Prozessmodellierung und Process Mining: gemeinsam mehr erreichen

Die Prozessmodellierung zeigt, wie Arbeit ablaufen soll. Process Mining rekonstruiert anhand von Ereignisdaten, wie sie tatsächlich abläuft. Vergleichen Sie damit Sollprozess und Realität, erkennen Sie relevante Abweichungen und entscheiden Sie, was sich ändern soll. Die Konformitätsprüfung macht den Vergleich nachvollziehbar.

Die zwei Seiten des Prozessmanagements

Prozessmodellierung und Process Mining beantworten unterschiedliche Fragen zum selben Prozess. Bei der Modellierung fließen das Wissen der Mitarbeitenden und Entscheidungen zur Gestaltung ein. Process Mining wertet Event Logs aus den Systemen aus, in denen die Arbeit erfasst wird.

Die Prozessmodellierung schafft eine gemeinsame Beschreibung des Sollprozesses. Process Mining wertet erfasste Ereignisse aus und zeigt, welche Wege die Cases tatsächlich genommen haben, einschließlich Abweichungen, die in der Dokumentation möglicherweise fehlen. Das eine ersetzt das andere nicht: Ein Modell belegt nicht, dass die Arbeit danach abläuft, und die ausgewerteten Daten legen nicht fest, wie der Prozess aussehen sollte.

Was Ihnen die Prozessmodellierung bietet

Ein Prozessmodell macht Entscheidungen zur Arbeitsweise sichtbar und überprüfbar. Es bietet Ihnen:

• Eine gemeinsame Sprache. Ein Diagramm bietet eine konkrete Grundlage, wenn Uneinigkeit über eine Übergabe, eine Entscheidung oder einen Arbeitsschritt besteht.
• Einen Sollzustand. Process Mining kann den aktuellen Prozess zeigen, aber nicht entscheiden, welchen Weg Ihre Organisation künftig einschlagen möchte. Ein Modell hält diese Absicht fest.
• Material für Schulungen und die Einarbeitung. Ein verständliches Diagramm hilft, Zuständigkeiten und Abläufe nachzuvollziehen, ohne auf informelle Erklärungen angewiesen zu sein.
• Eine Grundlage für die Automatisierungsplanung. Bevor Sie einen Arbeitsschritt automatisieren, müssen Sie festlegen, was er bewirkt, welche Informationen er verwendet und wann er abgeschlossen ist. Die Modellierung macht diese Entscheidungen explizit.

Methoden der Prozessmodellierung reichen von informellen Skizzen bis zu strukturierten BPMN-Diagrammen. Wie detailliert ein Modell sein sollte, hängt von der Zielgruppe und der Entscheidung ab, die es unterstützen soll. Wenn Teams eine präzise, gemeinsame Notation benötigen, bietet BPMN 2.0 einen Standard zur Darstellung von Prozessabläufen.

Was Ihnen Process Mining bietet

Process Mining wertet Ereignisdaten aus, die in der Regel eine Case-ID, eine Aktivität und einen Timestamp enthalten, und rekonstruiert damit den Prozessablauf. Sie erhalten Einblick in:

• Die tatsächlich durchlaufenen Wege. Sehen Sie sich die erfassten Abläufe an, auch bei Cases, die einen Schritt übersprungen haben, zurückgegangen sind oder Nacharbeit erforderten.
• Prozessvarianten. Vergleichen Sie die unterschiedlichen Wege der Cases, statt anzunehmen, dass jeder Case dem dokumentierten Ablauf folgt.
• Engpässe und Wartezeiten. Messen Sie die Zeit zwischen Aktivitäten und erkennen Sie, wo Cases warten.
• Eine Grundlage für den Vergleich. Sobald ein Modell des Sollprozesses vorliegt, können Sie es mit den erfassten Abläufen vergleichen.

Process Mining entscheidet nicht, ob eine Abweichung falsch ist. Es liefert Anhaltspunkte für weitere Untersuchungen. Ihr Prozesswissen und das Modell helfen Ihnen, die Ergebnisse einzuordnen.

Die Lücke zwischen Modell und Realität und ihre Kosten

Ein dokumentierter Prozess kann davon abweichen, wie Mitarbeitende und Systeme die Arbeit tatsächlich ausführen. Richten Teams Personalplanung, Änderungen oder Automatisierung an einem veralteten Modell aus, konzentrieren sie sich möglicherweise auf Arbeitsschritte, die anders ablaufen als erwartet. Umgehungslösungen und Nacharbeit bleiben derweil womöglich unsichtbar.

Häufige Abweichungen sind:

• Ein im Modell enthaltener, aber nicht ausgeführter Schritt. Eine geplante Prüfung wird in der Praxis möglicherweise übersprungen. Wer Änderungen plant, ohne den tatsächlichen Ablauf zu prüfen, kann die falschen Maßnahmen ergreifen.
• Ein Schritt, der nur in der Praxis vorkommt. Eine Umgehungslösung kann zur Routine geworden sein, ohne dokumentiert oder einer verantwortlichen Person zugewiesen zu sein.
• Eine nicht modellierte Nacharbeitsschleife. Das Diagramm zeigt möglicherweise einen direkten Ablauf, während die Ereignisdaten belegen, dass Cases zu einer früheren Aktivität zurückkehren.
• Eine langsame Übergabe. Ein Modell zeigt, an welcher Stelle die Zuständigkeit wechselt. Process Mining misst, wie lange Cases dort warten.

