คู่มือสร้างแผนภาพ BPMN

สร้างแผนภาพ BPMN

เริ่มสร้างแผนภาพ BPMN ด้วยการทำความเข้าใจกระบวนการในภาพรวมก่อน แล้วค่อยเพิ่มรายละเอียด คุณสร้างแผนภาพได้โดยตรงใน modeler ของ ProcessMind เริ่มจากสร้างกระบวนการใหม่หรือใช้พื้นที่ว่าง แล้วลากองค์ประกอบจากแถบด้านซ้ายมาวางบนพื้นที่ทำงาน แนวทางต่อไปนี้จะช่วยจัดโครงสร้างแผนภาพให้ชัดเจน หากต้องการทำตามใน modeler ของ ProcessMind เริ่มทดลองใช้ฟรี แล้วสร้างแผนภาพไปพร้อมกับการอ่าน.

1. ระบุขั้นตอนสำคัญ: เริ่มจากร่างขั้นตอนหลักของกระบวนการ รวมถึงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการสั่งซื้ออาจมีการรับคำสั่งซื้อ ตรวจสอบเครดิต จัดส่งสินค้า และส่งใบแจ้งหนี้

2. พิจารณาเส้นทางอื่น: มองหาเส้นทางหรือผลลัพธ์อื่นที่อาจเกิดขึ้น เช่น กรณีที่ไม่สามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้ ใช้เกตเวย์แสดงเส้นทางต่างๆ ในไดอะแกรม

3. เพิ่มพูลและเลนว่ายน้ำ: ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แผนก หรือบทบาทหลักที่เกี่ยวข้อง จัดกิจกรรมลงในพูลและเลนว่ายน้ำเพื่อให้เห็นความรับผิดชอบได้ทันที

4. แสดง Message Flow: เพิ่มข้อความสำคัญที่ส่งระหว่างพูลหรือภายในพูลเดียวกัน เพื่อให้เห็นการเคลื่อนที่ของข้อมูลในกระบวนการ

5. เพิ่มสิ่งประกอบและรายละเอียด: แนบเอกสาร บันทึก หรือบทบาทที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอน หากขั้นตอนหนึ่งมีงานย่อยหลายรายการ ให้พิจารณาจัดเป็นกระบวนการย่อยเพื่อให้อ่านง่าย

6. วางแผนรับมือข้อผิดพลาด: พิจารณาว่าอะไรอาจผิดพลาด แล้วเพิ่มขั้นตอนหรือเหตุการณ์สำหรับจัดการข้อผิดพลาดลงในไดอะแกรม วิธีนี้ช่วยให้กระบวนการน่าเชื่อถือและสะท้อนการทำงานจริงมากขึ้น.

สรุปองค์ประกอบหลักของ BPMN

• เหตุการณ์: ใช้แทนจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ หรือเหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ เช่น การสั่งซื้อหรือการได้รับชำระเงิน
• กิจกรรม: หมายถึงงานที่ต้องทำให้เสร็จในกระบวนการ เช่น การตรวจสอบคำสั่งซื้อหรือการจัดส่งสินค้า
• เกตเวย์: ใช้เป็นจุดตัดสินใจเพื่อกำหนดทิศทางการไหลของกระบวนการตามเงื่อนไข เช่น ยอดสั่งซื้อสูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่
• ลำดับการไหล: ลูกศรแสดงลำดับการทำกิจกรรมในกระบวนการ
• Data Object: ใช้แทนข้อมูลที่นำมาใช้หรือสร้างขึ้นระหว่างกระบวนการ เช่น ข้อมูลลูกค้าหรือรายละเอียดคำสั่งซื้อ.

เมื่อเข้าใจองค์ประกอบหลักเหล่านี้และวิธีทำงานร่วมกันแล้ว คุณก็สร้างแผนภาพ BPMN 2.0 ที่สะท้อนกระบวนการทางธุรกิจได้.

BPMN 2.0 ช่วยสื่อสารให้เห็นภาพชัดเจนว่างานดำเนินไปอย่างไร ช่วยค้นหาโอกาสในการปรับปรุง และทำให้การปฏิบัติการง่ายขึ้น ดูรายละเอียดสัญลักษณ์เพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ BPMN อย่างเป็นทางการ.

วิธีสร้างแผนภาพ BPMN

1. กำหนดขอบเขตและเหตุการณ์เริ่มต้น

จดเหตุการณ์ที่เริ่มกระบวนการและผลลัพธ์ที่ทำให้กระบวนการสิ้นสุด จากนั้นกำหนดสิ่งที่ตั้งใจจะไม่รวมไว้ แผนภาพที่พยายามแสดงกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบสองสายจะอ่านยาก ก่อนที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้.

2. วางเหตุการณ์เริ่มต้นและสิ้นสุดก่อน

ทุกเส้นทางต้องเริ่มที่เหตุการณ์เริ่มต้นและจบที่เหตุการณ์สิ้นสุด วางทั้งสองจุดก่อนเพื่อป้องกันข้อบกพร่อง BPMN ที่พบบ่อยที่สุด นั่นคือกิจกรรมไม่มีลำดับการไหลขาเข้าหรือขาออก.

3. เพิ่มกิจกรรมตามลำดับที่เกิดขึ้น

ใช้ task แทนงานที่ต้องทำ และใช้ subprocess เมื่อต้องแสดงรายละเอียดในแผนภาพอีกชุด ตั้งชื่อกิจกรรมด้วยรูปแบบกริยาและกรรม เช่น “อนุมัติใบแจ้งหนี้” เพราะชื่อกิจกรรมนี้จะปรากฏในรายงานทุกฉบับที่สร้างจากโมเดล

4. เพิ่มเกตเวย์เฉพาะจุดที่มีการตัดสินใจจริง

ใช้ exclusive gateway เมื่อต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง และใช้ parallel gateway เมื่องานเกิดขึ้นพร้อมกันจริงๆ การเพิ่มเกตเวย์เพียงเพื่อให้ไดอะแกรมดูเรียบร้อยเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้โมเดลไม่ผ่านการตรวจสอบ.

5. แบ่งความรับผิดชอบด้วย Pool และ Lane

ใช้ Pool แยกตามผู้มีส่วนร่วม และใช้ Lane แยกตาม role หรือระบบเมื่อมีการส่งต่องาน ดูหัวข้อPool และ Swimlaneเพื่อพิจารณาว่าควรเพิ่มโครงสร้างส่วนนี้เมื่อใด.

6. ตรวจสอบก่อนเผยแพร่

ตรวจสอบว่าองค์ประกอบทุกชิ้นเชื่อมต่อกัน ทุกเส้นทางไปถึงเหตุการณ์สิ้นสุด และโมเดลยังตรงกับวิธีทำงานจริง ProcessMind ตรวจสอบโมเดลตามข้อกำหนด BPMN 2.0 ระหว่างที่คุณวาด และรายการองค์ประกอบที่รองรับระบุไว้อย่างชัดเจนว่ามีการตรวจสอบอะไรบ้าง.

สร้างโมเดล BPMN ตามต้องการ

เรียนรู้เพิ่มเติมใน ProcessMind

• องค์ประกอบพื้นฐานของ BPMN: องค์ประกอบต่างๆ ในแผนภาพ
• พื้นที่ทำงานสำหรับสร้างโมเดล: ทำงานใน modeler ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• องค์ประกอบ BPMN ที่รองรับ: รายการองค์ประกอบที่ ProcessMind รองรับ.