Prozessmapping: Methoden, Symbole und Beispiele

Was ist Prozessmapping? Bedeutung, Arten und Beispiele

**Prozessmapping macht Abläufe sichtbar: Es dokumentiert Aktivitäten, Entscheidungen und Übergaben als visuelle Abfolge.**So entsteht ein gemeinsames Bild davon, wie die Arbeit von einem festgelegten Startpunkt bis zum Ergebnis verläuft.

Prozessmapping kann so einfach sein wie ein im Workshop erstelltes Flussdiagramm oder so detailliert wie ein BPMN-2.0-Diagramm. Welches Format passt, hängt davon ab, was Sie erklären möchten, wer die Prozesskarte lesen soll und wie viele Details erforderlich sind. Dieser Leitfaden vergleicht neun Arten von Prozesskarten, erläutert gängige Symbole und führt Sie durch ein praktisches Vorgehen in sechs Schritten.

Warum brauchen Sie Prozessmapping?

Eine Prozesskarte macht die Schritte und Zuständigkeiten in einem Prozess sichtbar. So lassen sich unterschiedliche Vorstellungen frühzeitig erkennen, bevor Sie einen Prozess ändern, ein Team schulen oder ein System auswählen.

Mit einer Prozesskarte können Sie:

• Ein gemeinsames Prozessverständnis schaffen. Bringen Sie die Beteiligten auf denselben Stand zu Abläufen, Entscheidungen und Übergaben.
• Den Umfang festlegen. Definieren Sie klare Anfangs- und Endpunkte, damit die Analyse fokussiert bleibt.
• Zuständigkeiten sichtbar machen. Zeigen Sie, welche Rolle, welches Team oder System die jeweilige Aktivität übernimmt.
• Mögliche Verzögerungen und Nacharbeit erkennen. Achten Sie auf Warteschlangen, wiederholte Schritte, unklare Entscheidungen und unnötige Übergaben.
• Schulungen und Einarbeitung unterstützen. Geben Sie den Beteiligten eine visuelle Orientierung für den Ablauf, den sie einhalten sollen.
• Den aktuellen Status dokumentieren. Halten Sie fest, wie der Prozess heute verstanden wird, bevor Sie Änderungen vorschlagen.
• Systemische oder organisatorische Änderungen vorbereiten. Ermitteln Sie, welche Schritte, Rollen und Abhängigkeiten betroffen sein könnten.
• Eine Grundlage für Verbesserungen schaffen. Nutzen Sie die Prozesskarte, um Fragen zu formulieren und festzulegen, welche Belege Sie als Nächstes benötigen.

Eine Prozesskarte ist eine hilfreiche Darstellung, aber kein Beleg dafür, dass jeder Case denselben Ablauf nimmt. Prüfen Sie sie gemeinsam mit den Personen, die die Arbeit ausführen. Wenn Sie wissen möchten, wie häufig ein Ablauf vorkommt oder wie lange einzelne Schritte dauern, benötigen Sie neben dem Diagramm auch Prozessdaten.

Was sind Symbole und Notationen im Prozessmapping?

Symbole im Prozessmapping sind visuelle Konventionen, mit denen Aktivitäten, Entscheidungen, Ereignisse und Ablaufrichtungen dargestellt werden. Ein einheitlicher Symbolsatz hilft beim Lesen, ohne dass man die Bedeutung jeder Form erraten muss.

Ein einfaches Flussdiagramm verwendet üblicherweise:

Diese Konventionen können je nach Team und Werkzeug unterschiedlich sein. Fügen Sie eine kurze Legende hinzu, wenn Ihr Publikum ein Symbol möglicherweise anders versteht.

BPMN 2.0 bietet einen formalen Satz von Elementen, um Prozessabläufe zu dokumentieren, darunter Ereignisse, Aktivitäten, Gateways und Flüsse. Die Notation eignet sich, wenn Teams ein Diagramm einheitlich lesen sollen oder mehr Details als in einem einfachen Flussdiagramm erforderlich sind. Eine Übersicht zu BPMN-Elementen und der Notation finden Sie im BPMN-2.0-Leitfaden.

Was ist Geschäftsprozessmodellierung?

