Mẫu ma trận RACI: tải xuống, điền và nhập vào ProcessMind

Mẫu ma trận RACI là một bảng gồm các bước hoặc quyết định của quy trình ở bên trái, vai trò ở phía trên và các ký hiệu R, A, C hoặc I trong từng ô. Trang này cung cấp tệp để bạn điền, giải thích quy tắc giúp ma trận dễ sử dụng và chỉ cách giữ thông tin khớp với quy trình thay vì để quên trong một thư mục.

Để hiểu ý nghĩa của bốn chữ cái và cách dùng, hãy đọc bài giải thích về RACI. Trang này tập trung vào mẫu ma trận và cách giữ thông tin chính xác.

Mẫu ma trận RACI gồm những gì?

Tệp có một hàng tiêu đề và sáu cột. Hàng tiêu đề không chỉ để trang trí: đây chính xác là cấu trúc ProcessMind tạo ra khi bạn xuất ma trận RACI. Vì vậy, tệp bạn điền tại đây có thể được nhập lại mà không cần chỉnh sửa.

Các ô chứa tên hoặc chữ viết tắt của vai trò. Nếu một bước có nhiều vai trò cùng đảm nhận một nhiệm vụ, hãy phân tách bằng dấu chấm phẩy: AP manager; Buyer. Tên gọi quan trọng hơn cách trình bày, vì khi nhập, hệ thống sẽ tìm từng tên trong thư viện vai trò và bỏ qua tên không nhận diện được.

Mẫu có sẵn ví dụ về duyệt hóa đơn và tiếp nhận nhân viên mới trong trang này. Bạn có thể xem cấu trúc rồi thay các hàng bằng quy trình của mình. Giữ nguyên hàng tiêu đề và ghi đè mọi nội dung bên dưới.

Tệp chỉ lưu các phân công, không chứa toàn bộ quy trình. Phạm vi, điểm bắt đầu và kết thúc, hệ thống dùng ở mỗi bước và yếu tố kích hoạt quy trình thuộc về tài liệu quy trình. Ma trận cũng được hiển thị trong tài liệu này. Bảng tính có thể chứa các trường đó, nhưng không có gì đảm bảo chúng luôn khớp với mô hình khi quy trình thay đổi.

Gọi là RACI chart, RACI diagram hay ma trận RACI?

Các nhóm có thể gọi nội dung này bằng nhiều tên: mẫu RACI, định dạng ma trận RACI, sơ đồ RACI, mẫu sơ đồ RACI, mẫu RACI chart, mẫu mô hình RACI, mẫu phân tích RACI hoặc ma trận trách nhiệm. Dù tên gọi nào, đây vẫn là một bảng, bốn chữ cái và quy tắc về người phê duyệt. Hãy chọn tên nhóm bạn thường tìm kiếm, giữ nguyên tên các cột và tệp vẫn dùng được theo cùng một cách.

Điền ma trận như thế nào?

Bắt đầu từ các hàng. Liệt kê các bước và quyết định theo đúng thứ tự công việc diễn ra. Bạn có thể dựa vào sơ đồ quy trình, xem lại một trường hợp thực tế hoặc phân tích nhật ký sự kiện. Không nên dùng tên phòng ban làm hàng: “Tài chính” hay “Pháp chế” chỉ cho biết phòng ban nào tồn tại, chứ không cho biết ai làm gì.

Sau đó, xem từng hàng và đặt một câu hỏi cho mỗi chữ cái:

Hai quy tắc giúp ma trận dễ dùng. Mỗi hàng chỉ có đúng một vai trò chịu trách nhiệm cuối cùng: nếu có hai vai trò, trách nhiệm bị chia đôi; nếu không có vai trò nào, kết quả không có người chịu trách nhiệm. Chỉ đánh dấu C khi ý kiến có thể làm thay đổi công việc, vì mỗi người được tham vấn đều làm tăng khâu phối hợp. Với một quyết định, người chịu trách nhiệm cuối cùng thường là người quản lý ngân sách hoặc rủi ro, không nhất thiết là người có chức vụ cao nhất trong phòng.

Nếu một bước bao quát nhiều việc và các vai trò khác nhau có quyền quyết định từng phần, hãy tách thành nhiều hàng. “Pháp chế rà soát hợp đồng” có thể gồm trách nhiệm pháp lý, điều khoản thanh toán và luật áp dụng. Nếu ba vai trò có thể miễn trừ các yêu cầu này, hãy tạo ba hàng. Khi đó, ma trận cho bạn biết những điều mà mô hình quy trình không thể hiện.

