BPMN-Tools: Finden Sie das passende Modellierungswerkzeug

Ein BPMN-Tool kann mehr als Prozessdiagramme zeichnen. Manche Tools prüfen, ob ein Modell der BPMN-2.0-Notation entspricht. Andere eignen sich für gemeinsame Workshops oder verknüpfen ein Modell mit den Abläufen, die ein System ausführt. Wieder andere bilden eine ganze Architektur ab und gleichen das Modell mit den Daten aus Ihren Systemen ab. Entscheidend ist, was Sie als Nächstes mit dem Modell vorhaben, nicht, wie viele Formen die Palette bietet.

Auch die Preise unterscheiden sich deutlich und reichen bis zu kostenlosen Angeboten. Sie können gültige BPMN-2.0-Modelle kostenlos in einem gemeinsamen Katalog verwalten und erst dann auf einen höheren Tarif wechseln, wenn Sie Architektur, Governance oder Prozessdaten benötigen. Dieser Leitfaden stellt fünf Tool-Kategorien, sieben Auswahlkriterien und eine Vergleichsmatrix vor. Außerdem erfahren Sie, wo kostenlose Angebote an ihre Grenzen stoßen.

Was leistet ein BPMN-Tool?

Der Begriff umfasst fünf Kategorien von Tools zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Alle können Diagramme erstellen, lösen aber unterschiedliche Aufgaben.

• Notationstools erstellen und prüfen BPMN-2.0-Diagramme. Beispiele sind Camunda Modeler, die zugrunde liegende Bibliothek bpmn.io, Bizagi Modeler und Signavio Process Manager in seiner Funktion als Modellierungstool.
• Diagramm-Tools unterstützen gemeinsame Workshops und die visuelle Kommunikation. Dazu gehören Visio, Lucidchart, Miro und draw.io. Ihre Formen sind flexibel, müssen aber nicht den BPMN-Regeln entsprechen.
• BPM-Suiten verknüpfen Modelle mit der Prozessausführung. Beispiele sind Camunda Platform, Appian, Pega und Bizagi Suite. Das Modell dient dabei als Spezifikation für eine Engine.
• Enterprise-Architektur-Suiten bilden Prozesse in einer umfassenderen Architektur ab. Beispiele sind ARIS, SAP Signavio, LeanIX und Bizzdesign. Sie decken Governance und die Portfolioebene rund um die Prozesse ab.
• Plattformen für Prozessintelligenz führen Modell, Architektur und Nachweise zusammen. Beispiele sind ProcessMind, Celonis und Signavio Process Intelligence. Damit können Sie ein Modell mit den Daten aus Ihren Systemen vergleichen.

Der häufigste Fehler bei der Auswahl: Sie entscheiden sich für ein Tool für eine bestimmte Aufgabe und erwarten, dass es eine andere erfüllt. Wenn Sie eine gesteuerte Prozesslandschaft abbilden möchten, bleibt Ihnen mit einem Diagramm-Tool womöglich nur ein Ordner voller Bilder. Für einen kurzen Workshop kann eine Enterprise-Suite dagegen mehr Implementierungsaufwand verursachen, als die Aufgabe rechtfertigt.

Ein weiterer Fehler ist, Enterprise-Preise für eine Aufgabe zu zahlen, mit der Sie kostenlos beginnen könnten. ProcessMind gehört zur letzten Kategorie und deckt auch die erste ab: BPMN 2.0 modellieren und prüfen, Modelle in einem Katalog verwalten und bei Bedarf Architekturebenen sowie Event-Daten ergänzen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer BPMN-Software achten?

Mit diesen sieben Kriterien können Sie BPMN-Modellierungstools vergleichen. Welche davon für Sie wichtig sind, hängt davon ab, was nach dem Zeichnen mit dem Modell geschieht.

