Melhoria contínua Kaizen: como comprovar que funciona

Kaizen é a melhoria contínua feita de pequenas mudanças, realizadas todos os dias com quem executa o trabalho. Em japonês, 改善 significa “mudança para melhor”. O conceito ganhou espaço na gestão ocidental com o livro de Masaaki Imai, publicado em 1986, que apresentou o Sistema Toyota de Produção.

Kaizen ajuda as equipes a melhorar, mas melhorar, por si só, não comprova que uma mudança funcionou. Sem uma linha de base, você pode concordar que o processo parece melhor sem saber quanto mudou. Fica mais difícil comprovar o ganho ou perceber quando o processo volta ao estado anterior.

O método se baseia em duas ideias: partir de um padrão definido e envolver as pessoas no gemba, onde o trabalho acontece. Este guia aborda o kaizen diário e os eventos kaizen, como os kaizen bursts conectam um mapa do fluxo de valor a um plano de melhoria, por que os programas perdem força e como um Event Log pode facilitar a medição dos resultados.

O que significa kaizen?

Kaizen é uma forma de melhorar o trabalho com pequenas mudanças contínuas. Duas ideias tornam o método prático.

Comece com um padrão. Você precisa definir como o trabalho é feito antes de avaliar se houve melhoria. Kaizen atualiza o padrão, documenta a nova forma de trabalhar e a usa como ponto de partida para a próxima melhoria. Sem um padrão, uma mudança pode virar uma solução improvisada de uma pessoa e desaparecer quando ela sair da equipe.

Envolva as pessoas no gemba. Gemba é o local onde o trabalho acontece. Quem realiza o trabalho percebe dificuldades que podem não aparecer em um relatório e tem um papel direto em manter uma forma melhor de trabalhar.

Ferramentas como 5S, PDCA, poka-yoke, kanban e andon podem apoiar essas ideias, mas não são o kaizen em si. A prática central é fazer uma mudança com base em uma linha de base, verificar o resultado e manter a mudança se ela tiver ajudado.

A distinção da Toyota entre inovação e kaizen é útil: a inovação dá um grande salto, enquanto kaizen avança em passos menores, com ampla participação. Muitas melhorias envolvem mudar uma política, uma configuração do sistema ou um formulário, sem exigir um grande projeto.

Qual é a diferença entre kaizen diário e um evento kaizen?

Kaizen diário e eventos kaizen têm objetivos diferentes. O kaizen diário incorpora a melhoria ao trabalho da equipe. Um evento reúne pessoas para se concentrar em um problema específico.

Um erro comum é realizar vários eventos e tratá-los como se fossem o programa inteiro. Os eventos podem gerar mudanças visíveis, mas não criam, por si só, um hábito contínuo. Quando o evento termina, a equipe ainda precisa assumir a responsabilidade pelo padrão e continuar buscando pequenas melhorias.

Como a melhoria contínua kaizen se aplica ao mapeamento do fluxo de valor?

Um kaizen burst é um símbolo em forma de estrela em um mapa do fluxo de valor do estado atual. Ele indica a etapa específica que você quer melhorar. No mapeamento do fluxo de valor com kaizen, cada burst conecta um problema observado a uma mudança proposta e a um resultado esperado.

Use esta regra para definir um burst acionável:

• Uma etapa: associe o burst a uma etapa específica, não ao processo inteiro.
• Uma mudança: descreva o que você pretende mudar, não apenas o que quer melhorar.
• Um número esperado: estime o efeito em termos mensuráveis.

“Reduzir a espera” é amplo demais. “Mudar a verificação de crédito para que aconteça em paralelo à verificação de endereço, com a meta de eliminar dois dias de fila nesta etapa” identifica uma etapa, uma mudança e o efeito esperado.

Os bursts no mapa do estado atual formam um plano de melhoria para o mapa do estado futuro. Cada mudança proposta deve ter uma justificativa e um resultado esperado. Sem um número, fica mais difícil avaliar a lista, que pode acabar refletindo quem falou por último, em vez de indicar onde o processo precisa de atenção.

O mapeamento do fluxo de valor explica o mapa e como os estados atual e futuro se relacionam. A principal pergunta para cada kaizen burst é como você vai medir seu efeito. Para saber mais sobre a notação, consulte a documentação de mapeamento do fluxo de valor.

Por que os programas kaizen perdem força?

Quatro problemas comuns dificultam a manutenção das melhorias.

Não há uma linha de base. A equipe muda uma etapa, mas não a mede antes. Mais tarde, quando alguém pergunta se a mudança ajudou, a resposta depende da memória e de relatos pessoais.

O novo padrão não foi documentado. Uma mudança pode funcionar no início, mas o processo pode se desviar se a nova forma de trabalhar não for registrada no padrão ou na configuração do sistema.

