Template matriks RACI: unduh, isi, lalu impor

Template matriks RACI berupa satu tabel: langkah atau keputusan proses di sisi kiri, peran di bagian atas, dan R, A, C, atau I di setiap sel. Di halaman ini, Anda akan mendapat tabel yang bisa diisi, aturan agar matriks tetap berguna, dan cara menjaganya tetap sesuai dengan proses, bukan tersimpan begitu saja di folder.

Untuk memahami arti keempat huruf dan kapan menggunakannya, baca penjelasan RACI. Halaman ini membahas dokumennya dan cara menjaga agar isinya tetap akurat.

Apa isi template matriks RACI?

File ini memiliki satu baris judul dan enam kolom. Baris judul tersebut bukan sekadar hiasan. Formatnya sama persis dengan yang dibuat ProcessMind saat Anda mengekspor matriks RACI, sehingga file yang disusun di sini dapat diimpor kembali tanpa perlu diubah.

Isi sel dengan nama atau singkatan peran. Jika beberapa peran memiliki kapasitas yang sama dalam satu langkah, pisahkan dengan titik koma: AP manager; Buyer. Nama peran perlu tepat karena saat impor, sistem mencari nama tersebut di pustaka peran dan melewati nama yang tidak dikenali.

Template ini sudah berisi contoh persetujuan faktur dan orientasi karyawan baru dari halaman ini. Anda dapat melihat formatnya sebelum mengganti baris dengan proses sendiri. Jangan ubah baris judul, lalu ganti semua baris di bawahnya.

File ini hanya memuat penetapan peran, bukan keseluruhan proses. Cakupan, titik awal dan akhir, sistem yang digunakan di setiap langkah, serta pemicu proses tercantum dalam dokumentasi proses. Matriks juga ditampilkan di sana. Spreadsheet dapat memuat informasi yang sama, tetapi isinya tidak akan otomatis mengikuti model saat proses berubah.

RACI chart, diagram RACI, atau matriks RACI: istilah yang digunakan

Tim mungkin menyebutnya template RACI, format matriks RACI, diagram RACI atau template diagram RACI, template RACI chart, template model RACI, template analisis RACI, atau matriks tanggung jawab. Semuanya merujuk pada dokumen yang sama: satu tabel, empat huruf, dan aturan tentang siapa yang memberi persetujuan akhir. Gunakan istilah yang biasa dicari tim Anda, tetapi jangan ubah nama kolom agar file tetap bisa digunakan dengan format lain.

Bagaimana cara mengisinya?

Mulailah dari baris. Susun langkah dan keputusan proses sesuai urutan pekerjaan, berdasarkan peta proses, penelusuran satu kasus nyata, atau analisis log peristiwa. Nama departemen bukan pilihan yang tepat untuk baris. “Keuangan” atau “Hukum” hanya menunjukkan departemen yang ada, bukan siapa mengerjakan apa.

Baca setiap baris dan ajukan satu pertanyaan untuk setiap huruf:

Dua aturan membuat matriks tetap berguna. Pertama, tetapkan tepat satu peran penanggung jawab untuk setiap baris. Jika ada dua, kepemilikan hasil terbagi. Jika tidak ada, hasilnya tidak memiliki penanggung jawab. Kedua, gunakan C hanya jika masukannya dapat mengubah pekerjaan, karena setiap peran C menambah koordinasi. Untuk keputusan, penanggung jawab biasanya orang yang mengelola anggaran atau risiko, bukan orang paling senior di ruangan.

Pecah langkah yang terlalu luas menjadi beberapa baris jika peran yang berbeda dapat memutuskan bagian yang berbeda. “Tim Hukum meninjau kontrak” bisa mencakup tanggung jawab hukum, ketentuan pembayaran, dan hukum yang berlaku. Jika tiga peran dapat menyetujui pengecualian untuk bagian-bagian tersebut, buat tiga baris. Matriks pun dapat menunjukkan hal yang tidak terlihat di model proses.