Geschäftsprozessmodellierung stellt Prozesse strukturiert dar, damit Sie sie verstehen, analysieren, vermitteln oder verbessern können. Ein Modell kann Aktivitäten, Rollen, Entscheidungen, Ereignisse und ihre Beziehungen abbilden.

Prozessmapping und Prozessmodellierung hängen zusammen und werden mitunter synonym verwendet. In diesem Leitfaden bezeichnet Prozessmapping die visuelle Dokumentation eines Prozesses. Prozessmodellierung meint dagegen eine Darstellung mit ausreichend Struktur und Detail für Analysen oder andere Zwecke. Der Unterschied liegt im Zweck und Detailgrad, nicht in einer festen Grenze zwischen zwei getrennten Tätigkeiten.

Ein Modell kann informell sein oder einem Standard wie BPMN 2.0 folgen. Die Notation allein macht ein Diagramm nicht korrekt. Sie müssen weiterhin den Umfang abstimmen, Informationen von Prozesskundigen einholen und das Ergebnis überprüfen.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessmapping und Prozessmodellierung?

Prozessmapping beginnt meist mit einer konkreten Frage: Was geschieht, in welcher Reihenfolge und wer ist beteiligt? Prozessmodellierung kann weitere Details abbilden, etwa Ereignisse, Daten, Ausnahmen und Beziehungen zwischen Prozesselementen.

Sie können mit einer einfachen Prozesskarte beginnen und sie bei Bedarf für das Publikum oder den Zweck erweitern. Ein detailliertes Modell ist nicht automatisch besser: Zusätzliche Notation kann ein Diagramm schwerer lesbar machen, wenn der Prozess einfach ist.

Wie Prozessmodellierung und Process Mining einander ergänzen, erfahren Sie unter Zusammenspiel von Mapping und Mining.

Welche Art von Prozesskarte sollten Sie verwenden?

Wählen Sie die Prozesskarte nach der Frage aus, die Sie beantworten möchten. Ein Flussdiagramm zeigt die Reihenfolge. Eine Swimlane-Karte macht Zuständigkeiten und Übergaben sichtbar. Ein SIPOC-Diagramm steckt den groben Umfang ab. Andere Formate richten den Blick auf Kundennutzen, Projektzeitplan oder mögliche Problemursachen.

1. Flussdiagramm

Ein Flussdiagramm zeigt Aktivitäten und Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge. Es eignet sich als Einstieg, wenn Sie einen Prozess mit einer überschaubaren Zahl von Schritten schnell und verständlich darstellen möchten.

Verwenden Sie es, wenn: Sie einen einfachen Prozess erklären, den aktuellen Status besprechen oder erkennen möchten, an welcher Stelle eine Entscheidung den Ablauf verändert.

2. BPMN-2.0-Diagramm

Ein BPMN-2.0-Diagramm verwendet eine standardisierte Notation, um Prozessschritte, Ereignisse, Entscheidungen und Abläufe darzustellen. Es kann mehr Details als ein einfaches Flussdiagramm abbilden und bietet zugleich eine einheitliche visuelle Sprache.

Verwenden Sie es, wenn: Sie ein detailliertes, standardisiertes Modell benötigen, das verschiedene Teams lesen und besprechen können. ProcessMind verwendet die Notation BPMN 2.0. Weitere Informationen finden Sie im BPMN-2.0-Leitfaden.

3. Value-Stream-Map

Eine Value-Stream-Map zeigt, wie ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Anfrage einen Prozess durchläuft. Dabei richtet sie den Blick auf Schritte, die zum Kundennutzen beitragen, und auf die Zeit zwischen diesen Schritten.

Verwenden Sie sie, wenn: Sie Abläufe, Wartezeiten und die Bereitstellung von Kundennutzen untersuchen möchten, insbesondere im Rahmen einer Lean-Verbesserungsinitiative. Lesen Sie dazu den Leitfaden zum Value Stream Mapping.

4. SIPOC-Diagramm

SIPOC steht für Suppliers, Inputs, Process, Outputs und Customers. Das Diagramm bietet einen Überblick darüber, wer Eingaben bereitstellt, was der Prozess hervorbringt und wer die Ergebnisse erhält.

