RACI矩阵模板：下载、填写并导入
下载ProcessMind支持导入和导出的CSV格式RACI矩阵模板，填写后重新导入，让矩阵贴合实际流程。
RACI矩阵模板就是一张表：左侧列出流程步骤或决策，顶部列出角色，单元格填写R、A、C或I。本页提供可直接填写的模板文件、让矩阵保持实用的规则，以及使其贴合实际流程、避免束之高阁的方法。
如需了解这四个字母的含义及其适用场景，请阅读RACI说明。本页介绍的是矩阵文件本身，以及如何确保内容准确。
RACI矩阵模板包含什么？
文件包含一行表头和六列。表头并非装饰：它与ProcessMind导出RACI矩阵时写入的内容完全一致，因此您在此创建的文件可以直接导入，无需重新整理。
| 列 | 填写内容 |
|---|---|
process | 所属流程，因此一个文件可以包含多个流程。 |
activity | 流程步骤或决策，名称应与模型中的名称一致。导入时会根据此字段进行匹配。 |
responsible | 执行工作的角色。 |
accountable | 对结果负责的角色。每行只能有一个。 |
consulted | 其意见可能在工作开始前改变工作内容的角色。 |
informed | 事后接收通知的角色。 |
单元格中填写角色名称或缩写。同一角色类别下有多个角色时，用分号分隔：AP manager; Buyer。名称比格式更重要，因为导入时会在角色库中查找每个名称，并跳过无法识别的名称。
模板已填入本页的发票审批和员工入职示例，方便您先了解表格结构，再替换为自己的流程。请保留表头原样，并覆盖其下的所有内容。
文件保存的是分派信息，而非整个流程。流程范围、起点和终点、各步骤运行所在的系统，以及启动流程的触发条件，都属于流程文档；矩阵也会在文档中呈现。电子表格同样可以记录这些字段，但流程变化时，没有任何机制能让它们与模型保持一致。
团队会用不同名称来称呼这种模板：RACI模板、RACI矩阵格式、RACI图或RACI图模板、RACI图表模板、RACI模型模板、RACI分析模板，或简单的职责矩阵。它们指的都是同一种内容：一张表、四个字母，以及一条关于谁来批准的规则。
如何填写模板？
先填写行。按照工作实际发生的顺序，列出流程步骤和决策。您可以参考流程图、走查一个真实案例，或分析事件日志。部门名称不适合作为行：“财务”或“法务”只能说明有哪些部门，无法说明谁做什么。
然后逐行查看，并针对每个字母提出一个问题：
| 字母 | 角色 | 要问的问题 |
|---|---|---|
| R | 负责人：执行工作。 | 谁执行这一步？ |
| A | 责任人：对结果负责并予以确认。 | 即使所有人都遵循了指示，如果结果有误，谁需要解释？ |
| C | 已查阅：提供的意见可能在工作开始前改变工作内容。 | 此人的意见会改变结果吗？ |
| I | 知会：事后接收通知。 | 此人会收到什么通知，何时收到？ |
两条规则能让矩阵保持实用。每行必须且只能有一个责任角色：两个责任角色会导致责任分散，没有责任角色则意味着结果无人负责。只有当意见可能改变工作时才标记C，因为每增加一个已查阅角色，都会增加协调工作。对于决策，责任人通常是掌管预算或风险的人，而不一定是会议室里职位最高的人。
如果不同角色可以决定某个宽泛步骤中的不同部分，请将其拆分为多行。“法务审核合同”可能涉及责任、付款条款和适用法律；如果三个角色分别可以豁免相关要求，就应拆成三行。这样，矩阵还能揭示流程模型本身未能呈现的信息。
不要在文件中填写个人姓名。角色可以重命名、合并或重新分配，而不必改动矩阵。在ProcessMind中，担任某个角色的人员会列为角色库中的受分派人。如果某个特定项目需要在行中记录姓名，请另行备注，让矩阵继续以角色为核心。
填写完成的RACI矩阵是什么样的？
以下两个示例已包含在模板中，方便您先了解表格结构，再替换为自己的流程。第一个是本页贯穿使用的RACI矩阵示例：包含五个角色的三步发票审批流程。两个示例的行都遵循同一标准：一个责任角色，且只在意见可能改变工作时才标记已查阅角色。
| 流程步骤 | 应付账款专员 | 应付账款经理 | 采购员 | 首席财务官 | 供应商 |
|---|---|---|---|---|---|
| 将发票与采购订单匹配 | R | A | C | I | |
| 批准超过5%的差异 | R | C | A | ||
