Szablon macierzy RACI: pobierz, wypełnij i zaimportuj

Szablon macierzy RACI to tabela: kroki procesu lub decyzje po lewej, role u góry, a w komórkach oznaczenia R, A, C lub I. Na tej stronie można pobrać plik do wypełnienia, poznać zasadę, która zapewnia jego użyteczność, i dowiedzieć się, jak powiązać macierz z procesem, zamiast zostawiać ją w folderze.

Wyjaśnienie znaczenia czterech liter i tego, kiedy ich używać, znajdą Państwo w przewodniku po RACI. Ta strona dotyczy samej macierzy i tego, jak utrzymać ją w aktualności.

Co zawiera szablon macierzy RACI?

Plik zawiera jeden wiersz nagłówka i sześć kolumn. Nagłówek nie jest ozdobnikiem: odpowiada dokładnie temu, co ProcessMind zapisuje podczas eksportu macierzy RACI. Dzięki temu przygotowany plik można zaimportować bez dodatkowych zmian.

W komórkach należy wpisać nazwy lub skróty ról. Jeśli w danym kroku kilka ról pełni tę samą funkcję, należy oddzielić je średnikiem: AP manager; Buyer. Nazwy są ważniejsze niż formatowanie, ponieważ podczas importu każda z nich jest wyszukiwana w bibliotece ról. Nierozpoznana nazwa zostanie pominięta.

Szablon zawiera już przykłady akceptacji faktury i wdrożenia pracownika opisane na tej stronie. Można więc zobaczyć, jak wygląda macierz, zanim zastąpi się przykładowe wiersze własnym procesem. Nagłówek należy pozostawić bez zmian, a wszystkie wiersze poniżej zastąpić własnymi.

Plik zawiera przypisania ról, a nie cały opis procesu. Zakres procesu, jego początek i koniec, systemy wykorzystywane na poszczególnych etapach oraz zdarzenie rozpoczynające proces należą do dokumentacji procesu. To właśnie tam wyświetlana jest macierz. Te informacje można wpisać również do arkusza, ale po zmianie procesu nic nie zapewni ich zgodności z modelem.

RACI chart, diagram RACI czy macierz RACI: jak to nazwać?

Zespoły szukają tego narzędzia pod różnymi nazwami: szablon RACI, format macierzy RACI, diagram RACI, szablon diagramu RACI, szablon RACI chart, szablon modelu RACI, szablon analizy RACI albo po prostu macierz odpowiedzialności. Chodzi zawsze o to samo: tabelę, cztery oznaczenia i zasadę określającą, kto zatwierdza wynik. Wybierzcie nazwę, której używa zespół, i nie zmieniajcie nazw kolumn. Dzięki temu plik pozostanie zgodny z systemem.

Jak wypełnić macierz?

Zacznijcie od wierszy. Wypiszcie kroki procesu i decyzje w kolejności, w jakiej przebiega praca. Można skorzystać z mapy procesu, prześledzić rzeczywisty przypadek albo przeanalizować dziennik zdarzeń. Nazwy działów nie sprawdzają się jako wiersze. „Finanse” czy „Dział prawny” mówią, jakie działy istnieją, ale nie kto wykonuje poszczególne zadania.

Następnie przejrzyjcie każdy wiersz i zadajcie po jednym pytaniu dla każdej litery:

Dwie zasady pomagają utrzymać użyteczność macierzy. W każdym wierszu musi być dokładnie jedna rola odpowiedzialna za wynik. Dwie takie role oznaczają podział odpowiedzialności, a brak takiej roli pozostawia wynik bez właściciela. Oznaczenie C stosujcie tylko wtedy, gdy opinia może wpłynąć na pracę, ponieważ każda konsultacja wymaga dodatkowej koordynacji. W przypadku decyzji za wynik zwykle odpowiada osoba zarządzająca budżetem lub ryzykiem, a nie najwyższa rangą osoba na spotkaniu.

Podzielcie szeroki krok na osobne wiersze, jeśli różne role mogą podejmować decyzje dotyczące jego poszczególnych części. „Dział prawny sprawdza umowę” może obejmować odpowiedzialność, warunki płatności i prawo właściwe. Jeśli trzy role mogą zatwierdzać odstępstwa w tych obszarach, należy utworzyć trzy wiersze. Macierz pokaże wtedy informacje, których nie widać w samym modelu procesu.