Verwenden Sie es, wenn: Sie Prozessgrenzen abstimmen oder Beteiligte zusammenbringen möchten, bevor Sie einzelne Schritte dokumentieren.

5. Swimlane-Diagramm

Ein Swimlane-Diagramm unterteilt einen Prozess in Bahnen. Jede Bahn steht für eine Rolle, ein Team, eine Abteilung oder ein System. Die Schritte zeigen sowohl die Reihenfolge als auch die Zuständigkeit. Übergaben werden dort sichtbar, wo der Ablauf die Bahn wechselt.

Verwenden Sie es, wenn: mehrere Rollen oder Systeme beteiligt sind und Sie wissen möchten, wer was erledigt oder wo Arbeit übergeben wird. In BPMN 2.0 wird diese Struktur mit Participants und Lanes dargestellt. Siehe die Referenz zu Pools und Swimlanes.

6. Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ordnet Aktivitäten auf einer Zeitachse an und zeigt geplante Starttermine, Dauer und Abhängigkeiten. Es dient vor allem der Terminplanung und bildet nicht detailliert ab, wie ein wiederkehrender Geschäftsprozess abläuft.

Verwenden Sie es, wenn: Sie ein Projekt mit festgelegten Zeitplänen und Abhängigkeiten planen und verfolgen möchten.

7. PERT-Diagramm

Ein PERT-Diagramm zeigt Projektaktivitäten und ihre Abhängigkeiten. So lässt sich erkennen, in welcher Reihenfolge die Arbeit erledigt werden muss. Es dient der Projektplanung und nicht der Dokumentation eines wiederkehrenden Betriebsprozesses.

Verwenden Sie es, wenn: Sie Abhängigkeiten und mögliche Abläufe innerhalb eines Projektplans nachvollziehen möchten.

8. Ursache-Wirkungs-Diagramm (Fischgrätendiagramm)

Ein Fischgrätendiagramm ordnet mögliche Ursachen eines Problems in Kategorien rund um eine zentrale Fragestellung. Es hilft einem Team, die Diskussion darüber zu strukturieren, warum ein bestimmtes Ergebnis auftreten könnte.

Verwenden Sie es, wenn: Sie mögliche Ursachen untersuchen und Ideen ordnen möchten, bevor Sie sie überprüfen. Ein Fischgrätendiagramm belegt nicht, welche Ursache tatsächlich verantwortlich ist.

9. Workflow-Diagramm

Ein Workflow-Diagramm zeigt, wie Aufgaben und Informationen einen Prozess durchlaufen. Der Begriff ist weit gefasst, daher können Detailgrad und Notation variieren.

Verwenden Sie es, wenn: Sie eine praktische Übersicht über Aufgabenfolge und Übergaben benötigen, ohne eine formale Notation einzuführen.

Weitere Arten von Prozesskarten

In der Prozessarbeit begegnen Ihnen noch drei weitere Formate. Sie sind weniger verbreitet als die neun genannten und beantworten jeweils eine andere Frage:

• Mindmap. Eine radiale Darstellung, mit der Sie den Umfang eines Prozesses erfassen, bevor Sie ihn strukturieren.
• Organigramm. Es zeigt Berichtslinien statt Prozessabläufe und ist hilfreich, wenn Sie wissen möchten, wer für einen Schritt verantwortlich ist.
• Entscheidungsbaum. Eine verzweigte Darstellung der Regeln hinter einer Entscheidung, die Entscheidungspunkte in einem Flussdiagramm ergänzt.

Was ist eine Swimlane-Prozesskarte?

Eine Swimlane-Prozesskarte ordnet die Schritte nach der verantwortlichen Rolle, dem Team oder dem System. Der Prozessablauf zeigt die Reihenfolge der Aktivitäten, die Bahnen zeigen, wer sie ausführt. Eine Übergabe erfolgt dort, wo der Ablauf von einer Bahn in eine andere wechselt.

Betrachten Sie eine Bestellanforderung:

Mit dieser Darstellung können Sie konkrete Fragen stellen: Wo wartet die Arbeit zwischen Rollen? Wer ist für eine Entscheidung verantwortlich? Gehört ein Schritt tatsächlich in die Bahn, der Sie ihn zugeordnet haben?

