RACI-Matrix-Vorlage: herunterladen, ausfüllen, importieren

Eine RACI-Matrix-Vorlage zeigt in einer Tabelle Prozessschritte oder Entscheidungen in den Zeilen und Rollen in den Spalten. Die Zellen enthalten jeweils R, A, C oder I. Hier erhalten Sie die Tabelle zum Ausfüllen, die wichtigste Regel für ihren Einsatz und eine Anleitung, wie Sie sie am Prozess ausrichten, statt sie im Ordner abzulegen.

Die Bedeutung der vier Buchstaben und wann Sie sie verwenden, erfahren Sie in der RACI-Erklärung. Auf dieser Seite geht es um die Vorlage und darum, wie Sie sie aktuell halten.

Was enthält die RACI-Matrix-Vorlage?

Die Datei enthält eine Kopfzeile und sechs Spalten. Die Kopfzeile ist nicht nur eine Formatierung: Sie entspricht genau den Spalten, die ProcessMind beim Export einer RACI-Matrix schreibt. So können Sie eine hier erstellte Datei ohne Nachbearbeitung wieder importieren.

Die Zellen enthalten Rollennamen oder Abkürzungen. Sind bei einem Schritt mehrere Rollen in derselben Funktion beteiligt, trennen Sie sie durch Semikolons: AP manager; Buyer. Die Namen sind wichtiger als die Formatierung, denn beim Import wird jeder Name in der Rollenbibliothek gesucht. Unbekannte Namen werden übersprungen.

Die Vorlage enthält bereits die auf dieser Seite gezeigten Beispiele zur Rechnungsfreigabe und zum Onboarding von Mitarbeitenden. So sehen Sie den Aufbau, bevor Sie die Zeilen durch Ihren eigenen Prozess ersetzen. Lassen Sie die Kopfzeile unverändert und überschreiben Sie alle Zeilen darunter.

Die Datei enthält Zuordnungen, nicht den gesamten Prozess. Prozessumfang, Anfang und Ende, die Systeme für die einzelnen Schritte und der Auslöser gehören in die Prozessdokumentation. Dort wird die Matrix ohnehin ausgegeben. Eine Tabelle kann diese Felder ebenfalls enthalten, aber wenn sich der Prozess ändert, bleiben sie nicht automatisch mit dem Modell aktuell.

Teams suchen unter verschiedenen Bezeichnungen danach: RACI-Vorlage, RACI-Matrix-Format, RACI-Diagramm oder RACI-Diagramm-Vorlage, RACI-Chart-Vorlage, RACI-Modell-Vorlage, RACI-Analyse-Vorlage oder einfach Verantwortungsmatrix. Gemeint ist immer dieselbe Vorlage: eine Tabelle, vier Buchstaben und eine Regel dazu, wer etwas freigibt.

Wie füllen Sie die Vorlage aus?

Beginnen Sie mit den Zeilen. Führen Sie die Prozessschritte und Entscheidungen in der Reihenfolge auf, in der die Arbeit abläuft. Nutzen Sie dafür eine Prozesslandkarte, die gemeinsame Durchsicht eines realen Falls oder eine Analyse des Event Logs. Abteilungen eignen sich nicht als Zeilen: „Finanzen“ oder „Recht“ sagt Ihnen, welche Abteilung es gibt, aber nicht, wer was tut.

Gehen Sie anschließend jede Zeile durch und stellen Sie zu jedem Buchstaben eine Frage:

Zwei Regeln sorgen dafür, dass die Matrix nutzbar bleibt. Weisen Sie jeder Zeile genau eine verantwortliche Rolle zu: Bei zwei verantwortlichen Rollen ist die Zuständigkeit geteilt, bei keiner bleibt das Ergebnis ohne Verantwortliche. Tragen Sie C nur ein, wenn der Beitrag die Arbeit beeinflussen kann, denn jede konsultierte Rolle erhöht den Abstimmungsaufwand. Bei einer Entscheidung ist meist die Rolle verantwortlich, die das Budget oder Risiko trägt, nicht die ranghöchste Person im Raum.

Teilen Sie einen umfassenden Schritt in mehrere Zeilen auf, wenn unterschiedliche Rollen über verschiedene Teile entscheiden können. „Recht prüft den Vertrag“ kann Haftung, Zahlungsbedingungen und anwendbares Recht umfassen. Können drei Rollen jeweils auf diese Punkte verzichten, sind es drei Zeilen. So zeigt die Matrix etwas, das im Prozessmodell nicht sichtbar ist.

