Process Mining untuk auditor

Process Mining untuk auditor: lihat kejadian yang sebenarnya

Bandingkan data peristiwa dari kasus yang telah selesai dengan model proses yang disetujui. Temukan penyimpangan, periksa riwayat kasus terkait, dan ekspor bukti untuk ditinjau. Analisis ini mendukung pekerjaan audit Anda, tetapi tidak menggantikan pertimbangan Anda atau mengesahkan kepatuhan.

Bukti apa yang dihasilkan process mining?

Uji kesesuaian membandingkan pelaksanaan proses yang tercatat dengan standar yang Anda tetapkan. Hasilnya menunjukkan kasus yang mengikuti alur yang diharapkan dan bagian yang menyimpang. Gunakan bukti kesesuaian proses ini untuk memusatkan peninjauan pada pengecualian, alih-alih menyusun ulang setiap kasus secara manual.

Bukti bergantung pada data peristiwa dan standar proses yang Anda berikan. Perbedaan antara aktivitas yang tercatat dan kontrol yang ditetapkan tidak menjelaskan penyebabnya atau membuktikan bahwa kontrol gagal. Anda yang menilai arti temuan tersebut.

Pelajari bagaimana Process Mining mendukung pemeriksaan kesesuaian.

Bagaimana menelusuri temuan hingga ke kasus sumbernya?

Mulailah dari penyimpangan dalam analisis, lalu periksa riwayat proses pada tingkat kasus yang mendasarinya. Telusuri temuan ringkasan hingga ke peristiwa yang tercatat untuk kasus tersebut, kemudian tinjau urutan dan waktunya dalam konteks.

Agar hasil lebih mudah ditinjau, sertakan ID kasus dan catatan sumber yang relevan saat mengekspor. Data peristiwa Anda perlu memuat catatan aktivitas, cap waktu, dan referensi kasus yang dibutuhkan untuk menelusuri pelaksanaan hingga ke sumbernya.

Apa yang dapat diekspor dan apa yang perlu disertakan?

Setelah meninjau penyimpangan, ekspor temuan dan bukti pendukung untuk arsip audit Anda. Simpan ekspor bersama model proses yang disetujui, cakupan dan periode pengujian, serta referensi ke data sumber yang digunakan dalam analisis.

Daftar penyimpangan sulit dinilai tanpa konteks ini. ProcessMind menyediakan bukti untuk ditinjau, tetapi Anda yang memutuskan apakah bukti tersebut cukup untuk audit.

Bagaimana mencatat dan menilai pengecualian?

Penyimpangan adalah perbedaan antara pelaksanaan yang tercatat dan model proses yang Anda gunakan sebagai pembanding. Penyimpangan dapat menunjukkan aktivitas yang dilewati, urutan yang tidak diharapkan, atau perbedaan lain dari alur yang ditetapkan.

Catat pengecualian, bukti kasus, dan penilaian Anda secara terpisah. Analisis dapat membantu menemukan dan menyelidiki variasi, tetapi tidak dapat menentukan apakah pengecualian dapat dibenarkan, merupakan pelanggaran kontrol, atau masalah kepatuhan. Penilaian tersebut memerlukan pertimbangan Anda dan konteks organisasi yang relevan.

Bagaimana menjalankan uji kesesuaian?

1. Pilih proses dan pertanyaan terkait kontrol. Tentukan hal yang ingin diuji, periode yang dicakup, dan standar proses yang disetujui.
2. Siapkan data peristiwa. Sertakan ID kasus dan catatan aktivitas yang diperlukan untuk menelusuri pelaksanaan hingga ke kasus sumber.
3. Bandingkan pelaksanaan dengan standar. Jalankan pemeriksaan kesesuaian dan tinjau penyimpangan yang ditemukan.
4. Selidiki pengecualian. Buka riwayat kasus terkait, periksa catatan sumber, dan dokumentasikan penilaian Anda.
5. Ekspor bukti. Simpan temuan, referensi kasus, model proses, dan cakupan pengujian bersama-sama untuk ditinjau.

Baca panduan tata kelola proses untuk mempelajari cara menetapkan dan memelihara standar proses.

Seperti apa uji kesesuaian dalam praktik?

Misalnya, proses yang disetujui mengharuskan permohonan diajukan, ditinjau, dan disetujui sebelum pembayaran. Modelkan urutan tersebut, lalu bandingkan dengan data peristiwa dari kasus yang telah selesai.

Analisis dapat menandai kasus ketika aktivitas yang tercatat berbeda dari model, misalnya pembayaran tercatat sebelum persetujuan. Periksa riwayat kasus dan telusuri temuan hingga ke catatan sumbernya. Lalu nilai apakah urutan tersebut menunjukkan pengecualian kontrol, masalah data, atau variasi yang disetujui. Dokumentasikan kesimpulan Anda untuk ditinjau.

Hasilnya merupakan bukti kesesuaian proses, bukan keputusan kepatuhan otomatis.

Bagaimana process mining membantu persiapan audit?

Process mining membantu Anda menemukan penyimpangan di seluruh kasus yang tersedia, bukan hanya mengandalkan sampel yang dipilih secara manual. Gunakan hasilnya untuk memusatkan penyelidikan, menyusun bukti berdasarkan riwayat kasus, dan mengulangi pengujian yang sama saat meninjau periode lain.

Cakupan bergantung pada kelengkapan dan kualitas data peristiwa Anda. Peristiwa yang hilang, ID kasus yang tidak konsisten, atau model proses yang tidak lengkap dapat memengaruhi hasil. Validasi data dan standar proses sebelum mengandalkan temuan.

Apa kaitannya dengan ISO 9001 dan DORA?

Untuk dokumentasi proses ISO 9001, model proses yang ditetapkan dapat menjadi standar pembanding bagi pelaksanaan yang tercatat. Analisis dapat membantu menemukan perbedaan antara kasus aktual dan model tersebut. Namun, analisis saja tidak membuktikan bahwa dokumentasi atau sistem manajemen mutu Anda memenuhi persyaratan ISO 9001.

Untuk bukti ketahanan operasional DORA, data proses dapat membantu Anda meninjau aktivitas tercatat yang terkait dengan proses dan insiden TIK. Kesesuaian bukti dengan kewajiban Anda bergantung pada persyaratan, catatan yang tersedia, dan penilaian Anda. Process mining tidak mengesahkan kepatuhan terhadap DORA.

Lihat contoh lain analisis proses dalam lingkungan yang diatur melalui studi kasus kepatuhan di bidang ilmu hayati.

Apa yang perlu diperiksa sebelum mengandalkan hasilnya?

Sebelum menggunakan hasil ekspor dalam audit, pastikan:

• Model proses mencerminkan standar yang disetujui untuk periode yang ditinjau.
• Data peristiwa mencakup kasus dan aktivitas yang masuk dalam cakupan.
• ID kasus memungkinkan Anda menelusuri temuan hingga ke catatan sumber.
• Cakupan pengujian dan keterbatasan data sudah didokumentasikan.
• Pengecualian sudah dinilai, bukan langsung dianggap sebagai kegagalan kontrol setiap kali terjadi penyimpangan.

Mulailah dengan satu proses dan satu pertanyaan kontrol yang jelas. Lalu, nilai apakah temuan per kasus dan ekspor bukti sudah memenuhi kebutuhan audit Anda.