Nie wpisujcie do pliku danych konkretnych osób. Nazwę roli można zmienić, połączyć ją z inną lub przypisać ponownie bez modyfikowania macierzy. W ProcessMind osoby pełniące daną rolę są jej przypisanymi użytkownikami w bibliotece ról. Jeśli wiersz musi zawierać nazwiska osób zaangażowanych w konkretny projekt, umieśćcie je w osobnej notatce, a w macierzy pozostawcie nazwy ról.

Jak wygląda wypełniona macierz RACI?

Oba przykłady są już wypełnione w pobranym szablonie. Można zobaczyć ich układ, zanim zastąpi się je własnym procesem. Pierwszy przykład, wykorzystywany na tej stronie, przedstawia trzyetapowy proces akceptacji faktury z udziałem pięciu ról. W obu przykładach obowiązuje ta sama zasada: jedna rola odpowiedzialna za wynik w każdym wierszu, a role konsultowane tylko wtedy, gdy ich opinia może wpłynąć na pracę.

Pracownik ds. zobowiązań wykonuje pracę, ale nie odpowiada za jej wynik. Osoba kupująca opiniuje dopasowanie faktury i odchylenia, ponieważ zakup dotyczy obu ról. Dyrektor finansowy zatwierdza istotne odchylenia.

Ta ścieżka obsługi wyjątku skłania do ważnego pytania, które warto zadać przy każdej procedurze akceptacji: jak często jest uruchamiana? Jeśli zatwierdzanie odchyleń zdarza się rzadko, mamy do czynienia z rzeczywistym wyjątkiem, a próg spełnia swoją funkcję. Jeśli zdarza się często, warto dokładniej przyjrzeć się progowi lub procesowi. Dziennik zdarzeń pokaże, który z nich wymaga zmiany.

Wdrożenie nowego pracownika

Wdrożenie nowego pracownika obejmuje HR, IT, administrację biura i kierownika zatrudniającego. Macierz pozwala szybko pokazać, jak przekazywane są zadania między tymi rolami.

Macierz przypisuje odpowiedzialność za utworzenie kont i nadanie dostępów, ale nie gwarantuje, że praca zostanie wykonana na czas. Jasno wskazuje jednak, kto powinien wyjaśnić brak dostępu. Warto sprawdzić to przekazanie zadań na podstawie danych o procesie. Opóźnienie może występować między dwoma krokami, a nie w samym przebiegu któregokolwiek z nich.

Jak zaimportować szablon do ProcessMind?

1. Najpierw wyeksportuj aktualną macierz

   Otwórz proces, przejdź do panelu Dokumentacja, wybierz Macierz RACI, a następnie Eksportuj RACI. Otrzymasz plik o nazwie raci-matrix- z datą i godziną, zawierający te same sześć kolumn co szablon. To kopia zapasowa i punkt odniesienia do porównań.

2. Wypełnij plik

   Zastąp przykładowe wiersze własnymi działaniami i rolami, nie zmieniając wiersza nagłówka. Nazwy działań muszą być zgodne z nazwami w modelu, ponieważ import dopasowuje elementy właśnie na ich podstawie.

3. Zaimportuj plik

   W tym samym menu macierzy RACI wybierz Importuj RACI i wskaż plik CSV. Działania są dopasowywane do otwartego procesu według nazw, a każda komórka z rolą jest dopasowywana do biblioteki ról na podstawie nazwy lub skrótu.

4. Sprawdź zaimportowane dane

   Odczytaj macierz w układzie Role lub RACI. Jeśli nazwa nie zostanie dopasowana, odpowiednia komórka wiersza pozostanie pusta. To najszybszy sposób na wykrycie różnic między plikiem a modelem.

Eksportuj RACI zapisuje te same sześć kolumn, dzięki czemu plik i model można stosować zamiennie: eksportować, edytować w arkuszu i ponownie importować. Taka wymiana pozwala rzetelnie porównać to, co zapisano w procesie, z ustaleniami zespołu.