| 安排付款批次 | R | A | I | I |
应付账款专员负责执行工作，但不对结果负责。采购员会就发票匹配和差异提供意见，因为采购事项与这两个角色都有关。重大差异由首席财务官批准。
这条例外路径引出了审批中值得关注的问题：它发生得有多频繁？如果差异审批很少发生，说明这是合理的例外，阈值发挥了作用。如果经常发生，就需要进一步检查阈值或流程；事件日志可以帮助您判断问题所在。
员工入职
员工入职涉及人力资源、IT、设施管理和招聘经理。矩阵能最快地呈现这些角色之间的交接。
| 流程步骤 | 人力资源 | IT | 招聘经理 | 设施管理 |
|---|---|---|---|---|
| 签署并返还合同 | R、A | I | C | |
| 创建账户并配置访问权限 | C | R、A | C | I |
| 准备办公桌和设备 | I | C | I | R、A |
| 制定首周计划并进行沟通 | C | R、A |
矩阵明确了谁负责创建账户和配置访问权限，但这并不能保证工作会按时完成。它能说明访问权限缺失时应由谁负责，也提示您检查这次交接。流程数据可能显示，延迟发生在两个步骤之间，而非其中任何一个步骤内部。
如何将模板导入ProcessMind？
-
先导出当前矩阵
打开流程，进入其文档中心面板，再打开RACI矩阵，然后选择导出RACI。导出的文件名为raci-matrix-加时间戳，包含与模板相同的六列。请将其作为备份和对照文件。 -
填写文件
将示例行替换为您自己的流程步骤和角色，并保持表头原样。活动名称应与模型中的名称一致，因为导入时会根据活动名称进行匹配。 -
导入文件
在同一RACI矩阵菜单中，选择导入RACI并选择您的CSV文件。系统会根据名称将活动与当前打开的流程匹配，并根据名称或缩写将每个角色单元格与角色库匹配。 -
检查导入结果
在角色或RACI视图中重新检查矩阵。未能匹配的名称会在相应行中留下空缺，这是发现文件与模型差异的最快方法。
导出RACI会写入相同的六列，因此文件与模型可以互相转换：导出后在电子表格中编辑，再重新导入。这样的双向导入导出也能如实对照流程中保存的内容与团队达成的共识。
您也可以在研讨会前使用该文件，而不必等到会后。先在模板中填好流程步骤，再发送给各角色负责人，请他们填写各自的列。这样，大家还没预订会议室，就能在文件中看到分歧；最后导入时，只需一步即可更新流程。
为什么要用工具创建RACI矩阵，而不是用Excel或Word？
用电子表格起草矩阵很合适，但不适合长期维护。文件与流程没有关联，因此会悄然过时：流程变了，文件却没变。等有人根据共享盘里的RACI文档做决定时，它可能已经是一年前的版本。
A spreadsheet or a document
- One matrix per team, plus a copy in the wiki
- Role names typed into every file
- An attachment that gets overwritten, with no history
- Rows that outlive the step they describe
- The table copied into the documentation by hand
A matrix on the process
- One matrix, opened from the process it belongs to
- Roles from a library, renamed once
- Every change recorded, and restorable
- Assignments that follow the model when it changes
- The same matrix rendered into the process document
差异会在日常工作中显现。重命名一个角色，角色库能让所有流程保持一致，六份电子表格却可能保留着六个旧名称。删除一个步骤，模型会同步移除对应行，文件却还在为没人执行的工作争论。变更负责人后，文档会在下次打开时反映更新，无需有人手动复制表格。最容易被忽略的是历史记录：文件无法说明是谁、何时移除了责任人。
您可以先用Excel模板起步，这完全没问题。坦诚地说，我们建议您直接在工具中创建矩阵。矩阵与流程放在一起后，就不再是需要有人记得定期更新的文件。
