Kaizen ile sürekli iyileştirme: Sonuçları nasıl ölçersiniz?

Kaizen, işi yapanlarla birlikte küçük ve sürekli değişiklikler yaparak iyileşme sağlamaktır. Japonca 改善 sözcüğü “daha iyiye doğru değişim” anlamına gelir. Yöntem, Masaaki Imai’nin 1986 tarihli kitabı ve Toyota Üretim Sistemi’ne dair anlatımıyla Batı yönetim dünyasında tanınmıştır.

Kaizen ekiplerin iyileşmesine yardımcı olur, ancak iyileştirme tek başına bir değişikliğin işe yarayıp yaramadığını göstermez. Başlangıç değerleri olmadan, ne kadar değiştiğini bilmeden sürecin daha iyi hissettirdiği konusunda uzlaşabilirsiniz. Bu da kazanımı savunmayı veya sürecin eski hâline döndüğünü fark etmeyi zorlaştırır.

Yöntem iki fikre dayanır: tanımlı bir standarttan başlamak ve işin yapıldığı yerde, gemba’daki kişileri sürece katmak. Bu rehberde günlük kaizen ve kaizen etkinlikleri, kaizen atılımlarının değer akışı haritasını iyileştirme planına nasıl bağladığı, programların ivmesini neden kaybettiği ve olay günlüğünün sonuçları ölçmeyi nasıl kolaylaştırabileceği ele alınıyor.

Kaizen ne anlama gelir?

Kaizen, küçük ve sürekli değişikliklerle işi iyileştirme yöntemidir. Bu yöntemi uygulamaya dönüştüren iki temel fikir vardır.

Bir standartla başlayın. İşin nasıl yapıldığı tanımlı değilse iyileşip iyileşmediğini anlayamazsınız. Kaizen, standardı değiştirir, yeni yöntemi belgeler ve bir sonraki iyileştirme için temel olarak kullanır. Standart olmadığında değişiklik kişiye özel bir geçici çözüme dönüşebilir ve o kişi ayrıldığında ortadan kalkabilir.

Gemba’daki kişileri sürece katın. Gemba, işin yapıldığı yer demektir. İşi yapan kişiler, raporlarda görünmeyebilecek aksaklıkları fark eder ve daha iyi bir çalışma yöntemini sürdürmede doğrudan rol alır.

5S, PDCA, poka-yoke, kanban ve andon gibi araçlar bu fikirleri destekleyebilir. Ancak bunlar kaizenin kendisi değildir. Temel uygulama, başlangıç değerlerine göre bir değişiklik yapmak, sonuçlarını kontrol etmek ve işe yaradıysa değişikliği sürdürmektir.

Toyota’nın yenilik ile kaizen arasında yaptığı ayrım yararlıdır: Yenilik büyük bir sıçrama getirirken kaizen, geniş katılımla küçük adımlar atar. Pek çok iyileştirme büyük bir proje yerine politika, sistem ayarı veya form değişikliğiyle yapılır.

Günlük kaizen ile kaizen etkinliği arasındaki fark nedir?

Günlük kaizen ve kaizen etkinlikleri farklı amaçlara hizmet eder. Günlük kaizen, iyileştirmeyi ekibin işinin bir parçası hâline getirir. Etkinlik ise belirli bir soruna odaklanmak için kişileri bir araya getirir.

Sık yapılan bir hata, birkaç etkinlik düzenleyip bunları programın tamamı saymaktır. Etkinlikler gözle görülür değişiklikler sağlayabilir, ancak tek başlarına sürekli bir alışkanlık oluşturmaz. Etkinlik bittiğinde ekibinizin standardı sahiplenmesi ve küçük iyileştirmeler aramayı sürdürmesi gerekir.

Değer akışı haritalamada kaizen ile sürekli iyileştirme nedir?

Kaizen atılımı, mevcut durum değer akışı haritasındaki yıldız patlaması simgesidir. İyileştirmek istediğiniz belirli adımı gösterir. Kaizen değer akışı haritalamasında her atılım, gözlemlenen bir sorunu önerilen değişikliğe ve beklenen sonuca bağlar.

