RACI matrisi şablonu: İndirin, doldurun, içe aktarın

RACI matrisi şablonu, süreç adımlarını veya kararları satırlara, rolleri sütunlara, R, A, C ya da I harflerini de ilgili hücrelere yerleştiren tek bir tablodur. Bu sayfada doldurabileceğiniz şablon dosyasını, matrisi kullanışlı tutan kuralı ve onu bir klasörde unutmak yerine süreçle güncel tutmanın yolunu bulabilirsiniz.

Dört harfin ne anlama geldiğini ve ne zaman kullanıldığını öğrenmek için RACI açıklamasını okuyun. Bu sayfada ise şablonu ve doğruluğunu korumak için gerekenleri ele alıyoruz.

RACI matrisi şablonunda neler var?

Dosyada bir başlık satırı ve altı sütun bulunur. Bu başlık yalnızca görünüş için değildir: ProcessMind, RACI matrisini dışa aktarırken tam olarak bu başlığı kullanır. Böylece burada hazırladığınız dosyayı yeniden içe aktarırken ek düzenleme yapmanız gerekmez.

Hücrelere rol adları veya kısaltmaları yazılır. Aynı görevi birden fazla rol üstleniyorsa adlarını noktalı virgülle ayırın: AP manager; Buyer. Biçimden çok adlar önemlidir; çünkü içe aktarma sırasında her ad rol kütüphanesinde aranır ve tanınmayan adlar atlanır.

Şablonda, bu sayfadaki fatura onayı ve çalışan işe alıştırma örnekleri doldurulmuş olarak gelir. Böylece kendi sürecinizin satırlarını eklemeden önce tablonun yapısını görebilirsiniz. Başlık satırını değiştirmeyin, altındaki tüm içeriği kendi verilerinizle değiştirin.

Dosyada yalnızca atamalar bulunur, sürecin tamamı değil. Kapsam, başlangıç ve bitiş noktaları, her adımın yürütüldüğü sistemler ve süreci başlatan koşul süreç dokümantasyonunda yer alır. Matris de zaten bu dokümantasyonda gösterilir. Bu alanları elektronik tabloda tutabilirsiniz; ancak süreç değiştiğinde bunları modelle uyumlu tutan bir mekanizma yoktur.

Ekipler bu şablon için farklı adlar kullanır: RACI şablonu, RACI matrisi biçimi, RACI diyagramı veya RACI diyagramı şablonu, RACI çizelgesi şablonu, RACI model şablonu, RACI analiz şablonu ya da basitçe sorumluluk matrisi. Hepsi aynı artefaktı ifade eder: tek bir tablo, dört harf ve kimin onay vereceğine ilişkin bir kural.

Nasıl doldurulur?

Önce satırları oluşturun. Süreç adımlarını ve kararları, işin gerçekleşme sırasına göre alın. Bunun için süreç haritasından, gerçek bir vakanın adımlarını birlikte incelemekten veya Event Log analizinden yararlanabilirsiniz. Departman adları uygun satırlar değildir: “Finans” veya “Hukuk”, hangi departmanın bulunduğunu söyler; kimin ne yaptığını değil.

Ardından her satırı okuyun ve her harf için şu soruyu sorun:

Sonucun kullanışlı olması için iki kurala uyun. Her satırda tam olarak bir sorumlu rol bulunmalı: iki sorumlu rol sahipliği böler, hiç sorumlu olmaması ise sonucu sahipsiz bırakır. Ayrıca C harfini yalnızca görüşün işi değiştirebildiği durumlarda kullanın; çünkü Danışılan her rol koordinasyon ihtiyacını artırır. Bir kararda sorumlu rol genellikle odadaki en kıdemli kişi değil, bütçenin veya riskin sahibi olan kişidir.

Farklı roller bir adımın farklı bölümlerinde karar verebiliyorsa geniş kapsamlı adımı ayrı satırlara bölün. “Hukuk sözleşmeyi inceler” ifadesi sorumluluk, ödeme koşulları ve geçerli hukuk gibi konuları kapsayabilir. Bu konularda üç rolün de istisna tanıma yetkisi varsa üç ayrı satır oluşturun. Böylece matris, süreç modelinde görünmeyen bilgileri de ortaya koyar.

Kişi adlarını dosyaya eklemeyin. Bir rolün adını değiştirebilir, rolü birleştirebilir veya başka birine atayabilirsiniz; bunların hiçbiri matrisi değiştirmenizi gerektirmez. ProcessMind’de rolü üstlenen kişiler, rol kütüphanesinde Atananlar olarak yer alır. Belirli bir proje için satırda kişi adlarına ihtiyacınız varsa bunları ayrı bir notta tutun, matriste ise rolleri belirtin.

Doldurulmuş RACI matrisi nasıl görünür?

Aşağıdaki iki örnek de şablonda doldurulmuş olarak yer alır. Böylece kendi sürecinizle değiştirmeden önce tablonun yapısını görebilirsiniz. İlk örnek, bu sayfa boyunca kullanılan RACI matrisi örneğidir: beş rolün yer aldığı, üç adımlı bir fatura onay süreci. Her iki örnekte de satırları değerlendirirken aynı kurala bakın: tek bir sorumlu rol ve yalnızca görüşü işi değiştirebilecek Danışılan roller.