Führen Sie keine Personennamen in der Datei auf. Eine Rolle lässt sich umbenennen, zusammenlegen oder neu zuweisen, ohne die Matrix anzupassen. In ProcessMind sind die Personen, die eine Rolle innehaben, als zuständige Personen in der Rollenbibliothek hinterlegt. Benötigen Sie für ein bestimmtes Projekt Namen in einer Zeile, halten Sie diese in einer separaten Notiz fest und beschränken Sie die Matrix auf Rollen.

Wie sieht eine ausgefüllte RACI-Matrix aus?

Beide Beispiele sind in der Vorlage bereits ausgefüllt. So sehen Sie den Aufbau, bevor Sie sie durch Ihren eigenen Prozess ersetzen. Das erste Beispiel, das auf dieser Seite verwendet wird, zeigt eine dreistufige Rechnungsfreigabe mit fünf Rollen. Für jede Zeile gilt dieselbe Regel: genau eine verantwortliche Rolle und konsultierte Rollen nur dann, wenn ihr Beitrag die Arbeit beeinflussen kann.

Der Kreditorenbuchhalter führt die Arbeit aus, ist aber nicht für das Ergebnis verantwortlich. Der Einkäufer bringt sich beim Abgleich der Rechnung und bei Abweichungen ein, weil der Einkauf beide Rollen betrifft. Der Finanzvorstand gibt wesentliche Abweichungen frei.

Dieser Ausnahmeweg wirft eine wichtige Frage auf: Wie oft kommt er vor? Wird eine Abweichung nur selten genehmigt, handelt es sich tatsächlich um eine Ausnahme und der Schwellenwert erfüllt seinen Zweck. Kommt das häufig vor, sollten Sie den Schwellenwert oder den Prozess genauer prüfen. Das Event Log zeigt Ihnen, woran es liegt.

Onboarding von Mitarbeitenden

Beim Onboarding arbeiten HR, IT, Facility Management und die einstellende Führungskraft zusammen. Eine Matrix macht die Übergaben schnell sichtbar.

Die Matrix legt fest, wer Konten und Zugriffsrechte einrichtet. Sie garantiert jedoch nicht, dass die Arbeit rechtzeitig erledigt wird. Dafür ist klar, wer Auskunft geben sollte, wenn der Zugriff fehlt. Diese Übergabe sollten Sie anhand der Prozessdaten prüfen. Verzögerungen zeigen sich möglicherweise zwischen zwei Schritten und nicht innerhalb eines einzelnen Schritts.

Wie importieren Sie das Template in ProcessMind?

1. Exportieren Sie zuerst die aktuelle Matrix

   Öffnen Sie den Prozess und anschließend das Dokumentation-Panel. Wählen Sie dort RACI-Matrix und dann RACI exportieren. Sie erhalten eine Datei mit dem Namen raci-matrix- und einem Timestamp. Sie enthält dieselben sechs Spalten wie das Template und dient als Sicherung und Vergleichsgrundlage.

2. Füllen Sie die Datei aus

   Ersetzen Sie die Beispielzeilen durch Ihre Prozessschritte und Rollen. Lassen Sie die Kopfzeile unverändert. Verwenden Sie für jede Aktivität genau den Namen aus dem Modell, denn beim Import erfolgt die Zuordnung anhand des Aktivitätsnamens.

3. Importieren Sie die Datei

   Wählen Sie im selben Menü der RACI-Matrix RACI importieren und wählen Sie Ihre CSV-Datei aus. Die Aktivitäten werden anhand ihres Namens dem geöffneten Prozess zugeordnet. Die Rollenzellen werden anhand des Namens oder der Abkürzung mit der Rollenbibliothek abgeglichen.

4. Prüfen Sie das Ergebnis

   Prüfen Sie die Matrix in der Ansicht Rollen oder RACI. Wenn ein Name nicht zugeordnet werden konnte, bleibt die entsprechende Zelle leer. So erkennen Sie schnell Abweichungen zwischen Ihrer Datei und dem Modell.

RACI exportieren schreibt dieselben sechs Spalten. Datei und Modell bleiben dadurch austauschbar: Exportieren Sie die Matrix, bearbeiten Sie sie in einer Tabellenkalkulation und importieren Sie sie wieder. Dieser Rückweg ermöglicht auch einen aussagekräftigen Vergleich zwischen den Angaben im Prozess und den Vereinbarungen im Team.