Plik można wykorzystać przed warsztatem, a nie dopiero po nim. Wystarczy wysłać szablon z uzupełnionymi krokami procesu i poprosić osoby odpowiedzialne za poszczególne role o wypełnienie swoich kolumn. Rozbieżności będą widoczne jeszcze przed rezerwacją sali, a po warsztacie import pozwoli zaktualizować proces za jednym razem.

Dlaczego tworzyć macierz RACI w narzędziu zamiast w Excelu lub Wordzie?

Arkusz kalkulacyjny dobrze sprawdza się przy tworzeniu macierzy, ale gorzej przy jej utrzymywaniu. Plik nie jest powiązany z procesem, więc z czasem się dezaktualizuje: proces się zmienia, plik nie, a dokument RACI na dysku współdzielonym ma już rok, gdy ktoś podejmuje na jego podstawie decyzję.

Różnicę widać w codziennej pracy. Zmiana nazwy roli aktualizuje bibliotekę we wszystkich procesach, podczas gdy w sześciu arkuszach pozostaje sześć starych nazw. Po usunięciu kroku model usuwa też wiersz, ale w pliku nadal widnieje zadanie, którego nikt już nie wykonuje. Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna, dokumentacja odzwierciedla tę zmianę przy kolejnym otwarciu, bez ręcznego kopiowania tabeli. Najbardziej brakuje historii zmian, gdy jej nie ma. W przypadku zwykłego pliku nie da się ustalić, kto usunął rolę odpowiedzialną za wynik ani kiedy to zrobił.

Jak ProcessMind tworzy macierz RACI na podstawie procesu?

Cztery kroki, zwykle wykonywane w tej kolejności.

1. Dodaj role do biblioteki. Role są przechowywane w jednym miejscu wraz z nazwą, skrótem, poziomem architektury, opisem, zakresem odpowiedzialności w Markdown, tagami i przypisanymi użytkownikami. Jeśli zaczynają Państwo od zera, kreator ról wygeneruje zestaw na podstawie wybranych działów. Można też wskazać własne pliki, które posłużą jako źródło informacji. Bibliotekę można importować i eksportować jako JSON lub CSV, co jest szybsze niż dwukrotne wpisywanie listy ról. Nazwy ustalone na tym etapie pojawią się w szablonie, dlatego spójna biblioteka ułatwia późniejszy import i eksport. Jeśli brakuje roli, wystarczy dodać ją raz, a będzie dostępna we wszystkich procesach.

2. Przypisz każdemu działaniu rolę i poziom RACI. Każde działanie ma kartę Dokumentacja, w której zapisuje się przypisania. Są one częścią działania, co zapobiega rozbieżnościom między macierzą a procesem.

3. Otwórz macierz. W panelu Dokumentacja procesu widok Macierz RACI pokazuje całość: role lub litery R/A/C/I w kolumnach, powiększony widok do udostępniania ekranu, wiersze posortowane według kolejności w procesie lub nazwy elementu oraz kolumny ról, które można dodawać, usuwać i przestawiać.

4. Zadbaj o zgodność modelu i macierzy. Zastosuj jako tory zmienia strukturę modelu tak, aby każda rola stała się torem. Taki układ RACI jest czytelny dla osób korzystających z diagramów z torami. Historia ról zapisuje każdą zmianę w bibliotece, a wcześniejszy stan można przywrócić.

Figure 1 — Macierz RACI w ProcessMind: role w kolumnach, działania w wierszach i wiersz na poziomie procesu, który pokazuje odpowiedzialność wykraczającą poza pojedynczy krok.

Przypisanie roli do elementu jest częścią modelu. Widok macierzy, dokumentacja, w której jest ona wyświetlana, oraz Process Portal są dostępne w ramach licencji Process Architecture, razem z poziomami hierarchii i nadzorem. Sprawdź, co obejmuje każdy plan.

Jak porównać macierz z rzeczywistym przebiegiem pracy?

Macierz opisuje założenia dotyczące pracy: kto powinien wykonać poszczególne zadania, zgodnie z ustaleniami zaangażowanych osób. Systemy już rejestrują, kto faktycznie je wykonał. Zamiast polegać wyłącznie na założeniach, można porównać je z danymi.