Mit der Modellierung allein lässt sich nicht feststellen, ob der dokumentierte Prozess dem tatsächlichen Ablauf entspricht. Process Mining allein zeigt nicht, ob das beobachtete Verhalten akzeptabel ist. Deshalb ist es wichtig, beides miteinander zu vergleichen.

So ergänzen sich die beiden Ansätze

Der Verbesserungszyklus stellt den Sollprozess den Erkenntnissen aus der tatsächlichen Ausführung gegenüber. Ein Beispiel in drei Schritten, anhand eines Rechnungsfreigabeprozesses:

1. Analysieren Sie den aktuellen Prozess. Werten Sie Ereignisdaten aus, um zu sehen, welche Wege Rechnungen nehmen, wie lange sie zwischen Aktivitäten warten und an welchen Stellen Cases zur Korrektur zurückkehren. So erhalten Sie ein Bild der tatsächlichen Ausführung, nicht nur des dokumentierten Ablaufs.
2. Modellieren Sie den Sollzustand. Stimmen Sie die gewünschten Freigabeschritte, Entscheidungspunkte und Übergaben ab. Halten Sie den Sollzustand in einem Prozessmodell fest, das dem Team als klare Referenz dient.
3. Prüfen Sie die Konformität. Vergleichen Sie das Modell mit den erfassten Cases. Prüfen Sie, wo Rechnungen eine Freigabe übersprungen, eine andere Reihenfolge genommen oder einen unerwarteten Weg eingeschlagen haben. Entscheiden Sie, ob die jeweilige Abweichung auf ein Problem bei der Ausführung, eine zulässige Ausnahme oder einen überarbeitungsbedürftigen Sollzustand hindeutet.

Nutzen Sie die Erkenntnisse anschließend, um den Prozess oder sein Modell anzupassen. Wiederholen Sie den Vergleich, sobald neue Daten vorliegen. Ziel ist nicht, jede Abweichung zu beseitigen. Der Zyklus bietet Ihnen eine strukturierte Grundlage, um zu entscheiden, welche Unterschiede relevant sind.

Sie können mit Process Mining beginnen, wenn noch unklar ist, welcher Teil des Prozesses Aufmerksamkeit benötigt. Die Modellierung bietet sich als Ausgangspunkt an, wenn der Sollzustand bereits abgestimmt ist und überprüft werden soll. In beiden Fällen ist das erste Modell oder die erste Analyse ein Ausgangspunkt, den Sie mit neuen Erkenntnissen weiterentwickeln.

Analysieren Sie zunächst einen Prozess, um zu sehen, welche Erkenntnisse Ihre Event-Daten liefern.

Konformitätsprüfung: Hier treffen Modell und Realität aufeinander

Bei der Konformitätsprüfung wird ein Sollprozessmodell mit der erfassten Ausführung verglichen. Sie zeigt beispielsweise Cases, in denen Aktivitäten übersprungen wurden, die Reihenfolge abwich oder ein im Modell vorgesehener Ablauf nicht beobachtet wurde.

Eine Abweichung ist ein Anlass zur Prüfung, aber kein Beleg für einen Fehler. Möglicherweise erlaubt der Prozess eine berechtigte Ausnahme, das Modell ist unvollständig oder die Ereignisdaten erfassen die relevante Aktivität nicht. Legen Sie den Umfang von Prozess und Modell klar fest und besprechen Sie die Ergebnisse anschließend mit den Personen, die mit der Arbeit vertraut sind.

Erfahren Sie, wie die Konformitätsprüfung funktioniert. Einen Überblick über die verschiedenen Pfade der Cases finden Sie unter Prozessvarianten.

Der traditionelle Ansatz: Vor- und Nachteile

Getrennte Werkzeuge für Prozessmodelle und Mining-Ergebnisse können für Teams mit etablierten Modellierungs- oder Analyseabläufen sinnvoll sein. Jedes Werkzeug erfüllt einen bestimmten Zweck. Die Teams können die passende Notation und Analyseumgebung wählen.

Der Nachteil ist der Aufwand, die beiden miteinander zu verknüpfen. Möglicherweise müssen Sie Modelle exportieren, Analyseergebnisse aufbereiten, Aktivitätsnamen angleichen und Versionen manuell abgleichen. Ist dieser Vergleich zu aufwendig, führen Teams ihn vielleicht einmal für ein Projekt durch und wiederholen ihn nicht. Dann driften Modell und Erkenntnisse erneut auseinander.

Getrennte Werkzeuge können weiterhin funktionieren, wenn Sie Modelle und Daten zuverlässig aufeinander abstimmen, Zuständigkeiten klar regeln und einen Prüfprozess haben, den die Beteiligten einhalten. Entscheidend ist, ob Ihr Team den Vergleich bei Änderungen am Prozess wiederholen kann.