Jangan cantumkan nama orang di file. Nama peran dapat diubah, digabung, atau dialihkan tanpa mengubah matriks. Di ProcessMind, orang yang memegang suatu peran tercatat sebagai pemegang tugas di pustaka peran. Jika proyek tertentu memerlukan nama orang pada satu baris, simpan dalam catatan terpisah agar matriks tetap berfokus pada peran.

Seperti apa matriks RACI yang sudah diisi?

Kedua contoh di bawah sudah tersedia dalam template. Anda dapat melihat formatnya sebelum menggantinya dengan proses sendiri. Contoh pertama adalah matriks RACI yang digunakan di halaman ini: proses persetujuan faktur dengan tiga langkah dan lima peran. Aturan untuk setiap baris tetap sama: satu penanggung jawab, dan peran C hanya jika masukannya dapat mengubah pekerjaan.

Petugas utang usaha mengerjakan tugas, tetapi tidak bertanggung jawab atas hasilnya. Pembeli memberi masukan saat mencocokkan faktur dan memeriksa selisih karena pembelian tersebut melibatkan kedua peran. CFO memberi persetujuan akhir untuk selisih yang signifikan.

Jalur pengecualian ini memunculkan pertanyaan penting untuk setiap proses persetujuan: seberapa sering jalur ini digunakan? Jika persetujuan selisih jarang terjadi, berarti itu memang pengecualian dan ambang batasnya berfungsi. Jika sering terjadi, ambang batas atau prosesnya perlu ditinjau. Log peristiwa dapat menunjukkan bagian mana yang perlu diperiksa.

Orientasi karyawan baru

Proses orientasi karyawan baru melibatkan HR, IT, fasilitas, dan manajer perekrutan. Matriks membantu memperjelas serah terima antarperan.

Matriks menetapkan penanggung jawab untuk membuat akun dan memberikan akses, tetapi itu tidak menjamin pekerjaan selesai tepat waktu. Matriks memperjelas siapa yang perlu dimintai pertanggungjawaban jika akses belum tersedia. Periksa serah terima ini dengan data proses. Keterlambatan mungkin terjadi di antara dua langkah, bukan di dalam salah satunya.

Bagaimana cara mengimpor template ke ProcessMind?

1. Ekspor matriks saat ini terlebih dahulu

   Buka proses, buka panel Dokumentasi, lalu pilih Matriks RACI dan Ekspor RACI. Anda akan mendapatkan file bernama raci-matrix- diikuti timestamp, dengan enam kolom yang sama seperti templat. Simpan file ini sebagai cadangan dan gunakan untuk perbandingan.

2. Isi file

   Ganti baris contoh dengan langkah proses dan peran Anda sendiri. Pertahankan baris header persis seperti semula. Gunakan nama aktivitas yang sama dengan model, karena proses impor mencocokkan data berdasarkan nama aktivitas.

3. Impor file

   Di menu matriks RACI yang sama, pilih Impor RACI, lalu pilih file CSV Anda. Aktivitas dicocokkan dengan proses yang sedang dibuka berdasarkan nama. Setiap sel peran dicocokkan dengan pustaka peran berdasarkan nama atau singkatan.

4. Periksa hasil impor

   Tinjau kembali matriks dalam tampilan Peran atau RACI. Jika nama tidak cocok, barisnya akan kosong. Ini cara tercepat untuk menemukan perbedaan antara file dan model Anda.

Ekspor RACI menghasilkan enam kolom yang sama, sehingga file dan model dapat digunakan bergantian: ekspor, edit di spreadsheet, lalu impor kembali. Proses bolak-balik ini juga membantu Anda membandingkan isi proses dengan kesepakatan tim secara langsung.

Anda juga dapat membagikan file sebelum lokakarya. Isi langkah proses di template, lalu minta setiap pemilik peran mengisi kolomnya. Perbedaan pendapat akan terlihat sebelum siapa pun memesan ruang rapat. Setelah itu, impor file untuk memperbarui proses sekaligus.

Mengapa membuat RACI di aplikasi, bukan di Excel atau Word?

