Perbaikan berkelanjutan Kaizen: cara membuktikan hasilnya

Perbaikan berkelanjutan Kaizen berarti membuat perubahan kecil secara terus-menerus bersama orang-orang yang melakukan pekerjaan. Kata Jepang 改善 berarti “perubahan ke arah yang lebih baik”. Metode ini mulai dikenal dalam manajemen Barat melalui buku Masaaki Imai terbitan 1986 dan pembahasannya tentang Toyota Production System.

Kaizen membantu tim melakukan perbaikan, tetapi perbaikan saja tidak menunjukkan apakah perubahan berhasil. Tanpa tolok ukur, Anda mungkin sepakat bahwa proses terasa lebih baik tanpa mengetahui seberapa besar perubahannya. Akibatnya, hasil perbaikan lebih sulit dipertahankan atau diketahui saat proses kembali seperti semula.

Metode ini bertumpu pada dua gagasan: mulai dari standar yang jelas dan libatkan orang-orang di gemba, yaitu tempat pekerjaan dilakukan. Panduan ini membahas kaizen harian dan kaizen event, hubungan kaizen burst dengan value stream map dan rencana perbaikan, penyebab program kehilangan momentum, serta cara event log membantu mengukur hasil.

Apa arti kaizen?

Kaizen adalah cara memperbaiki pekerjaan melalui perubahan kecil yang berkelanjutan. Dua gagasan berikut membuat metode ini praktis.

Mulai dari standar. Anda perlu menentukan cara kerja yang jelas sebelum dapat mengetahui apakah proses sudah membaik. Kaizen mengubah standar, mendokumentasikan cara baru, lalu menggunakannya sebagai dasar untuk perbaikan berikutnya. Tanpa standar, perubahan bisa hanya menjadi cara alternatif yang dilakukan seseorang dan hilang saat orang tersebut pindah.

Libatkan orang-orang di gemba. Gemba berarti tempat pekerjaan dilakukan. Orang-orang yang menjalankan pekerjaan dapat melihat hambatan yang mungkin tidak muncul dalam laporan. Mereka juga berperan langsung dalam mempertahankan cara kerja yang lebih baik.

Alat seperti 5S, PDCA, poka-yoke, kanban, dan andon dapat mendukung gagasan ini, tetapi bukan kaizen itu sendiri. Inti praktiknya adalah membuat perubahan berdasarkan tolok ukur, memeriksa hasilnya, lalu mempertahankan perubahan jika hasilnya baik.

Pembedaan Toyota antara inovasi dan kaizen berguna: inovasi menghasilkan lompatan besar, sedangkan kaizen membuat langkah kecil dengan melibatkan banyak orang. Banyak perbaikan hanya memerlukan perubahan kebijakan, pengaturan sistem, atau formulir, bukan proyek besar.

Apa perbedaan kaizen harian dengan kaizen event?

Kaizen harian dan kaizen event memiliki tujuan berbeda. Kaizen harian menjadikan perbaikan bagian dari pekerjaan tim. Kaizen event mempertemukan orang-orang untuk berfokus pada masalah tertentu.

Kesalahan yang sering terjadi adalah mengadakan beberapa kaizen event dan menganggapnya sebagai keseluruhan program. Kegiatan ini dapat menghasilkan perubahan yang terlihat, tetapi tidak dengan sendirinya membentuk kebiasaan berkelanjutan. Setelah kegiatan berakhir, tim Anda tetap perlu memiliki standar tersebut dan terus mencari perbaikan kecil.

Apa itu perbaikan berkelanjutan Kaizen dalam pemetaan value stream?

Value stream map menunjukkan kondisi pekerjaan saat ini: alur, waktu tunggu, serah terima, hambatan, pengerjaan ulang, dan pemborosan. Peta ini membantu tim menemukan bagian yang perlu diperbaiki.

