tarefa do tempo de espera entre atividades. Uma espera longa pode indicar um handoff ou uma fila, e não uma tarefa que um bot consiga acelerar.

Depois, compare o benefício potencial com o custo de desenvolver e manter a automação. Considere o número de casos, o tempo gasto em cada caso, o trabalho necessário para lidar com exceções e o esforço para manter o bot funcionando.

Nosso guia de oportunidades de automação explica como avaliar possibilidades usando dados do processo. Você também pode consultar a visualização de variantes para entender como caminhos diferentes afetam o trabalho.

Por que os programas de RPA perdem o ritmo?

Programas de RPA e automação podem enfrentar problemas recorrentes:

• As interfaces mudam: Uma atualização de software pode interromper as interações com a tela das quais um bot depende, aumentando o trabalho de manutenção.
• As exceções exigem intervenção humana: Um bot pode lidar com casos rotineiros, mas deixar os casos incomuns para a equipe. Resolver essas exceções pode exigir mais tempo e conhecimento especializado.
• As automações se espalham sem supervisão: As equipes podem desenvolver bots separados, com documentações, credenciais e práticas de suporte diferentes.
• Os resultados não são medidos: A quantidade de execuções de um bot não mostra se ele reduziu o esforço, o retrabalho ou o tempo de ciclo.
• O conhecimento do processo fica com quem desenvolveu o bot: As regras do bot podem ser o único registro de como funciona uma determinada variante do processo.

Você pode reduzir esses riscos entendendo primeiro o processo, definindo como lidar com exceções e medindo os resultados após a implantação. Mantenha a documentação do processo atualizada para que a lógica por trás da automação não fique registrada apenas no bot.

Como avaliar o custo de RPA?

O custo da automação com RPA pode incluir a plataforma, as cobranças por bot ou execução e o trabalho para desenvolver, dar suporte e manter as automações. O equilíbrio depende da frequência de execução do bot e do esforço necessário para mantê-lo funcionando.

Ao comparar softwares de automação com RPA, compare os custos por caso, em vez de olhar apenas para o número de bots. Estime o custo anual de desenvolver e operar a automação e divida esse valor pelo número de casos atendidos. Compare o resultado com o esforço atual de execução e o custo das exceções.

A mesma lógica vale para o processo como um todo: quanto o trabalho custa hoje e quanto pode custar depois de uma mudança? Nosso guia sobre o caso de negócio de Process Mining apresenta uma forma de estruturar essa comparação.

Quando usar uma API, RPA ou um agente de IA?

Escolha com base no trabalho e nos sistemas envolvidos, não no nome da tecnologia:

• API ou plataforma de integração: Considere essa opção quando os sistemas oferecem APIs e a tarefa envolve uma troca direta entre sistemas.
• RPA: Considere essa opção quando um sistema pode ser acessado por uma interface de usuário, mas não oferece uma integração adequada.
• Agente de IA: Considere essa opção quando uma etapa exige interpretar informações ou aplicar julgamento, como classificar uma reclamação ou decidir qual regra se aplica. Defina os limites do agente e o caminho de escalonamento.

Um processo pode combinar mais de uma abordagem. IA e RPA costumam ser usadas juntas: os bots cuidam das etapas determinísticas, e os agentes, das etapas que exigem interpretação. Uma definição clara do processo ajuda você a decidir quais etapas precisam de uma API, um bot, um agente de IA ou uma pessoa. Os dados do processo mostram como ele funciona hoje; um modelo pode documentar o processo desejado e apoiar a discussão sobre mudanças.

O que fazer antes de desenvolver um bot?

Use os dados de eventos para identificar etapas com volume suficiente, pouca variação e trabalho repetitivo. Verifique se há falhas no processo que precisam ser corrigidas primeiro e considere o tempo gasto com exceções e manutenção.

O ProcessMind ajuda você a analisar e modelar processos. Ele não executa nem automatiza processos. Use a plataforma para entender onde o trabalho acontece e avaliar quais etapas podem valer a pena mudar.

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