Modèle de matrice RACI : téléchargez-le, remplissez-le et importez-le

Une matrice RACI tient dans un tableau : les étapes du processus ou les décisions en lignes, les rôles en colonnes et les lettres R, A, C ou I dans les cellules. Vous trouverez ici un modèle à remplir, la règle à respecter pour qu’il reste utile et des conseils pour le garder fidèle au processus, plutôt que de le laisser au fond d’un dossier.

Pour comprendre la signification des quatre lettres et savoir quand les utiliser, consultez notre guide sur la méthode RACI. Cette page porte sur le document lui-même et sur les moyens de le tenir à jour.

Que contient le modèle de matrice RACI ?

Le fichier comporte une ligne d’en-tête et six colonnes. Cet en-tête n’est pas décoratif : il correspond exactement à celui que ProcessMind génère lors de l’export d’une matrice RACI. Vous pouvez donc réimporter le fichier créé ici sans avoir à le remanier.

Les cellules contiennent des noms de rôles ou des abréviations. Si plusieurs rôles ont la même responsabilité pour une étape, séparez-les par un point-virgule : AP manager; Buyer. Les noms comptent davantage que la mise en forme, car l’import recherche chacun d’eux dans la bibliothèque de rôles et ignore les noms qu’il ne reconnaît pas.

Le modèle comprend déjà les exemples d’approbation des factures et d’intégration des employés présentés sur cette page. Vous pouvez ainsi en observer la structure avant de remplacer les lignes par celles de votre processus. Conservez l’en-tête tel quel et remplacez tout le contenu situé en dessous.

Le fichier contient les attributions, pas l’ensemble du processus. Le périmètre, les points de départ et d’arrivée, les systèmes utilisés à chaque étape et le déclencheur du processus figurent dans la documentation du processus, où la matrice est également intégrée. Un tableur peut contenir ces informations, mais rien ne garantit qu’elles resteront conformes au modèle lorsque le processus évolue.

Les équipes désignent ce document de plusieurs façons : modèle RACI, format de matrice RACI, diagramme RACI ou modèle de diagramme RACI, modèle de tableau RACI, modèle de matrice de responsabilités ou modèle d’analyse RACI. Il s’agit toujours du même document : un tableau, quatre lettres et une règle qui précise qui approuve le résultat.

Comment remplir le modèle ?

Commencez par les lignes. Reprenez les étapes et les décisions du processus dans l’ordre où le travail se déroule, à partir d’une cartographie des processus, de l’examen d’un cas réel ou d’une analyse du journal d’événements. Les noms de services ne conviennent pas : « Finance » ou « Juridique » indique quel service existe, mais pas qui fait quoi.

Examinez ensuite chaque ligne et posez une question pour chaque lettre :

Deux règles permettent d’obtenir une matrice utile. Désignez exactement un rôle responsable du résultat par ligne : deux rôles laissent la responsabilité partagée, tandis qu’aucun ne laisse le résultat sans responsable. N’indiquez C que si la contribution peut modifier le travail, car chaque personne consultée demande une coordination supplémentaire. Pour une décision, le rôle responsable est généralement celui qui gère le budget ou le risque, et non la personne la plus haut placée dans la salle.

Divisez une étape trop générale en plusieurs lignes lorsque différents rôles peuvent décider de ses différentes parties. « Le service juridique examine le contrat » peut couvrir la responsabilité, les conditions de paiement et le droit applicable. Si trois rôles peuvent renoncer à ces exigences, créez trois lignes : la matrice révélera alors des informations que le modèle de processus ne montre pas.

N’inscrivez pas de noms de personnes dans le fichier. Vous pouvez renommer, fusionner ou réattribuer un rôle sans modifier la matrice. Dans ProcessMind, les personnes qui occupent un rôle sont indiquées comme personnes affectées dans la bibliothèque de rôles. Si vous devez mentionner des noms pour un projet précis, consignez-les dans une note distincte afin que la matrice reste centrée sur les rôles.

À quoi ressemble une matrice RACI remplie ?

Les deux exemples ci-dessous sont déjà remplis dans le modèle. Vous pouvez ainsi en observer la structure avant de les remplacer par les informations de votre processus. Le premier, repris tout au long de cette page, présente un processus d’approbation de facture en trois étapes et cinq rôles. Dans les deux cas, une ligne doit désigner un seul rôle responsable du résultat et ne faire intervenir des rôles consultés que si leur contribution peut modifier le travail.

Le comptable fournisseurs réalise le travail, mais n’est pas responsable du résultat. L’acheteur contribue au rapprochement de la facture et à l’examen de l’écart, car ces deux activités le concernent. Le directeur financier approuve les écarts importants.

Cette procédure d’exception soulève une question utile pour toute approbation : à quelle fréquence est-elle utilisée ? Si l’approbation des écarts est rare, il s’agit bien d’une exception et le seuil joue son rôle. Si elle est fréquente, le seuil ou le processus mérite d’être réexaminé. Le journal d’événements vous indiquera lequel.