Sie können die Datei auch schon vor dem Workshop verwenden. Senden Sie das Template mit den ausgefüllten Prozessschritten und bitten Sie die Verantwortlichen der einzelnen Rollen, ihre Spalte zu ergänzen. So werden Unstimmigkeiten sichtbar, bevor jemand einen Raum bucht. Am Ende aktualisiert der Import den Prozess in einem Schritt.

Warum sollten Sie eine RACI-Matrix in einem Tool statt in Excel oder Word erstellen?

Eine Tabellenkalkulation eignet sich gut, um einen ersten Entwurf der Matrix zu erstellen, aber weniger gut für die laufende Pflege. Die Datei ist nicht mit dem Prozess verknüpft und veraltet daher unbemerkt: Der Prozess ändert sich, die Datei bleibt gleich. Bis jemand eine Entscheidung auf Grundlage des Dokuments im gemeinsamen Laufwerk trifft, ist es möglicherweise schon ein Jahr alt.

Im Arbeitsalltag wird der Unterschied deutlich. Wird eine Rolle umbenannt, sorgt die Rollenbibliothek für einheitliche Bezeichnungen in allen Prozessen, während sechs Tabellen weiterhin sechs alte Namen enthalten. Wird ein Schritt gelöscht, entfernt das Modell die Zeile. In der Datei bleibt sie bestehen und suggeriert Arbeit, die niemand mehr erledigt. Ändert sich eine Zuständigkeit, spiegelt die Dokumentation das wider, sobald jemand das Dokument öffnet. Niemand muss dafür eine Tabelle kopieren. Am deutlichsten vermissen viele die Änderungshistorie, wenn sie fehlt: Bei einer Datei lässt sich nicht nachvollziehen, wer eine verantwortliche Rolle entfernt hat und wann.

Wie erstellt ProcessMind eine RACI-Matrix aus dem Prozess?

Vier Schritte, in der üblichen Reihenfolge.

1. Legen Sie die Rollen in einer Bibliothek an. Die Rollen sind zentral hinterlegt, jeweils mit Name, Abkürzung, zugehöriger Architekturebene, Beschreibung, Verantwortlichkeiten in Markdown, Tags und zuständigen Personen. Wenn Sie neu beginnen, erstellt der Rollenassistent anhand der ausgewählten Abteilungen einen Rollensatz. Auf Wunsch berücksichtigt er dabei auch Ihre Dateien. Die Bibliothek lässt sich als JSON oder CSV importieren und exportieren. Das geht schneller, als eine Rollenliste zweimal einzugeben. Die hier festgelegten Namen erscheinen auch im Template. Eine einheitliche Rollenbibliothek vereinfacht daher jeden späteren Import und Export. Fehlt eine Rolle, legen Sie sie einmal an. Anschließend steht sie in allen Prozessen zur Verfügung.

2. Weisen Sie jeder Aktivität eine Rolle und eine RACI-Kategorie zu. Für jede Aktivität gibt es einen Tab Dokumentation, in dem diese Zuordnungen hinterlegt sind. Sie gehören zur Aktivität. So stimmen Matrix und Prozess überein.

3. Öffnen Sie die Matrix. Im Dokumentation-Panel des Prozesses zeigt RACI-Matrix die gesamte Übersicht: Rollen oder die Buchstaben R/A/C/I als Spalten, eine vergrößerte Ansicht für die Bildschirmfreigabe und Zeilen, die sich nach Prozessreihenfolge oder Elementnamen sortieren lassen. Außerdem können Sie Rollenspalten hinzufügen, entfernen oder neu anordnen.

4. Halten Sie Modell und Matrix auf demselben Stand. Mit Als Lanes anwenden wird das Modell so umstrukturiert, dass jede Rolle eine Lane erhält. Diese Darstellung einer RACI-Matrix ist vielen aus Swimlane-Diagrammen vertraut. Die Rollen-Historie protokolliert jede Änderung an der Bibliothek. Frühere Stände lassen sich wiederherstellen.

Die Zuordnung einer Rolle zu einem Element ist Teil des Modells. Die Matrixansicht, die daraus erzeugte Dokumentation und das Process Portal sind im Process-Architecture-Sitzplatz enthalten, ebenso wie Hierarchieebenen und Governance. Erfahren Sie, was die einzelnen Tarife enthalten.

Wie prüfen Sie, ob die Matrix mit der tatsächlichen Arbeit übereinstimmt?

Eine Matrix ist eine Annahme darüber, wie die Arbeit erledigt werden sollte, und hält fest, worauf sich die Beteiligten geeinigt haben. Ihre Systeme haben bereits erfasst, wer was getan hat. Vergleichen Sie beides, statt die Annahme ungeprüft zu übernehmen.

