การสร้างแบบจำลองกระบวนการและ process mining ทำงานร่วมกันได้ดีกว่าอย่างไร
ดูว่าการสร้างแบบจำลองกระบวนการและ process mining แสดงข้อมูลอะไร แตกต่างกันอย่างไร และการตรวจสอบความสอดคล้องเชื่อมโยงทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันได้อย่างไร.
การสร้างแบบจำลองกระบวนการอธิบายว่างานควรดำเนินไปอย่างไร ส่วน process mining สร้างภาพการทำงานจริงขึ้นใหม่จากข้อมูลเหตุการณ์ ใช้ทั้งสองอย่างเพื่อเปรียบเทียบสภาพเป้าหมายกับการทำงานจริง ระบุช่องว่างที่สำคัญ และตัดสินใจว่าจะปรับอะไร การตรวจสอบความสอดคล้องช่วยให้เห็นผลการเปรียบเทียบอย่างชัดเจน.
สองส่วนสำคัญของการจัดการกระบวนการ
การสร้างแบบจำลองกระบวนการและ process mining ตอบคำถามคนละข้อเกี่ยวกับกระบวนการเดียวกัน การสร้างแบบจำลองเริ่มจากความรู้ของผู้ปฏิบัติงานและการตัดสินใจด้านการออกแบบ ส่วน process mining เริ่มจากบันทึกเหตุการณ์ของระบบที่บันทึกการทำงาน.
| ฟีเจอร์ | การสร้างแบบจำลองกระบวนการ | process mining |
|---|---|---|
| คำถามที่ตอบ | กระบวนการนี้ควรทำงานอย่างไร | กระบวนการทำงานจริงอย่างไร |
| แหล่งข้อมูล | ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการและการตัดสินใจด้านการออกแบบ | บันทึกเหตุการณ์จากระบบที่เกี่ยวข้อง |
| เหมาะสำหรับ | การตกลงสภาพเป้าหมาย การกำหนดจุดส่งต่องาน และการอธิบายกระบวนการ | การค้นหารูปแบบการทำงาน คอขวด งานแก้ไขซ้ำ และจุดที่เบี่ยงเบน |
| สิ่งที่บอกไม่ได้ด้วยตัวเอง | โมเดลตรงกับการทำงานในแต่ละวันหรือไม่ | พฤติกรรมที่สังเกตได้ตรงกับสิ่งที่ตั้งใจไว้หรือไม่ |
การสร้างแบบจำลองช่วยให้ทีมมีคำอธิบายร่วมกันเกี่ยวกับกระบวนการที่ตั้งใจไว้ ส่วน process mining ใช้เหตุการณ์ที่บันทึกไว้แสดงเส้นทางที่แต่ละกรณีดำเนินไป รวมถึงรูปแบบที่อาจไม่มีในเอกสาร ทั้งสองอย่างใช้แทนกันไม่ได้ โมเดลไม่ได้ยืนยันว่าการทำงานเป็นไปตามนั้น และข้อมูลจาก process mining ก็ไม่ได้กำหนดว่ากระบวนการควรเป็นอย่างไร.
การสร้างแบบจำลองกระบวนการช่วยอะไรคุณได้บ้าง
โมเดลกระบวนการทำให้การตัดสินใจเกี่ยวกับงานมองเห็นและทบทวนได้ สิ่งที่ได้จากโมเดลมีดังนี้:
- ใช้ภาษาร่วมกัน แผนภาพช่วยให้ทุกคนมีข้อมูลอ้างอิงที่ชัดเจนเมื่อตกลงกันไม่ได้เรื่องการส่งต่องาน การตัดสินใจ หรือขั้นตอน
- กำหนดสภาพเป้าหมาย process mining แสดงกระบวนการปัจจุบันได้ แต่ตัดสินใจแทนองค์กรไม่ได้ว่าควรใช้เส้นทางใด โมเดลช่วยบันทึกสิ่งที่องค์กรตั้งใจไว้
- ใช้เป็นสื่อฝึกอบรมและปฐมนิเทศ แผนภาพที่ชัดเจนช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจหน้าที่และลำดับงาน โดยไม่ต้องพึ่งคำอธิบายที่ไม่เป็นทางการ
- ใช้เป็นพื้นฐานในการออกแบบระบบอัตโนมัติ ก่อนพิจารณาทำขั้นตอนใดให้เป็นระบบอัตโนมัติ คุณต้องกำหนดว่าขั้นตอนนั้นทำอะไร ใช้ข้อมูลใด และจะถือว่าเสร็จเมื่อใด การสร้างแบบจำลองช่วยให้ระบุเรื่องเหล่านี้ได้ชัดเจน.
