Template per la matrice RACI: scarichi, compili e importi

Un template per matrice RACI è una tabella: le fasi o le decisioni del processo sono indicate a sinistra, i ruoli in alto e le lettere R, A, C o I nelle celle. Qui può scaricare la tabella da compilare, scoprire la regola che la rende efficace e capire come mantenerla aderente al processo, invece di lasciarla in una cartella.

Per conoscere il significato delle quattro lettere e quando utilizzarle, legga la guida alla RACI. Questa pagina si concentra sulla matrice e su come mantenerla accurata.

Che cosa contiene il template per matrice RACI?

Il file contiene una riga di intestazione e sei colonne. L’intestazione non è una semplice formalità: corrisponde esattamente a quella generata da ProcessMind quando si esporta una matrice RACI, così il file compilato può essere reimportato senza ulteriori modifiche.

Le celle contengono nomi o abbreviazioni dei ruoli. Se una fase coinvolge più ruoli con la stessa responsabilità, li elenchi separandoli con un punto e virgola: AP manager; Buyer. I nomi sono più importanti della formattazione, perché durante l’importazione ciascuno viene cercato nella libreria dei ruoli e i nomi non riconosciuti vengono ignorati.

Il template include già gli esempi di approvazione delle fatture e onboarding dei dipendenti presentati in questa pagina, così può vedere come è strutturato prima di sostituire le righe con quelle del Suo processo. Mantenga invariata l’intestazione e sovrascriva tutto il resto.

Il file contiene le assegnazioni, non l’intero processo. L’ambito, i punti di inizio e fine, i sistemi in cui si svolge ogni fase e l’evento che avvia il processo appartengono alla documentazione del processo, dove viene visualizzata anche la matrice. È possibile inserire questi campi anche in un foglio di calcolo, ma nulla li mantiene allineati al modello quando il processo cambia.

I team cercano questo strumento con nomi diversi: template RACI, formato di matrice RACI, diagramma RACI o template per diagramma RACI, template per schema RACI, template per modello RACI, template per analisi RACI o semplice matrice delle responsabilità. Si tratta sempre dello stesso strumento: una tabella, quattro lettere e una regola su chi approva il risultato.

Come si compila?

Inizi dalle righe. Elenchi le fasi e le decisioni del processo nell’ordine in cui si svolge il lavoro, ricavandole da una mappa del processo, dall’analisi guidata di un caso reale o dall’analisi dell’Event Log. I nomi dei reparti sono poco adatti alle righe: “Finanza” o “Ufficio legale” indicano quali reparti esistono, non chi fa cosa.

Poi esamini ogni riga e ponga una domanda per ciascuna lettera:

Due regole rendono la matrice utile. Assegni esattamente un ruolo responsabile del risultato per ogni riga: due ruoli lasciano la responsabilità divisa, mentre nessuno la lascia senza titolare. Indichi C solo quando il contributo può modificare il lavoro, perché ogni ruolo consultato richiede coordinamento. Per una decisione, in genere risponde del risultato il ruolo che gestisce il budget o il rischio, non la persona più autorevole presente.

Suddivida una fase troppo ampia in righe separate quando ruoli diversi possono decidere su aspetti distinti. “L’ufficio legale esamina il contratto” può comprendere responsabilità, condizioni di pagamento e legge applicabile; se tre ruoli possono concedere deroghe su questi aspetti, servono tre righe. La matrice può così rivelare informazioni che il modello di processo non mostra.

Non inserisca i nomi delle persone nel file. Un ruolo può essere rinominato, accorpato o riassegnato senza modificare la matrice; in ProcessMind, le persone che ricoprono un ruolo sono indicate come assegnatari nella libreria dei ruoli. Se per un progetto specifico occorrono i nomi in una riga, li annoti separatamente e mantenga la matrice incentrata sui ruoli.

Come si presenta una matrice RACI compilata?

Entrambi gli esempi seguenti sono già compilati nel template, così può vederne la struttura prima di sostituirli con il Suo processo. Il primo è l’esempio di matrice RACI utilizzato in questa pagina: un processo di approvazione delle fatture in tre fasi, con cinque ruoli. La regola è la stessa per entrambe le matrici: un solo ruolo responsabile del risultato e ruoli consultati solo quando il loro contributo può modificare il lavoro.

L’addetto alla contabilità fornitori svolge il lavoro, ma non risponde del risultato. L’acquirente contribuisce al confronto della fattura e alla gestione delle differenze, poiché l’acquisto riguarda entrambi i ruoli. Il direttore finanziario approva le differenze rilevanti.

Questo percorso di eccezione solleva una domanda utile per qualsiasi approvazione: con quale frequenza si verifica? Se l’approvazione di una variazione è rara, si tratta di una vera eccezione e la soglia sta funzionando. Se invece si verifica spesso, occorre rivedere la soglia o il processo: l’Event Log mostrerà quale dei due.

