Šablona matice RACI: stáhněte ji, vyplňte a importujte

Matice RACI je tabulka, která uvádí kroky procesu nebo rozhodnutí v řádcích, role ve sloupcích a v buňkách označení R, A, C nebo I. Na této stránce najdete soubor, který můžete vyplnit, pravidlo, díky němuž bude matice použitelná, a postup, jak ji udržovat v souladu s procesem, místo abyste ji nechali ležet ve složce.

Význam jednotlivých písmen a jejich použití vysvětluje průvodce maticí RACI. Tato stránka se věnuje samotné tabulce a tomu, jak ji udržovat přesnou.

Co obsahuje šablona matice RACI?

Soubor obsahuje jeden řádek záhlaví a šest sloupců. Záhlaví není jen pro vzhled. ProcessMind ho používá při exportu matice RACI, takže soubor, který zde připravíte, lze bez dalších úprav znovu importovat.

Buňky obsahují názvy nebo zkratky rolí. Pokud má jeden krok v dané roli více lidí, oddělte jejich názvy středníkem: AP manager; Buyer. Důležitější než formátování jsou správné názvy. Při importu se každý z nich vyhledá v knihovně rolí a nerozpoznané názvy se přeskočí.

Šablona už obsahuje vyplněné příklady schvalování faktury a nástupu zaměstnance z této stránky. Můžete si tak prohlédnout její strukturu a pak řádky nahradit vlastním procesem. Záhlaví ponechte beze změny a přepište vše pod ním.

Soubor obsahuje přiřazení rolí, ne celý proces. Rozsah procesu, jeho začátek a konec, systémy používané v jednotlivých krocích i spouštěč patří do dokumentace procesu. Právě tam se matice stejně zobrazuje. Tyto údaje můžete vést i v tabulce, ale při změně procesu se samy neaktualizují podle modelu.

RACI chart, diagram RACI nebo matice RACI: jak tomu říkat

Týmy pro tuto tabulku používají různé názvy: šablona RACI, formát matice RACI, diagram RACI nebo jeho šablona, šablona RACI chart, šablona modelu RACI, šablona analýzy RACI nebo jednoduše matice odpovědností. Jde ale vždy o stejnou věc: jednu tabulku, čtyři písmena a pravidlo, kdo schvaluje výsledek. Používejte název, pod kterým ji váš tým hledá, a názvy sloupců ponechte beze změny. Soubor pak zůstane kompatibilní.

Jak matici vyplnit?

Začněte řádky. Zapište kroky procesu a rozhodnutí v pořadí, v jakém práce probíhá. Vycházejte z mapy procesu, průchodu jedním skutečným případem nebo analýzy záznamu událostí. Názvy oddělení se pro řádky nehodí. „Finance“ nebo „Právní oddělení“ říká, které oddělení existuje, ne kdo co dělá.

Pak projděte každý řádek a položte si ke každému písmenu jednu otázku:

Použitelnost matice zajišťují dvě pravidla. V každém řádku musí být právě jedna odpovědná role. Dvě odpovědné role rozdělují odpovědnost, zatímco bez odpovědné role za výsledek nikdo neručí. Písmeno C použijte jen tehdy, když vstup může ovlivnit práci, protože každá konzultace přidává koordinaci. U rozhodnutí bývá odpovědnou osobou obvykle ten, kdo ručí za rozpočet nebo riziko, ne nejvýše postavený člověk v místnosti.

Rozdělte obecný krok do samostatných řádků, pokud o jeho různých částech rozhodují různé role. „Právní oddělení kontroluje smlouvu“ může zahrnovat odpovědnost, platební podmínky i rozhodné právo. Pokud o výjimce v každé z těchto oblastí mohou rozhodnout tři různé role, vytvořte tři řádky. Matice pak ukáže něco, co samotný model procesu neukazuje.

Do souboru neuvádějte jména konkrétních lidí. Roli lze přejmenovat, sloučit s jinou nebo přeřadit, aniž byste museli upravovat matici. V ProcessMind jsou lidé zastávající danou roli uvedeni jako její přiřazení v knihovně rolí. Pokud pro konkrétní projekt potřebujete uvést jména, zapište je zvlášť a v matici ponechte jen role.

Jak vypadá vyplněná matice RACI?

Oba příklady jsou součástí vyplněné šablony. Než je nahradíte vlastním procesem, můžete si prohlédnout jejich strukturu. První příklad matice RACI, který používáme na této stránce, zachycuje tříkrokové schvalování faktur s pěti rolemi. V obou příkladech platí stejné pravidlo: jeden odpovědný v každém řádku a konzultované role jen tam, kde jejich vstup může ovlivnit práci.

Účetní závazků práci provádí, ale neručí za její výsledek. Nákupčí se vyjadřuje k porovnání faktury i k odchylce, protože se obojí týká nákupu. Finanční ředitel schvaluje významné odchylky.

