Süreç modelleme ve Process Mining birlikte daha iyi sonuç verir

Süreç modelleme, işlerin nasıl yürütülmesi gerektiğini gösterir. Process Mining ise olay verilerinden yola çıkarak işlerin gerçekte nasıl yürüdüğünü ortaya çıkarır. Hedeflediğiniz işleyişi gerçek uygulamayla karşılaştırın, önemli farkları belirleyin ve neleri değiştirmeniz gerektiğine karar verin. Uygunluk kontrolü, bu karşılaştırmayı somutlaştırır.

Süreç yönetiminin iki tamamlayıcı yönü

Süreç modelleme ve Process Mining, aynı sürece dair farklı soruları yanıtlar. Modelleme, insanların bilgisi ve tasarım kararlarıyla başlar. Process Mining ise işin kaydedildiği sistemlerden alınan olay günlüklerini kullanır.

Modelleme, ekibinize amaçlanan sürecin ortak bir tanımını sunar. Process Mining, kaydedilen olayları kullanarak vakaların izlediği yolları ve dokümantasyonda yer almayan farklılıkları gösterebilir. Biri diğerinin yerini tutmaz: model, işin ona göre yürüdüğünü kanıtlamaz; veriler de sürecin nasıl işlemesi gerektiğini tanımlamaz.

Süreç modelleme size ne kazandırır?

Süreç modeli, işle ilgili kararları görünür ve gözden geçirilebilir hâle getirir. Size şunları sağlayabilir:

• Ortak bir dil. Bir diyagram, devir teslim, karar veya adım konusunda anlaşmazlık olduğunda herkesin başvurabileceği somut bir kaynak sunar.
• Hedef durum. Process Mining mevcut süreci gösterebilir, ancak kuruluşunuzun hangi yolu izlemesi gerektiğine karar veremez. Model, bu hedefi kayda geçirir.
• Eğitim ve işe alıştırma materyali. Açık bir diyagram, insanların sorumlulukları ve adımların sırasını gayriresmî açıklamalara ihtiyaç duymadan anlamasına yardımcı olabilir.
• Otomasyon tasarımı için temel. Bir adımı otomatikleştirmeyi düşünmeden önce ne yaptığını, hangi bilgileri kullandığını ve ne zaman tamamlanmış sayılacağını tanımlamanız gerekir. Modelleme, bu kararları açıkça ortaya koymanıza yardımcı olur.

Süreç modelleme yöntemleri, serbest biçimli taslaklardan yapılandırılmış BPMN diyagramlarına kadar uzanır. Uygun ayrıntı düzeyi, hedef kitleye ve modelin desteklemesi gereken karara bağlıdır. Ekiplerin kesin ve ortak bir gösterime ihtiyacı olduğunda BPMN 2.0, süreç akışlarını standart biçimde ifade etmeyi sağlar.

Process Mining size ne kazandırır?

Process Mining, sürecin nasıl yürüdüğünü yeniden oluşturmak için genellikle vaka kimliği, etkinlik ve zaman damgası içeren olay verilerini kullanır. Şunları görmenizi sağlar:

• Vakaların izlediği gerçek yollar. Bir adımın atlandığı, önceki adıma dönüldüğü veya yeniden çalışma gerektiği vakalar dâhil, kaydedilmiş sıralamaları görün.
• Süreç farklılıkları. Her vakanın belgelenen yolu izlediğini varsaymak yerine, vakaların izlediği farklı yolları karşılaştırın.
• Darboğazlar ve bekleme süreleri. Vakaların nerede beklediğini görmek için etkinlikler arasındaki süreyi ölçün.
• Karşılaştırma için kanıt. Amaçlanan sürecin modelini oluşturduktan sonra, kaydedilen işleyişin modelden nerede ayrıldığını kontrol edebilirsiniz.

Process Mining, bir sapmanın yanlış olup olmadığına karar vermez. Araştırmanız için kanıt sunar. Verilerin gösterdiklerini yorumlamanıza süreç bilginiz ve modeliniz yardımcı olur.

Aradaki fark ve maliyeti

Belgelenen süreç, insanların ve sistemlerin gerçekte yürüttüğü süreçten farklı olabilir. Ekipler personel planlamasını, değişiklikleri veya otomasyonu güncelliğini yitirmiş bir modele göre planladığında, beklenenden farklı işlere odaklanabilir. Geçici çözümler ve yeniden çalışma da görünmez kalabilir.

Sık karşılaşılan farklılıklar şunlardır:

• Modelde yer alan ama uygulanmayan bir adım. Planlanan bir inceleme uygulamada atlanabilir. İşleyişi kontrol etmeden bu adıma göre tasarım yapmak yanlış bir değişikliğe yol açabilir.
• Yalnızca uygulamada bulunan bir adım. Bir geçici çözüm, belgelenmeden veya sorumlusu belirlenmeden rutin hâle gelmiş olabilir.
• Modelde yer almayan bir yeniden çalışma döngüsü. Diyagram doğrudan bir yol gösterirken olay verileri, vakaların önceki bir etkinliğe geri döndüğünü ortaya çıkarabilir.
• Yavaş bir devir teslim. Model, sorumluluğun nerede değiştiğini gösterebilir; Process Mining ise vakaların o noktada ne kadar beklediğini ölçebilir.

