Kaizen és folyamatos fejlesztés: hogyan bizonyítsa az eredményeket

A kaizen folyamatos fejlesztés azt jelenti, hogy a munkát végzőkkel együtt apró, rendszeres változtatásokat vezetnek be. A japán 改善 szó jelentése: „változtatás a jobbításért”. A módszer Masaaki Imai 1986-os könyve és a Toyota Production System bemutatása révén vált ismertté a nyugati vezetésben.

A kaizen segíti a csapatokat a fejlődésben, de a fejlesztés önmagában nem bizonyítja, hogy bevált-e egy változtatás. Kiinduló érték nélkül előfordulhat, hogy mindenki jobbnak érzi a folyamatot, de nem tudja, mennyit javult. Így nehezebb igazolni az eredményt, vagy észrevenni, ha a folyamat visszatér a korábbi állapotához.

A módszer két alapelvre épül: induljon ki egy meghatározott szabványból, és vonja be a gembán, vagyis a munka tényleges helyszínén dolgozókat. Ez az útmutató bemutatja a napi kaizent és a kaizen eseményeket, azt, hogyan kapcsolják össze a kaizen fejlesztési pontok az értékáram-térképet a fejlesztési tervvel, miért veszítenek lendületet a programok, és hogyan segíthet az eseménynapló az eredmények mérésében.

Mit jelent a kaizen?

A kaizen a munka apró, folyamatos változtatásokkal történő fejlesztése. Két alapelv teszi a módszert a gyakorlatban is alkalmazhatóvá.

Induljon ki egy szabványból. Ahhoz, hogy megállapítsa, javult-e a munka, először meg kell határoznia, hogyan végzik. A kaizen módosítja a szabványt, dokumentálja az új módszert, majd ezt használja a következő fejlesztés alapjául. Szabvány nélkül a változtatás egyéni kerülőmegoldás maradhat, amely eltűnik, amikor az adott munkatárs továbbáll.

Vonja be a gembán dolgozókat. A gemba a munka tényleges helyszínét jelenti. A munkát végzők olyan nehézségeket is észrevesznek, amelyek egy jelentésből nem derülnek ki, és közvetlen szerepük van a jobb munkamódszer fenntartásában.

Az olyan eszközök, mint az 5S, a PDCA, a poka-yoke, a kanban és az andon, támogathatják ezeket az alapelveket, de önmagukban nem jelentik a kaizent. A lényeg, hogy egy változtatást a kiinduló értékhez viszonyítva hajtson végre, ellenőrizze az eredményt, és tartsa meg, ha bevált.

A Toyota innováció és kaizen közötti különbségtétele hasznos: az innováció nagy ugrást jelent, a kaizen pedig széles körű részvétellel, kisebb lépésekben fejleszt. Sok fejlesztéshez elég egy szabályzat, rendszerbeállítás vagy űrlap módosítása, nincs szükség nagy projektre.

Miben különbözik a napi kaizen a kaizen eseménytől?

A napi kaizen és a kaizen esemény más célt szolgál. A napi kaizen a csapat mindennapi munkájának részévé teszi a fejlesztést. Az esemény pedig összehozza az érintetteket, hogy egy konkrét problémára összpontosítsanak.

Gyakori hiba több eseményt tartani, majd ezeket a teljes programnak tekinteni. Az események látványos változásokat hozhatnak, de önmagukban nem alakítanak ki folyamatos fejlesztési szokást. Az esemény végén a csapatnak továbbra is felelősséget kell vállalnia a szabványért, és keresnie kell a kisebb fejlesztési lehetőségeket.

Hogyan kapcsolódik a kaizen folyamatos fejlesztés az értékáram-térképezéshez?

Az értékáram-térkép a munka jelenlegi állapotát mutatja: a folyamat menetét, a várakozási időt, az átadásokat, a szűk keresztmetszeteket, az utómunkát és a veszteségeket. Segít a csapatnak megtalálni, hol van szükség fejlesztésre.

