RACI-matrixtemplate downloaden, invullen en importeren

Een RACI-matrixtemplate is één tabel: processtappen of beslissingen links, rollen bovenaan en R, A, C of I in de cellen. Op deze pagina vind je een invulbaar bestand, de regel die de matrix bruikbaar houdt en een manier om hem actueel te houden, zodat hij aansluit op het proces en niet in een map blijft liggen.

Lees de uitleg over RACI als je wilt weten wat de vier letters betekenen en wanneer je ze gebruikt. Deze pagina gaat over de matrix zelf en over hoe je die nauwkeurig houdt.

Wat staat er in de RACI-matrixtemplate?

Het bestand heeft één kopregel en zes kolommen. Die kopregel is niet zomaar opmaak: dit is precies wat ProcessMind schrijft wanneer je een RACI-matrix exporteert. Daardoor kun je een bestand dat je hier invult weer importeren zonder herstelwerk.

In de cellen staan rolnamen of afkortingen. Als meerdere rollen dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor een stap, scheid je ze met een puntkomma: AP manager; Buyer. De namen zijn belangrijker dan de opmaak. Bij het importeren zoekt ProcessMind elke naam op in de rollenbibliotheek en slaat het onbekende namen over.

De template bevat al de voorbeelden van factuurgoedkeuring en onboarding van medewerkers op deze pagina. Zo zie je hoe de tabel eruitziet voordat je de rijen vervangt door je eigen proces. Laat de kopregel staan en vervang alles eronder.

Het bestand bevat toewijzingen, niet het hele proces. De reikwijdte, begin- en eindpunten, systemen waarin elke stap plaatsvindt en de trigger die het proces start, horen thuis in de procesdocumentatie. Daar verschijnt de matrix ook. Je kunt die gegevens eveneens in een spreadsheet zetten, maar als het proces verandert, blijft niets ze in lijn houden met het model.

Teams zoeken dit onder verschillende namen: RACI-template, RACI-matrixformaat, RACI-diagram of RACI-diagramtemplate, RACI-tabeltemplate, RACI-modeltemplate, RACI-analysetemplate of gewoon verantwoordelijkheidsmatrix. Het gaat steeds om hetzelfde: één tabel, vier letters en een regel over wie goedkeuring geeft.

Hoe vul je de matrix in?

Begin met de rijen. Zet de processtappen en beslissingen in de volgorde waarin het werk plaatsvindt. Gebruik daarvoor een procesmap, een doorloop van een echte case of een analyse van het event log. Afdelingsnamen zijn ongeschikt voor rijen: ‘Financiën’ of ‘Juridische zaken’ zegt welke afdeling er is, niet wie wat doet.

Loop daarna elke rij langs en stel voor elke letter één vraag:

Twee regels houden de matrix bruikbaar. Wijs per rij precies één rol aan als eindverantwoordelijk: met twee rollen is de verantwoordelijkheid verdeeld, en zonder rol is niemand verantwoordelijk voor het resultaat. Gebruik C alleen als iemands inbreng het werk kan veranderen, want elke geraadpleegde rol vraagt om afstemming. Bij een beslissing is de eindverantwoordelijke meestal degene die over het budget of risico gaat, niet de hoogste in rang in de ruimte.

Splits een brede stap op in aparte rijen als verschillende rollen over verschillende onderdelen kunnen beslissen. ‘Juridische zaken beoordeelt het contract’ kan gaan over aansprakelijkheid, betalingsvoorwaarden en toepasselijk recht. Kunnen drie rollen daar elk een uitzondering op toestaan, maak er dan drie rijen van. Zo laat de matrix iets zien wat het procesmodel niet laat zien.

Zet geen persoonsnamen in het bestand. Je kunt een rol hernoemen, samenvoegen of opnieuw toewijzen zonder de matrix aan te passen. In ProcessMind staan de mensen die een rol vervullen als toegewezen personen in de rollenbibliotheek. Heb je voor een specifiek project namen nodig in een rij, zet die dan in een aparte notitie en houd de matrix gericht op rollen.

Hoe ziet een ingevulde RACI-matrix eruit?

Beide voorbeelden zijn al ingevuld in de template. Zo zie je hoe de tabel eruitziet voordat je ze vervangt door je eigen proces. Het eerste voorbeeld is de RACI-matrix die op deze pagina terugkomt: een factuurgoedkeuringsproces met drie stappen en vijf rollen. Voor beide voorbeelden geldt dezelfde regel: één eindverantwoordelijke rol per rij en alleen geraadpleegde rollen als hun inbreng het werk kan veranderen.

De AP-medewerker voert het werk uit, maar is niet verantwoordelijk voor het resultaat. De inkoper geeft inbreng bij het vergelijken van de factuur en bij afwijkingen, omdat de inkoop beide rollen raakt. De CFO keurt grote afwijkingen goed.