Đừng đưa tên cá nhân vào tệp. Bạn có thể đổi tên, gộp hoặc phân công lại vai trò mà không cần sửa ma trận. Trong ProcessMind, người đảm nhận vai trò được ghi trong thư viện vai trò. Nếu cần ghi tên cho một dự án cụ thể, hãy thêm vào ghi chú riêng và giữ ma trận tập trung vào vai trò.

Ma trận RACI đã điền trông như thế nào?

Mẫu có sẵn cả hai ví dụ dưới đây để bạn xem cấu trúc trước khi thay bằng quy trình của mình. Ví dụ đầu tiên là ma trận RACI được dùng xuyên suốt trang này: quy trình duyệt hóa đơn gồm ba bước và năm vai trò. Cả hai ví dụ đều áp dụng cùng một nguyên tắc: mỗi hàng có một vai trò chịu trách nhiệm cuối cùng, và chỉ đánh dấu Consulted khi ý kiến có thể làm thay đổi công việc.

Nhân viên công nợ phải trả thực hiện công việc nhưng không chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả. Nhân viên mua hàng đóng góp ý kiến khi đối chiếu hóa đơn và xử lý chênh lệch, vì việc mua hàng liên quan đến cả hai vai trò. Giám đốc tài chính phê duyệt các khoản chênh lệch đáng kể.

Nhánh xử lý ngoại lệ đặt ra câu hỏi cần hỏi với mọi quy trình phê duyệt: nó xảy ra thường xuyên đến mức nào? Nếu hiếm khi phải duyệt khoản chênh lệch, đó là ngoại lệ thực sự và ngưỡng đang phát huy tác dụng. Nếu xảy ra thường xuyên, cần xem lại ngưỡng hoặc quy trình. Nhật ký sự kiện sẽ cho bạn biết vấn đề nằm ở đâu.

Tiếp nhận nhân viên mới

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới liên quan đến bộ phận nhân sự, CNTT, cơ sở vật chất và quản lý tuyển dụng. Ma trận giúp bạn nhanh chóng thấy rõ các khâu bàn giao.

Ma trận phân công người phụ trách việc tạo tài khoản và cấp quyền truy cập, nhưng không đảm bảo công việc hoàn tất đúng hạn. Ma trận giúp xác định rõ ai cần giải trình khi nhân viên chưa được cấp quyền. Bạn nên đối chiếu khâu bàn giao này với dữ liệu quy trình, vì độ trễ có thể nằm giữa hai bước chứ không nằm trong riêng bước nào.

Nhập mẫu vào ProcessMind như thế nào?

1. Trước tiên, xuất ma trận hiện tại

   Mở quy trình, mở bảng Tài liệu hướng dẫn, chọn Ma trận RACI rồi chọn Xuất RACI. Bạn sẽ nhận được tệp có tên raci-matrix- kèm dấu thời gian, với sáu cột giống mẫu. Đây là bản sao lưu và cũng là cơ sở để đối chiếu.

2. Điền thông tin vào tệp

   Thay các hàng ví dụ bằng bước quy trình và vai trò của bạn, đồng thời giữ nguyên hàng tiêu đề. Đặt tên cho từng hoạt động đúng như trong mô hình, vì quá trình nhập sẽ đối chiếu theo tên hoạt động.

3. Nhập tệp

   Trong cùng menu ma trận RACI, chọn Nhập RACI rồi chọn tệp CSV. Hệ thống đối chiếu hoạt động với quy trình đang mở theo tên, còn từng ô vai trò được đối chiếu với thư viện vai trò theo tên hoặc tên viết tắt.

4. Kiểm tra kết quả nhập

   Xem lại ma trận theo bố cục Vai trò hoặc RACI. Nếu tên không khớp, hàng tương ứng sẽ để trống. Đây là cách nhanh nhất để tìm điểm khác nhau giữa tệp và mô hình.

Xuất RACI tạo tệp có cùng sáu cột, nhờ đó tệp và mô hình luôn có thể dùng thay thế cho nhau: xuất, chỉnh sửa trong bảng tính rồi nhập lại. Cách làm này cũng giúp bạn so sánh chính xác những gì quy trình đang ghi nhận với những gì cả nhóm đã thống nhất.