A kaizen fejlesztési pont csillagszerű jelölés az aktuális állapotot ábrázoló értékáram-térképen. Azt a konkrét lépést jelöli, amelyet fejleszteni kíván. A kaizen értékáram-térképezésben minden fejlesztési pont egy megfigyelt problémát kapcsol össze a javasolt változtatással és a várt eredménnyel.

A fejlesztési pont akkor használható a gyakorlatban, ha a következő szabályt követi:

• Egy lépés: Egy konkrét lépéshez kapcsolja, ne a teljes folyamathoz.
• Egy változtatás: Ne csak azt írja le, min szeretne javítani, hanem azt is, min fog változtatni.
• Egy várható számérték: Becsülje meg a hatást mérhető formában.

A „várakozási idő csökkentése” túl általános. „A hitelképesség-ellenőrzés az ügyfélcím ellenőrzésével párhuzamosan fusson, hogy ennél a lépésnél két nappal csökkenjen a várakozás” megnevezi a lépést, a változtatást és a várt hatást.

Az aktuális állapotot ábrázoló térképen szereplő fejlesztési pontok a jövőbeli állapothoz vezető fejlesztési tervet alkotják. Minden javasolt változtatáshoz indoklás és várt eredmény tartozzon. Számérték nélkül nehezebb értékelni a listát, és előfordulhat, hogy az utoljára felszólaló véleményét tükrözi, nem pedig azt, hol van szükség fejlesztésre.

A értékáram-térképezés bemutatja a térképet, és azt, hogyan kapcsolódik egymáshoz a jelenlegi és a jövőbeli állapot. Minden kaizen fejlesztési pontnál az a legfontosabb kérdés, hogyan méri majd a hatását. A jelölésekről bővebben az értékáram-térképezés dokumentációjában olvashat.

Miért veszítenek lendületet a kaizen programok?

Négy gyakori probléma nehezíti az elért eredmények fenntartását.

Nincs kiinduló érték. A csapat módosít egy folyamatlépést, de előtte nem méri meg. Később, amikor valaki megkérdezi, segített-e a változtatás, a válasz emlékeken és anekdotákon alapul.

Az új szabványt nem dokumentálják. A változtatás eleinte beválhat, de a folyamat eltérhet az új iránytól, ha az új módszer nem kerül be a szabványba vagy a rendszerbeállításokba.

A mérés túl sok munkát igényel. A kézi időméréshez mintavételre, stopperórára és a mérési módszerről szóló megállapodásra lehet szükség. Ha a ráfordítás nagyobbnak tűnik a várható haszonnál, a csapat kihagyhatja a kiinduló mérést. Így nem marad bizonyíték a változtatás alátámasztására.

A célt panaszok, nem pedig a hatás alapján választják ki. Adatok nélkül a csapat a leglátványosabb vagy legbosszantóbb lépésre összpontosíthat. Pedig nem biztos, hogy ez okozza a legnagyobb késedelmet a teljes folyamatban.

Ezek a problémák nem azt jelentik, hogy a csapatból hiányzik az elkötelezettség. Gyakran inkább azt, hogy nehéz átlátni és mérni a folyamatot, ezért nehéz megfelelő célt választani vagy igazolni az eredményt.

Hogyan segítheti az eseménynapló a kaizent?

Ha a munka egy rendszerben zajlik, a rendszer rögzítheti az eseményeket, például az ügyazonosítót, a tevékenységet és annak időpontját. Ezekből a rekordokból eseménynapló állhat össze. A process mining az eseménynapló adataiból megmutatja, hogyan zajlott a folyamat, és ezzel segítheti a kaizenhez szükséges méréseket.

Készítsen kiinduló mérést a folyamatadatokból. Vizsgálja meg az átfutási időket, az újramunkálási köröket, a folyamatváltozatokat és a tevékenységek közötti várakozást. A medián és az értékek szóródása megmutathatja, miben térnek el az átlagos és a lassabb esetek. A 90. percentilis segít megérteni a leghosszabb eseteket, és azt, hol torlódik fel a várakozás.

A megfigyelt késések alapján válasszon fejlesztési célt. Ha összehasonlítja a lépések várakozási idejét, könnyebben eldöntheti, mire érdemes összpontosítani, ahelyett hogy csak a leghangosabb panaszra reagálna.

