Cải tiến liên tục Kaizen: cách chứng minh hiệu quả
Kaizen là cải tiến liên tục qua từng bước nhỏ, do chính những người làm công việc dẫn dắt. Tìm hiểu cách dùng các điểm cải tiến kaizen trên sơ đồ dòng giá trị và duy trì kết quả đạt được.
Cải tiến liên tục Kaizen là thực hiện những thay đổi nhỏ, liên tục cùng những người trực tiếp làm công việc. Từ tiếng Nhật 改善 có nghĩa là “thay đổi theo hướng tốt hơn”. Phương pháp này được biết đến rộng rãi trong giới quản lý phương Tây qua cuốn sách xuất bản năm 1986 của Masaaki Imai và phần trình bày về Hệ thống sản xuất Toyota.
Kaizen giúp nhóm cải tiến, nhưng chỉ cải tiến thôi thì chưa cho biết thay đổi có hiệu quả hay không. Nếu không có mức ban đầu, bạn có thể đồng ý rằng quy trình có vẻ tốt hơn nhưng không biết đã thay đổi đến đâu. Vì vậy, sẽ khó chứng minh kết quả hoặc nhận ra khi quy trình quay lại cách làm cũ.
Phương pháp này dựa trên hai ý tưởng: bắt đầu từ một tiêu chuẩn đã xác định và có sự tham gia của những người tại gemba, nơi công việc thực sự diễn ra. Hướng dẫn này trình bày kaizen hằng ngày và sự kiện kaizen, cách các điểm cải tiến kaizen kết nối sơ đồ dòng giá trị với kế hoạch cải tiến, lý do chương trình mất đà và cách nhật ký sự kiện giúp đo lường kết quả dễ hơn.
Kaizen có nghĩa là gì?
Kaizen là cách cải tiến công việc thông qua những thay đổi nhỏ và liên tục. Hai ý tưởng sau giúp áp dụng phương pháp này vào thực tế.
Bắt đầu từ một tiêu chuẩn. Bạn cần xác định cách thực hiện công việc trước khi biết nó đã được cải thiện hay chưa. Kaizen thay đổi tiêu chuẩn, ghi lại cách làm mới và dùng đó làm cơ sở cho lần cải tiến tiếp theo. Nếu không có tiêu chuẩn, thay đổi có thể chỉ là cách xử lý riêng của một người rồi biến mất khi người đó chuyển đi.
Có sự tham gia của những người tại gemba. Gemba là nơi công việc thực sự diễn ra. Người trực tiếp làm việc nhận ra những vướng mắc có thể không xuất hiện trong báo cáo và đóng vai trò trực tiếp trong việc duy trì cách làm tốt hơn.
Các công cụ như 5S, PDCA, poka-yoke, kanban và andon có thể hỗ trợ những ý tưởng này, nhưng bản thân chúng không phải là kaizen. Cốt lõi của phương pháp là thay đổi dựa trên mức ban đầu, kiểm tra kết quả và duy trì thay đổi nếu nó có ích.
Cách Toyota phân biệt đổi mới với kaizen rất hữu ích: đổi mới tạo ra bước tiến lớn, còn kaizen tạo ra những bước nhỏ với sự tham gia rộng rãi. Nhiều cải tiến chỉ cần thay đổi chính sách, cài đặt hệ thống hoặc biểu mẫu, chứ không cần một dự án lớn.
Kaizen hằng ngày khác sự kiện kaizen như thế nào?
Kaizen hằng ngày và sự kiện kaizen phục vụ những mục đích khác nhau. Kaizen hằng ngày đưa việc cải tiến vào công việc thường nhật của nhóm. Sự kiện kaizen tập hợp mọi người để tập trung giải quyết một vấn đề cụ thể.