• Kto wykonuje poszczególne kroki? Jeśli dane pokazują, że krok przypisany jednej roli wykonuje kilka ról, przypisanie jest nieaktualne albo praca nie została udokumentowana.
• Gdzie praca czeka? Opóźnienia między krokami wskazują na zatwierdzanie lub przekazywanie zadań, a często także na brak roli odpowiedzialnej za wynik.
• Jak często występują wyjątki? Jeśli zatwierdzanie odchyleń dotyczy większości przypadków, nie jest wyjątkiem, niezależnie od tego, co sugeruje macierz.

Warianty procesu pokazują, w których przypadkach praca przebiega różnymi ścieżkami, a weryfikacja zgodności porównuje planowany przebieg procesu z tym zapisanym w dzienniku.

Gdy dane i macierz się nie zgadzają, trzeba ustalić, co jest nieaktualne: macierz przypisująca rolę, która nie uczestniczy już w danym kroku, czy krok, dla którego nigdy nie określono odpowiedzialności. Obie rozbieżności warto wykryć i usunąć, zanim nadejdzie tydzień poprzedzający audyt.

Jak macierz RACI pojawia się w dokumentacji procesu?

Macierz nie jest osobnym plikiem, który trzeba ręcznie aktualizować. Jest wyświetlana jako ponumerowana sekcja dokumentu procesu, zwykle 3.2 RACI, po sekcjach dotyczących ryzyka i kontroli, a przed sekcjami z materiałami referencyjnymi. Zawiera te same działania w wierszach i role w kolumnach.

Figure 2 — Macierz RACI wyświetlona jako sekcja 3.2 dokumentu procesu, obok sekcji potrzebnych przed nią i po niej.

Dalej można z niej korzystać bez ponownego przygotowywania:

• Eksportuj. Do Worda, PDF, Markdown lub do druku. Każdy eksport odzwierciedla aktualny stan procesu, w tym macierz RACI i dołączone materiały. W eksporcie do Worda macierz jest prawdziwą tabelą, a nie obrazem.
• Dołącz materiały. Formularze, listy kontrolne i instrukcje robocze są umieszczane przy odpowiedniej sekcji. Osoba, która przejdzie do macierzy RACI, znajdzie obok niej potrzebne instrukcje.
• Opublikuj. Opublikowana dokumentacja jest dostępna dla osób przeglądających ją w Process Portal. Dzięki temu macierz trafia do osób, które mają postępować zgodnie z jej ustaleniami.

Pełny opis znajdą Państwo w przewodniku Role i RACI, a informacje o pozostałych elementach dokumentu zawiera strona dokumentacja procesu.

To szczególnie przydatne w tygodniu poprzedzającym audyt. Macierz w dokumentacji odpowiada tej zapisanej w procesie, krok po kroku. Nie trzeba więc uzgadniać arkusza z modelem, aby ustalić, kto zatwierdził daną decyzję.

Jakie błędy utrudniają korzystanie z macierzy RACI?

Pięć błędów, których łatwo uniknąć:

1. Więcej niż jedna osoba odpowiedzialna za wynik albo żadna. Przypisz dokładnie jedną taką rolę do każdego wiersza.
2. Oznaczanie jako C osób, które potrzebują tylko informacji. W takim przypadku należy użyć I. Oznaczenie C spowalnia pracę.
3. Używanie nazw działów jako wierszy. Wpisuj kroki procesu i decyzje, aby wiersze opisywały pracę, a nie strukturę organizacji.
4. Wpisywanie nazwisk w kolumnach ról. Używaj nazw ról, aby reorganizacja lub awans nie unieważniły macierzy.
5. Brak przeglądów. Jeśli proces się zmienia, a macierz nie, ludzie przestają na niej polegać.

Ostatni błąd wymaga nie tylko dyscypliny, ale też odpowiedniego sposobu działania. Przeglądaj macierz przy zmianach procesu lub odpowiedzialności, przed audytem oraz w ustalonym terminie. Eksportuj i ponownie importuj plik, a przypisania sprawdzaj na podstawie dziennika zdarzeń. Dzięki temu macierz będzie opisywać aktualną pracę, a nie jej dawny przebieg. Więcej informacji o przeglądach zawiera strona nadzór nad procesami.