1. BPMN-2.0-Konformität. Prüft der Editor die Notation bereits beim Zeichnen? Dieses Kriterium steht an erster Stelle, weil alles Weitere davon abhängt. Ein Modell, das die Prüfung nicht besteht, lässt sich weder als aussagekräftige BPMN-XML-Datei exportieren noch simulieren oder mit einem Event Log vergleichen. Ohne Konformität bleibt ein Bild, das zufällig wie ein Prozess aussieht.
2. Zusammenarbeit. Können mehrere Personen gemeinsam bearbeiten, kommentieren und prüfen? Können andere das Modell ansehen oder Beiträge leisten, ohne eine vollständige Lizenz zu benötigen?
3. Architektur. Können Sie Prozesse mit über- und untergeordneten Prozessen in Ebenen gliedern, oder liegt jedes Diagramm in einer eigenen Datei? Das unterscheidet ein Modellierungstool von einem Repository.
4. Simulation. Können Sie eine geplante Änderung testen, etwa eine andere Servicezeit oder eine zusätzliche prüfende Person, und ihre Auswirkungen auf die Zykluszeit sehen?
5. Prozessdaten. Können Sie das Modell mit einem Event Log vergleichen und prüfen, ob der Prozess wie dokumentiert abläuft?
6. Interoperabilität. Können Sie standardkonforme BPMN-XML-Dateien importieren und exportieren? Gibt es eine API? Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Dateien mitnehmen können. Das ist auch ein Hinweis darauf, ob es sich tatsächlich um BPMN 2.0 handelt.
7. Governance. Können Sie Versionen nachverfolgen, Verantwortliche zuweisen und steuern, wer Änderungen vornehmen darf? Governance sorgt dafür, dass eine Architektur auch bei sich verändernden Prozessen nützlich bleibt.

Die Kosten spielen eine Rolle, doch die Lizenz ist selten der größte Posten. Teuer wird vor allem die Arbeit, die das Tool Ihnen nicht abnimmt. Deshalb können sich zwei Tools mit derselben Funktionsliste im Alltag sehr unterschiedlich anfühlen. Vergleichen Sie zuerst, was die jeweilige Tool-Kategorie leisten kann.

Wenn Sie verstehen möchten, wie Modelle organisiert und gepflegt werden, lesen Sie mehr über Prozess-Governance. Informationen zur Notation finden Sie unter Was BPMN 2.0 vorschreibt und Welche Notation die jeweilige Aufgabe erfordert.

Welches BPMN-Modellierungstool eignet sich für welche Aufgabe?

Vergleichen Sie Software zur Modellierung von Geschäftsprozessen danach, welche Aufgaben Sie erledigen müssen, nicht danach, wie viele Formen ein Tool für Geschäftsmodelle bietet. Die Matrix stellt die sieben Kriterien in den Zeilen und die fünf Tool-Kategorien in den Spalten gegenüber.

Lesen Sie die Matrix spaltenweise. Ein Nein bedeutet nicht, dass das Tool schlecht ist, sondern dass es für eine andere Aufgabe entwickelt wurde.

• Notationstools (Camunda Modeler, bpmn.io, Bizagi Modeler). Kostenlos und sehr gut geeignet, um gültige BPMN-Diagramme zu zeichnen. Repository, Architektur und Prozessdaten fehlen. Das ist kein Problem, wenn eine Person für einige wenige Diagramme verantwortlich ist. Wenn Sie bereits eines dieser Tools verwenden, können Sie die Modelle übernehmen, denn sie liegen als standardkonforme BPMN-XML-Dateien vor.
• Diagramm-Tools (Visio, Lucidchart, Miro, draw.io). Diese allgemeinen Tools für Geschäftsmodelle haben die meisten Teams bereits auf ihrem Rechner. Sie eignen sich hervorragend für Workshops und um Prozesse Personen zu erklären, die nie einen Modellierungseditor öffnen werden. Die Formen setzen den Standard nicht durch, daher bleibt die Datei ein Bild. Beim Wechsel von einer Zeichenfläche mit Schablonen geht es vor allem um diesen Unterschied.
• BPM-Suiten (Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite). Entscheiden Sie sich dafür, wenn das Modell ausgeführt werden muss. Es liegt dann in der Laufzeitumgebung des Anbieters. Das ist eine andere Entscheidung als die Frage, wo Prozesswissen verwaltet wird, wie die Erklärung zu BPMS zeigt.
• Enterprise-Architektur-Suiten (ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign). Sie eignen sich besonders, wenn die Architektur über Prozesse hinausgeht, denn sie verwalten auch Anwendungs- und Kompetenzportfolios. Lesen Sie zunächst, wie sich Enterprise-Architektur-Tools vergleichen lassen, bevor Sie den Projektumfang festlegen.
• Plattformen für Prozessintelligenz (ProcessMind). Modell, zugehörige Architektur und Event-Daten aus Ihren Systemen liegen in einem Arbeitsbereich. Sie prüfen BPMN 2.0 bereits beim Zeichnen, ordnen Modelle automatisch an, erstellen Entwürfe mit KI und verwalten Prozesse in Ebenen mit Verantwortlichen und Freigaben. Anschließend können Sie das Modell mit Simulation und Process Mining überprüfen. Wenn es Ihnen um Prozesse und nicht um die gesamte Anwendungslandschaft geht, deckt diese Kategorie die gesamte Aufgabe ab.