Intégration des employés

L’intégration mobilise les ressources humaines, l’informatique, les services généraux et le responsable du recrutement. Une matrice permet de visualiser rapidement les transmissions entre ces équipes.

La matrice attribue la responsabilité de la création des comptes et des accès, mais cela ne garantit pas que le travail sera effectué à temps. Elle indique toutefois clairement qui doit répondre si un accès manque. Il est utile de vérifier cette transmission à partir des données du processus : le délai peut se situer entre deux étapes plutôt qu’au cours de l’une d’elles.

Comment importer le modèle dans ProcessMind ?

1. Exporter d’abord la matrice actuelle

   Ouvrez le processus, puis son panneau Documentation. Sélectionnez Matrice RACI, puis Exporter la matrice RACI. Vous obtenez un fichier nommé raci-matrix- suivi d’un horodatage, avec les six mêmes colonnes que le modèle. Il vous servira de sauvegarde et de référence pour la comparaison.

2. Compléter le fichier

   Remplacez les lignes d’exemple par les étapes de votre processus et vos rôles, sans modifier la ligne d’en-tête. Reprenez pour chaque activité le nom utilisé dans le modèle : l’importation s’appuie sur ce nom pour faire la correspondance.

3. Importer le fichier

   Dans le même menu de matrice RACI, sélectionnez Importer une RACI, puis choisissez votre fichier CSV. Les activités sont associées au processus ouvert à partir de leur nom. Chaque cellule de rôle est associée à la bibliothèque de rôles, selon le nom ou l’abréviation.

4. Vérifier le résultat de l’importation

   Consultez la matrice dans la vue Rôles ou RACI. Si un nom ne correspond pas, la cellule de la ligne reste vide. C’est le moyen le plus rapide de repérer une différence entre votre fichier et le modèle.

Exporter la matrice RACI génère un fichier avec les six mêmes colonnes. Le fichier et le modèle restent ainsi compatibles : exportez, modifiez le fichier dans un tableur, puis réimportez-le. Cet aller-retour (import/export) permet aussi de comparer honnêtement les rôles attribués au processus avec ceux convenus par l’équipe.

Vous pouvez aussi utiliser le fichier avant l’atelier. Envoyez le modèle avec les étapes du processus déjà renseignées et demandez à chaque responsable de rôle de compléter sa colonne. Les désaccords apparaîtront dans le fichier avant même que quiconque réserve une salle. À la fin, l’importation mettra le processus à jour en une seule étape.

Pourquoi créer une matrice RACI dans un outil plutôt que dans Excel ou Word ?

Un tableur convient pour préparer une matrice, mais beaucoup moins pour la tenir à jour. Le fichier n’est relié à aucun processus et finit par vieillir sans qu’on s’en aperçoive : le processus évolue, pas le fichier. Au moment où quelqu’un s’appuie sur la matrice RACI enregistrée dans un dossier partagé pour prendre une décision, elle a parfois déjà un an.

La différence se voit dans le travail quotidien. Renommez un rôle : la bibliothèque met à jour tous les processus de façon cohérente, tandis que six tableurs conservent six anciens noms. Supprimez une étape : le modèle supprime la ligne, mais le fichier continue de décrire un travail qui n’existe plus. Modifiez un responsable : la documentation en tient compte dès sa prochaine consultation, sans qu’il soit nécessaire de recopier un tableau. L’historique est ce qui manque le plus une fois qu’il a disparu : avec un fichier, impossible de savoir qui a retiré un rôle Responsable, ni quand.

Comment ProcessMind crée-t-il une matrice RACI à partir du processus ?

Quatre étapes, dans l’ordre habituel.

1. Ajoutez les rôles à une bibliothèque. Les rôles sont regroupés au même endroit avec leur nom, leur abréviation, leur niveau d’architecture, une description, leurs responsabilités en Markdown, leurs étiquettes et les personnes affectées. Si vous partez de zéro, l’assistant de création des rôles génère une liste à partir des services que vous sélectionnez. Vous pouvez aussi lui fournir vos propres fichiers. La bibliothèque s’importe et s’exporte au format JSON ou CSV, ce qui est plus rapide que de saisir deux fois la liste des rôles. Les noms définis ici sont ceux que reprend le modèle. Une bibliothèque cohérente facilite donc chaque importation et exportation ultérieure. Si un rôle manque, ajoutez-le une seule fois : il sera ensuite disponible dans tous les processus.

2. Attribuez un rôle et un niveau RACI à chaque activité. Chaque activité comporte un onglet Documentation où figurent ces attributions. Elles sont rattachées à l’activité, ce qui évite les divergences entre la matrice et le processus.