Spreadsheet cocok untuk menyusun draf matriks, tetapi kurang tepat untuk menyimpannya sebagai acuan. File tidak terhubung dengan proses sehingga lama-lama ketinggalan. Proses berubah, tetapi file tetap sama. Saat seseorang menggunakannya untuk mengambil keputusan, dokumen RACI di penyimpanan bersama bisa saja sudah berumur setahun.

Perbedaannya terlihat dalam pekerjaan sehari-hari. Saat nama peran berubah, pustaka menjaga konsistensi di setiap proses, sementara enam spreadsheet tetap memakai enam nama lama. Saat satu langkah dihapus, model ikut berubah, tetapi file masih mencantumkan pekerjaan yang sudah tidak dilakukan. Saat penanggung jawab berubah, dokumentasi akan menampilkan perubahan itu saat dibuka, tanpa perlu menyalin tabel. Riwayat perubahan sering baru terasa penting setelah hilang. Dengan file, Anda tidak dapat mengetahui siapa yang menghapus peran penanggung jawab atau kapan perubahan itu terjadi.

Bagaimana ProcessMind menyusun RACI dari proses?

Ada empat langkah, sesuai urutan yang biasanya dilakukan.

1. Masukkan peran ke pustaka. Semua peran tersimpan di satu tempat, lengkap dengan nama, singkatan, tingkat arsitektur, deskripsi, tanggung jawab dalam Markdown, tag, dan pemegang tugas. Jika belum memiliki daftar peran, wizard peran dapat menyusunnya berdasarkan departemen pilihan Anda. Anda juga dapat mengarahkannya dengan file sendiri. Pustaka dapat diimpor dan diekspor sebagai JSON atau CSV, lebih cepat daripada mengetik ulang daftar peran. Nama yang ditetapkan di sini akan digunakan dalam template. Pustaka yang konsisten membuat proses impor dan ekspor berikutnya berjalan lancar. Jika suatu peran belum tersedia, tambahkan sekali agar dapat digunakan di semua proses.

2. Tetapkan peran dan tingkat RACI untuk setiap aktivitas. Setiap aktivitas memiliki tab Dokumentasi untuk mengatur penugasan tersebut. Penugasan melekat pada aktivitas, sehingga matriks dan proses tetap selaras.

3. Buka matriks. Di panel Dokumentasi proses, Matriks RACI menampilkan gambaran lengkap: peran atau huruf R/A/C/I sebagai kolom, tampilan yang diperbesar untuk berbagi layar, baris yang diurutkan berdasarkan urutan proses atau nama elemen, serta kolom peran yang dapat ditambahkan, dihapus, atau diatur ulang.

4. Jaga agar model dan matriks tetap selaras. Terapkan sebagai swimlane menyusun ulang model sehingga setiap peran menjadi swimlane, format RACI yang mudah dikenali oleh pembaca diagram swimlane. Riwayat peran mencatat setiap perubahan pada pustaka, dan Anda dapat memulihkan versi sebelumnya kapan saja.

Figure 1 — Matriks RACI di ProcessMind: peran di bagian atas, aktivitas di sisi kiri, dan baris tingkat proses untuk kepemilikan yang mencakup seluruh langkah.

Penetapan peran pada elemen menjadi bagian dari model. Tampilan matriks, dokumentasi yang menampilkan matriks, dan Process Portal tersedia bersama lisensi Process Architecture, beserta tingkat hierarki dan tata kelola. Lihat cakupan setiap paket.

Bagaimana cara membandingkan matriks dengan pekerjaan yang benar-benar dilakukan?

Matriks adalah dugaan tentang pekerjaan: siapa seharusnya mengerjakan apa, berdasarkan kesepakatan orang-orang yang terlibat. Sistem Anda sudah mencatat siapa yang melakukan apa. Bandingkan keduanya, bukan sekadar menganggap matriks selalu benar.