Onboarding dei dipendenti

L’onboarding coinvolge le Risorse umane, l’IT, i Servizi generali e il responsabile delle assunzioni. Una matrice è il modo più rapido per rendere visibili i passaggi di consegne.

La matrice assegna la responsabilità di creare account e accessi, ma non garantisce che il lavoro venga svolto nei tempi previsti. Chiarisce però a chi rivolgersi quando manca un accesso. Vale la pena verificare questo passaggio di consegne con i dati di processo: il ritardo potrebbe verificarsi tra due fasi, anziché all’interno di una delle due.

Come si importa il template in ProcessMind?

1. Esporti prima la matrice attuale

   Apra il processo, apra il pannello Documentazione, quindi selezioni Matrice RACI e scelga Esporta RACI. Otterrà un file denominato raci-matrix- seguito da un’indicazione temporale, con le stesse sei colonne del template. Le servirà sia come copia di sicurezza sia per fare confronti.

2. Compili il file

   Sostituisca le righe di esempio con le fasi del processo e i ruoli della Sua organizzazione, mantenendo invariata la riga d’intestazione. Indichi ogni attività con lo stesso nome usato nel modello, perché l’importazione abbina le voci in base al nome dell’attività.

3. Importi il file

   Nello stesso menu della matrice RACI, scelga Importa RACI e selezioni il file CSV. Le attività vengono abbinate al processo aperto in base al nome, mentre ogni cella dei ruoli viene confrontata con la libreria dei ruoli, usando il nome o l’abbreviazione.

4. Verifichi i risultati dell’importazione

   Consulti la matrice nella vista Ruoli o RACI. Se un nome non trova corrispondenza, nella riga rimane una cella vuota: è il modo più rapido per individuare una differenza tra il file e il modello.

Esporta RACI genera un file con le stesse sei colonne, così il file e il modello restano compatibili: esporti, modifichi il file in un foglio di calcolo e lo importi di nuovo. Questo scambio bidirezionale è anche il modo più trasparente per confrontare quanto risulta nel processo con ciò che il team ha concordato.

Può usare il file anche prima del workshop. Invii il template con le fasi del processo già compilate e chieda a ogni responsabile di ruolo di completare la propria colonna. Le divergenze saranno visibili nel file prima ancora di prenotare una sala e, al termine, l’importazione aggiornerà il processo in un solo passaggio.

Perché creare una matrice RACI con uno strumento invece che in Excel o Word?

Un foglio di calcolo può essere utile per preparare una matrice, ma non è il posto ideale in cui conservarla. Il file non è collegato al processo e col tempo diventa obsoleto senza che nessuno se ne accorga: il processo cambia, il file no, e quando qualcuno lo usa per prendere una decisione la matrice RACI condivisa ha già un anno.

La differenza si vede nelle attività di tutti i giorni. Se rinomina un ruolo, la libreria mantiene coerenti tutti i processi, mentre sei fogli di calcolo continuano a riportare sei nomi vecchi. Se elimina una fase, il modello rimuove la riga, ma il file continua a indicare un’attività che nessuno svolge. Se cambia un responsabile, la documentazione riporta la modifica quando qualcuno la consulta, senza che sia necessario copiare una tabella. La cronologia è ciò che più manca quando non c’è: con un file, nessuno può sapere chi ha rimosso un ruolo Responsabile, né quando.

Come crea ProcessMind una matrice RACI a partire dal processo?

Quattro passaggi, nell’ordine in cui si svolgono di solito.

1. Inserisca i ruoli in una libreria. I ruoli sono raccolti in un unico punto e includono nome, abbreviazione, livello di architettura, descrizione, responsabilità in Markdown, tag e assegnatari. Se parte da zero, la procedura guidata per i ruoli genera un elenco a partire dai reparti che seleziona, e può basarsi anche sui Suoi file. La libreria può essere importata ed esportata in formato JSON o CSV, evitando di dover digitare due volte l’elenco dei ruoli. I nomi scelti qui sono quelli riportati nel template: una libreria coerente rende semplici tutte le successive importazioni ed esportazioni. Se un ruolo non esiste ancora, lo aggiunga una sola volta: sarà disponibile in ogni processo.

2. Assegni un ruolo e un livello RACI a ogni attività. Ogni attività ha una scheda Documentazione in cui sono indicate queste assegnazioni. Poiché appartengono all’attività, la matrice e il processo non finiscono per riportare informazioni diverse.