Borçlar muhasebesi uzmanı işi yapar ancak sonuçtan sorumlu değildir. Satın alma hem uzmanı hem de satın almacıyı ilgilendirdiği için satın almacı, faturayı eşleştirme ve farkları değerlendirme adımlarında görüş bildirir. Önemli farkları ise CFO onaylar.

Bu istisna yolu, her onay sürecinde sorulması gereken bir soruyu gündeme getiriyor: Ne sıklıkla kullanılıyor? Varyans onayı nadiren gerekiyorsa bu gerçek bir istisnadır ve eşik doğru çalışıyor demektir. Sık kullanılıyorsa eşiği ya da süreci daha yakından incelemek gerekir. Hangisinin sorun olduğunu olay günlüğü gösterir.

Çalışan işe alıştırma

İşe alıştırma sürecinde İK, BT, Tesis Yönetimi ve işe alım yöneticisi birlikte çalışır. Ekipler arasındaki devir teslimleri görünür kılmanın en hızlı yolu bir matristir.

Matris, hesapları ve erişimleri kimin oluşturacağını belirler ancak işin zamanında tamamlanacağını garanti etmez. Erişim sağlanmadığında kimin yanıt vermesi gerektiğini netleştirir. Bu devir teslimi süreç verileriyle kontrol etmekte fayda var; gecikme, adımlardan birinin içinde değil, iki adım arasında ortaya çıkabilir.

Templatei ProcessMind’e nasıl aktarabilirsiniz?

1. Önce mevcut matrisi dışa aktarın

   Süreci açın, Dokümantasyon paneline, ardından RACI Matrisi bölümüne gidin ve RACI’yi dışa aktarın seçeneğini belirleyin. Aynı altı sütunu içeren, raci-matrix- öneki ve bir zaman damgası taşıyan bir dosya alırsınız. Bu dosyayı yedek olarak kullanabilir, karşılaştırma yapabilirsiniz.

2. Dosyayı doldurun

   Örnek satırları kendi süreç adımlarınız ve rollerinizle değiştirin, başlık satırını olduğu gibi bırakın. Her etkinliği modeldeki adıyla yazın; içe aktarma sırasında eşleştirme etkinlik adına göre yapılır.

3. Dosyayı içe aktarın

   Aynı RACI matrisi menüsünden RACI içe aktarın seçeneğini belirleyip CSV dosyanızı seçin. Etkinlikler açık süreçle adlarına göre, rol hücreleri ise rol kitaplığındaki ad veya kısaltmalara göre eşleştirilir.

4. Aktarılanları kontrol edin

   Matrisi Roller veya RACI düzeninde inceleyin. Eşleşmeyen bir ad satırda boşluk bırakır; böylece dosyanızla model arasındaki farkı kolayca bulabilirsiniz.

RACI’yi dışa aktarın seçeneği aynı altı sütunu içeren bir dosya oluşturur. Böylece dosya ile model birbirinin yerine kullanılabilir: dışa aktarın, bir hesap tablosunda düzenleyin ve yeniden içe aktarın. Bu gidiş dönüş, süreçte kayıtlı olanlarla ekibin üzerinde anlaştıklarını dürüstçe karşılaştırmanızı da sağlar.

Dosyayı çalıştaydan sonra değil, önce de kullanabilirsiniz. Süreç adımları doldurulmuş Templatei gönderin ve her rol sorumlusundan kendi sütununu işaretlemesini isteyin. Böylece kimse toplantı ayarlamadan önce anlaşmazlıklar dosyada görünür; çalıştayın sonunda da içe aktarma, süreci tek adımda günceller.

RACI matrisini Excel veya Word yerine bir araçta neden oluşturmalısınız?

Hesap tablosu, matrisi taslak olarak hazırlamak için uygundur; ancak güncel tutmak için iyi bir yer değildir. Dosya süreçle bağlantılı olmadığı için zamanla güncelliğini yitirir: süreç değişir, dosya değişmez. Birisi dosyaya dayanarak karar verdiğinde ortak sürücüdeki RACI belgesi bir yıllık olabilir.

Fark günlük işlerde ortaya çıkar. Bir rolün adını değiştirin: rol kitaplığı tüm süreçlerde tutarlılığı korurken altı ayrı hesap tablosunda eski adlar kalır. Bir adımı silin: model satırı kaldırır, ancak dosya artık yapılmayan bir işi göstermeye devam eder. Bir sorumluyu değiştirin: belgeyi bir sonraki açışta güncel bilgiyi görürsünüz, tabloyu kimsenin kopyalaması gerekmez. En çok eksikliği hissedilen şey değişiklik geçmişidir. Dosyada, sorumlu rolü kimin ve ne zaman kaldırdığını kimse söyleyemez.

ProcessMind süreçten RACI matrisini nasıl oluşturur?