• Siapa yang menjalankan setiap langkah? Jika data menunjukkan beberapa peran menjalankan langkah yang hanya diberikan kepada satu peran dalam matriks, penetapan perannya mungkin sudah usang atau pekerjaannya belum didokumentasikan.
• Di mana pekerjaan tertunda? Keterlambatan di antara langkah dapat menunjukkan adanya persetujuan atau serah terima yang bermasalah. Bisa jadi langkah tersebut bahkan tidak memiliki penanggung jawab.
• Seberapa sering pengecualian terjadi? Jika persetujuan selisih sering digunakan, berarti itu bukan pengecualian, meski matriks menyebutnya demikian.

Varian proses menunjukkan kasus yang mengikuti jalur berbeda. Pemeriksaan kesesuaian membandingkan proses yang direncanakan dengan proses yang tercatat di log.

Jika keduanya tidak cocok, tentukan mana yang perlu diperbaiki: matriks yang mencantumkan peran yang sudah tidak terlibat dalam langkah tersebut, atau langkah yang kepemilikannya belum pernah dicatat. Keduanya merupakan temuan yang lebih mudah ditangani sekarang daripada seminggu sebelum audit.

Bagaimana RACI ditampilkan dalam dokumentasi proses?

Matriks bukan file terpisah yang harus diselaraskan secara manual. Matriks ditampilkan sebagai bagian bernomor dalam dokumen proses, biasanya bagian 3.2 RACI, setelah bagian risiko dan kontrol, sebelum bagian referensi. Barisnya tetap berisi aktivitas yang sama dan kolomnya berisi peran yang sama.

Figure 2 — Matriks RACI ditampilkan sebagai bagian 3.2 dalam dokumen proses, di antara bagian yang perlu dibaca sebelum dan sesudahnya.

Dari sana, matriks dapat digunakan tanpa perlu dibuat ulang:

• Ekspor. Ekspor sebagai Word, PDF, Markdown, atau cetak. Setiap hasil ekspor mencerminkan kondisi proses terkini, termasuk matriks RACI dan artefak yang dilampirkan. Dalam ekspor Word, matriks berupa tabel sungguhan, bukan gambar.
• Lampirkan. Formulir, daftar periksa, dan instruksi kerja tersimpan di samping bagian yang terkait. Jadi, pembaca yang membuka bagian RACI dapat menemukan instruksi di dekatnya.
• Publikasikan. Dokumentasi yang dipublikasikan dapat dibaca oleh pengguna dengan akses lihat di Process Portal. Dengan begitu, matriks dapat diakses oleh orang-orang yang perlu mengikutinya.

Peran dan RACI menjelaskan seluruh langkahnya, sedangkan dokumentasi proses membahas informasi lain yang tercantum dalam dokumen.

Manfaatnya paling terasa seminggu sebelum audit. Matriks dalam dokumen audit sama dengan yang tercatat dalam proses, hingga ke setiap aktivitas. Tidak perlu mencocokkan spreadsheet dengan model untuk mengetahui siapa yang menyetujui apa.

Kesalahan apa yang membuat matriks RACI sulit digunakan?

Ada lima kesalahan yang mudah dihindari:

1. Lebih dari satu A, atau tidak ada sama sekali. Tetapkan tepat satu peran penanggung jawab untuk setiap baris.
2. Menandai orang yang hanya perlu menerima kabar sebagai C. Tandai sebagai I. Jika ditandai C, proses kerja akan lebih lambat.
3. Menggunakan departemen sebagai baris. Cantumkan langkah dan keputusan proses agar baris menggambarkan pekerjaan, bukan struktur organisasi.
4. Mencantumkan nama orang di kolom peran. Gunakan nama peran agar perubahan organisasi atau promosi tidak membuat matriks usang.
5. Tidak meninjau matriks. Jika proses berubah tetapi matriks tidak, orang akan berhenti mengandalkannya.

Kesalahan terakhir perlu diatasi dengan proses, bukan sekadar disiplin. Tinjau matriks saat proses atau kepemilikan berubah, sebelum audit, dan pada tanggal tinjauan yang sudah ditetapkan. Ekspor lalu impor kembali file, kemudian bandingkan penetapan peran dengan log peristiwa. Dengan begitu, matriks tetap menggambarkan pekerjaan saat ini, bukan sekadar catatan masa lalu. Tata kelola proses membahas proses peninjauan lebih lanjut.