3. Ouvrez la matrice. Dans le panneau Documentation du processus, la Matrice RACI présente une vue d’ensemble : les rôles ou les lettres R/A/C/I en colonnes, un affichage agrandi pour le partage d’écran, des lignes triées selon l’ordre du processus ou le nom des éléments, et des colonnes de rôles que vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser.

4. Faites évoluer le modèle et la matrice de concert. Appliquer comme couloirs réorganise le modèle pour que chaque rôle devienne un couloir, une représentation de la matrice RACI familière aux personnes qui lisent des diagrammes à couloirs. L’historique des rôles consigne chaque modification de la bibliothèque, et vous pouvez restaurer n’importe quelle version.

L’attribution d’un rôle à un élément fait partie du modèle. La vue matricielle, la documentation qu’elle génère et le Process Portal sont inclus dans la licence utilisateur Process Architecture, avec les niveaux hiérarchiques et la gouvernance. Découvrez le contenu de chaque offre.

Comment comparer la matrice à la réalité du travail ?

Une matrice est une hypothèse sur le travail : elle indique qui devrait faire quoi, selon les personnes concernées. Vos systèmes enregistrent déjà qui a fait quoi. Vous pouvez donc comparer les deux au lieu de vous fier uniquement à la matrice.

• Qui réalise chaque étape ? Si les données montrent que plusieurs rôles exécutent une étape attribuée à une seule personne dans la matrice, soit l’attribution n’est plus à jour, soit le travail n’est pas documenté.
• Où le travail attend-il ? Les délais entre les étapes peuvent révéler une approbation ou une transmission, et souvent une étape sans rôle Responsable.
• À quelle fréquence les exceptions se produisent-elles ? Si l’approbation d’un écart intervient dans la plupart des cas, ce n’est pas une exception, quoi qu’indique la matrice.

Les variantes de processus montrent les différents parcours suivis par les cas. La vérification de conformité compare le processus prévu à celui qui est consigné dans le journal d’événements.

En cas de désaccord, déterminez ce qui doit être corrigé : une matrice qui mentionne un rôle qui n’intervient plus dans l’étape, ou une étape dont la responsabilité n’a jamais été documentée. Dans les deux cas, vous avez repéré un problème qu’il vaut mieux corriger maintenant plutôt que la semaine précédant un audit.

Comment la matrice RACI figure-t-elle dans la documentation du processus ?

La matrice n’est pas un fichier distinct qu’il faut tenir à jour. Elle apparaît comme une section numérotée du document de processus, généralement sous le titre 3.2 RACI, après les risques et les contrôles et avant les sections de référence. Les activités y figurent en lignes et les rôles en colonnes, comme dans la matrice.

Vous pouvez ensuite la diffuser sans avoir à la recréer :

• Exportez-la. Word, PDF, Markdown ou impression : chaque export reflète l’état actuel du processus, y compris la matrice RACI et les pièces jointes. Dans l’export Word, la matrice est un véritable tableau, pas une image.
• Joignez les documents utiles. Les formulaires, listes de contrôle et instructions de travail figurent à côté de la section concernée. Ainsi, la personne qui consulte la matrice RACI trouve l’instruction juste à côté.
• Publiez-la. La documentation publiée est accessible en lecture aux personnes qui consultent le Process Portal. La matrice parvient ainsi à celles et ceux qui doivent l’appliquer.

Rôles et matrice RACI présente la démarche en détail, et la page sur la documentation des processus explique les autres éléments que peut contenir le document.

C’est particulièrement utile la semaine précédant un audit. La matrice intégrée au dossier est celle du processus, activité par activité. Personne n’a donc à rapprocher un tableur et un modèle pour savoir qui a approuvé quoi.

Quelles erreurs rendent une matrice RACI difficile à utiliser ?

Il y en a cinq, et chacune est facile à éviter :

1. Plusieurs A, ou aucun. Attribuez exactement un rôle Responsable à chaque ligne.
2. Utiliser C pour les personnes qui ont seulement besoin d’être informées. Il faut alors un I. Les marquer C ralentit le travail.
3. Utiliser les services comme lignes. Indiquez les étapes et les décisions du processus : les lignes décriront ainsi le travail plutôt que l’organigramme.
4. Mettre des noms de personnes dans les colonnes de rôles. Utilisez des rôles afin qu’une réorganisation ou une promotion ne rende pas la matrice obsolète.
5. Ne pas la réexaminer. Si le processus change sans que la matrice soit mise à jour, les équipes cessent de s’y fier.

Pour éviter la dernière erreur, mieux vaut mettre en place un processus de révision que compter sur la seule rigueur de chacun : réexaminez la matrice lorsque le processus ou les responsabilités changent, avant un audit et à la date de révision que vous avez fixée. Réexportez puis réimportez le fichier et comparez les attributions au journal d’événements. La matrice décrira ainsi le travail actuel, et non le souvenir qu’on en a. La page sur la gouvernance des processus détaille les modalités de révision.