Bij deze uitzondering hoort een vraag die je bij elke goedkeuring kunt stellen: hoe vaak komt dit voor? Is goedkeuring van een afwijking zeldzaam, dan is het een echte uitzondering en werkt de drempel zoals bedoeld. Komt het vaak voor, dan moet je de drempel of het proces nader bekijken. Het event log laat zien welke van de twee.

Onboarding van medewerkers

Bij onboarding werken HR, IT, Facilitaire zaken en de leidinggevende samen. Met een matrix zie je snel hoe de overdrachten lopen.

De matrix wijst iemand aan voor het aanmaken van accounts en toegang, maar garandeert niet dat dit op tijd gebeurt. Wel is duidelijk wie verantwoording moet afleggen als toegang ontbreekt. Controleer die overdracht aan de hand van procesdata. De vertraging kan tussen twee stappen zitten, en niet in een van beide stappen zelf.

Hoe importeer je de template in ProcessMind?

1. Exporteer eerst de huidige matrix

   Open het proces en open het paneel Documentatie. Kies daarna RACI-matrix en RACI exporteren. Je krijgt een bestand met de naam raci-matrix- gevolgd door een timestamp. Het bevat dezelfde zes kolommen als de template. Bewaar dit bestand als back-up en om mee te vergelijken.

2. Vul het bestand in

   Vervang de voorbeeldrijen door je eigen processtappen en rollen. Laat de kopregel precies staan zoals die is. Gebruik voor elke activiteit dezelfde naam als in het model, want bij het importeren wordt de activiteit op naam gekoppeld.

3. Importeer het bestand

   Kies in hetzelfde RACI-matrixmenu RACI importeren en selecteer je CSV-bestand. Activiteiten worden op naam gekoppeld aan het geopende proces. Elke rolcel wordt op naam of afkorting gekoppeld aan de rollenbibliotheek.

4. Controleer het resultaat

   Bekijk de matrix in de weergave Rollen of RACI. Komt een naam niet overeen, dan blijft de rij leeg. Zo zie je snel waar je bestand en het model van elkaar verschillen.

RACI exporteren schrijft dezelfde zes kolommen weg. Daardoor kun je het bestand en het model afwisselend gebruiken: exporteer, bewerk het bestand in een spreadsheet en importeer het weer. Zo vergelijk je eerlijk wat er in het proces staat met wat een team heeft afgesproken.

Je kunt het bestand ook vóór de workshop gebruiken. Stuur de template met de processtappen al ingevuld rond en vraag elke roloverste om de eigen kolom in te vullen. De verschillen worden zichtbaar voordat iemand een ruimte reserveert. Na afloop werk je het proces met één import bij.

Waarom maak je een RACI in een tool en niet in Excel of Word?

Een spreadsheet is een prima plek om een matrix op te stellen, maar minder geschikt om die bij te houden. Het bestand is niet gekoppeld aan het proces en raakt ongemerkt verouderd: het proces verandert, het bestand niet. Tegen de tijd dat iemand een beslissing neemt op basis van het RACI-document op de gedeelde schijf, is het al een jaar oud.

Je merkt het verschil in het dagelijks werk. Hernoem een rol en de rollenbibliotheek houdt alle processen consistent, terwijl zes spreadsheets nog zes oude namen bevatten. Verwijder een stap en het model verwijdert de rij, terwijl het bestand werk blijft vermelden dat niemand meer doet. Verander een verantwoordelijke en de documentatie toont de wijziging zodra iemand het document opent. Niemand hoeft een tabel over te nemen. Vooral de geschiedenis wordt gemist als die er niet meer is: met een bestand weet niemand wie een eindverantwoordelijke rol heeft verwijderd, of wanneer.

Hoe maakt ProcessMind een RACI op basis van het proces?

Vier stappen, in de volgorde waarin ze meestal plaatsvinden.

1. Zet de rollen in een bibliotheek. Rollen staan op één plek, met een naam, afkorting, architectuurniveau, beschrijving, verantwoordelijkheden in Markdown, tags en toegewezen personen. Begin je vanaf nul, dan maakt de rollenwizard een set op basis van de afdelingen die je kiest. Je kunt daarbij ook je eigen bestanden gebruiken. De bibliotheek importeert en exporteert JSON- of CSV-bestanden. Dat is sneller dan een lijst met rollen twee keer overtypen. De namen die je hier kiest, komen ook in de template te staan. Met een consistente rollenbibliotheek verloopt elke volgende import en export zonder gedoe. Bestaat een rol nog niet, voeg die dan één keer toe. Daarna is die beschikbaar in elk proces.

2. Wijs aan elke activiteit een rol en een RACI-niveau toe. Elke activiteit heeft een tabblad Documentatie met deze toewijzingen. Ze horen bij de activiteit. Zo voorkom je dat de matrix en het proces elkaar tegenspreken.