ProcessMind如何根据流程创建RACI矩阵？
通常按以下顺序分四步完成。
**1. 将角色添加到角色库。**角色集中管理，包含名称、缩写、所属架构层级、说明、Markdown格式的职责、标签和受分派人。如果您还没有角色库，可以使用角色向导，根据您选择的部门生成一组角色；也可以让向导参考您自己的文件。角色库支持导入和导出JSON或CSV，比重复录入角色列表更快捷。您在此确定的名称会沿用到模板中，因此，角色库名称一致，后续导入导出也会更顺畅。尚不存在的角色只需添加一次，即可用于所有流程。
2. 为每项活动分配角色和RACI级别。每项活动都有一个文档中心选项卡，用于管理这些分配。分配信息属于活动本身，因此矩阵与流程不会出现不一致。
3. 打开矩阵。在流程的文档中心面板中，RACI矩阵会展示完整视图：您可以将角色或R/A/C/I字母设为列，放大视图以便共享屏幕，按流程顺序或元素名称排列行，还可以添加、删除或调整角色列。
4. 让模型与矩阵保持同步。****应用为泳道会调整模型结构，将每个角色设为一个泳道，形成熟悉的泳道式RACI视图。角色历史记录会保留角色库的每次变更，您也可以恢复到任意历史状态。
为元素分配角色是模型的一部分。矩阵视图、生成的文档和流程门户，以及层级和治理功能，均包含在流程架构席位中。查看各方案包含的功能。
如何核对矩阵与实际工作是否一致？
矩阵是对工作的假设：由相关人员约定谁应该做什么。系统已经记录了实际执行者和工作内容，因此可以将两者进行比较，而不是只凭假设判断。
- **每个步骤由谁执行？**如果数据显示某个步骤由多个角色执行，而矩阵只分配给一个角色，说明分配信息可能已过时，或者实际工作尚未记录。
- **工作在哪些环节等待？**步骤间的延迟可能指向审批或交接，也可能说明某个步骤根本没有责任人。
- **例外情况出现得有多频繁？**如果大多数案例都需要偏差审批，那就不算例外，无论矩阵如何标注。
流程变体可以显示案例走过的不同路径，一致性检查则会比较预期流程与事件日志记录的实际流程。
两者不一致时，需要判断问题出在哪里：矩阵列出了已不再参与某步骤的角色，还是某个步骤从未明确归属？这两种情况都值得发现，也都应尽早处理，避免拖到审计前一周才补救。
RACI矩阵如何呈现在流程文档中？
矩阵不是需要另行维护的独立文件，而是直接生成在流程文档中，作为带编号的章节，通常为3.2 RACI。它位于风险与控制之后、参考资料章节之前，行对应活动，列对应角色。
之后，矩阵无需重新制作即可用于不同场景：
- **导出。**可导出为Word、PDF、Markdown，也可打印。每次导出都会反映流程的当前状态，包括RACI矩阵和附加材料。导出为Word时，矩阵是真正的表格，而不是图片。
- **附加材料。**表单、检查清单和工作说明会放在所属章节旁边，读者查看RACI时也能找到相关说明。
- 发布。已发布的文档可供流程门户中的查看者阅读，让需要遵循矩阵的人员都能看到它。
角色与RACI提供完整操作说明，流程文档则介绍文档还可以包含哪些内容。
审计前一周，这种做法尤其有用。资料包中的矩阵与流程中记录的内容一致，逐项对应活动，因此无需再核对电子表格和模型，就能回答谁批准了什么。
哪些常见错误会让RACI矩阵难以使用？
主要有五种，都很容易避免：
- **A超过一个，或没有A。**每一行都应指定且只指定一个最终负责角色。
- **把只需了解进展的人标为C。**这类人员应标为I；标成C会拖慢工作。
- **用部门作为行。**应列出流程步骤和决策，让每一行描述工作，而不是组织架构。
- **在角色列中填写个人姓名。**应使用角色，这样组织调整或人员晋升就不会使矩阵失效。
- **没有定期审核。**流程变了，矩阵却没变，人们就会停止依赖它。
最后一种问题需要靠机制解决，而不只是靠自律：流程或职责发生变化时、审计前，以及您设定的审核日期，都应检查矩阵。对文件进行双向导入导出，并根据事件日志核对分配信息，矩阵才能持续反映实际工作，而不是只记录过去。流程治理会进一步介绍审核相关内容。
Where to Go From Here
You have a matrix, or a template you are about to fill in, and you want it to live with the process rather than beside it.