Tato výjimečná cesta vybízí k otázce, kterou stojí za to položit u každého schvalování: jak často k ní dochází? Pokud se odchylky schvalují zřídka, jde o skutečnou výjimku a limit plní svou funkci. Pokud k tomu dochází často, je potřeba prověřit limit nebo proces. Záznam událostí ukáže, co z toho platí.

Nástup zaměstnance

Nástup zaměstnance propojuje HR, IT, správu budov a vedoucího, který zaměstnance přijímá. Matice nejrychleji ukáže, jak se mezi nimi předává práce.

Matice určuje, kdo odpovídá za vytvoření účtů a přístupů, ale nezaručuje, že se práce stihne včas. Ukazuje však, kdo má vysvětlit, proč přístup chybí. Tento předávací krok se vyplatí ověřit podle procesních dat. Zpoždění se může projevit mezi dvěma kroky, nikoli přímo v jednom z nich.

Jak importovat šablonu do ProcessMind?

1. Nejdřív exportujte aktuální matici

   Otevřete proces, přejděte do panelu Dokumentace, pak vyberte Matice RACI a zvolte Exportovat RACI. Získáte soubor s názvem raci-matrix- a časovým razítkem. Obsahuje stejných šest sloupců jako šablona a poslouží jako záloha i podklad pro porovnání.

2. Vyplňte soubor

   Nahraďte ukázkové řádky vlastními kroky procesu a rolemi. Záhlaví ponechte přesně beze změny. Názvy aktivit musí odpovídat názvům v modelu, protože import je páruje podle názvu aktivity.

3. Importujte soubor

   Ve stejné nabídce matice RACI vyberte Importovat RACI a zvolte svůj soubor CSV. Aktivity se v otevřeném procesu párují podle názvu a buňky rolí se podle názvu nebo zkratky párují s knihovnou rolí.

4. Zkontrolujte výsledek

   Zkontrolujte matici v zobrazení Role nebo RACI. Pokud se název nespáruje, v řádku zůstane prázdné místo. Snadno tak zjistíte, v čem se soubor liší od modelu.

Exportovat RACI vytvoří soubor se stejnými šesti sloupci, takže soubor a model zůstávají vzájemně zaměnitelné: exportujte je, upravte v tabulkovém procesoru a znovu importujte. Tímto postupem také nejlépe ověříte, zda se stav procesu shoduje s tím, na čem se tým dohodl.

Soubor můžete použít i před workshopem, nejen po něm. Pošlete šablonu s předvyplněnými kroky procesu a požádejte vlastníka každé role, aby vyplnil svůj sloupec. Rozdíly uvidíte v souboru ještě před rezervací místnosti a na konci aktualizujete proces jedním importem.

Proč vytvořit matici RACI v nástroji, a ne v Excelu nebo Wordu?

Tabulka se hodí k přípravě matice, ale hůř se v ní udržuje. Soubor není propojený s procesem, a tak postupně zastarává: proces se změní, soubor ne. Než někdo podle dokumentu RACI na sdíleném disku rozhodne, může být i rok starý.

Rozdíl se projeví při běžné práci. Přejmenujte roli a knihovna zachová jednotné názvy ve všech procesech, zatímco šest tabulek bude stále obsahovat šest starých názvů. Odstraňte krok a model smaže i příslušný řádek, ale v souboru zůstane práce, kterou už nikdo nedělá. Změňte vlastníka a dokumentace se při příštím otevření aktualizuje, aniž by někdo musel kopírovat tabulku. Nejvíc chybí historie: u souboru nikdo nezjistí, kdo odpovědnou roli odstranil ani kdy.

Jak ProcessMind sestaví matici RACI z procesu?

Čtyři kroky v obvyklém pořadí.

1. Vložte role do knihovny. Role jsou uložené na jednom místě spolu s názvem, zkratkou, úrovní architektury, ke které patří, popisem, odpovědnostmi ve formátu Markdown, štítky a přiřazenými lidmi. Pokud začínáte od nuly, průvodce rolemi vytvoří sadu podle oddělení, která vyberete. Můžete mu také poskytnout vlastní soubory. Knihovnu lze importovat a exportovat jako JSON nebo CSV, takže seznam rolí nemusíte zadávat dvakrát. Názvy, na kterých se zde dohodnete, se přenesou do šablony. Jednotná knihovna proto usnadní všechny další importy a exporty. Pokud některá role ještě neexistuje, přidejte ji jednou a bude dostupná ve všech procesech.

2. Přiřaďte každé aktivitě roli a úroveň RACI. Každá aktivita má kartu Dokumentace, kde jsou tato přiřazení uvedena. Patří přímo k aktivitě, takže matice zůstává v souladu s procesem.

3. Otevřete matici. V panelu Dokumentace procesu zobrazí Matice RACI celkový přehled: role nebo písmena R/A/C/I ve sloupcích, zvětšené zobrazení pro sdílení obrazovky, řádky seřazené podle pořadí v procesu nebo názvu prvku a možnost přidávat, odebírat či přesouvat sloupce rolí.