| Đặc điểm | Kaizen hằng ngày | Sự kiện kaizen (blitz) |
|---|---|---|
| Người tham gia | Nhóm vận hành quy trình | Nhóm liên phòng ban và người phụ trách quy trình |
| Thời lượng | Diễn ra liên tục; mỗi thay đổi có thể mất vài phút hoặc vài giờ | Tập trung trong ba đến năm ngày |
| Phạm vi | Một bước, một vướng mắc, một tiêu chuẩn | Một bước hoặc quy trình con cụ thể, có mục tiêu rõ ràng |
| Chi phí | Thường chỉ tốn thời gian của nhóm | Thời gian của nhiều người trong một giai đoạn tập trung |
| Bằng chứng | Đo lường trước và sau thay đổi | Cùng phép đo đó, cộng với quyết định mà kết quả hỗ trợ |
| Phù hợp nhất khi | Cần duy trì thói quen cải tiến | Cần bắt đầu thói quen hoặc tháo gỡ bế tắc |
Một sai lầm thường gặp là tổ chức nhiều sự kiện rồi xem đó là toàn bộ chương trình. Sự kiện có thể tạo ra thay đổi dễ thấy, nhưng tự nó không hình thành thói quen lâu dài. Khi sự kiện kết thúc, nhóm vẫn cần chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn và tiếp tục tìm những cải tiến nhỏ.
Cải tiến liên tục kaizen trong sơ đồ dòng giá trị là gì?
Điểm cải tiến kaizen là ký hiệu hình tia trên sơ đồ dòng giá trị hiện trạng. Ký hiệu này đánh dấu bước cụ thể mà bạn muốn cải tiến. Trong sơ đồ dòng giá trị kaizen, mỗi điểm cải tiến kết nối vấn đề đã quan sát với thay đổi đề xuất và kết quả dự kiến.
Hãy áp dụng quy tắc sau để biến điểm cải tiến thành hành động cụ thể:
- Một bước: Gắn với một bước cụ thể, không phải toàn bộ quy trình.
- Một thay đổi: Nêu rõ điều bạn định thay đổi, không chỉ điều bạn muốn cải thiện.
- Một con số dự kiến: Ước tính tác động bằng một chỉ số có thể đo lường.
“Giảm thời gian chờ” là mục tiêu quá rộng. “Chuyển bước kiểm tra tín dụng để chạy song song với bước kiểm tra địa chỉ, nhằm loại bỏ hai ngày chờ ở bước này” nêu rõ bước, thay đổi và tác động dự kiến.
Các điểm cải tiến trên sơ đồ hiện trạng tạo thành kế hoạch cải tiến để hướng tới sơ đồ trạng thái tương lai. Mỗi thay đổi đề xuất cần có lý do và kết quả dự kiến. Nếu không có con số, sẽ khó đánh giá danh sách và có thể danh sách chỉ phản ánh ý kiến của người phát biểu sau cùng, thay vì nơi quy trình thực sự cần được cải thiện.
Sơ đồ dòng giá trị giải thích sơ đồ và mối liên hệ giữa hiện trạng với trạng thái tương lai. Câu hỏi quan trọng với mỗi điểm cải tiến kaizen là bạn sẽ đo tác động bằng cách nào. Để tìm hiểu thêm về ký hiệu, hãy xem tài liệu về sơ đồ dòng giá trị.
Vì sao chương trình kaizen mất đà?
Bốn vấn đề thường gặp khiến việc duy trì cải tiến trở nên khó khăn.
Không có mức ban đầu. Nhóm thay đổi một bước nhưng không đo lường trước. Sau đó, khi có người hỏi thay đổi có ích hay không, câu trả lời chỉ dựa vào trí nhớ và câu chuyện kể lại.
Tiêu chuẩn mới không được ghi lại. Thay đổi có thể hiệu quả lúc đầu, nhưng quy trình dễ lệch khỏi cách làm mới nếu tiêu chuẩn hoặc cấu hình hệ thống không được cập nhật.
Đo lường tốn quá nhiều công sức. Nghiên cứu thời gian thủ công có thể cần lấy mẫu, dùng đồng hồ bấm giờ và thống nhất cách đo công việc. Nếu công sức bỏ ra có vẻ lớn hơn lợi ích dự kiến, nhóm có thể bỏ qua việc thiết lập mức ban đầu. Khi đó, bạn sẽ không có bằng chứng để hỗ trợ thay đổi.
Mục tiêu được chọn theo lời phàn nàn, không phải theo tác động. Khi thiếu dữ liệu, nhóm có thể tập trung vào bước dễ thấy nhất hoặc gây khó chịu nhất. Nhưng đó chưa chắc là bước gây chậm trễ nhiều nhất cho toàn quy trình.