Verwenden Sie Bahnen, wenn mehrere Rollen oder Systeme beteiligt sind und Zuständigkeiten oder Übergaben eine Rolle spielen. Wird ein Prozess von nur einer Rolle bearbeitet, ist ein einfaches Flussdiagramm möglicherweise leichter zu lesen. Wenn sich zwei Bahnen nie berühren, prüfen Sie, ob Sie getrennte Prozesse in einem Diagramm zusammengefasst haben.

Verwenden Sie die Bahnen einheitlich. Eine Prozesskarte ist schwer zu verstehen, wenn manche Bahnen Abteilungen, andere einzelne Personen und wieder andere Systeme darstellen. Nehmen Sie außerdem Ausnahmepfade auf, wenn sie den Prozessablauf beeinflussen. Eine Karte, die nur den erwarteten Ablauf zeigt, lässt möglicherweise gerade die Cases aus, die die meisten Fragen aufwerfen.

Welche Werkzeuge und Templates eignen sich für das Prozessmapping?

Werkzeuge für das Prozessmapping reichen von Whiteboards und Haftnotizen bis hin zu Diagrammsoftware und BPMN-Modellierungswerkzeugen. Entscheiden Sie anhand der Art der Prozesskarte, der Zahl der Prüfenden und der Frage, ob Sie sie langfristig pflegen müssen.

Ein geeignetes Werkzeug sollte Folgendes erleichtern:

• Schritte, Entscheidungen und Verbindungen hinzufügen und neu anordnen.
• Zuständigkeiten zeigen, wenn mehrere Rollen beteiligt sind.
• Eine Prozesskarte mit den Personen teilen, die sie prüfen sollen.
• Eine eindeutige Version und eine verantwortliche Person festhalten, wenn sich der Prozess ändert.
• Eine einheitliche Notation verwenden, wenn Teams Diagramme gemeinsam interpretieren müssen.

Ein Template für das Prozessmapping kann die Vorbereitung verkürzen, sollte aber nicht den Prozess vorgeben. Wählen Sie zunächst ein Template, das zum Kartentyp passt, und passen Sie anschließend Beschriftungen und Struktur an den Umfang an. Ein Template für ein Flussdiagramm ersetzt kein SIPOC-Diagramm, und ein Projektzeitplan ist keine Prozesskarte.

Die Beispiele auf dieser Seite helfen Ihnen, Formate zu vergleichen, bevor Sie ein Template auswählen. Für eine formellere Modellierungsumgebung sehen Sie sich den Modellierungsarbeitsbereich an. ProcessMind bietet außerdem Prozessdokumentation zum Organisieren von Prozessinformationen.

Wie erstellen Sie eine Prozesskarte in sechs Schritten?

Eine hilfreiche Prozesskarte beginnt mit einer klaren Fragestellung und festgelegten Grenzen. Gehen Sie die sechs Schritte gemeinsam mit den Personen durch, die den Prozess kennen, und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es als Referenz weitergeben.

1. Wählen Sie den Prozess aus und legen Sie das Ziel fest. Beschreiben Sie, was Sie mithilfe der Prozesslandkarte verstehen möchten. Vielleicht wollen Sie Zuständigkeiten klären, den aktuellen Stand dokumentieren oder eine Übergabe untersuchen.
2. Legen Sie Start- und Endpunkt fest. Bestimmen Sie das Ereignis, mit dem der Prozess beginnt, und das Ergebnis, mit dem er endet. Klare Grenzen verhindern, dass die Prozesslandkarte auf alle verwandten Aktivitäten ausgeweitet wird.
3. Wählen Sie den passenden Typ der Prozesslandkarte. Ein Flussdiagramm eignet sich für einfache Abläufe, eine Swimlane-Darstellung für Rollen und Übergaben, ein SIPOC-Diagramm zur Abstimmung des Umfangs und BPMN 2.0 für ein standardisiertes, detailliertes Modell.
4. Erfassen Sie die Schritte gemeinsam mit den Beteiligten. Bitten Sie die Personen, die die Arbeit ausführen, den Ablauf zu beschreiben, einschließlich Entscheidungen, Ausnahmen, Eingaben und Ergebnissen. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf eine Verfahrensanweisung oder die Beschreibung einer Führungskraft.
5. Erstellen und prüfen Sie die Prozesslandkarte. Ordnen Sie die Schritte, kennzeichnen Sie Entscheidungen klar und verwenden Sie Symbole einheitlich. Legen Sie den Entwurf den Personen vor, die den Prozess ausführen und verantworten. Fragen Sie, was fehlt, unklar ist oder in der Praxis anders abläuft.
6. Legen Sie die Zuständigkeit und einen Prüftermin fest. Halten Sie fest, wer die Prozesslandkarte pflegt und wann sie überprüft werden soll. Aktualisieren Sie sie bei Änderungen am Prozess und speichern Sie die aktuelle Version an einem Ort, an dem die vorgesehenen Leser sie finden.