Modelleme tek başına, belgelenen sürecin uygulamayla örtüşüp örtüşmediğini gösteremez. Process Mining de gözlemlenen davranışın kabul edilebilir olup olmadığını söyleyemez. İkisini karşılaştırmak, aralarındaki farkı ortaya çıkarır.

Birlikte nasıl çalışırlar?

İyileştirme döngüsü, amaçlanan süreci uygulamadan elde edilen kanıtlarla buluşturur. Fatura onay sürecini ele alan üç adımlı bir örnek:

1. Mevcut süreci Process Mining ile inceleyin. Olay verilerini kullanarak faturaların izlediği yolları, etkinlikler arasında ne kadar beklediklerini ve vakaların düzeltme için nerelere döndüğünü görün. Böylece yalnızca belgelenen yolu değil, mevcut işleyişi de anlarsınız.
2. Hedef durumu modelleyin. İstediğiniz onay adımları, karar noktaları ve devir teslimler üzerinde uzlaşın. Ekibin başvurabileceği açık bir kaynak olması için hedefi süreç modeline kaydedin.
3. Uyumluluğu kontrol edin. Modeli kaydedilmiş vakalarla karşılaştırın. Faturaların nerede onay adımını atladığını, farklı bir sıralama izlediğini veya beklenmeyen bir yola saptığını inceleyin. Her farkın uygulamadaki bir soruna mı, modelin izin vermesi gereken bir istisnaya mı, yoksa yeniden ele alınması gereken bir hedef duruma mı işaret ettiğine karar verin.

Öğrendiklerinizi kullanarak süreci veya modelini güncelleyin; yeni kanıtlar elde ettiğinizde karşılaştırmayı tekrarlayın. Bu döngü, her sapmanın ortadan kaldırılması gerektiği anlamına gelmez. Hangi farkların önemli olduğuna karar vermeniz için yapılandırılmış bir yöntem sunar.

Sürecin hangi bölümünün ele alınması gerektiğini henüz bilmiyorsanız Process Mining ile başlayabilirsiniz. Üzerinde uzlaşılmış bir hedef durumunuz varsa modellemeyle başlayabilirsiniz. Her iki durumda da ilk modeli veya analizi başlangıç noktası olarak görün ve öğrendikçe güncelleyin.

Olay verilerinizin neler gösterebileceğini görmek için ilk analizi tek bir süreçte başlatın.

Uyumluluk kontrolü: İki yaklaşımın buluştuğu nokta

Uyumluluk kontrolü, amaçlanan süreç modelini kaydedilen işleyişle karşılaştırır. Etkinliklerin atlandığı, sıralamanın değiştiği veya modeldeki bir yolun hiç görülmediği vakaları öne çıkarabilir.

Bir fark, araştırma gerektirir; tek başına bir kusurun kanıtı değildir. Süreç geçerli bir istisnaya izin veriyor olabilir, model eksik olabilir veya olay verileri ilgili etkinliği kaydetmiyor olabilir. Kapsamı açık bir süreç ve modelle başlayın, ardından bulguları işi bilen kişilerle birlikte değerlendirin.

ProcessMind’de uyumluluk kontrolünün nasıl çalıştığını görün. Vakaların izlediği farklı yolları incelemek için süreç varyantlarına göz atın.

Geleneksel yaklaşımın artıları ve eksileri

Süreç modellerini ve Process Mining sonuçlarını ayrı araçlarda tutmak, yerleşik modelleme veya analiz iş akışları olan ekiplere uygun olabilir. Her araç kendi amacına hizmet eder; ekipler ihtiyaçlarına uygun gösterim yöntemini ve analiz ortamını seçebilir.

Bunun karşılığında araçları birbirine bağlamak için ek iş gerekir. Modelleri dışa aktarmanız, analiz sonuçlarını hazırlamanız, etkinlik adlarını eşleştirmeniz ve sürümleri elle uzlaştırmanız gerekebilir. Karşılaştırma çok zahmetliyse ekipler bunu bir proje için bir kez yapıp tekrarlamayabilir. Böylece model ile kanıt arasındaki fark yeniden açılır.

Modelleri ve verileri uyumlu tutmanın güvenilir bir yolu, net sorumlular ve uygulanan bir inceleme süreci varsa ayrı araçlar yine de işe yarayabilir. Önemli olan, süreç değiştikçe ekibinizin karşılaştırmayı tekrarlayıp tekrarlayamayacağıdır.