3. Open de matrix. In het paneel Documentatie van het proces toont RACI-matrix het geheel. Je kunt rollen of de letters R/A/C/I als kolommen weergeven, de matrix vergroten om je scherm te delen, rijen sorteren op procesvolgorde of elementnaam en rolkolommen toevoegen, verwijderen of verplaatsen.

4. Houd het model en de matrix in lijn. Met Als lanes toepassen wordt het model zo aangepast dat elke rol een lane krijgt. Zo ziet een RACI eruit voor mensen die met swimlanes werken. De rolgeschiedenis registreert elke wijziging in de bibliotheek en je kunt op elk punt terugzetten.

Een rol toewijzen aan een element hoort bij het model. De matrixweergave, de documentatie waarin de matrix wordt weergegeven en het Process Portal zijn inbegrepen bij een Process Architecture-licentieplaats, net als hiërarchieniveaus en governance. Bekijk wat elk abonnement bevat.

Hoe controleer je de matrix aan de hand van wat er echt gebeurt?

Een matrix is een afspraak over het werk: wie wat hoort te doen, zoals de betrokkenen hebben afgesproken. Je systemen hebben al vastgelegd wie wat heeft gedaan. Vergelijk die twee dus met elkaar, in plaats van alleen op de afspraak af te gaan.

• Wie voert elke stap uit? Laat de data zien dat meerdere rollen een stap uitvoeren die volgens de matrix bij één rol hoort? Dan is de toewijzing verouderd of is het werk niet gedocumenteerd.
• Waar blijft werk liggen? Vertraging tussen stappen wijst op een goedkeuring of overdracht, en vaak op een stap zonder eindverantwoordelijke.
• Hoe vaak komen uitzonderingen voor? Een goedkeuring van een afwijking die bij de meeste cases voorkomt, is geen uitzondering, wat de matrix ook beweert.

Procesvarianten laten zien welke verschillende routes cases volgen. Met conformancechecks vergelijk je het beoogde proces met wat er in het event log staat.

Wijkt de praktijk af van de matrix? Bepaal dan wat er niet klopt: een rol in de matrix die niet meer bij de stap betrokken is, of een stap waarvan de verantwoordelijkheid nooit is vastgelegd. Beide zijn bevindingen. Je kunt ze nu goedkoper oplossen dan in de week voor een audit.

Hoe komt de RACI in je procesdocumentatie terecht?

De matrix is geen apart bestand dat iemand synchroon moet houden. Hij verschijnt als genummerd onderdeel van het procesdocument zelf, meestal als 3.2 RACI, na de risico’s en beheersmaatregelen en vóór de referentieonderdelen. De activiteiten staan in de rijen en de rollen in de kolommen.

Daarna kun je de matrix op verschillende manieren gebruiken zonder hem opnieuw op te bouwen:

• Exporteren. Naar Word, PDF, Markdown of print. Elke export toont de huidige status van het proces, inclusief de RACI-matrix en eventuele bijlagen. In de Word-export is de matrix een echte tabel, geen afbeelding.
• Bijlagen toevoegen. Formulieren, checklists en werkinstructies staan naast het onderdeel waar ze bij horen. Wie bij de RACI uitkomt, vindt de instructie er dus meteen naast.
• Publiceren. Gepubliceerde documentatie is voor kijkers leesbaar in het Process Portal. Zo bereikt de matrix de mensen die ermee moeten werken.

Rollen en RACI bevat de volledige uitleg. In procesdocumentatie lees je wat er verder in het document staat.

Vooral in de week voor een audit is dit handig. De matrix in het document is dezelfde als die in het proces staat, voor elke activiteit. Niemand hoeft dus een spreadsheet met een model te vergelijken om te achterhalen wie wat heeft goedgekeurd.

Welke fouten maken een RACI-matrix lastig in gebruik?

Er zijn vijf veelvoorkomende fouten. Je kunt ze allemaal makkelijk voorkomen:

1. Meer dan één A, of geen. Wijs per rij precies één rol aan als eindverantwoordelijk.
2. C gebruiken voor mensen die alleen een update nodig hebben. Dat is een I. Met C vertraag je het werk.
3. Afdelingen als rijen gebruiken. Zet processtappen en beslissingen in de rijen, zodat ze het werk beschrijven en niet het organigram.
4. Persoonsnamen in rolkolommen zetten. Gebruik rollen. Zo raakt de matrix niet achterhaald door een reorganisatie of promotie.
5. De matrix niet controleren. Verandert het proces, maar de matrix niet, dan vertrouwen mensen er niet meer op.

Voor de laatste fout heb je meer nodig dan discipline: spreek af dat je de matrix controleert als het proces of de verantwoordelijkheid verandert, vóór een audit en op een vaste controledatum. Exporteer en importeer het bestand opnieuw en vergelijk de toewijzingen met het event log. Zo blijft de matrix een beschrijving van het werk, in plaats van een herinnering eraan. Procesgovernance gaat uitgebreider in op de controles.