Medir exige esforço demais. Um estudo manual de tempo pode exigir amostragem, cronômetros e um acordo sobre como medir o trabalho. Se o esforço parecer maior que o benefício esperado, a equipe pode deixar de estabelecer uma linha de base. Assim, fica sem evidências para sustentar a mudança.

A meta é escolhida com base em reclamações, não no impacto. Sem dados, a equipe pode se concentrar na etapa mais visível ou frustrante, que talvez não seja a que causa mais atrasos no processo inteiro.

Esses problemas não significam que falte comprometimento à equipe. Muitas vezes, o processo é difícil de visualizar e medir, o que dificulta escolher uma meta ou confirmar o resultado.

Como um Event Log pode apoiar o kaizen?

Se o trabalho acontece em um sistema, ele pode registrar eventos como o identificador de um caso, uma atividade e a data e hora. Em conjunto, esses registros podem formar um Event Log. Process Mining usa dados do Event Log para mostrar como o processo aconteceu e pode apoiar as medições relacionadas ao kaizen.

Crie uma linha de base com dados do processo. Você pode analisar tempos de ciclo, ciclos de retrabalho, variantes de processo e esperas entre atividades. A mediana e a dispersão mostram as diferenças entre os casos típicos e os mais lentos. O percentil 90 ajuda a entender os casos mais demorados, que podem concentrar longas esperas.

Escolha uma meta com base nos atrasos observados. Comparar os tempos de espera entre etapas ajuda a decidir onde concentrar os esforços, em vez de se basear apenas na reclamação mais insistente.

Compare antes e depois usando a mesma métrica. Com a mesma definição e o mesmo escopo, você pode comparar o processo antes da mudança com os dados posteriores. Ainda é importante escolher um período adequado e considerar mudanças no processo ou no perfil dos casos.

Verifique se o processo segue o novo padrão. Se você definir regras para a nova forma de trabalhar, a verificação de Conformidade pode ajudar a identificar casos que não as seguem. Isso pode revelar desvios mais cedo, enquanto a mudança ainda é recente e vale a pena investigá-los.

Process Mining não substitui o kaizen. Ele pode reduzir parte do trabalho manual de medição que dificulta comprovar se uma mudança kaizen ajudou. Process Mining ajuda você a analisar os dados do Event Log e comparar como o trabalho flui pelo processo.

Saiba o que é necessário para criar um Event Log para Process Mining.

Como kaizen se compara a Lean e Six Sigma?

Kaizen, Lean e Six Sigma podem apoiar o mesmo esforço de melhoria, mas cada abordagem se concentra em questões diferentes.

Muitas organizações combinam Lean e Six Sigma com a prática kaizen. As abordagens são diferentes, mas todas precisam de uma forma de medir o processo e verificar se a mudança teve o efeito esperado. Leia o que é Six Sigma para comparar os métodos em mais detalhes.

Como conduzir um ciclo kaizen em um trimestre?

Use um processo, uma etapa e uma métrica para manter o ciclo focado.

1. Escolha um processo com Event Log. Procure um trabalho que se repita com frequência e aconteça em um sistema que registre atividades e datas e horas. Se o trabalho não for registrado em um sistema, comece definindo como você vai medi-lo.
2. Estabeleça uma linha de base do fluxo antes de escolher uma etapa. Meça os tempos de espera e de trabalho ao longo do processo. Os dados podem apontar para uma meta diferente daquela que as pessoas imaginavam no início.
3. Descreva o kaizen burst. Indique uma etapa, uma mudança e um efeito esperado, com um número. Defina um responsável e uma data.
4. Faça a mudança e atualize o padrão. Documente a nova forma de trabalhar ou atualize o formulário ou a configuração do sistema pertinente. É mais difícil manter uma mudança que existe apenas na rotina de uma pessoa.
5. Meça o resultado usando a mesma definição. Compare a mesma métrica ao longo de um período adequado. Se o resultado não melhorar, registre isso e decida o que testar em seguida. Mesmo uma mudança medida que não funcionou traz informações úteis.
6. Verifique a Conformidade e repita o ciclo. Defina como você vai verificar se o novo padrão está sendo seguido. Depois, use o próximo ciclo para identificar outra melhoria.

Mantenha o escopo em um processo por ciclo. Peça ao responsável pelo processo que participe das medições e da análise para que a equipe continue verificando os resultados sem depender de um especialista a cada mudança.

Quais são os próximos passos?

Comece medindo uma etapa antes de mudá-la. Se o trabalho estiver registrado em um Event Log, use esses dados para estabelecer uma linha de base e decidir qual kaizen burst testar.

Veja a notação de kaizen burst na página sobre o fluxo de valor.