Miglioramento continuo Kaizen: come dimostrarne l’efficacia

Il miglioramento continuo Kaizen consiste nell’apportare piccoli cambiamenti costanti insieme a chi svolge il lavoro. La parola giapponese 改善 significa «cambiare in meglio». Il metodo si è diffuso in Occidente grazie al libro pubblicato da Masaaki Imai nel 1986, che racconta il Toyota Production System.

Il Kaizen aiuta i team a migliorare, ma il miglioramento da solo non dimostra che una modifica abbia funzionato. Senza una base di riferimento, si può concordare che un processo sembri migliore senza sapere di quanto sia cambiato. Diventa così più difficile dimostrare i risultati o accorgersi che il processo sta tornando alle condizioni precedenti.

Il metodo si fonda su due idee: partire da uno standard definito e coinvolgere le persone che operano nel gemba, cioè nel luogo in cui si svolge il lavoro. Questa guida illustra il Kaizen quotidiano e gli eventi Kaizen, il collegamento tra gli interventi Kaizen, la mappa del flusso di valore e il piano di miglioramento, i motivi per cui i programmi perdono slancio e il modo in cui un Event Log può semplificare la misurazione dei risultati.

Che cosa significa Kaizen?

Il Kaizen è un metodo per migliorare il lavoro attraverso piccoli cambiamenti continui. Due idee ne rendono pratica l’applicazione.

Parta da uno standard. Prima di capire se il lavoro è migliorato, serve un metodo definito per svolgerlo. Il Kaizen modifica lo standard, documenta il nuovo metodo e lo utilizza come base per il miglioramento successivo. Senza uno standard, una modifica può restare una soluzione individuale e scomparire quando la persona che l’ha introdotta cambia ruolo.

Coinvolga le persone che operano nel gemba. Gemba significa il luogo in cui si svolge il lavoro. Chi lo svolge individua attriti che potrebbero non emergere da un rapporto e contribuisce direttamente a mantenere un metodo di lavoro migliore.

Strumenti come 5S, PDCA, poka-yoke, kanban e andon possono sostenere queste idee, ma non sono il Kaizen. La pratica fondamentale consiste nell’introdurre una modifica rispetto a una base di riferimento, verificarne l’esito e mantenerla se ha dato risultati.

La distinzione di Toyota tra innovazione e Kaizen è utile: l’innovazione compie un grande salto, mentre il Kaizen procede per piccoli passi con un’ampia partecipazione. Molti miglioramenti riguardano una modifica a una politica, a un’impostazione di sistema o a un modulo, non un progetto di vasta portata.

In che cosa il Kaizen quotidiano si differenzia da un evento Kaizen?

Il Kaizen quotidiano e gli eventi Kaizen hanno scopi diversi. Il Kaizen quotidiano integra il miglioramento nel lavoro del team. Un evento riunisce le persone per concentrarsi su un problema specifico.

Un errore comune consiste nel realizzare diversi eventi e considerarli l’intero programma. Gli eventi possono produrre cambiamenti visibili, ma da soli non creano una pratica continuativa. Al termine dell’evento, il team deve comunque mantenere lo standard e continuare a cercare piccoli miglioramenti.

Che cos’è il miglioramento continuo Kaizen nella mappatura del flusso di valore?

Un intervento Kaizen è rappresentato da un simbolo a stella su una mappa del flusso di valore dello stato attuale. Indica la fase specifica che si desidera migliorare. Nella mappatura del flusso di valore Kaizen, ogni intervento collega un problema osservato a una modifica proposta e al risultato atteso.

Per rendere concreto un intervento, segua questa regola:

• Una fase: lo associ a una fase specifica, non all’intero processo.
• Una modifica: indichi cosa intende modificare, non soltanto cosa desidera migliorare.
• Un risultato atteso, espresso con un numero: stimi l’effetto in termini misurabili.

“Ridurre le attese” è un obiettivo troppo generico. “Spostare il controllo del credito in modo che avvenga in parallelo con la verifica dell’indirizzo, con l’obiettivo di eliminare due giorni di attesa in coda in questa fase” identifica una fase, una modifica e un effetto atteso.

Gli interventi riportati sulla mappa dello stato attuale costituiscono un piano di miglioramento per la mappa dello stato futuro. Ogni modifica proposta dovrebbe avere una motivazione e un risultato atteso. Senza un valore numerico, è più difficile valutare l’elenco e si rischia di dare priorità a chi ha parlato per ultimo anziché alle fasi che richiedono attenzione.

La mappatura del flusso di valore illustra la mappa e il rapporto tra stato attuale e stato futuro. Per ogni intervento Kaizen, la domanda fondamentale è come misurarne l’effetto. Per approfondire la notazione, consulti la documentazione sulla mappatura del flusso di valore.

Perché i programmi Kaizen perdono slancio?

Quattro problemi ricorrenti rendono difficile consolidare i miglioramenti.

Manca una base di riferimento. Il team modifica una fase senza misurarla prima. In seguito, quando qualcuno chiede se la modifica abbia dato risultati, la risposta dipende dalla memoria e da impressioni personali.

Il nuovo standard non viene documentato. Una modifica può funzionare all’inizio, ma il processo può discostarsi dal nuovo metodo se questo non viene riportato nello standard o nella configurazione del sistema.

