Modelagem de processos e Process Mining: juntos, melhores resultados

A modelagem de processos mostra como o trabalho deveria acontecer. O Process Mining revela como ele acontece na prática, com base nos dados de eventos. Juntos, ajudam você a comparar o processo planejado com a execução real, identificar diferenças relevantes e decidir o que mudar. A verificação de Conformidade deixa essa comparação clara.

As duas partes da gestão de processos

A modelagem de processos e o process mining respondem a perguntas diferentes sobre o mesmo processo. A modelagem parte do conhecimento das pessoas e das decisões de projeto. O process mining parte dos registros de eventos dos sistemas que registram o trabalho.

A modelagem dá ao time uma descrição compartilhada do processo planejado. O process mining usa eventos registrados para mostrar os caminhos percorridos pelos casos, incluindo variações que talvez não apareçam na documentação. Um não substitui o outro: o modelo não comprova que o trabalho segue o fluxo previsto, e os dados analisados não definem como o processo deveria ser.

O que a modelagem de processos oferece

Um modelo de processo deixa visíveis as decisões sobre o trabalho e permite revisá-las. Ele pode oferecer:

• Uma linguagem compartilhada. Um diagrama oferece uma referência concreta quando há divergências sobre um handoff, uma decisão ou uma etapa.
• Um estado futuro definido. O process mining pode mostrar o processo atual, mas não decide qual caminho a organização quer seguir. O modelo registra essa intenção.
• Material de treinamento e integração. Um diagrama claro ajuda as pessoas a entender responsabilidades e sequência sem depender de explicações informais.
• Uma base para projetar automações. Antes de considerar a automação de uma etapa, é preciso definir o que ela faz, quais informações usa e o que caracteriza sua conclusão. A modelagem ajuda a explicitar essas decisões.

Os métodos de modelagem de processos vão de esboços informais a diagramas BPMN estruturados. O nível de detalhe ideal depende do público e da decisão que o modelo precisa apoiar. Quando as equipes precisam de uma notação precisa e compartilhada, BPMN 2.0 oferece uma forma padronizada de representar fluxos de processo.

O que o Process Mining oferece

O Process Mining usa dados de eventos, que normalmente incluem um identificador de caso, uma atividade e a data e hora do registro, para reconstruir a execução do processo. Ele pode mostrar:

• Os caminhos realmente percorridos pelos casos. Veja as sequências registradas, inclusive os casos que pularam uma etapa, voltaram ou precisaram de retrabalho.
• Variantes do processo. Compare os diferentes caminhos percorridos pelos casos, em vez de presumir que todos seguem o fluxo documentado.
• Gargalos e tempo de espera. Meça o tempo entre atividades para identificar onde os casos ficam aguardando.
• Evidências para comparação. Depois de modelar o processo planejado, você pode verificar como a execução registrada difere dele.

O process mining não determina se um desvio está errado. Ele fornece evidências para investigar. O conhecimento do processo e o modelo ajudam você a interpretar o que os dados mostram.

A diferença entre os dois e o custo que ela gera

O processo documentado pode ser diferente daquele que as pessoas e os sistemas executam na prática. Quando os times planejam equipes, mudanças ou automações com base em um modelo desatualizado, podem se concentrar em um trabalho que não acontece como esperado. Enquanto isso, soluções improvisadas e retrabalho podem continuar invisíveis.

Algumas diferenças comuns:

• Uma etapa do modelo que não é realizada. Uma revisão planejada pode ser ignorada na prática. Projetar mudanças sem verificar a execução pode levar a uma decisão equivocada.
• Uma etapa que só existe na prática. Uma solução improvisada pode ter virado rotina sem ser documentada nem ter uma pessoa responsável.
• Um ciclo de retrabalho que não aparece no modelo. O diagrama pode mostrar um caminho direto, enquanto os dados de eventos revelam casos que voltam a uma atividade anterior.
• Um handoff demorado. O modelo mostra onde a responsabilidade muda, mas o process mining mede quanto tempo os casos esperam nesse ponto.

A modelagem, por si só, não mostra se o processo documentado corresponde à execução. O process mining, sozinho, não diz se o comportamento observado é aceitável. É por isso que vale a pena comparar os dois.

Como os dois se complementam

O ciclo de melhoria conecta o processo planejado às evidências da execução. Veja um exemplo em três etapas usando um processo de aprovação de faturas:

1. Analise o processo atual. Use os dados de eventos para ver os caminhos percorridos pelas faturas, quanto tempo elas esperam entre as atividades e onde os casos voltam para correções. Assim, você entende a execução atual, não apenas o fluxo documentado.
2. Modele o estado futuro. Defina em conjunto as etapas de aprovação, os pontos de decisão e os handoffs desejados. Registre esse estado futuro em um modelo de processo para que o time tenha uma referência clara.
3. Verifique a conformidade. Compare o modelo com os casos registrados. Analise onde uma fatura pulou uma aprovação, seguiu outra sequência ou percorreu um caminho inesperado. Decida se cada diferença aponta para um problema na execução, uma exceção que o modelo deveria permitir ou um estado futuro que precisa ser revisto.

Depois, use o que aprendeu para revisar o processo ou o modelo e repita a comparação quando tiver novas evidências. Esse ciclo não significa que todo desvio precisa ser eliminado. Ele oferece uma forma estruturada de decidir quais diferenças importam.