Halten Sie die erste Version übersichtlich. Ergänzen Sie Details nur, wenn sie helfen, die Frage zu beantworten, für die die Prozesslandkarte erstellt wurde. Wenn sich das Diagramm nicht ohne lange Erklärung nachvollziehen lässt, vereinfachen Sie den Aufbau oder präzisieren Sie die Beschriftungen.

Wo stößt Prozessmapping an seine Grenzen?

Eine Prozesslandkarte hält fest, wie ein Prozess zu einem bestimmten Zeitpunkt verstanden wird. Sie kann den vorgesehenen oder beschriebenen Ablauf darstellen. Für sich genommen zeigt sie jedoch nicht, wie häufig die einzelnen Pfade vorkommen, wie lange Cases warten oder ob der Prozess in der Praxis der Prozesslandkarte folgt.

Diese Einschränkung ist wichtig, wenn sich der Prozess häufig ändert, viele Ausnahmen aufweist oder mehrere Systeme umfasst. Ohne klare Zuständigkeit und regelmäßigen Abgleich mit der aktuellen Praxis kann eine Prozesslandkarte veralten. Selbst eine kürzlich geprüfte Darstellung kann den erwarteten Ablauf beschreiben, statt alle tatsächlich genutzten Wege abzubilden.

Nutzen Sie Prozessmapping, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und festzuhalten, was die Beteiligten über den Prozess wissen. Wenn Ihre Systeme relevante Ereignisse protokollieren, kann Process Mining diese Aufzeichnungen analysieren und den tatsächlichen Prozessablauf sichtbar machen. Ein Abgleich der Prozesslandkarte mit den Prozessdaten kann Abweichungen aufzeigen und helfen, offene Fragen für weitere Untersuchungen zu bestimmen.

Die beiden Ansätze erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Eine Prozesslandkarte dient als visuelle Orientierung; Process Mining liefert Belege aus aufgezeichneten Ereignissen. Zusammen können sie dazu beitragen, die Dokumentation mit dem beobachteten Prozessverhalten abzugleichen. Erfahren Sie mehr darüber, was Process Mining ist oder wie Sie Ihren Prozess analysieren.

Erste Schritte mit Prozessmapping

Beginnen Sie mit einem Prozess und einer konkreten Frage. Wählen Sie einen passenden Typ der Prozesslandkarte, stimmen Sie die Prozessgrenzen ab und prüfen Sie den Entwurf mit den Personen, die die Arbeit ausführen. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, damit klar ist, wer die Prozesslandkarte bei Änderungen überprüft.

Für einen einfachen Überblick eignet sich ein Flussdiagramm. Wenn Zuständigkeiten und Übergaben im Mittelpunkt stehen, verwenden Sie Swimlanes. Für ein standardisiertes, detailliertes Diagramm sehen Sie sich den BPMN-Modellierungsbereich an.

Eine Prozesslandkarte kann ein gemeinsames Verständnis schaffen, bleibt aber nicht von selbst aktuell. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Prozesslandkarte aktuell bleibt, und erfahren Sie, wie Prozessdaten beim Abgleich zwischen dokumentiertem Ablauf und tatsächlicher Praxis helfen können.