Misurare richiede troppo impegno. Uno studio manuale dei tempi può richiedere campionamenti, cronometri e un accordo sulle modalità di misurazione del lavoro. Se l’impegno sembra superiore ai benefici attesi, il team potrebbe rinunciare a definire una base di riferimento, restando così senza elementi per valutare la modifica.

L’obiettivo viene scelto in base alle lamentele, non all’impatto. Senza dati, il team può concentrarsi sulla fase più visibile o frustrante, che potrebbe non essere quella responsabile dei maggiori ritardi nell’intero processo.

Questi problemi non indicano una mancanza di impegno da parte del team. Spesso significa che il processo è difficile da osservare e misurare, rendendo complicato scegliere un obiettivo o verificare i risultati.

In che modo un Event Log può supportare il Kaizen?

Se il lavoro si svolge in un sistema, questo potrebbe registrare eventi come l’identificativo di un caso, un’attività e una data e un’ora. Nel loro insieme, queste registrazioni possono formare un Event Log. Il Process Mining utilizza i dati dell’Event Log per mostrare come si è svolto il processo e può quindi supportare le attività di misurazione legate al Kaizen.

Definisca una base di riferimento a partire dai dati di processo. Può analizzare i tempi di ciclo, i cicli di rilavorazione, le varianti di processo e le attese tra le attività. La mediana e la dispersione mostrano le differenze tra i casi tipici e quelli più lenti. Il 90° percentile aiuta a capire quali sono i casi più lenti e dove si concentrano le attese prolungate.

Scelga un obiettivo sulla base dei ritardi osservati. Confrontare i tempi di attesa tra le diverse fasi può aiutare a stabilire dove intervenire, senza basarsi soltanto sulle lamentele più insistenti.

Confronti i risultati prima e dopo utilizzando la stessa misura. Se mantiene invariati definizione e ambito, può confrontare il processo prima della modifica con i dati successivi. Il confronto richiede comunque un periodo adeguato e deve tenere conto dei cambiamenti nel processo o nella composizione dei casi.

Verifichi se il processo rispetta il nuovo standard. Se definisce le regole del nuovo metodo di lavoro, il controllo di conformità può aiutare a individuare i casi che non le rispettano. In questo modo eventuali scostamenti emergono prima e possono essere analizzati mentre la modifica è ancora recente.

Il Process Mining non sostituisce il Kaizen. Può ridurre parte del lavoro manuale di misurazione che rende difficile dimostrare l’efficacia di una modifica Kaizen. Il Process Mining consente di analizzare i dati dell’Event Log e confrontare i flussi di lavoro nel processo.

Scopra quali dati servono per creare un Event Log per il Process Mining.

Come si confronta il Kaizen con Lean e Six Sigma?

Kaizen, Lean e Six Sigma possono contribuire allo stesso percorso di miglioramento, ma affrontano questioni diverse.

Molte organizzazioni integrano Lean e Six Sigma con la pratica Kaizen. Gli approcci sono diversi, ma tutti richiedono un metodo per misurare il processo e verificare se una modifica ha prodotto l’effetto previsto. Legga che cos’è Six Sigma per confrontare i metodi più nel dettaglio.

Come svolgere un ciclo Kaizen in un trimestre?

Si concentri su un processo, una fase e una misura per mantenere il ciclo mirato.

1. Scelga un processo con un Event Log. Cerchi attività ricorrenti che si svolgono in un sistema in grado di registrare eventi e date e orari. Se il lavoro non viene registrato in un sistema, inizi definendo come misurarlo.
2. Definisca la base di riferimento del flusso prima di scegliere una fase. Misuri i tempi di attesa e di lavorazione nell’intero processo. I dati potrebbero indicare un obiettivo diverso da quello inizialmente previsto.
3. Descriva l’intervento Kaizen. Indichi una fase, una modifica e un effetto atteso espresso con un numero. Assegni un responsabile e una data.
4. Apporti la modifica e aggiorni lo standard. Documenti il nuovo metodo di lavoro oppure aggiorni il modulo o la configurazione di sistema pertinente. È più difficile consolidare una modifica che esiste solo nelle abitudini di una persona.
5. Misuri il risultato utilizzando la stessa definizione. Confronti la stessa misura su un periodo adeguato. Se il risultato non è migliorato, lo registri e decida cosa verificare in seguito. Anche una modifica misurata che non ha funzionato fornisce informazioni utili.
6. Verifichi la conformità e ripeta il ciclo. Definisca come verificare che il nuovo standard venga rispettato. Utilizzi poi il ciclo successivo per individuare un altro miglioramento.

Limiti ogni ciclo a un solo processo. Coinvolga il responsabile del processo nelle attività di misurazione e revisione, così il team potrà continuare a verificare i risultati senza dover ricorrere a uno specialista per ogni modifica.

Qual è il prossimo passo?

Inizi misurando una fase prima di modificarla. Se il lavoro è registrato in un Event Log, può utilizzare questi dati per definire una base di riferimento e scegliere quale intervento Kaizen verificare.

Consulti la notazione degli interventi Kaizen nella pagina dedicata al flusso di valore.