Bạn cũng có thể dùng tệp trước buổi làm việc, thay vì đợi đến sau đó. Gửi mẫu đã điền sẵn các bước quy trình và nhờ người phụ trách từng vai trò đánh dấu cột của mình. Mọi điểm chưa thống nhất sẽ hiện rõ trong tệp trước khi cả nhóm lên lịch họp. Sau buổi làm việc, bạn chỉ cần nhập tệp để cập nhật quy trình.

Vì sao nên tạo RACI bằng công cụ thay vì Excel hoặc Word?

Bảng tính phù hợp để soạn ma trận, nhưng không phải nơi tốt để duy trì ma trận lâu dài. Tệp không gắn với quy trình nên dần lỗi thời: quy trình thay đổi nhưng tệp vẫn giữ nguyên. Đến khi có người dùng tài liệu RACI trên ổ đĩa chung để ra quyết định, tài liệu có thể đã cũ cả năm.

Khác biệt thể hiện trong công việc hằng ngày. Đổi tên một vai trò, thư viện cập nhật nhất quán trong mọi quy trình, còn sáu bảng tính vẫn giữ sáu tên cũ. Xóa một bước, mô hình bỏ hàng đó nhưng tệp vẫn ghi một công việc không còn ai làm. Đổi người phụ trách, tài liệu sẽ phản ánh thay đổi khi có người mở lại, không cần ai sao chép bảng. Lịch sử thay đổi thường chỉ được quan tâm khi đã mất: với một tệp riêng, không ai biết ai đã xóa vai trò chịu trách nhiệm cuối cùng, hoặc xóa khi nào.

ProcessMind tạo ma trận RACI từ quy trình như thế nào?

Bốn bước, theo đúng thứ tự thường diễn ra.

1. Thêm vai trò vào thư viện. Vai trò được lưu tập trung cùng tên, chữ viết tắt, cấp kiến trúc, mô tả, trách nhiệm ở định dạng Markdown, thẻ và người đảm nhận. Nếu chưa có dữ liệu, trình hướng dẫn tạo vai trò sẽ tạo danh sách từ các phòng ban bạn chọn. Bạn cũng có thể cung cấp tệp của mình để làm căn cứ. Thư viện hỗ trợ nhập và xuất JSON hoặc CSV, nhanh hơn nhiều so với việc nhập lại danh sách vai trò. Tên bạn thống nhất ở đây sẽ được dùng trong mẫu. Vì vậy, thư viện nhất quán giúp các lần nhập và xuất sau này diễn ra suôn sẻ. Nếu chưa có vai trò cần dùng, hãy thêm một lần để dùng trong mọi quy trình.

2. Gán vai trò và cấp RACI cho từng hoạt động. Mỗi hoạt động có thẻ Tài liệu hướng dẫn để lưu các phân công này. Vai trò gắn với hoạt động, nhờ đó ma trận luôn khớp với quy trình.

3. Mở ma trận. Trong bảng Tài liệu hướng dẫn của quy trình, mục Ma trận RACI hiển thị toàn bộ thông tin: vai trò hoặc các chữ R/A/C/I làm cột, chế độ phóng to để chia sẻ màn hình, hàng được sắp xếp theo thứ tự quy trình hoặc tên phần tử, và các cột vai trò có thể thêm, xóa hoặc sắp xếp lại.

4. Giữ mô hình và ma trận đồng bộ. Áp dụng làm làn sắp xếp lại mô hình để mỗi vai trò trở thành một làn, tạo cách trình bày RACI quen thuộc với người đọc sơ đồ làn. Lịch sử vai trò ghi lại mọi thay đổi trong thư viện và bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào.

Figure 1 — Ma trận RACI trong ProcessMind: vai trò ở phía trên, hoạt động ở bên trái và một hàng cấp quy trình thể hiện trách nhiệm chung cho toàn quy trình.

Gán vai trò cho một phần tử là một phần của mô hình. Chế độ xem ma trận, tài liệu được tạo từ ma trận và Process Portal đều có trong giấy phép Process Architecture, cùng với các cấp phân cấp và quản trị. Xem các gói bao gồm những gì.

Đối chiếu ma trận với công việc thực tế như thế nào?

Ma trận là giả định về cách công việc nên được thực hiện, do những người liên quan thống nhất. Hệ thống của bạn đã ghi lại ai làm gì. Hãy đối chiếu hai nguồn thông tin thay vì chỉ dựa vào giả định.

