Pemodelan proses manajemen pesanan

Sepakati satu model proses manajemen pesanan

Manajemen pesanan mencakup semua tahap, mulai dari penerimaan pesanan hingga pemenuhan dan pengiriman. Namun, tim penjualan, layanan pelanggan, operasional gudang, keuangan, dan logistik mungkin menggambarkan prosesnya secara berbeda. Susun satu model yang disepakati bersama, catat siapa yang menyetujuinya, lalu gunakan process mining untuk membandingkannya dengan data pesanan Anda.

Mengapa tim manajemen pesanan memiliki pandangan berbeda?

Manajemen pesanan melibatkan banyak tim dan sistem. Tim penjualan mungkin berfokus pada pencatatan pesanan, logistik pada pemenuhan, sedangkan keuangan pada pembayaran dan penagihan. Setiap tim hanya melihat sebagian proses, sementara pengecualian dan serah terima sulit digambarkan dalam satu diagram.

Saat proses berubah, dokumen dan diagram bisa ketinggalan zaman. Akibatnya, orang menghabiskan waktu mencari tahu versi mana yang harus dijadikan acuan, bukan meninjau prosesnya. Model bersama memberi semua orang acuan yang sama.

Seperti apa model yang disepakati bersama?

Bayangkan lima pemangku kepentingan meninjau satu diagram: pemilik proses, pimpinan layanan pelanggan, perwakilan penjualan, pimpinan logistik, dan perwakilan keuangan. Mereka menggunakan versi yang sama, menambahkan komentar atau koreksi, dan berbagi tautan alih-alih mengirim salinan lokal.

Model menjadi acuan bersama setelah pemilik yang tepat meninjaunya dan keputusan tersebut dicatat. Ini bukan berarti semua pengecualian sudah hilang. Artinya, tim memiliki pemahaman yang sama tentang proses, penanggung jawabnya, dan hal-hal yang masih perlu ditindaklanjuti.

Siapa yang perlu meninjau model?

Libatkan orang yang bisa memastikan cara kerja proses di setiap serah terima utama:

• Pemilik proses, yang mengoordinasikan peninjauan dan menyelesaikan pertanyaan tentang tanggung jawab
• Perwakilan penjualan dan layanan pelanggan, yang bisa memvalidasi penerimaan pesanan dan komunikasi dengan pelanggan
• Pimpinan logistik atau gudang, yang bisa memastikan tahapan pemenuhan dan pengecualian
• Perwakilan keuangan, yang bisa meninjau penagihan dan tahapan terkait pembayaran
• Analis proses, yang bisa membandingkan model dengan data peristiwa

Batasi pembahasan pada alur pesanan yang sedang Anda modelkan. Libatkan peninjau tambahan jika model mencakup tahapan yang menjadi tanggung jawab mereka.

Apa yang perlu dicatat dalam persetujuan?

Catat keputusan peninjauan dengan jelas agar mudah ditelusuri. Tuliskan siapa yang meninjau model, versi yang ditinjau, waktu persetujuan, serta syarat atau pertanyaan yang belum terjawab. Jika peninjau belum menyetujuinya, catat perubahan yang diperlukan sebelum peninjauan berikutnya.

Catatan ini membantu membedakan model yang sudah disetujui dari draf. Saat proses berubah, riwayat versi membantu Anda melacak pembaruan dan mengetahui versi yang ditinjau tim. Tautan yang bisa dibagikan mengarahkan peninjau ke model yang sama.

Bagaimana membandingkan model dengan alur pesanan aktual?

Mulailah dengan log peristiwa pesanan yang tersedia, lalu gunakan Process Mining untuk melihat alur pesanan. Bandingkan alur hasil analisis dengan tahapan dan serah terima dalam model Anda. Cari perbedaan seperti pekerjaan ulang, keterlambatan, pengecualian, dan jalur yang tidak tercakup dalam diagram.

Data memberi semua orang dasar bukti yang sama untuk peninjauan. Namun, data tidak menggantikan pengetahuan pemangku kepentingan. Tim dapat menjelaskan penyebab variasi dan apakah variasi tersebut memang diharapkan. Dengan melihat model dan alur hasil analisis bersama-sama, Anda bisa membedakan tahapan yang direncanakan dari pola yang perlu diselidiki.

Lihat cara pemodelan dan process mining saling melengkapi

Bagaimana mengadakan rapat persetujuan yang terarah?

Pilih satu alur pesanan, misalnya dari pencatatan pesanan hingga pemenuhan, lalu bagikan model kepada peninjau sebelum rapat. Minta setiap orang memeriksa tahapan yang menjadi tanggung jawabnya, serah terima yang dibutuhkan, dan pengecualian yang mereka temui dalam praktik.

Dalam rapat:

1. Pastikan cakupan proses dan versi yang ditinjau.
2. Tinjau model dari penerimaan pesanan hingga pengiriman.
3. Bandingkan tahapan utama dan variasinya dengan alur hasil analisis.
4. Catat koreksi, pertanyaan terbuka, dan penanggung jawab setiap tindak lanjut.
5. Catat keputusan setiap peninjau dan syarat persetujuannya.

Setelah rapat, perbarui model, simpan riwayat versi, lalu bagikan tautan ke versi yang siap disetujui. Jika kelompok belum mencapai kesepakatan, catat masalah yang belum terselesaikan, jangan menyajikannya seolah sudah tuntas.

Apa yang perlu dilakukan setelah persetujuan?

Gunakan model yang disepakati untuk memperkenalkan proses kepada pegawai baru dan memandu peninjauan proses berikutnya. Saat mengusulkan perubahan, perbarui model dan catat keputusan peninjauan agar riwayat versi berikutnya jelas.

Anda juga bisa menggunakan alur hasil analisis untuk menentukan prioritas pertanyaan tentang keterlambatan, pekerjaan ulang, atau serah terima. ProcessMind membantu Anda menganalisis dan memodelkan proses. Tim Anda yang memutuskan perubahan dan menerapkannya.

Bagaimana cara memulai?

Kumpulkan data peristiwa pesanan, diagram atau prosedur yang sudah ada, serta nama orang yang bertanggung jawab atas serah terima utama. Modelkan satu alur yang jelas, bandingkan dengan bukti hasil analisis, lalu minta pemangku kepentingan terkait meninjau versi yang sama.

Lihat BPMN modeler

Buat model dan periksa kesesuaiannya dengan data Anda melalui uji coba gratis.