Ein sinnvoller Vergleich von BPMN-Tools führt zu einer Entscheidung, nicht zu einer bloßen Liste von Funktionen. Für ein Team, das sich mit Prozessen beschäftigt, bietet die letzte Spalte einen passenden Arbeitsbereich: Beginnen Sie mit dem kostenlosen Tarif und ergänzen Sie Funktionen, wenn die Anforderungen wachsen. So müssen Sie später nicht zu einem zweiten Tool wechseln.

Welche Aufgaben sollte ein BPMN-Tool für Sie übernehmen?

Unabhängig davon, welche Spalte der Matrix zu Ihrer Arbeit passt: Drei Aufgaben entscheiden darüber, wie viel Modellierungszeit Ihnen das Tool erspart. Sie fallen bei jeder Änderung am Modell erneut an und lassen sich besser vom Tool erledigen als von Ihnen.

Qualität. Die Konformitätsprüfung bestätigt, dass die Notation gültig ist. Doch wie gut ist das Modell? Sind die Gateways ausgeglichen? Hat jedes Element eine Beschriftung? Führt der Ablauf zu einem Ende? Enthält der Prozess die nötige Dokumentation und die erforderlichen Rollen? Die Modellqualität wird schon beim Zeichnen geprüft. Ein Badge auf der Zeichenfläche bewertet das Modell, listet nicht bestandene Prüfungen auf und führt Sie zum jeweiligen Element. So wissen Sie genau, was zu korrigieren ist, statt nur einen vagen Hinweis zu erhalten. Eine reine Validierung kann solche Verbesserungshinweise nicht geben: Gültigkeit sagt nichts darüber aus, ob andere den Prozess nachvollziehen können.

Anordnung. Wenn Sie ein Element hinzufügen, eine Aufgabe umbenennen oder ein Gateway verschieben, verändert sich die Anordnung der übrigen Elemente. Dann muss jemand die Formen wieder an ihren Platz ziehen. Das kostet bei der Modellierung am meisten Zeit und erklärt, warum ein Modell, das letzten Monat noch lesbar war, heute unübersichtlich sein kann. Die automatische Anordnung positioniert die Elemente nach jeder Änderung neu, damit das Diagramm für die Prüfung lesbar bleibt.

Entwurf. Auch der Start mit einer leeren Zeichenfläche kostet Zeit. Die KI-gestützte Modellgenerierung erstellt anhand einer schriftlichen Prozessbeschreibung einen ersten Entwurf, den Sie überarbeiten können. Der KI-Assistent schlägt nächste Schritte für ein Modell vor, mit dem Sie bereits begonnen haben. Das Team entscheidet weiterhin, wie der Prozess aussieht. Das Tool nimmt Ihnen lediglich den Start von einer leeren Seite ab.

Wann reicht ein kostenloses BPMN-Tool aus?

Ein kostenloses Modellierungstool ist die richtige Wahl, wenn eine Person einige Diagramme erstellt und niemand sonst sie pflegt. Sie erhalten eine Konformitätsprüfung und standardkonforme BPMN-XML-Dateien, ohne dafür zu zahlen. Dienen die Modelle als Entwicklungsartefakte für ein Team, das mit Code arbeitet, reicht ein kostenloses Notationstool aus.

Die Grenzen zeigen sich, wenn die Modelle länger bestehen müssen als die einzelne Datei. Ein Diagramm landet im Download-Ordner einer Person, niemand weiß, welche Version aktuell ist, und irgendwann stimmt es nicht mehr mit dem Prozess überein. Das ist ein Repository-Problem, das sich nicht mit einer Namenskonvention lösen lässt.

Sie müssen auch nicht gleich eine Enterprise-Suite kaufen, bevor Sie eine Prozesslandschaft haben. ProcessMind bietet einen kostenlosen Tarif: Nach Ablauf der 14-tägigen Testphase wird Ihr Arbeitsbereich darauf umgestellt. Ihre Modelle und Daten bleiben erhalten, und mit einem Process-Sitzplatz können Sie weiter modellieren. Die kostenpflichtigen Tarife bauen darauf auf, statt eine hohe Einstiegshürde zu schaffen. So bleibt Ihre erste Entscheidung umkehrbar.