Você pode começar pelo process mining quando ainda não sabe qual parte do processo precisa de atenção. Também pode começar pela modelagem quando já existe um estado futuro acordado que precisa ser verificado. Em qualquer caso, trate o primeiro modelo ou análise como um ponto de partida e atualize-o conforme aprender mais.

Faça uma primeira análise de um processo para descobrir o que os dados de eventos podem revelar.

Verificação de conformidade: onde os dois se encontram

A verificação de conformidade compara um modelo do processo planejado com a execução registrada. Ela pode destacar casos em que atividades foram ignoradas, a ordem foi diferente ou um caminho previsto no modelo não foi observado.

Uma diferença é um motivo para investigar, não uma prova de falha. O processo pode permitir uma exceção válida, o modelo pode estar incompleto ou os dados de eventos podem não registrar a atividade relevante. Comece com um processo e um modelo de escopo claro e, depois, analise os resultados com quem conhece o trabalho.

Veja como funciona a verificação de conformidade no ProcessMind. Para visualizar os diferentes caminhos percorridos pelos casos, consulte as variantes de processo.

A abordagem tradicional: vantagens e desvantagens

Manter os modelos de processo e os resultados do process mining em ferramentas separadas pode funcionar para times com práticas consolidadas de modelagem ou análise. Cada ferramenta atende a uma finalidade específica, e o time pode escolher a notação e o ambiente de análise mais adequados.

O desafio está no trabalho necessário para conectar as ferramentas. Talvez seja preciso exportar modelos, preparar os resultados das análises, alinhar nomes de atividades e reconciliar versões manualmente. Se a comparação exigir muito esforço, o time pode fazê-la uma vez para um projeto e não repeti-la. Com o tempo, o modelo e as evidências voltam a se distanciar.

Ferramentas separadas ainda podem funcionar quando você tem uma forma confiável de manter modelos e dados alinhados, responsabilidades bem definidas e um processo de revisão seguido pelo time. A questão principal é se o time consegue repetir a comparação conforme o processo muda.

Guia prático de modelagem de processos

Um guia útil de modelagem de processos começa pelas decisões que o modelo precisa apoiar. Antes de desenhar, defina os limites do processo, quem vai usar o modelo e de quanto detalhe essa pessoa precisa.

1. Defina um escopo claro. Escolha um processo com início e fim definidos. Uma área ampla, como do pedido ao recebimento, talvez precise ser dividida em processos menores antes de ser modelada de forma útil.
2. Escolha o nível de detalhe. Mantenha o diagrama concentrado em um único nível. Misturar etapas de alto nível com ações detalhadas do sistema pode dificultar a leitura.
3. Use nomes conhecidos. Dê às atividades e funções os nomes usados pelo time. Rótulos claros facilitam a revisão do modelo e a comparação com os dados de eventos.
4. Mostre o caminho principal e depois as exceções. Deixe o fluxo esperado claro antes de acrescentar caminhos menos comuns. Inclua as exceções que afetam decisões ou responsabilidades.
5. Defina responsáveis e controle as versões do modelo. Atribua a alguém a responsabilidade pela revisão e mantenha um histórico das mudanças. Sem uma pessoa responsável ou um histórico, fica mais difícil saber se o modelo está atualizado.
6. Defina uma frequência de revisão. Revise o modelo quando o processo mudar e nos momentos de revisão acordados. Um diagrama sem manutenção acaba perdendo a confiança do time.

A notação é apenas uma parte do trabalho. Saiba mais sobre BPMN 2.0 e seus símbolos e convenções. Se você precisa documentar processos no ProcessMind, consulte a visão geral da modelagem BPMN. Para conhecer outras abordagens de mapeamento, leia sobre mapeamento de processos.

Transforme o ciclo em melhoria contínua

O ciclo se torna útil quando você o repete conforme o processo muda. Defina uma pessoa responsável por cada rodada e uma pergunta específica a responder. Por exemplo, você pode investigar uma espera longa, verificar se uma mudança afetou os caminhos percorridos pelos casos ou avaliar se o modelo ainda representa o estado futuro.

Mantenha a revisão prática:

• Faça uma mudança específica. Escolha um problema concreto em vez de tentar redesenhar todo o processo de uma vez.
• Verifique as evidências. Use Process Mining para analisar a execução registrada e, quando fizer sentido, simulação de processos para explorar cenários possíveis.
• Atualize o modelo. Se o estado futuro mudar, revise o modelo para que ele continue sendo uma referência útil.
• Analise as exceções. Decida se um desvio é um caminho aceito, um problema nos dados ou uma questão que precisa de atenção.

Para conhecer um ciclo estruturado de melhoria, consulte o guia de melhoria de processos orientada por dados.

Como o ProcessMind se encaixa

O ProcessMind reúne modelagem de processos e Process Mining em uma única plataforma. Você pode documentar um estado futuro, analisar a execução registrada e comparar os dois sem depender de uma transferência manual entre ferramentas. A simulação de processos também permite explorar cenários.

Manter o modelo e a análise juntos pode facilitar a repetição da comparação. A plataforma não decide quais desvios importam nem faz mudanças no processo por você. Cabe ao seu time interpretar as evidências e decidir os próximos passos.

Se você quer entender primeiro a parte de mineração, leia o que é Process Mining. Para ver como as duas abordagens se conectam no ProcessMind, explore a modelagem BPMN e o Process Mining.

Feche o ciclo em um processo

Escolha um processo, analise sua execução atual com Process Mining, modele o estado futuro e revise as diferenças com quem conhece o trabalho. Você pode fazer essa primeira análise durante o teste.