Bir atılımı uygulanabilir hâle getirmek için şu kuralı izleyin:

• Tek bir adım: Sürecin tamamına değil, belirli bir adıma bağlayın.
• Tek bir değişiklik: Yalnızca neyi iyileştirmek istediğinizi değil, neyi değiştirmeyi planladığınızı belirtin.
• Ölçülebilir tek bir hedef: Etkiyi ölçülebilir biçimde tahmin edin.

“Beklemeyi azaltın” ifadesi fazla geneldir. “Bu adımdaki kuyruk süresini iki gün azaltmayı hedefleyerek kredi kontrolünü adres kontrolüyle paralel yürütün” ifadesi ise adımı, değişikliği ve beklenen etkiyi belirtir.

Mevcut durum haritasındaki atılımlar, gelecekteki durum haritasına yönelik bir iyileştirme planı oluşturur. Önerilen her değişikliğin bir gerekçesi ve beklenen sonucu olmalıdır. Sayısal bir hedef olmadığında listeyi değerlendirmek zorlaşır; öncelikler, sürecin nerede iyileştirmeye ihtiyaç duyduğundan çok son sözü kimin söylediğine göre belirlenebilir.

Değer akışı haritalama, haritanın yapısını ve mevcut durumla gelecekteki durumun nasıl ilişkilendiğini açıklar. Her kaizen atılımı için sorulması gereken temel soru, etkisini nasıl ölçeceğinizdir. Gösterim biçimi hakkında daha fazla bilgi için değer akışı haritalama dokümantasyonuna göz atın.

Kaizen programları neden ivme kaybeder?

İyileştirmeleri sürdürmeyi zorlaştıran dört yaygın sorun vardır.

Başlangıç değeri yoktur. Ekibiniz bir adımı değiştirir, ancak önce ölçüm yapmaz. Daha sonra değişikliğin işe yarayıp yaramadığı sorulduğunda yanıt, hafızaya ve kişisel anlatılara dayanır.

Yeni standart belgelenmemiştir. Değişiklik başlangıçta işe yarayabilir, ancak yeni yöntem standarda veya sistem yapılandırmasına yansıtılmazsa süreç zamanla eski hâline dönebilir.

Ölçüm çok fazla çaba gerektirir. Manuel zaman etüdü için örnekleme, kronometre kullanımı ve işin nasıl ölçüleceği konusunda uzlaşma gerekebilir. Harcanacak çaba beklenen faydadan fazlaymış gibi görünürse ekibiniz başlangıç değeri belirlemeyi atlayabilir. Böylece değişikliği destekleyecek kanıtınız olmaz.

Hedef, etkisine göre değil şikâyete göre seçilir. Veri olmadığında ekibiniz en görünür veya en çok rahatsızlık veren adıma odaklanabilir. Ancak süreç genelinde en fazla gecikmeye neden olan adım bu olmayabilir.

Bu sorunlar, ekibinizin yeterince kararlı olmadığı anlamına gelmez. Çoğu zaman süreç görünür ve ölçülebilir olmadığından hedef seçmek veya sonucu doğrulamak zorlaşır.

Olay günlüğü kaizene nasıl destek olabilir?

İş bir sistemde yürütülüyorsa sistem vaka tanımlayıcısı, etkinlik ve zaman damgası gibi olayları kaydedebilir. Bu kayıtlar bir araya gelerek olay günlüğünü oluşturabilir. Process Mining, sürecin nasıl yürütüldüğünü göstermek için olay günlüğündeki verileri kullanır ve kaizen çalışmalarındaki ölçüm sürecini destekleyebilir.

Süreç verileriyle başlangıç değerlerini belirleyin. Çevrim sürelerini, yeniden çalışma döngülerini, süreç varyantlarını ve etkinlikler arasındaki beklemeleri inceleyebilirsiniz. Medyan ve dağılım, tipik vakalarla daha yavaş vakalar arasındaki farkı gösterebilir. 90. yüzdelik dilim, uzun beklemelerin yoğunlaşabileceği en yavaş vakaları anlamanıza yardımcı olur.

Gözlemlenen gecikmelere göre hedef seçin. Adımlar arasındaki bekleme sürelerini karşılaştırmak, yalnızca en yüksek sesle dile getirilen şikâyete göre hareket etmek yerine nereye odaklanacağınıza karar vermenize yardımcı olabilir.