• Wer führt die einzelnen Schritte aus? Zeigen die Daten, dass mehrere Rollen einen Schritt ausführen, der laut Matrix einer einzigen Rolle zugewiesen ist, ist die Zuordnung möglicherweise veraltet oder die Arbeit nicht dokumentiert.
• Wo wartet die Arbeit? Verzögerungen zwischen Schritten weisen auf eine Freigabe oder Übergabe hin. Oft fehlt für den betreffenden Schritt auch eine verantwortliche Rolle.
• Wie oft treten Ausnahmen auf? Wird eine Abweichung in den meisten Fällen genehmigt, ist sie keine Ausnahme, auch wenn die Matrix etwas anderes nahelegt.

Prozessvarianten zeigen, welche Wege die Cases nehmen. Die Konformitätsprüfung vergleicht den vorgesehenen Prozess mit dem Ablauf, den das Event Log erfasst.

Wenn die beiden nicht übereinstimmen, sollten Sie klären, was nicht stimmt: Führt die Matrix eine Rolle auf, die an diesem Schritt nicht mehr beteiligt ist, oder wurde die Zuständigkeit für einen Schritt nie dokumentiert? Beides sind wichtige Erkenntnisse. Jetzt lassen sich solche Lücken einfacher beheben als in der Woche vor einem Audit.

Wie erscheint die RACI-Matrix in Ihrer Prozessdokumentation?

Die Matrix ist keine separate Datei, die jemand aktuell halten muss. Sie erscheint als nummerierter Abschnitt im Prozessdokument selbst, meist als Abschnitt 3.2 RACI. Er steht nach den Risiken und Kontrollen und vor den Referenzabschnitten. Die Zeilen enthalten dieselben Aktivitäten, die Spalten dieselben Rollen.

Von dort aus lässt sie sich weiterverwenden, ohne sie neu zu erstellen:

• Exportieren. Word, PDF, Markdown oder Druck: Jeder Export gibt den aktuellen Stand des Prozesses wieder, einschließlich der RACI-Matrix und aller angehängten Dateien. Im Word-Export ist die Matrix eine echte Tabelle und kein Bild.
• Anhängen. Formulare, Checklisten und Arbeitsanweisungen stehen neben dem Abschnitt, zu dem sie gehören. Wer die RACI-Matrix aufruft, findet die passende Anweisung direkt daneben.
• Veröffentlichen. Veröffentlichte Dokumentation können Benutzer im Process Portal lesen. So erreicht die Matrix die Personen, die sich an ihr orientieren müssen.

Rollen und RACI enthält die vollständige Anleitung. Unter Prozessdokumentation erfahren Sie, welche weiteren Inhalte das Dokument umfasst.

Besonders wichtig ist das in der Woche vor einem Audit. Die Matrix im Dokumentenpaket entspricht dem Stand des Prozesses und führt die Zuständigkeiten für jede Aktivität auf. Niemand muss eine Tabellenkalkulation mit dem Modell abgleichen, um herauszufinden, wer was freigegeben hat.

Welche Fehler erschweren die Arbeit mit einer RACI-Matrix?

Fünf Fehler, die sich leicht vermeiden lassen:

1. Mehr als ein A oder gar keines. Weisen Sie jeder Zeile genau eine verantwortliche Rolle zu.
2. C für Personen, die nur informiert werden müssen. Dafür steht I. Eine C-Kennzeichnung verlangsamt die Arbeit.
3. Abteilungen als Zeilen. Führen Sie Prozessschritte und Entscheidungen auf. So beschreiben die Zeilen die Arbeit und nicht das Organigramm.
4. Personennamen in den Rollenspalten. Verwenden Sie Rollen. So bleibt die Matrix auch bei einer Umstrukturierung oder Beförderung gültig.
5. Keine regelmäßige Prüfung. Ändert sich der Prozess, aber nicht die Matrix, verlassen sich die Mitarbeitenden irgendwann nicht mehr auf sie.

Für den letzten Punkt braucht es einen festen Ablauf, nicht nur Disziplin: Prüfen Sie die Matrix bei Prozessänderungen und Änderungen der Zuständigkeiten, vor einem Audit sowie zu einem festgelegten Prüftermin. Exportieren Sie die Datei, importieren Sie sie wieder und gleichen Sie die Zuordnungen mit dem Event Log ab. So beschreibt die Matrix weiterhin die tatsächliche Arbeit und nicht nur den früheren Stand. Unter Prozess-Governance erfahren Sie mehr zum Prüfprozess.