Những vấn đề này không có nghĩa là nhóm thiếu cam kết. Thường thì quy trình khó quan sát và đo lường, khiến việc chọn mục tiêu hoặc xác nhận kết quả trở nên khó khăn.
Nhật ký sự kiện hỗ trợ kaizen như thế nào?
Nếu công việc diễn ra trên một hệ thống, hệ thống đó có thể ghi lại các sự kiện như mã hồ sơ, hoạt động và dấu thời gian. Những bản ghi này có thể tạo thành nhật ký sự kiện. process mining dùng dữ liệu trong nhật ký sự kiện để cho thấy quy trình đã vận hành ra sao, từ đó hỗ trợ đo lường trong hoạt động cải tiến liên tục.
Lập đường cơ sở từ dữ liệu quy trình. Bạn có thể xem thời gian xử lý, các vòng lặp làm lại, biến thể quy trình và thời gian chờ giữa các hoạt động. Trung vị và mức độ phân tán cho thấy sự khác biệt giữa các trường hợp điển hình và trường hợp chậm hơn. Phân vị thứ 90 giúp bạn hiểu rõ các trường hợp chậm nhất, nơi thời gian chờ kéo dài có thể tập trung.
Chọn mục tiêu dựa trên những chậm trễ đã ghi nhận. So sánh thời gian chờ giữa các bước giúp bạn xác định nên tập trung vào đâu, thay vì chỉ dựa vào lời phàn nàn gay gắt nhất.
So sánh trước và sau bằng cùng một thước đo. Nếu dùng cùng định nghĩa và phạm vi, bạn có thể so sánh quy trình trước khi thay đổi với dữ liệu thu thập sau đó. Tuy nhiên, kết quả vẫn phụ thuộc vào việc chọn khoảng thời gian phù hợp và tính đến những thay đổi trong quy trình hoặc cơ cấu hồ sơ.
Kiểm tra quy trình có tuân theo tiêu chuẩn mới hay không. Nếu bạn đặt ra quy tắc cho cách làm mới, việc kiểm tra tuân thủ có thể giúp phát hiện những trường hợp không làm theo. Nhờ đó, bạn sớm nhận ra quy trình đang lệch khỏi tiêu chuẩn và có thể tìm hiểu nguyên nhân khi thay đổi vẫn còn mới.
process mining không thay thế cải tiến liên tục. Công cụ này có thể giảm bớt một phần công việc đo lường thủ công, vốn khiến việc chứng minh hiệu quả của thay đổi trở nên khó khăn. process mining giúp bạn xem dữ liệu trong nhật ký sự kiện và so sánh luồng công việc qua quy trình.
| Bước cải tiến liên tục | Cách làm thủ công | Dùng dữ liệu nhật ký sự kiện |
|---|---|---|
| Lập đường cơ sở cho một bước | Đo thời gian và lấy mẫu | So sánh thời gian của bước trong nhật ký |
| Chọn mục tiêu | Bắt đầu từ lời phàn nàn hoặc hàng chờ dễ thấy | So sánh thời gian chờ đã đo |
| Kiểm tra hiệu quả | Đo thời gian lại | Áp dụng cùng thước đo cho dữ liệu sau đó |
| Duy trì tiêu chuẩn | Kiểm tra mẫu nếu có | Đối chiếu hồ sơ với các quy tắc đã xác định |
| Tìm mục tiêu tiếp theo | Chờ có lời phàn nàn khác | Xem lại dữ liệu quy trình mới nhất |
Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.
Cải tiến liên tục không cần một triết lý mới, mà cần đo lường trung thực. process mining không thay thế phương pháp này. Công cụ giúp giảm bớt phần khó nhất với các nhóm: dùng dữ liệu để chứng minh thay đổi có thực sự hiệu quả hay không. Hãy tiếp tục cải tiến như thường lệ và để nhật ký sự kiện đảm nhiệm việc đếm.
Cải tiến liên tục khác Lean và Six Sigma thế nào?