Kaizen burst adalah simbol berbentuk ledakan bintang pada value stream map kondisi saat ini. Simbol ini menandai langkah tertentu yang ingin Anda perbaiki. Dalam pemetaan value stream untuk kaizen, setiap burst menghubungkan masalah yang teramati dengan perubahan yang diusulkan dan hasil yang diharapkan.

Gunakan aturan berikut agar burst dapat ditindaklanjuti:

• Satu langkah: Kaitkan dengan langkah tertentu, bukan seluruh proses.
• Satu perubahan: Jelaskan perubahan yang direncanakan, bukan hanya hal yang ingin diperbaiki.
• Satu angka perkiraan: Perkirakan dampaknya dengan ukuran yang dapat diukur.

“Kurangi waktu tunggu” terlalu luas. “Pindahkan pemeriksaan kredit agar berjalan bersamaan dengan pemeriksaan alamat, dengan sasaran mengurangi antrean dua hari pada langkah ini” menjelaskan langkah, perubahan, dan dampak yang diharapkan.

Burst pada peta kondisi saat ini membentuk rencana perbaikan untuk peta kondisi mendatang. Setiap perubahan yang diusulkan perlu memiliki alasan dan hasil yang diharapkan. Tanpa angka, rencana lebih sulit dinilai dan bisa lebih mencerminkan pendapat orang yang terakhir berbicara daripada bagian proses yang paling perlu diperhatikan.

Pemetaan value stream menjelaskan peta serta hubungan antara kondisi saat ini dan kondisi mendatang. Pertanyaan utama untuk setiap kaizen burst adalah cara mengukur dampaknya. Untuk mempelajari notasinya, lihat dokumentasi pemetaan value stream.

Mengapa program kaizen kehilangan momentum?

Empat masalah umum berikut membuat perbaikan sulit dipertahankan.

Tidak ada tolok ukur. Tim Anda mengubah suatu langkah, tetapi tidak mengukurnya terlebih dahulu. Saat seseorang kemudian bertanya apakah perubahan itu membantu, jawabannya bergantung pada ingatan dan cerita.

Standar baru tidak didokumentasikan. Perubahan mungkin berhasil pada awalnya, tetapi proses bisa kembali seperti semula jika cara baru tidak tercermin dalam standar atau konfigurasi sistem.

Pengukuran membutuhkan terlalu banyak upaya. Studi waktu manual dapat memerlukan pengambilan sampel, stopwatch, dan kesepakatan tentang cara mengukur pekerjaan. Jika upayanya terasa lebih besar daripada manfaat yang diharapkan, tim Anda mungkin melewatkan penetapan tolok ukur. Akibatnya, Anda tidak memiliki bukti untuk mendukung perubahan.

Target dipilih berdasarkan keluhan, bukan dampak. Tanpa data, tim Anda mungkin berfokus pada langkah yang paling terlihat atau paling membuat frustrasi. Padahal, langkah tersebut belum tentu menjadi penyebab keterlambatan terbesar di seluruh proses.

Masalah ini bukan berarti tim Anda kurang berkomitmen. Sering kali, proses sulit dilihat dan diukur sehingga tim kesulitan memilih target atau memastikan hasilnya.

Bagaimana event log mendukung kaizen?

Jika pekerjaan berlangsung di dalam sistem, sistem tersebut mungkin mencatat peristiwa seperti ID kasus, aktivitas, dan stempel waktu. Catatan-catatan ini dapat membentuk log peristiwa. Process mining menggunakan data log peristiwa untuk menunjukkan bagaimana proses berjalan. Data ini dapat membantu mengukur hasil kaizen.

Buat tolok ukur dari data proses. Periksa waktu siklus, pengulangan pekerjaan, variasi proses, dan waktu tunggu antaraktivitas. Median dan sebaran data menunjukkan perbedaan antara kasus yang umum dan yang lebih lambat. Persentil ke-90 dapat membantu Anda memahami kasus paling lambat dan melihat di bagian mana waktu tunggu panjang paling sering terjadi.

Tentukan sasaran berdasarkan keterlambatan yang terukur. Membandingkan waktu tunggu di setiap langkah dapat membantu Anda menentukan fokus, alih-alih hanya mengandalkan keluhan yang paling sering terdengar.