วิธีสร้างแบบจำลองกระบวนการมีตั้งแต่การร่างภาพอย่างไม่เป็นทางการไปจนถึงแผนภาพ BPMN ที่มีโครงสร้าง ระดับรายละเอียดที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับผู้ใช้และการตัดสินใจที่โมเดลต้องช่วยสนับสนุน หากทีมต้องการสัญลักษณ์มาตรฐานที่ชัดเจนและใช้ร่วมกันได้ BPMN 2.0 เป็นแนวทางมาตรฐานสำหรับแสดงขั้นตอนของกระบวนการ.
สิ่งที่ process mining ช่วยให้คุณเห็น
process mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์ ซึ่งโดยทั่วไปประกอบด้วยรหัสกรณี กิจกรรม และเวลาที่เกิดเหตุการณ์ เพื่อสร้างภาพการทำงานของกระบวนการขึ้นใหม่ โดยช่วยให้คุณเห็นข้อมูลต่อไปนี้:
- เส้นทางที่แต่ละกรณีดำเนินไปจริง ดูลำดับเหตุการณ์ที่บันทึกไว้ รวมถึงกรณีที่ข้ามขั้นตอน ย้อนกลับ หรือต้องแก้ไขงาน
- รูปแบบการทำงานของกระบวนการ เปรียบเทียบเส้นทางต่าง ๆ ที่แต่ละกรณีดำเนินไป แทนที่จะคิดว่าทุกกรณีทำตามขั้นตอนที่บันทึกไว้
- คอขวดและเวลารอ วัดเวลาระหว่างกิจกรรมเพื่อดูว่ากรณีต่าง ๆ ต้องรอนานแค่ไหน
- หลักฐานสำหรับการเปรียบเทียบ เมื่อมีโมเดลของกระบวนการที่ตั้งใจไว้แล้ว คุณก็ตรวจสอบได้ว่าการทำงานที่บันทึกไว้แตกต่างจากโมเดลอย่างไร.
process mining ไม่ได้ตัดสินว่าความเบี่ยงเบนเป็นสิ่งผิดหรือไม่ แต่ให้หลักฐานสำหรับการตรวจสอบ ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการและโมเดลช่วยให้คุณตีความสิ่งที่ข้อมูลแสดงได้.
ช่องว่างระหว่างสองสิ่งนี้ทำให้เกิดต้นทุนอย่างไร
กระบวนการที่บันทึกไว้อาจไม่ตรงกับสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานและระบบทำจริง หากทีมวางแผนกำลังคน การเปลี่ยนแปลง หรือระบบอัตโนมัติโดยอิงจากโมเดลที่ล้าสมัย ก็อาจไปให้ความสำคัญกับงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นตามที่คาดไว้ ขณะเดียวกัน วิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและงานแก้ไขซ้ำก็อาจไม่ปรากฏให้เห็น.
ช่องว่างที่พบได้บ่อยมีดังนี้:
- มีขั้นตอนในโมเดลแต่ไม่ได้ทำจริง ในทางปฏิบัติอาจข้ามการตรวจทานที่วางแผนไว้ หากออกแบบกระบวนการโดยไม่ตรวจสอบการทำงานจริง ก็อาจปรับผิดจุด
- มีขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริงแต่ไม่มีในโมเดล วิธีทำงานเฉพาะหน้าอาจกลายเป็นเรื่องปกติ ทั้งที่ไม่ได้บันทึกไว้หรือไม่ได้กำหนดผู้รับผิดชอบ
- มีวงจรแก้ไขงานซ้ำที่ไม่ได้อยู่ในโมเดล แผนภาพอาจแสดงเส้นทางตรง แต่ข้อมูลเหตุการณ์เผยให้เห็นว่าบางกรณีย้อนกลับไปทำกิจกรรมก่อนหน้า
- การส่งต่องานล่าช้า โมเดลแสดงจุดที่มีการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบได้ ส่วน process mining วัดได้ว่ากรณีต่าง ๆ ต้องรอที่จุดนั้นนานเท่าใด.