Leitfaden zur Prozessmodellierung in der Praxis

Ein hilfreicher Leitfaden zur Prozessmodellierung beginnt mit den Entscheidungen, die das Modell unterstützen soll. Legen Sie vor dem Zeichnen den Prozessumfang, die Zielgruppe und den benötigten Detaillierungsgrad fest.

1. Legen Sie den Umfang klar fest. Wählen Sie einen Prozess mit einem klar definierten Anfang und Ende. Ein umfassender Bereich wie der Auftrags- bis Zahlungseingang muss möglicherweise in kleinere Prozesse unterteilt werden, bevor er sich sinnvoll modellieren lässt.
2. Wählen Sie den passenden Detaillierungsgrad. Beschränken Sie ein Diagramm auf eine Ebene. Werden übergeordnete Phasen mit detaillierten Systemaktionen vermischt, ist der Ablauf schwerer nachzuvollziehen.
3. Verwenden Sie geläufige Bezeichnungen. Benennen Sie Aktivitäten und Rollen mit den Begriffen, die Ihr Team verwendet. Klare Bezeichnungen erleichtern die Prüfung des Modells und den Vergleich mit Ereignisdaten.
4. Zeigen Sie zuerst den Hauptablauf, dann die Ausnahmen. Stellen Sie den erwarteten Ablauf verständlich dar, bevor Sie seltenere Wege ergänzen. Berücksichtigen Sie Ausnahmen, die Entscheidungen oder Zuständigkeiten beeinflussen.
5. Legen Sie Zuständigkeiten fest und führen Sie Versionen. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für die Prüfung und dokumentieren Sie Änderungen. Ohne Zuständigkeit und Änderungshistorie lässt sich schwerer feststellen, ob das Modell aktuell ist.
6. Legen Sie regelmäßige Prüfungen fest. Überprüfen Sie das Modell bei Änderungen am Prozess und zu vereinbarten Terminen. Ein Diagramm, das niemand pflegt, verliert mit der Zeit das Vertrauen des Teams.

Die Notation ist nur ein Teil der Arbeit. Erfahren Sie mehr über BPMN 2.0 und die zugehörigen Symbole und Konventionen. Wenn Sie Prozesse in ProcessMind dokumentieren möchten, lesen Sie den Überblick zur BPMN-Modellierung. Eine breitere Einführung in verschiedene Ansätze finden Sie unter Prozessmapping.

Den Zyklus für kontinuierliche Verbesserung nutzen

Der Zyklus wird nützlich, wenn Sie ihn bei Änderungen am Prozess wiederholen. Legen Sie für jeden Durchlauf eine verantwortliche Person und eine konkrete Fragestellung fest. Sie können beispielsweise eine lange Wartezeit untersuchen, prüfen, ob eine Änderung die Wege der Cases beeinflusst hat, oder feststellen, ob das Modell noch dem Sollzustand entspricht.

Gestalten Sie die Prüfung praxisnah:

• Nehmen Sie eine gezielte Änderung vor. Wählen Sie ein konkretes Problem aus, statt den gesamten Prozess auf einmal neu zu gestalten.
• Prüfen Sie die Datenlage. Untersuchen Sie mit Process Mining die erfassten Abläufe und erkunden Sie bei Bedarf mit der Prozesssimulation mögliche Szenarien.
• Aktualisieren Sie das Modell. Ändert sich der Sollzustand, passen Sie das Modell an, damit es weiterhin als hilfreiche Referenz dient.
• Prüfen Sie Ausnahmen. Entscheiden Sie, ob eine Abweichung ein akzeptierter Ablauf, ein Datenproblem oder ein behandlungsbedürftiges Problem ist.

Einen strukturierten Verbesserungszyklus beschreibt der Leitfaden zur datengetriebenen Prozessverbesserung.

Welche Rolle ProcessMind spielt

ProcessMind vereint Prozessmodellierung und Process Mining auf einer Plattform. Sie können einen Sollzustand dokumentieren, erfasste Abläufe analysieren und beides vergleichen, ohne Daten manuell zwischen getrennten Werkzeugen zu übergeben. Mit der Prozesssimulation lassen sich außerdem verschiedene Szenarien untersuchen.

Wenn Modell und Analyse am selben Ort liegen, lässt sich der Vergleich leichter wiederholen. Die Plattform entscheidet jedoch nicht, welche Abweichungen relevant sind, und ändert den Prozess nicht für Sie. Ihr Team bleibt dafür verantwortlich, die Erkenntnisse einzuordnen und die nächsten Schritte festzulegen.

Wenn Sie sich zunächst mit der Analyse von Event-Daten befassen möchten, lesen Sie was Process Mining ist. Wie beides in ProcessMind zusammenkommt, erfahren Sie in den Beiträgen zu BPMN-Modellierung und Process Mining.

Schließen Sie den Verbesserungszyklus für einen Prozess

Wählen Sie einen Prozess aus, analysieren Sie seinen aktuellen Ablauf, modellieren Sie den Sollzustand und besprechen Sie die Unterschiede mit den Personen, die mit der Arbeit vertraut sind. Den ersten Durchlauf können Sie in der Testphase durchführen.