Bandingkan kondisi sebelum dan sesudah dengan ukuran yang sama. Jika definisi dan cakupannya sama, Anda dapat membandingkan proses sebelum perubahan dengan data setelahnya. Agar perbandingan adil, pilih periode yang tepat dan perhitungkan perubahan proses atau komposisi kasus.

Periksa apakah proses sudah mengikuti standar baru. Tetapkan aturan untuk cara kerja yang baru, lalu gunakan pemeriksaan kesesuaian untuk menemukan kasus yang tidak mengikutinya. Dengan begitu, penyimpangan lebih cepat terlihat dan dapat ditelusuri selagi perubahan masih baru.

Process mining tidak menggantikan kaizen. Namun, process mining dapat mengurangi sebagian pekerjaan pengukuran manual yang menyulitkan Anda membuktikan manfaat perubahan kaizen. Process mining membantu Anda memeriksa data log peristiwa dan membandingkan alur kerja dalam proses.

Pelajari cara membuat log peristiwa untuk process mining.

Apa perbedaan kaizen, Lean, dan Six Sigma?

Kaizen, Lean, dan Six Sigma dapat mendukung upaya perbaikan yang sama, tetapi masing-masing berfokus pada pertanyaan yang berbeda.

Banyak organisasi menggabungkan Lean dan Six Sigma dengan kebiasaan kaizen. Pendekatannya berbeda, tetapi semuanya membutuhkan cara untuk mengukur proses dan memeriksa apakah perubahan memberi dampak yang diharapkan. Baca penjelasan tentang Six Sigma untuk membandingkan metode-metode ini lebih lanjut.

Bagaimana menjalankan siklus kaizen dalam satu kuartal?

Fokuskan siklus pada satu proses, satu langkah, dan satu ukuran.

1. Pilih proses yang memiliki log peristiwa. Cari pekerjaan yang rutin berulang dan berlangsung di sistem yang mencatat aktivitas serta stempel waktu. Jika pekerjaan tidak tercatat di sistem, tentukan dulu cara mengukurnya.
2. Ukur alur sebelum memilih langkah yang akan diperbaiki. Ukur waktu tunggu dan waktu kerja di seluruh proses. Data mungkin menunjukkan sasaran yang berbeda dari perkiraan awal tim.
3. Rancang kegiatan kaizen singkat. Tentukan satu langkah, satu perubahan, dan satu dampak yang diharapkan dalam bentuk angka. Tunjuk penanggung jawab dan tetapkan tanggal.
4. Terapkan perubahan dan perbarui standar. Dokumentasikan cara kerja baru atau perbarui formulir maupun konfigurasi sistem yang terkait. Perubahan yang hanya menjadi kebiasaan satu orang lebih sulit dipertahankan.
5. Ukur hasil dengan definisi yang sama. Bandingkan ukuran yang sama dalam periode yang sesuai. Jika hasilnya tidak membaik, catat dan tentukan hal yang akan diuji berikutnya. Perubahan yang terukur tetapi tidak berhasil tetap memberi informasi berguna.
6. Periksa kesesuaian dan ulangi siklus. Tentukan cara memeriksa apakah standar baru sudah diikuti. Lalu, gunakan siklus berikutnya untuk mencari peluang perbaikan lain.

Batasi setiap siklus pada satu proses. Libatkan pemilik proses dalam pengukuran dan peninjauan. Dengan begitu, tim Anda dapat terus memeriksa hasil tanpa harus bergantung pada spesialis untuk setiap perubahan.

Apa langkah selanjutnya?

Mulailah dengan mengukur satu langkah sebelum mengubahnya. Jika pekerjaan tercatat dalam log peristiwa, gunakan data tersebut untuk membuat tolok ukur dan menentukan kegiatan kaizen yang akan diuji.

Lihat notasi kegiatan kaizen singkat di halaman aliran nilai.

Bandingkan metode perbaikan