A változás előtt és után ugyanazzal a mérőszámmal hasonlítsa össze a folyamatot. Ha ugyanazt a definíciót és hatókört használja, összevetheti a folyamat változás előtti állapotát a későbbi adatokkal. Az összehasonlításhoz azonban megfelelő időszakot kell választani, és figyelembe kell venni a folyamat vagy az esetösszetétel változásait.

Ellenőrizze, hogy a folyamat követi-e az új szabványt. Ha szabályokat határoz meg az új munkamódszerhez, a megfelelőség-ellenőrzés segíthet azonosítani azokat az eseteket, amelyek eltérnek tőlük. Így hamarabb észreveheti az eltéréseket, és még friss változásként kivizsgálhatja őket.

A process mining nem helyettesíti a kaizent. Viszont kiválthatja a kézi mérési munka egy részét, amely megnehezíti annak bizonyítását, hogy a kaizen során bevezetett változás valóban segített-e. A process mining segítségével megvizsgálhatja az eseménynapló adatait, és összehasonlíthatja, hogyan halad át a munka a folyamaton.

Tudja meg, hogyan hozhat létre process mininghoz használható eseménynaplót.

Miben különbözik a kaizen a Leantől és a Six Sigmától?

A kaizen, a Lean és a Six Sigma ugyanazt a fejlesztési munkát támogathatja, de más kérdésekre összpontosítanak.

Sok szervezet a Leant és a Six Sigmát kaizen szemlélettel ötvözi. A megközelítések különböznek, de mindegyikhez szükség van a folyamat mérésére és annak ellenőrzésére, hogy a változás elérte-e a kívánt hatást. A módszerek részletesebb összehasonlításához olvassa el, mi a Six Sigma.

Hogyan végezhet el egy kaizenciklust egy negyedév alatt?

A célzott munkához összpontosítson egy folyamatra, egy lépésre és egy mérőszámra.

1. Válasszon eseménynaplóval rendelkező folyamatot. Keressen rendszeresen ismétlődő munkát, amelyet a tevékenységeket és időpontokat rögzítő rendszerben végeznek. Ha a munkáról nem készül rendszerben nyilvántartás, először gondolja át, hogyan fogja mérni.
2. A cél kiválasztása előtt mérje fel a folyamat menetét. Mérje meg a várakozási és a munkavégzési időt a folyamat egészében. Az adatok alapján más cél is kirajzolódhat, mint amire a résztvevők először számítanak.
3. Határozza meg a kaizen gyorsfejlesztés kereteit. Nevezzen meg egy lépést, egy változtatást és egy számszerűen megfogalmazott várt hatást. Jelöljön ki felelőst és határidőt.
4. Vezesse be a változtatást, és frissítse a szabványt. Dokumentálja az új munkamódszert, vagy frissítse a megfelelő űrlapot, illetve rendszerbeállítást. Nehezebb fenntartani azt a változtatást, amely csak egy ember napi rutinjában jelenik meg.
5. Ugyanazzal a definícióval mérje meg az eredményt. Hasonlítsa össze ugyanazt a mérőszámot egy megfelelő időszakban. Ha nem javult az eredmény, rögzítse, és döntse el, mit próbál ki legközelebb. A sikertelen változtatás mérése is hasznos információt ad.
6. Ellenőrizze a szabvány betartását, majd ismételje meg a ciklust. Határozza meg, hogyan ellenőrzi az új szabvány követését. A következő ciklusban keressen újabb fejlesztési lehetőséget.

Minden ciklusban egyetlen folyamatra összpontosítson. Vonja be a folyamat felelősét a mérésbe és az eredmények áttekintésébe, így a csapat szakértő bevonása nélkül is ellenőrizheti a változtatások hatását.

Mi legyen a következő lépés?

Mielőtt változtatna rajta, először mérjen meg egy lépést. Ha a munkáról eseménynapló készül, az adatokból kiinduló mérést állíthat össze, és eldöntheti, melyik kaizen gyorsfejlesztést tesztelje.

Nézze meg a kaizen gyorsfejlesztés jelölését az értékáram oldalán.

Hasonlítsa össze a fejlesztési módszereket