Cải tiến liên tục, Lean và Six Sigma có thể cùng hỗ trợ một nỗ lực cải tiến, nhưng mỗi phương pháp tập trung vào những câu hỏi khác nhau.
| Tiêu chí | Cải tiến liên tục | Lean | Six Sigma |
|---|---|---|---|
| Trọng tâm chính | Những thay đổi nhỏ, liên tục | Luồng công việc, lãng phí và thời gian hoàn thành | Mức độ biến động, lỗi và khả năng dự đoán |
| Phạm vi thường gặp | Một bước hoặc nhiệm vụ | Một dòng giá trị | Một dự án xác định rõ |
| Ai dẫn dắt | Người trực tiếp làm việc | Người phụ trách dòng giá trị | Thường là người đã qua đào tạo |
| Nhịp thực hiện | Liên tục | Các chu kỳ cải tiến trên dòng giá trị | Các giai đoạn dự án, thường theo DMAIC |
| Thước đo phổ biến | Bước đang được thay đổi | Thời gian hoàn thành, tồn kho và luồng công việc | Lỗi và mức độ biến động của quy trình |
| Dễ bị đình trệ khi | Mất đường cơ sở hoặc tiêu chuẩn | Cải tiến cục bộ bỏ qua toàn hệ thống | Tốn quá nhiều công sức để đo lường |
Nhiều tổ chức kết hợp Lean và Six Sigma với thói quen cải tiến liên tục. Các phương pháp này khác nhau, nhưng đều cần cách đo lường quy trình và kiểm tra xem thay đổi có đạt hiệu quả mong muốn hay không. Đọc Six Sigma là gì để so sánh kỹ hơn.
Làm sao triển khai một chu kỳ cải tiến liên tục trong một quý?
Tập trung vào một quy trình, một bước và một thước đo để giữ chu kỳ đi đúng hướng.
- Chọn quy trình có nhật ký sự kiện. Tìm công việc lặp lại thường xuyên và diễn ra trên hệ thống có ghi hoạt động cùng dấu thời gian. Nếu công việc không được ghi lại trên hệ thống, trước tiên hãy xác định cách đo lường.
- Lập đường cơ sở cho luồng công việc trước khi chọn bước cần cải tiến. Đo thời gian chờ và thời gian xử lý trên toàn quy trình. Dữ liệu có thể chỉ ra mục tiêu khác với điều mọi người dự đoán ban đầu.
- Lên kế hoạch cải tiến ngắn. Nêu rõ một bước, một thay đổi và một kết quả mong đợi bằng con số. Chỉ định người phụ trách và thời hạn.
- Thực hiện thay đổi và cập nhật tiêu chuẩn. Ghi lại cách làm mới hoặc cập nhật biểu mẫu hay cấu hình hệ thống liên quan. Thay đổi chỉ nằm trong thói quen của một người sẽ khó duy trì hơn.
- Đo kết quả bằng cùng một định nghĩa. So sánh cùng một thước đo trong khoảng thời gian phù hợp. Nếu kết quả không cải thiện, hãy ghi nhận và quyết định điều cần thử tiếp theo. Ngay cả thay đổi không hiệu quả nhưng đã được đo lường cũng cung cấp thông tin hữu ích.
- Kiểm tra mức độ tuân thủ rồi lặp lại. Xác định cách kiểm tra tiêu chuẩn mới có được thực hiện hay không. Sau đó, dùng chu kỳ tiếp theo để tìm cơ hội cải tiến khác.
Mỗi chu kỳ chỉ nên tập trung vào một quy trình. Mời người phụ trách quy trình tham gia đo lường và đánh giá để nhóm có thể tiếp tục theo dõi kết quả mà không phải phụ thuộc vào chuyên gia mỗi khi có thay đổi.
Tiếp theo, bạn nên làm gì?
Hãy đo một bước trước khi thay đổi. Nếu công việc được ghi lại trong nhật ký sự kiện, bạn có thể dùng dữ liệu đó để lập đường cơ sở và chọn thử một đợt cải tiến.
Lập đường cơ sở cho một bước từ nhật ký sự kiện
Dùng bản dùng thử miễn phí để lập lại đường cơ sở cho một bước trong quy trình bằng dữ liệu bạn đã có, trước khi quyết định thay đổi điều gì.
