Kaizen en continu verbeteren: zo toon je het resultaat aan

Kaizen, oftewel continu verbeteren, draait om kleine, doorlopende veranderingen samen met de mensen die het werk doen. Het Japanse woord 改善 betekent ‘veranderen ten goede’. De aanpak werd bekend in het westerse management door Masaaki Imai’s boek uit 1986 over het Toyota Production System.

Kaizen helpt teams verbeteren, maar verbetering op zichzelf bewijst niet dat een verandering heeft gewerkt. Zonder nulmeting kun je het erover eens zijn dat een proces beter aanvoelt, zonder te weten hoeveel het is veranderd. Daardoor is het lastiger om de verbetering te onderbouwen of te zien wanneer het proces terugvalt.

De aanpak berust op twee ideeën: begin met een vastgelegde standaard en betrek de mensen op de gemba, de plek waar het werk gebeurt. Deze gids gaat in op dagelijkse kaizen en kaizen-events, hoe kaizen-bursts een waardestroomdiagram verbinden met een verbeterplan, waarom programma’s vaart verliezen en hoe een event log het makkelijker maakt om resultaten te meten.

Wat betekent kaizen?

Kaizen is een manier om werk te verbeteren met kleine, doorlopende veranderingen. Twee ideeën maken de aanpak praktisch.

Begin met een standaard. Je hebt een vastgelegde werkwijze nodig voordat je kunt bepalen of die is verbeterd. Bij kaizen pas je de standaard aan, documenteer je de nieuwe werkwijze en gebruik je die als basis voor de volgende verbetering. Zonder standaard blijft een verandering misschien een persoonlijke workaround die verdwijnt zodra iemand vertrekt.

Betrek de mensen op de gemba. Gemba betekent de plek waar het werk gebeurt. De mensen die het werk doen, zien problemen die niet altijd in een rapport staan. Ze spelen ook zelf een rol bij het vasthouden van een betere werkwijze.

Tools zoals 5S, PDCA, poka-yoke, kanban en andon kunnen deze ideeën ondersteunen, maar zijn niet hetzelfde als kaizen. De kern is dat je een verandering doorvoert op basis van een nulmeting, controleert wat er is gebeurd en de verandering behoudt als die heeft geholpen.

Toyota’s onderscheid tussen innovatie en kaizen is nuttig: innovatie maakt een grote sprong, terwijl kaizen kleinere stappen zet met brede betrokkenheid. Veel verbeteringen bestaan uit een aanpassing van beleid, een systeeminstelling of een formulier, niet uit een groot project.

Wat is het verschil tussen dagelijkse kaizen en een kaizen-event?

Dagelijkse kaizen en kaizen-events hebben elk een ander doel. Dagelijkse kaizen maakt verbeteren onderdeel van het werk van het team. Een event brengt mensen samen om zich op een specifiek probleem te richten.

Een veelgemaakte fout is om meerdere events te organiseren en die als het hele programma te beschouwen. Events kunnen zichtbare veranderingen opleveren, maar zorgen op zichzelf niet voor een doorlopende gewoonte. Na afloop blijft je team verantwoordelijk voor de standaard en voor het zoeken naar kleine verbeteringen.

Wat betekent continue verbetering met kaizen bij waardestroomanalyse?

Een kaizen-burst is een stervormig symbool op een waardestroomdiagram van de huidige situatie. Het markeert de specifieke stap die je wilt verbeteren. Bij waardestroomanalyse met kaizen verbindt elke burst een waargenomen probleem met een voorgestelde verandering en een verwacht resultaat.

Gebruik deze regel om een burst concreet te maken:

• Eén stap: Koppel de burst aan een specifieke stap, niet aan het hele proces.
• Eén verandering: Beschrijf wat je wilt veranderen, niet alleen wat je wilt verbeteren.
• Eén verwacht cijfer: Schat het effect in meetbare termen.

‘Minder wachttijd’ is te algemeen. ‘Laat de kredietcontrole tegelijk met de adrescontrole uitvoeren, met als doel de wachtrij bij deze stap met twee dagen te verkorten’ benoemt een stap, een verandering en een verwacht effect.

De bursts op een diagram van de huidige situatie vormen samen een verbeterplan voor het diagram van de toekomstige situatie. Elke voorgestelde verandering moet een reden en een verwacht resultaat hebben. Zonder cijfer is de lijst lastiger te beoordelen en kan die meer weergeven wie het laatst aan het woord was dan waar het proces aandacht nodig heeft.

Waardestroomanalyse licht het diagram toe en laat zien hoe de huidige en toekomstige situatie op elkaar aansluiten. De belangrijkste vraag bij elke kaizen-burst is hoe je het effect gaat meten. Lees voor meer informatie over de notatie de documentatie over waardestroomanalyse.

Waarom verliezen kaizen-programma’s vaart?

Vier veelvoorkomende problemen maken het lastig om verbeteringen vast te houden.

Er is geen nulmeting. Je team verandert een stap zonder die eerst te meten. Als iemand later vraagt of de verandering heeft geholpen, hangt het antwoord af van herinneringen en anekdotes.

De nieuwe standaard is niet vastgelegd. Een verandering kan aanvankelijk werken, maar het proces kan afdrijven als de nieuwe werkwijze niet in de standaard of systeemconfiguratie wordt opgenomen.