Wenn mindestens zwei dieser Punkte zutreffen, brauchen Sie ein Repository. Dafür ist nicht zwingend eine Enterprise-Lizenz erforderlich.

Worin unterscheiden sich Prozessmodellierung und Prozessarchitektur?

Ein Prozessdiagramm zeigt, wie ein einzelner Prozess abläuft. Eine Prozessarchitektur zeigt, welche Prozesse Ihre Organisation hat, wie sie zusammenhängen und wo sie jeweils eingeordnet sind.

Eine Architektur braucht mehr als eine Sammlung von Diagrammen:

• Ebenen: Gliedern Sie Geschäftsprozesse, Teilprozesse und Aktivitäten. Wechseln Sie zwischen den Ebenen, ohne Inhalte zu duplizieren.
• Beziehungen: Zeigen Sie, welche Prozesse andere aufrufen, welche Fähigkeiten sie unterstützen und wo Schritte gemeinsam genutzt werden.
• Eine gemeinsame Quelle: Verwalten Sie jeden Prozess nur einmal, damit er nicht unter verschiedenen Namen mehrfach erscheint.

Kann Ihr Tool keine Hierarchie abbilden, müssen Sie auf Ordner und Namenskonventionen zurückgreifen. Das kann funktionieren, setzt aber voraus, dass alle dieselben Regeln befolgen. Sobald eine neue Person dazukommt, geraten diese Regeln oft ins Wanken.

ProcessMind deckt diesen Teil der Arbeit ab, statt ihn einer anderen Tool-Kategorie zu überlassen: mit konfigurierbaren Architekturebenen, Beziehungen zwischen Prozessen, RACI-Verantwortlichkeiten, Governance-Workflows vom Entwurf bis zur Veröffentlichung und einem Portal, in dem Viewer die benötigten Prozesse einsehen. Erfahren Sie, wie Enterprise-Prozessarchitektur die Prozesslandschaft in einem Katalog aktuell hält und wie RACI-Rollen Personen den Prozessen zuordnen.

Eine Enterprise-Architektur-Suite geht über Prozesse hinaus und bildet beispielsweise Anwendungs- und Kompetenzportfolios ab. Das erweitert den Umfang über die Prozessarchitektur hinaus, ist aber keine Voraussetzung dafür. Ein Prozessteam braucht diese Funktionen daher selten, um Prozesswissen zuverlässig zu verwalten.

Wie wählen Sie ein BPMN-Tool aus?

Überlegen Sie zuerst, was nach der Erstellung mit dem Modell geschehen soll. Entscheiden Sie dann, wie weit Sie auf der Preis- und Funktionsstufe gehen möchten.

• Ein Diagramm für eine Besprechung oder ein Dokument: Ein Diagramm-Tool oder das kostenlose Modellierungstool, das Sie bereits haben, reicht möglicherweise aus.
• Entwickler oder eine Ausführungs-Engine sollen das Modell verwenden: Wählen Sie ein Notationstool mit Konformitätsprüfung oder verwenden Sie die Suite, die Sie bereits einsetzen.
• Das Modell soll aktuell bleiben und Entscheidungen unterstützen: Achten Sie auf eine BPMN-2.0-Prüfung, ein Repository, eine Hierarchie und die Möglichkeit, Modelle mit Systemdaten zu vergleichen.

ProcessMind ist als solche Stufenfolge aufgebaut. Bei jedem Schritt bleibt Ihre bisherige Arbeit erhalten:

Sie können auf jeder Stufe einsteigen und später erweitern. Beginnt ein Team mit einem validierten Modell im kostenlosen Tarif, muss es die Arbeit nicht wiederholen, wenn es später Architekturebenen oder Process Mining benötigt. Es arbeitet weiterhin mit demselben Modell am selben Ort. Das spricht dafür, gleich eine Plattform zu wählen, statt heute ein Zeichenprogramm und im nächsten Jahr eine Suite einzuführen.

Auf der Seite Tarife und Preise erfahren Sie, was die einzelnen Stufen enthalten. Die Seite BPMN-Modellierung stellt den Editor vor.