Öncesiyle sonrasını aynı ölçümle karşılaştırın. Aynı tanımı ve kapsamı kullanırsanız değişiklik öncesindeki süreci sonraki verilerle karşılaştırabilirsiniz. Yine de adil bir dönem seçmeniz ve süreçteki ya da vaka bileşimindeki değişiklikleri hesaba katmanız gerekir.

Sürecin yeni standardı izleyip izlemediğini kontrol edin. Yeni çalışma yöntemi için kurallar tanımlarsanız uygunluk kontrolü, bu kurallara uymayan vakaları belirlemenize yardımcı olabilir. Böylece süreçteki sapmaları daha erken fark edip değişiklik henüz yeniyken inceleyebilirsiniz.

Process Mining, kaizenin yerini almaz. Kaizen değişikliğinin işe yarayıp yaramadığını kanıtlamayı zorlaştıran manuel ölçüm işlerinin bir kısmını azaltabilir. Process Mining, olay günlüğü verilerini incelemenize ve işlerin sürecinizde nasıl ilerlediğini karşılaştırmanıza yardımcı olabilir.

Process Mining için gereken olay günlüğünü nasıl oluşturacağınızı öğrenin.

Kaizen, yalın yaklaşım ve Six Sigma nasıl karşılaştırılır?

Kaizen, yalın yaklaşım ve Six Sigma aynı iyileştirme çalışmasını destekleyebilir, ancak farklı sorulara odaklanırlar.

Pek çok kuruluş, yalın yaklaşım ve Six Sigma’yı kaizen alışkanlığıyla birlikte kullanır. Yaklaşımlar farklı olsa da hepsinde süreci ölçmenin ve değişikliğin beklenen etkiyi sağlayıp sağlamadığını kontrol etmenin bir yolu gerekir. Yöntemleri daha ayrıntılı karşılaştırmak için Six Sigma’nın ne olduğunu okuyun.

Bir çeyrekte kaizen döngüsünü nasıl yürütebilirsiniz?

Döngüyü odaklı tutmak için tek bir süreç, adım ve ölçüm belirleyin.

1. Olay günlüğü bulunan bir süreç seçin. Düzenli olarak tekrarlanan ve etkinliklerle zaman damgalarını kaydeden bir sistemde yürütülen işleri bulun. İşler bir sistemde kaydedilmiyorsa önce bunları nasıl ölçeceğinizi belirleyin.
2. Bir adım seçmeden önce akışın başlangıç değerlerini belirleyin. Süreç genelindeki bekleme ve çalışma sürelerini ölçün. Veriler, insanların başlangıçta beklediğinden farklı bir hedef gösterebilir.
3. Kaizen atılımını yazın. Tek bir adımı, değişikliği ve sayısal olarak ifade edilen beklenen etkiyi belirtin. Bir sorumlu ve tarih atayın.
4. Değişikliği yapın ve standardı güncelleyin. Yeni çalışma yöntemini belgeleyin veya ilgili formu ya da sistem yapılandırmasını güncelleyin. Yalnızca bir kişinin alışkanlığında yer alan bir değişikliği sürdürmek daha zordur.
5. Sonucu aynı tanımla ölçün. Uygun bir dönem boyunca aynı ölçümü karşılaştırın. Sonuç iyileşmediyse bunu kaydedin ve sırada neyi test edeceğinize karar verin. İşe yaramadığı ölçümle ortaya konan bir değişiklik de size yararlı bilgi verir.
6. Uygunluğu kontrol edin ve döngüyü tekrarlayın. Yeni standarda uyulup uyulmadığını nasıl kontrol edeceğinizi belirleyin. Ardından bir sonraki döngüde yeni bir iyileştirme alanı bulun.

Her döngüyü tek bir süreçle sınırlayın. Süreç sahibini ölçüm ve incelemeye katılmaya davet edin. Böylece ekibiniz her değişiklikte bir uzmana ihtiyaç duymadan sonuçları kontrol etmeyi sürdürebilir.

Sırada ne yapmalısınız?

Bir adımı değiştirmeden önce ölçerek başlayın. İşler bir olay günlüğünde kaydediliyorsa bu verilerle başlangıç değerlerini belirleyebilir ve hangi kaizen atılımını test edeceğinize karar verebilirsiniz.

Değer akışı sayfasında kaizen atılımı gösterimini görün.