Chuyển đổi/Vai trò
Kiến trúc doanh nghiệp dành cho đội ngũ quy trình
Năm
NaN
Địa điểm
Toàn cầu
Quy mô công ty
Mọi quy mô
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm
Các trường hợp ứng dụng trong thư viện này là hướng dẫn thực tế dựa trên những dự án cải tiến quy trình thường gặp. Số liệu và kết quả nêu ra là mức kỳ vọng phổ biến, không phải kết quả đã được xác minh của một khách hàng cụ thể và cũng không đảm bảo kết quả trong tương lai.
Kiến trúc doanh nghiệp cho bức tranh quy trình dùng chung
Kiến trúc doanh nghiệp giúp bạn có cái nhìn có hệ thống về cách tổ chức vận hành: tổ chức có những quy trình nào, chúng liên kết ra sao và ai phụ trách. Với ProcessMind, bạn có thể dùng AI để tạo hệ thống phân cấp quy trình có thể cấu hình (thường từ L1 đến L5), quản lý thay đổi và liên kết mô hình quy trình với dữ liệu vận hành. Các đội ngũ có thể làm việc trên cùng một góc nhìn cập nhật, thay vì tìm kiếm trong tài liệu rời rạc và sơ đồ không liên kết.
Bạn nên xác định các cấp trong hệ thống phân cấp quy trình như thế nào?
Dùng các cấp để chuyển từ cái nhìn tổng quan về tổ chức sang mô hình quy trình chi tiết hơn. Mỗi cấp nên được phân rã thành cấp ngay bên dưới. Cấu trúc cụ thể tùy thuộc vào khung bạn chọn, nhưng hãy giữ hệ thống phân cấp nhất quán và dễ điều hướng.
Các khung kiến trúc doanh nghiệp cung cấp tài liệu tham khảo để tổ chức hệ thống phân cấp. APQC Process Classification Framework là khung tham khảo phổ biến để phân loại quy trình. ProcessMind cho phép bạn cấu hình các cấp cho từng môi trường, nhờ đó có thể căn chỉnh bức tranh quy trình theo khung đã chọn thay vì phải dùng một cấu trúc cố định.
Kiến trúc sư quy trình kinh doanh có thể xác định mô hình và giúp các đội ngũ áp dụng nhất quán. Hãy bắt đầu với một lĩnh vực cụ thể trong bức tranh quy trình, sau đó mở rộng khi đã xác nhận cấu trúc phù hợp với tổ chức.
Bạn quản lý thay đổi quy trình như thế nào?
Thiết lập các bước rõ ràng để tạo, xem xét, phê duyệt và công bố mô hình. Xác định ai có thể thực hiện từng thay đổi và cách các đội ngũ nhận biết phiên bản hiện hành. Quy trình xem xét và phê duyệt giúp bạn quản lý cập nhật nhất quán khi công việc thay đổi.
ProcessMind hỗ trợ quản lý mô hình theo quy tắc và lưu lịch sử phiên bản, giúp bạn theo dõi thay đổi và cập nhật bức tranh quy trình. Hãy đặt quy tắc quản trị phù hợp với tổ chức và mức độ kiểm soát cần thiết cho từng quy trình.
Bạn ghi nhận người phụ trách quy trình như thế nào?
Ghi nhận người phụ trách ngay trong kiến trúc, thay vì lưu ở một tài liệu riêng có thể lỗi thời. Chỉ định một người phụ trách cụ thể cho từng quy trình ở mỗi cấp. Nhờ đó, các đội ngũ biết rõ cần liên hệ với ai khi có câu hỏi, cần xem xét hoặc đề xuất thay đổi.
Bạn cũng có thể xác định ai tạo, xem xét, phê duyệt và công bố từng mô hình. Ma trận RACI giúp làm rõ trách nhiệm giữa các đội ngũ.
Bạn chuẩn bị bằng chứng sẵn sàng cho kiểm toán như thế nào?
Lưu tài liệu quy trình, thông tin người phụ trách và lịch sử thay đổi cùng nhau trong một bức tranh quy trình. Khi kiểm toán yêu cầu bằng chứng, hãy tìm mô hình liên quan và xem lại lịch sử thay đổi, thay vì tìm kiếm qua nhiều tệp và thư mục riêng.
ProcessMind cũng có thể liên kết mô hình quy trình với dữ liệu vận hành. Process Mining giúp bạn so sánh luồng quy trình đã ghi lại với cách công việc diễn ra trên thực tế. Bằng chứng bạn có thể tạo ra phụ thuộc vào dữ liệu và hồ sơ mà tổ chức đang có.
Kiến trúc doanh nghiệp có ý nghĩa gì với đội ngũ quy trình?
Kiến trúc doanh nghiệp không chỉ là một tập hợp sơ đồ. Đây là danh mục có cấu trúc về các quy trình và mối liên hệ giữa chúng, với lộ trình rõ ràng từ góc nhìn tổng quan đến mô hình chi tiết. Kiến trúc này không phải sơ đồ tổ chức: quy trình có thể đi qua nhiều phòng ban và kiến trúc giúp thể hiện rõ các mối liên hệ đó.
Đây cũng không phải dự án chỉ làm tài liệu một lần. Quy trình luôn thay đổi, vì vậy bức tranh quy trình cần có người phụ trách rõ ràng và cách xem xét, công bố các bản cập nhật. Kiến trúc được duy trì và chia sẻ giúp các đội ngũ tìm thấy mô hình hiện hành, thay vì dựa vào tệp rời rạc hoặc kiến thức của từng cá nhân.
Bắt đầu như thế nào?
Hãy bắt đầu với một chuỗi giá trị có tác động lớn. Thu thập tài liệu quy trình hiện có, xác định các cấp cần dùng và phân công người phụ trách. Sau đó, kết nối dữ liệu sự kiện liên quan để kiểm tra luồng quy trình đã ghi lại có khớp với cách công việc diễn ra hay không.
Dùng những gì đã tìm hiểu để điều chỉnh hệ thống phân cấp và các bước quản trị trước khi mở rộng sang lĩnh vực khác. Cách này giúp bạn kiểm tra cấu trúc mô hình trước và xây dựng bức tranh quy trình phù hợp với khung đã chọn.
Xây dựng cấp đầu tiên trong bức tranh quy trình
Bắt đầu dùng thử miễn phí để kiểm tra hệ thống phân cấp có phù hợp với khung của bạn không, trước khi xác định quy tắc quản trị trên toàn tổ chức.
Xây dựng cấp đầu tiên trong bức tranh quy trình
Trường hợp ứng dụng liên quan
Process mining dành cho kiểm toán viên
Tư vấn cải tiến quy trình kinh doanh với ProcessMind
Dạy Process Mining bằng dữ liệu sự kiện thực tế
Cải tiến quy trình tài chính và dịch vụ dùng chung
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.