การสร้างแบบจำลองเพียงอย่างเดียวบอกไม่ได้ว่ากระบวนการที่บันทึกไว้ตรงกับการทำงานจริงหรือไม่ ส่วน process mining เพียงอย่างเดียวก็บอกไม่ได้ว่าพฤติกรรมที่พบเป็นสิ่งที่ยอมรับได้หรือไม่ การเปรียบเทียบทั้งสองอย่างจึงสำคัญ.
ทั้งสองอย่างทำงานร่วมกันอย่างไร
วงจรการปรับปรุงเชื่อมโยงกระบวนการที่ตั้งใจไว้เข้ากับหลักฐานจากการทำงานจริง ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงสามขั้นตอน โดยใช้กระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้:
- วิเคราะห์กระบวนการปัจจุบันด้วย process mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์ดูว่าใบแจ้งหนี้ผ่านเส้นทางใด ต้องรอนานเท่าใดระหว่างกิจกรรม และกรณีใดบ้างที่ย้อนกลับมาแก้ไข ข้อมูลนี้แสดงการทำงานจริงในปัจจุบัน ไม่ใช่แค่ขั้นตอนที่บันทึกไว้
- สร้างโมเดลสภาพเป้าหมาย ตกลงขั้นตอนอนุมัติ จุดตัดสินใจ และการส่งต่องานที่ต้องการ แล้วบันทึกสภาพเป้าหมายไว้ในโมเดลกระบวนการ เพื่อให้ทีมมีข้อมูลอ้างอิงที่ชัดเจน
- ตรวจสอบความสอดคล้อง เปรียบเทียบโมเดลกับกรณีที่บันทึกไว้ แล้วตรวจดูว่าใบแจ้งหนี้ใดข้ามขั้นตอนอนุมัติ ใช้ลำดับต่างออกไป หรือผ่านเส้นทางที่ไม่คาดไว้ จากนั้นพิจารณาว่าความแตกต่างแต่ละอย่างเกิดจากปัญหาในการทำงานจริง เป็นข้อยกเว้นที่ควรอนุญาตในโมเดล หรือเป็นสภาพเป้าหมายที่ต้องทบทวน.
จากนั้นนำสิ่งที่เรียนรู้ไปปรับกระบวนการหรือโมเดล แล้วเปรียบเทียบอีกครั้งเมื่อมีหลักฐานใหม่ วงจรนี้ไม่ได้หมายความว่าต้องกำจัดความเบี่ยงเบนทุกกรณี แต่ช่วยให้คุณตัดสินใจอย่างเป็นระบบว่าความแตกต่างใดสำคัญ.
คุณเริ่มจาก process mining ได้ หากยังไม่รู้ว่าควรให้ความสำคัญกับส่วนใดของกระบวนการ หรือเริ่มจากการสร้างแบบจำลองได้ หากตกลงสภาพเป้าหมายไว้แล้ว ไม่ว่าจะเริ่มทางไหน ให้ถือว่าโมเดลหรือการวิเคราะห์รอบแรกเป็นจุดเริ่มต้น แล้วปรับตามสิ่งที่เรียนรู้เพิ่มเติม.
เริ่มทดลองกับกระบวนการหนึ่งก่อน เพื่อดูว่าข้อมูลเหตุการณ์ของคุณช่วยให้เห็นอะไรได้บ้าง.
เราวางแผนให้มีการสร้างแบบจำลองตั้งแต่เวอร์ชันแรก แต่ไม่ได้คาดคิดว่าจะช่วยยกระดับการทำ process mining ได้มากขนาดนี้ โมเดลช่วยให้ผู้คนพูดคุยเรื่องกระบวนการได้ ซึ่งข้อมูลเหตุการณ์ที่ยุ่งเหยิงทำไม่ได้ เมื่อนำทั้งสองอย่างมาไว้ในที่เดียว process mining ก็สื่อสารด้วยภาษาธุรกิจได้ ไม่ใช่แค่ภาษาของนักวิเคราะห์
การตรวจสอบความสอดคล้อง จุดที่สองสิ่งมาพบกัน
การตรวจสอบความสอดคล้องเปรียบเทียบโมเดลกระบวนการที่ตั้งใจไว้กับการทำงานจริงที่บันทึกไว้ โดยแสดงกรณีที่ข้ามกิจกรรม ใช้ลำดับต่างออกไป หรือไม่พบเส้นทางที่อยู่ในโมเดล.