• Ai thực hiện từng bước? Nếu dữ liệu cho thấy nhiều vai trò cùng thực hiện một bước nhưng ma trận chỉ giao cho một vai trò, có thể phân công đã lỗi thời hoặc công việc chưa được ghi lại.
• Công việc thường phải chờ ở đâu? Độ trễ giữa các bước có thể bắt nguồn từ khâu phê duyệt hoặc bàn giao, và thường liên quan đến bước chưa có người chịu trách nhiệm cuối cùng.
• Ngoại lệ xảy ra thường xuyên đến mức nào? Nếu hầu hết trường hợp đều cần phê duyệt khoản chênh lệch, đó không còn là ngoại lệ, dù ma trận có thể thể hiện khác.

Các biến thể quy trình cho thấy những trường hợp đi theo hướng khác nhau. Kiểm tra mức độ tuân thủ quy trình giúp đối chiếu quy trình dự kiến với những gì nhật ký sự kiện ghi lại.

Khi hai nguồn không khớp, hãy xác định bên nào sai: ma trận liệt kê một vai trò không còn tham gia bước đó, hay bước đó chưa từng được ghi rõ người phụ trách. Cả hai đều là vấn đề cần xử lý, và sửa ngay sẽ ít tốn kém hơn chờ đến tuần trước kỳ kiểm toán.

RACI xuất hiện trong tài liệu quy trình như thế nào?

Ma trận không phải là một tệp riêng cần có người cập nhật cho khớp. Ma trận được hiển thị thành một mục có đánh số ngay trong tài liệu quy trình, thường là mục 3.2 RACI, sau phần rủi ro và kiểm soát, trước các phần tài liệu tham khảo. Mục này có cùng các hoạt động theo hàng và vai trò theo cột.

Figure 2 — Ma trận RACI được hiển thị ở mục 3.2 trong tài liệu quy trình, cạnh các mục người đọc cần xem trước và sau đó.

Từ đây, bạn có thể đưa ma trận vào các tài liệu khác mà không cần tạo lại:

• Xuất. Xuất sang Word, PDF, Markdown hoặc in. Mỗi bản xuất phản ánh trạng thái hiện tại của quy trình, gồm ma trận RACI và các tài liệu đính kèm. Trong tệp Word, ma trận là bảng thực sự chứ không phải hình ảnh.
• Đính kèm. Biểu mẫu, danh sách kiểm tra và hướng dẫn công việc nằm cạnh mục liên quan. Người đọc tìm đến RACI cũng sẽ thấy hướng dẫn ngay bên cạnh.
• Xuất bản. Người xem có thể đọc tài liệu đã xuất bản trong Process Portal. Đây là cách đưa ma trận đến những người cần làm theo quy trình.

Vai trò và RACI hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình. Tài liệu quy trình giới thiệu những nội dung khác có trong tài liệu.

Điều này đặc biệt hữu ích trong tuần trước kỳ kiểm toán. Tài liệu kiểm toán sử dụng chính ma trận trong quy trình, với thông tin cho từng hoạt động. Không ai phải đối chiếu bảng tính với mô hình để tìm xem ai đã phê duyệt việc gì.

Những lỗi nào khiến ma trận RACI khó sử dụng?

Có năm lỗi, và bạn có thể dễ dàng tránh từng lỗi:

1. Có nhiều hơn một A hoặc không có A. Mỗi hàng cần đúng một vai trò chịu trách nhiệm cuối cùng.
2. Đánh dấu C cho người chỉ cần được cập nhật. Trường hợp này nên là I. Đánh dấu C sẽ làm chậm công việc.
3. Dùng phòng ban làm hàng. Liệt kê các bước và quyết định trong quy trình để hàng mô tả công việc, không phải sơ đồ tổ chức.
4. Ghi tên cá nhân vào cột vai trò. Dùng vai trò để việc tái cơ cấu hoặc thăng chức không khiến ma trận lỗi thời.
5. Không rà soát ma trận. Khi quy trình thay đổi mà ma trận không đổi, mọi người sẽ không còn tin tưởng và sử dụng ma trận.

Lỗi cuối cùng cần có quy trình hỗ trợ, chứ không chỉ dựa vào sự cẩn thận: rà soát ma trận khi quy trình hoặc người phụ trách thay đổi, trước kỳ kiểm toán và vào ngày rà soát đã định. Xuất rồi nhập lại tệp, đồng thời đối chiếu phân công với nhật ký sự kiện. Nhờ vậy, ma trận tiếp tục mô tả công việc thực tế thay vì chỉ ghi lại cách làm trong quá khứ. Quản trị quy trình giải thích kỹ hơn về việc rà soát.