Uygulamada süreç modelleme rehberi

İyi bir süreç modelleme rehberi, modelin desteklemesi gereken kararlarla başlar. Çizime geçmeden önce sürecin sınırlarını, modeli kimin kullanacağını ve ne kadar ayrıntı gerektiğini netleştirin.

1. Kapsamı netleştirin. Başlangıcı ve bitişi belli tek bir süreç seçin. Siparişten Tahsilata gibi geniş bir alanı, işe yarar biçimde modelleyebilmek için daha küçük süreçlere ayırmanız gerekebilir.
2. Ayrıntı düzeyini belirleyin. Diyagramı tek bir düzeye odaklayın. Üst düzey aşamalarla ayrıntılı sistem işlemlerini bir arada göstermek, diyagramın takibini zorlaştırabilir.
3. Herkesin bildiği adları kullanın. Etkinlikleri ve rolleri ekibinizin kullandığı dille adlandırın. Açık etiketler, modeli incelemeyi ve olay verileriyle karşılaştırmayı kolaylaştırır.
4. Önce ana yolu, sonra istisnaları gösterin. Daha az rastlanan yolları eklemeden önce beklenen akışı anlaşılır kılın. Kararları veya sorumlulukları etkileyen istisnalara yer verin.
5. Sorumluluk atayın ve modelin sürüm geçmişini tutun. İnceleme sorumluluğunu bir kişiye verin ve değişiklikleri kaydedin. Sorumlu veya geçmiş bilgisi olmadığında modelin güncel olup olmadığını anlamak zorlaşır.
6. Düzenli inceleme takvimi oluşturun. Süreç değiştiğinde ve kararlaştırılan inceleme tarihlerinde modeli gözden geçirin. Kimsenin güncellemediği bir diyagram zamanla ekibin güvenini kaybeder.

Gösterim, çalışmanın yalnızca bir parçasıdır. Semboller ve kurallar hakkında bilgi edinmek için BPMN 2.0’ı öğrenin. ProcessMind’de süreçleri belgelemeniz gerekiyorsa BPMN modelleme genel bakışını inceleyin. Süreç haritalama yaklaşımlarına daha geniş bir giriş için süreç haritalama hakkında bilgi edinin.

Döngüyü sürekli iyileştirmeye dönüştürün

Süreç değiştikçe döngüyü tekrarladığınızda fayda sağlar. Her incelemenin sorumlusunu ve yanıtlaması gereken soruyu netleştirin. Örneğin uzun bir beklemeyi araştırabilir, bir değişikliğin vakaların izlediği yolları etkileyip etkilemediğini kontrol edebilir veya modelin hedef durumu hâlâ yansıtıp yansıtmadığını inceleyebilirsiniz.

İncelemeyi uygulamaya dönük tutun:

• Belirli bir değişikliğe odaklanın. Tüm süreci bir kerede yeniden tasarlamaya çalışmak yerine belirli bir sorunu seçin.
• Kanıtları kontrol edin. Kaydedilen işleyişi incelemek için Process Mining’den, olası senaryoları değerlendirmek içinse uygun durumlarda süreç simülasyonundan yararlanın.
• Modeli güncelleyin. Hedef durum değişirse, yararlı bir başvuru kaynağı olmaya devam etmesi için modeli yenileyin.
• İstisnaları gözden geçirin. Bir sapmanın kabul edilen bir yol mu, veri sorunu mu, yoksa ele alınması gereken bir problem mi olduğuna karar verin.

Yapılandırılmış bir iyileştirme döngüsü için veriye dayalı süreç iyileştirme rehberine göz atın.

ProcessMind’in yeri

ProcessMind, süreç modelleme ile Process Mining’i tek platformda bir araya getirir. Hedef durumu belgeleyebilir, kaydedilen işleyişi analiz edebilir ve ayrı araçlar arasında elle devir teslim yapmadan ikisini karşılaştırabilirsiniz. Senaryoları incelemek için süreç simülasyonundan da yararlanabilirsiniz.

Modeli ve analizi aynı yerde tutmak, karşılaştırmayı tekrarlamayı kolaylaştırabilir. Ancak hangi sapmaların önemli olduğuna karar vermez veya süreçte sizin yerinize değişiklik yapmaz. Kanıtları yorumlamak ve sonraki adımlara karar vermek ekibinizin sorumluluğundadır.

Önce Process Mining’i anlamak istiyorsanız Process Mining’in ne olduğunu okuyun. İki yaklaşımın ProcessMind’de nasıl bir araya geldiğini görmek için BPMN modellemeyi ve Process Mining’i inceleyin.

Tek bir süreçte döngüyü tamamlayın

Bir süreç seçin, mevcut işleyişini Process Mining ile inceleyin, hedef durumu modelleyin ve farkları işi bilen kişilerle değerlendirin. İlk incelemeyi ücretsiz denemede yapabilirsiniz.