ความแตกต่างเป็นสัญญาณให้ตรวจสอบ ไม่ใช่หลักฐานว่ามีข้อบกพร่อง กระบวนการอาจอนุญาตให้มีข้อยกเว้นที่ถูกต้อง โมเดลอาจยังไม่สมบูรณ์ หรือข้อมูลเหตุการณ์อาจไม่ได้บันทึกกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง เริ่มจากกระบวนการและโมเดลที่กำหนดขอบเขตไว้ชัดเจน แล้วทบทวนสิ่งที่พบร่วมกับผู้ที่เข้าใจงาน.
ดูวิธีตรวจสอบความสอดคล้องใน ProcessMind หากต้องการดูเส้นทางต่าง ๆ ที่แต่ละกรณีดำเนินไป อ่านเรื่องรูปแบบการทำงานของกระบวนการ.
แนวทางแบบเดิมมีข้อดีและข้อจำกัดอย่างไร
การแยกโมเดลกระบวนการกับผลการวิเคราะห์ process mining ไว้คนละเครื่องมืออาจเหมาะกับทีมที่มีแนวทางด้านการสร้างแบบจำลองหรือการวิเคราะห์ข้อมูลอยู่แล้ว เครื่องมือแต่ละอย่างทำหน้าที่เฉพาะได้ และทีมเลือกสัญลักษณ์กับสภาพแวดล้อมการวิเคราะห์ให้เหมาะกับความต้องการได้.
สิ่งที่ต้องแลกคือเวลาและแรงงานที่ใช้เชื่อมโยงเครื่องมือเข้าด้วยกัน คุณอาจต้องส่งออกโมเดล เตรียมผลการวิเคราะห์ ปรับชื่อกิจกรรมให้ตรงกัน และตรวจสอบเวอร์ชันด้วยตนเอง หากการเปรียบเทียบยุ่งยากเกินไป ทีมอาจทำเพียงครั้งเดียวในโครงการ แล้วไม่กลับมาทำซ้ำ โมเดลกับหลักฐานก็จะค่อย ๆ ไม่ตรงกันอีก.
การใช้เครื่องมือแยกกันยังทำได้ หากคุณมีวิธีที่เชื่อถือได้ในการทำให้โมเดลและข้อมูลตรงกัน มีผู้รับผิดชอบชัดเจน และมีกระบวนการทบทวนที่ทีมปฏิบัติตาม คำถามสำคัญคือทีมของคุณจะเปรียบเทียบข้อมูลซ้ำได้หรือไม่เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง.
แนวทางสร้างแบบจำลองกระบวนการที่นำไปใช้ได้จริง
แนวทางสร้างแบบจำลองกระบวนการที่มีประโยชน์ควรเริ่มจากการตัดสินใจที่โมเดลต้องช่วยสนับสนุน ก่อนเริ่มวาด ให้ตกลงขอบเขตกระบวนการ ผู้ที่จะใช้โมเดล และระดับรายละเอียดที่ต้องการ.
- กำหนดขอบเขตให้ชัดเจน เลือกกระบวนการหนึ่งที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดชัดเจน งานในภาพกว้าง เช่น ตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน อาจต้องแบ่งเป็นกระบวนการย่อยก่อนจึงจะสร้างโมเดลที่ใช้ประโยชน์ได้
- เลือกระดับรายละเอียด ให้แผนภาพแสดงข้อมูลในระดับเดียวกัน การปนขั้นตอนภาพรวมกับการทำงานในระบบอย่างละเอียดอาจทำให้เข้าใจยาก
- ใช้ชื่อที่คุ้นเคย ตั้งชื่อกิจกรรมและบทบาทด้วยคำที่ทีมใช้ ป้ายกำกับที่ชัดเจนช่วยให้ทบทวนโมเดลและเปรียบเทียบกับข้อมูลเหตุการณ์ได้ง่ายขึ้น
- แสดงเส้นทางหลักก่อน แล้วค่อยเพิ่มข้อยกเว้น ทำให้เห็นขั้นตอนที่คาดว่าจะเกิดขึ้นได้ชัดเจน ก่อนเพิ่มเส้นทางที่พบไม่บ่อย รวมข้อยกเว้นที่มีผลต่อการตัดสินใจหรือความรับผิดชอบไว้ด้วย
- กำหนดผู้รับผิดชอบและจัดการเวอร์ชันของโมเดล มอบหมายผู้รับผิดชอบการทบทวนและบันทึกการเปลี่ยนแปลง หากไม่มีผู้ดูแลหรือประวัติการแก้ไข ก็ยากที่จะรู้ว่าโมเดลยังเป็นปัจจุบันหรือไม่
- กำหนดรอบการทบทวน กลับมาทบทวนโมเดลเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลงและตามรอบที่ตกลงกันไว้ หากไม่มีใครดูแลแผนภาพ ในที่สุดทีมก็จะไม่เชื่อถือข้อมูลนั้น.