Meten kost te veel moeite. Voor een handmatige tijdstudie zijn mogelijk steekproeven, stopwatches en afspraken over de meetmethode nodig. Als dat meer moeite lijkt dan het verwachte voordeel, slaat je team de nulmeting misschien over. Dan ontbreekt het bewijs om de verandering te onderbouwen.

Het doel wordt gekozen op basis van klachten, niet van impact. Zonder data richt je team zich misschien op de meest zichtbare of frustrerende stap. Dat hoeft niet de stap te zijn die in het hele proces de meeste vertraging veroorzaakt.

Deze problemen betekenen niet dat je team zich onvoldoende inzet. Vaak is het proces lastig zichtbaar en meetbaar, waardoor het moeilijk is een doel te kiezen of het resultaat te bevestigen.

Hoe kan een event log kaizen ondersteunen?

Als werk in een systeem plaatsvindt, registreert dat systeem mogelijk events zoals een case-ID, een activiteit en een timestamp. Samen kunnen die registraties een event log vormen. Process mining gebruikt eventlogdata om te laten zien hoe het proces verliep. Dat kan helpen bij de metingen voor kaizen.

Stel een nulmeting vast op basis van procesdata. Je kunt doorlooptijden, herstelwerklussen, procesvarianten en wachttijden tussen activiteiten onderzoeken. De mediaan en spreiding laten zien hoe doorsnee cases verschillen van tragere cases. Het 90e percentiel helpt je de traagste cases te begrijpen, waarin lange wachttijden zich kunnen concentreren.

Kies een doel op basis van waargenomen vertragingen. Door wachttijden tussen stappen te vergelijken, kun je bepalen waarop je je richt. Zo hoef je niet alleen af te gaan op de luidste klacht.

Vergelijk de situatie voor en na met dezelfde meting. Als je dezelfde definitie en scope gebruikt, kun je het proces vóór de verandering vergelijken met latere data. De vergelijking hangt nog steeds af van een eerlijke periodekeuze en van het meewegen van veranderingen in het proces of de casesamenstelling.

Controleer of het proces volgens de nieuwe standaard verloopt. Als je regels opstelt voor de nieuwe werkwijze, kan conformance checking cases opsporen die zich daar niet aan houden. Zo merk je afwijkingen eerder op en kun je ze onderzoeken terwijl de verandering nog vers is.

Process mining vervangt kaizen niet. Het kan wel een deel van het handmatige meetwerk overnemen, waardoor je makkelijker kunt aantonen of een kaizen-verandering heeft geholpen. Met process mining kun je event log-data onderzoeken en vergelijken hoe het werk door je proces loopt.

Lees wat je nodig hebt om een event log voor process mining te maken.

Hoe verhoudt kaizen zich tot Lean en Six Sigma?

Kaizen, Lean en Six Sigma kunnen aan dezelfde verbeteropgave bijdragen, maar leggen de nadruk op andere vragen.

Veel organisaties combineren Lean en Six Sigma met een vaste kaizen-aanpak. De methoden verschillen, maar voor alle drie moet je het proces kunnen meten en nagaan of een verandering het gewenste effect had. Lees wat Six Sigma inhoudt voor een uitgebreidere vergelijking.

Hoe doorloop je een kaizen-cyclus in een kwartaal?

Houd de cyclus gericht: kies één proces, één stap en één meting.

1. Kies een proces met een event log. Zoek werk dat regelmatig terugkomt en plaatsvindt in een systeem dat activiteiten en timestamps vastlegt. Staat het werk niet in een systeem, bepaal dan eerst hoe je het gaat meten.
2. Meet de doorstroming voordat je een stap kiest. Meet de wacht- en werktijd in het hele proces. De data kan een ander verbeterdoel aanwijzen dan mensen in eerste instantie verwachten.
3. Leg de kaizen-actie vast. Benoem één stap, één verandering en één verwacht meetbaar effect. Wijs een eigenaar aan en spreek een datum af.
4. Voer de verandering door en pas de standaard aan. Documenteer de nieuwe werkwijze of werk het betreffende formulier of de systeeminstellingen bij. Een verandering die alleen deel uitmaakt van de routine van één persoon is moeilijker vol te houden.
5. Meet het resultaat met dezelfde definitie. Vergelijk dezelfde meting over een geschikte periode. Is het resultaat niet verbeterd, leg dat dan vast en bepaal wat je hierna wilt testen. Ook een gemeten verandering die niet werkt, levert nuttige informatie op.
6. Controleer of de standaard wordt gevolgd en herhaal de cyclus. Bepaal hoe je controleert of mensen volgens de nieuwe standaard werken. Gebruik de volgende cyclus om een andere verbetering te vinden.

Beperk elke cyclus tot één proces. Betrek de proceseigenaar bij de metingen en de evaluatie. Zo kan je team de resultaten blijven controleren zonder voor elke verandering afhankelijk te zijn van een specialist.

Wat kun je hierna doen?

Begin met het meten van één stap voordat je die verandert. Staat het werk in een event log, dan kun je die data gebruiken om een uitgangsmeting te maken en te bepalen welke kaizen-actie je wilt testen.

Bekijk de notatie voor een kaizen-actie op de pagina over waardestromen.