3. Apra la matrice. Nel pannello Documentazione del processo, la Matrice RACI mostra il quadro completo: i ruoli o le lettere R/A/C/I come intestazioni di colonna, una vista ingrandita da condividere sullo schermo, righe ordinate secondo la sequenza del processo o il nome dell’elemento e colonne dei ruoli che può aggiungere, rimuovere o riordinare.

4. Mantenga allineati il modello e la matrice. Applica come corsie riorganizza il modello in modo che ogni ruolo diventi una corsia, una rappresentazione RACI riconoscibile da chi legge i diagrammi con corsie. La cronologia dei ruoli registra tutte le modifiche alla libreria e consente di ripristinare qualsiasi versione.

L’assegnazione di un ruolo a un elemento fa parte del modello. La vista della matrice, la documentazione che ne deriva e il Process Portal sono inclusi in una postazione di Architettura dei processi, insieme ai livelli gerarchici e alla governance. Scopra cosa include ogni piano.

Come verificare la matrice confrontandola con ciò che accade davvero?

Una matrice è un’ipotesi sul lavoro: indica chi dovrebbe fare cosa, secondo gli accordi tra le persone coinvolte. I sistemi registrano già chi ha fatto cosa, quindi è possibile confrontare le due versioni invece di dare per scontato che coincidano.

• Chi svolge ogni fase? Se i dati mostrano che una fase assegnata dalla matrice a un solo ruolo viene svolta da più ruoli, l’assegnazione è obsoleta oppure il lavoro non è documentato.
• Dove si accumulano le attese? I ritardi tra una fase e l’altra possono indicare un’approvazione o un passaggio di consegne; spesso riguardano una fase senza un ruolo Responsabile.
• Con quale frequenza si verificano le eccezioni? Se nella maggior parte dei casi è necessaria l’approvazione di una variazione, non si tratta di un’eccezione, qualunque cosa suggerisca la matrice.

Le varianti di processo mostrano i casi che seguono percorsi diversi, mentre il controllo di conformità confronta il processo previsto con quello registrato nell’Event Log.

Quando i due non coincidono, occorre capire quale dei due è errato: la matrice, se indica un ruolo che non interviene più in quella fase, oppure il processo, se la responsabilità di una fase non è mai stata documentata. Entrambi sono risultati utili, ed è meno costoso intervenire subito che farlo la settimana prima di un audit.

Come viene riportata la matrice RACI nella documentazione del processo?

La matrice non è un file separato da mantenere aggiornato. Viene inserita come sezione numerata del documento di processo, di solito la sezione 3.2, dedicata alla matrice RACI. Si trova dopo i rischi e i controlli e prima delle sezioni di riferimento, con le stesse attività nelle righe e gli stessi ruoli nelle colonne.

Da qui può essere riutilizzata senza doverla ricreare:

• Esportazione. Word, PDF, Markdown o stampa: ogni esportazione riflette lo stato attuale del processo, inclusa la matrice RACI e gli eventuali artefatti allegati. Nell’esportazione Word la matrice è una vera tabella, non un’immagine.
• Allegati. Moduli, checklist e istruzioni operative sono accanto alla sezione di riferimento, così chi consulta la matrice RACI trova l’istruzione pertinente nello stesso punto.
• Pubblicazione. La documentazione pubblicata è consultabile nel Process Portal, dove la matrice raggiunge le persone che devono attenersi alle indicazioni.

Ruoli e RACI è la guida completa; la documentazione dei processi spiega quali altri contenuti può includere il documento.

La documentazione è particolarmente utile la settimana prima di un audit. La matrice inclusa è quella associata al processo, attività per attività: nessuno deve confrontare un foglio di calcolo con un modello per rispondere alla domanda su chi ha approvato cosa.

Quali errori rendono difficile usare una matrice RACI?

Cinque errori, tutti facili da evitare:

1. Più di una A, o nessuna. Assegni esattamente un ruolo Responsabile a ogni riga.
2. Usare C per chi deve solo ricevere aggiornamenti. In questo caso si tratta di I: indicare C rallenta il lavoro.
3. Usare i reparti come righe. Elenchi le fasi e le decisioni del processo, così le righe descrivono il lavoro e non l’organigramma.
4. Inserire nomi di persone nelle colonne dei ruoli. Indichi i ruoli, così una riorganizzazione o una promozione non rende obsoleta la matrice.
5. Non rivederla. Se il processo cambia e la matrice no, le persone smettono di farvi affidamento.

Per evitare l’ultimo errore servono strumenti, non solo disciplina: riveda la matrice quando cambia il processo o la responsabilità, prima di un audit e alla data di revisione stabilita. Esporti e importi di nuovo il file, quindi confronti le assegnazioni con l’Event Log: la matrice continuerà così a descrivere il lavoro, anziché limitarsi a ricordare com’era. La governance dei processi approfondisce le modalità di revisione.