สัญลักษณ์เป็นเพียงส่วนหนึ่งของงาน เรียนรู้เกี่ยวกับ BPMN 2.0 เพื่อทำความเข้าใจสัญลักษณ์และแนวทางการใช้งาน หากต้องการบันทึกกระบวนการใน ProcessMind อ่านภาพรวมการสร้างโมเดล BPMN หากต้องการรู้จักแนวทางการทำแผนที่กระบวนการในภาพกว้าง อ่านเรื่องการทำแผนที่กระบวนการ.
เปลี่ยนวงจรให้เป็นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
วงจรนี้จะมีประโยชน์เมื่อทำซ้ำตามการเปลี่ยนแปลงของกระบวนการ กำหนดผู้รับผิดชอบและคำถามที่ต้องการคำตอบให้ชัดเจนในแต่ละรอบ เช่น ตรวจสอบสาเหตุที่ต้องรอนาน ดูว่าการเปลี่ยนแปลงส่งผลต่อเส้นทางที่แต่ละกรณีดำเนินไปหรือไม่ หรือทบทวนว่าโมเดลยังแสดงสภาพเป้าหมายได้ถูกต้องหรือไม่.
ทบทวนโดยเน้นสิ่งที่นำไปใช้ได้จริง:
- ปรับเปลี่ยนอย่างเจาะจง เลือกปัญหาที่ชัดเจน แทนที่จะพยายามปรับกระบวนการทั้งหมดในคราวเดียว
- ตรวจสอบหลักฐาน ใช้ process mining ทบทวนการทำงานที่บันทึกไว้ และใช้การจำลองกระบวนการเพื่อสำรวจสถานการณ์ที่เป็นไปได้ตามความเหมาะสม
- ปรับโมเดล หากสภาพเป้าหมายเปลี่ยนแปลง ให้แก้ไขโมเดลเพื่อให้ยังใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้
- ทบทวนข้อยกเว้น พิจารณาว่าความเบี่ยงเบนเป็นเส้นทางที่ยอมรับได้ ปัญหาด้านข้อมูล หรือปัญหาที่ต้องจัดการ.
หากต้องการวงจรการปรับปรุงที่มีโครงสร้าง อ่านแนวทางการปรับปรุงกระบวนการโดยใช้ข้อมูล.
ProcessMind เหมาะกับงานส่วนใด
ProcessMind รวมการสร้างแบบจำลองกระบวนการและ process mining ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว คุณสามารถบันทึกสภาพเป้าหมาย วิเคราะห์การทำงานที่บันทึกไว้ และเปรียบเทียบทั้งสองอย่างได้ โดยไม่ต้องส่งต่องานด้วยตนเองระหว่างเครื่องมือคนละชุด นอกจากนี้ยังใช้การจำลองกระบวนการเพื่อสำรวจสถานการณ์ต่าง ๆ ได้.
การเก็บโมเดลและการวิเคราะห์ไว้ด้วยกันช่วยให้เปรียบเทียบซ้ำได้ง่ายขึ้น แต่ระบบไม่ได้ตัดสินใจแทนว่าความเบี่ยงเบนใดสำคัญ และไม่ได้เปลี่ยนกระบวนการให้คุณ ทีมของคุณยังต้องตีความหลักฐานและตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อ.
หากต้องการทำความเข้าใจ process mining ก่อน อ่านprocess mining คืออะไร หากต้องการดูว่าทั้งสองอย่างเชื่อมโยงกันใน ProcessMind อย่างไร สำรวจการสร้างโมเดล BPMNและprocess mining.
ทำวงจรให้ครบกับกระบวนการหนึ่ง
เลือกกระบวนการหนึ่ง วิเคราะห์การทำงานปัจจุบันด้วย process mining สร้างแบบจำลองสภาพเป้าหมาย และทบทวนความแตกต่างร่วมกับผู้ที่เข้าใจงาน คุณเริ่มทำรอบแรกได้ในช่วงทดลองใช้ฟรี.
ทำวงจรให้ครบกับกระบวนการหนึ่ง
วิเคราะห์กระบวนการหนึ่ง สร้างแบบจำลองสภาพเป้าหมาย แล้วตรวจสอบจุดที่การทำงานจริงแตกต่างออกไป.