4. Udržujte model a matici v souladu. Funkce Použít jako lanes upraví model tak, aby každá role měla vlastní lane. Takové zobrazení RACI znají uživatelé plaveckých drah. Historie rolí zaznamenává každou změnu v knihovně a můžete obnovit její libovolný předchozí stav.

Figure 1 — Matice RACI v ProcessMind: role ve sloupcích, činnosti v řádcích a řádek na úrovni procesu pro odpovědnost, která se vztahuje k celému procesu, ne k jednomu kroku.

Přiřazení role k prvku je součástí modelu. Zobrazení matice, dokumentace, ve které se vykresluje, a Process Portal jsou součástí licence Process Architecture, stejně jako úrovně hierarchie a správa procesů. Podívejte se, co zahrnuje každý plán.

Jak ověřit matici podle skutečného průběhu práce?

Matice je předpoklad o tom, kdo má co dělat, na kterém se dohodli zúčastnění. Systémy už zaznamenaly, kdo co skutečně udělal. Místo pouhé důvěry v matici můžete oba zdroje porovnat.

• Kdo provádí jednotlivé kroky? Pokud data ukazují, že krok, který matice přiřazuje jedné roli, provádí několik různých rolí, je přiřazení zastaralé nebo práce není zdokumentovaná.
• Kde práce čeká? Zpoždění mezi kroky ukazují na schvalování nebo předávání práce. Často jde o krok, který nemá odpovědnou roli.
• Jak často dochází k výjimkám? Pokud se odchylka schvaluje ve většině případů, nejde o výjimku, i když to matice naznačuje.

Varianty procesu ukazují, kdy případy procházejí různými cestami. Kontrola shody porovnává zamýšlený proces s tím, který zachycuje záznam událostí.

Pokud se údaje neshodují, rozhodněte, co je špatně: matice uvádí roli, která už daný krok neprovádí, nebo krok nemá zaznamenaného vlastníka. Obojí je důležité zjištění a obojí se řeší snáz teď než týden před auditem.

Jak se matice RACI zobrazuje v dokumentaci procesu?

Matice není samostatný soubor, který někdo musí udržovat v souladu s procesem. Zobrazuje se jako očíslovaná část samotného dokumentu procesu, obvykle jako oddíl 3.2 RACI, za riziky a kontrolami a před referenčními oddíly. Obsahuje stejné činnosti v řádcích a stejné role ve sloupcích.

Figure 2 — Matice RACI zobrazená jako oddíl 3.2 dokumentu procesu, vedle oddílů, které čtenář potřebuje před ní i po ní.

Odtud ji můžete použít v dalších výstupech, aniž byste ji museli znovu sestavovat:

• Export. Word, PDF, Markdown nebo tisk. Každý export zachycuje aktuální stav procesu včetně matice RACI a připojených materiálů. V exportu Word je matice skutečná tabulka, ne obrázek.
• Připojení. Formuláře, kontrolní seznamy a pracovní pokyny jsou u příslušného oddílu. Čtenář, který přejde k matici RACI, tak najde pokyny hned vedle.
• Zveřejnění. Zveřejněnou dokumentaci si mohou prohlížet uživatelé v Process Portal. Matice se tak dostane k lidem, kteří se jí mají řídit.

Podrobný postup najdete v části Role a RACI. Přehled dalších informací, které dokument obsahuje, nabízí stránka dokumentace procesů.

To oceníte hlavně týden před auditem. Matice v dokumentaci odpovídá tomu, co je zaznamenáno v procesu, činnost po činnosti. Nikdo tak nemusí porovnávat tabulku s modelem, aby zjistil, kdo co schválil.

Jaké chyby ztěžují používání matice RACI?

Je jich pět a každé se dá snadno předejít:

1. Více než jedno A, nebo žádné. Každému řádku přiřaďte právě jednu odpovědnou roli.
2. Písmeno C pro lidi, kteří potřebují jen informaci. V takovém případě použijte I. Označení C by práci zbytečně zpomalilo.
3. Řádky podle oddělení. Uvádějte kroky procesu a rozhodnutí, aby řádky popisovaly práci, ne organizační strukturu.
4. Jména lidí ve sloupcích rolí. Používejte názvy rolí, aby reorganizace nebo povýšení nezneplatnily matici.
5. Matice bez pravidelné kontroly. Když se proces změní, ale matice ne, lidé se na ni přestanou spoléhat.

Poslední problém vyřešíte spíš nastavením postupu než pečlivostí jednotlivců. Kontrolujte matici při změně procesu nebo odpovědností, před auditem a v termínu pravidelné revize. Exportujte a znovu importujte soubor a porovnejte přiřazení se záznamem událostí. Matice tak bude popisovat skutečnou práci, ne jen to, jak si ji někdo pamatuje. Více informací o pravidelných kontrolách najdete na stránce správa procesů.