Genellikle izlenen sırayla dört adım.

1. Rolleri bir kitaplıkta toplayın. Roller; ad, kısaltma, bağlı oldukları mimari düzeyi, açıklama, Markdown biçiminde sorumluluklar, etiketler ve atanan kişilerle tek bir yerde tutulur. Sıfırdan başlıyorsanız rol sihirbazı, seçtiğiniz departmanlara göre bir rol listesi oluşturur. İsterseniz kendi dosyalarınızı da bu süreçte kullanabilirsiniz. Kitaplığı JSON veya CSV olarak içe ve dışa aktarabilirsiniz; böylece rol listesini iki kez yazmanız gerekmez. Burada belirlediğiniz adlar Templatee aktarılır. Bu nedenle tutarlı bir kitaplık, sonraki içe ve dışa aktarma işlemlerini sorunsuz hâle getirir. Henüz bulunmayan bir rolü bir kez eklemeniz yeterlidir; rol tüm süreçlerde kullanılabilir.

2. Her etkinliğe bir rol ve RACI düzeyi atayın. Her etkinliğin, bu atamaların bulunduğu bir Dokümantasyon sekmesi vardır. Atamalar etkinliğe bağlıdır; böylece matris ile süreç birbiriyle çelişmez.

3. Matrisi açın. Sürecin Dokümantasyon panelindeki RACI Matrisi, sürecin tamamını gösterir. Sütunlarda rolleri ya da R/A/C/I harflerini görüntüleyebilir, ekran paylaşımı için görünümü büyütebilir, satırları süreç sırasına veya öğe adına göre sıralayabilir, rol sütunlarını ekleyebilir, kaldırabilir ya da yeniden düzenleyebilirsiniz.

4. Modeli ve matrisi uyumlu tutun. Şerit olarak uygula seçeneği, her rolü bir şeride dönüştürerek modeli yeniden düzenler. Bu, swimlane görünümüne aşina olanların tanıdığı RACI biçimidir. Rol geçmişi, kitaplıktaki her değişikliği kaydeder ve istediğiniz herhangi bir noktaya geri dönebilirsiniz.

Bir öğeye rol atamak modelin parçasıdır. Matris görünümü, bu görünümden oluşturulan dokümantasyon ve Process Portal; hiyerarşi düzeyleri ve yönetişimle birlikte Process Architecture kullanıcı lisansına dahildir. Her planın neleri kapsadığını görün.

Matrisi gerçekte yapılan işlerle nasıl karşılaştırabilirsiniz?

Matris, işin nasıl yapılması gerektiğine dair bir varsayımdır: ilgili kişilerin anlaşmasına göre hangi işi kimin yapacağı. Sistemleriniz kimin ne yaptığını zaten kaydeder. Bu iki kaynağı karşılaştırabilir, matrisi olduğu gibi kabul etmek zorunda kalmazsınız.

• Her adımı kim yapıyor? Veriler, matriste tek bir role atanan adımı birden fazla rolün gerçekleştirdiğini gösteriyorsa atama güncel olmayabilir ya da iş belgelenmemiş olabilir.
• İş nerede bekliyor? Adımlar arasındaki gecikmeler, bir onay ya da devir teslim sürecine işaret eder. Çoğu zaman sorumlu rol atanmamış bir adım da söz konusudur.
• İstisnalar ne sıklıkla yaşanıyor? Vakaların çoğunda uygulanan bir varyans onayı, matris ne derse desin istisna değildir.

Süreç varyantları vakaların farklı yollar izlediği noktaları gösterir. Uyumluluk kontrolü ise amaçlanan süreçle olay günlüğünde kayıtlı süreci karşılaştırır.

İki kaynak çeliştiğinde hangisinin yanlış olduğuna karar verin: artık bu adıma dokunmayan bir rolü listeleyen matris mi, yoksa sorumluluğu hiç belgelenmemiş bir adım mı? Her ikisi de birer bulgudur ve ikisini de denetimden önceki hafta yerine şimdi düzeltmek daha kolaydır.

RACI, süreç dokümantasyonunuzda nasıl yer alır?

Matris, birinin güncel tutması gereken ayrı bir dosya değildir. Süreç belgesinde numaralı bir bölüm olarak, genellikle riskler ve kontrollerden sonra, başvuru bölümlerinden önce 3.2 RACI başlığıyla yer alır. Satırlardaki etkinlikler ve sütunlardaki roller de matrisle aynıdır.

Buradan sonra matrisi yeniden oluşturmadan farklı biçimlerde kullanabilirsiniz:

• Dışa aktarın. Word, PDF, Markdown veya baskı seçeneklerinin tümü RACI matrisi ve ekli artefaktlar dâhil sürecin güncel durumunu yansıtır. Word çıktısında matris resim değil, gerçek bir tablodur.
• Ekleyin. Formlar, kontrol listeleri ve iş talimatları ilgili oldukları bölümün yanında yer alır. Böylece RACI matrisine gelen okuyucu, talimatı da hemen yanında bulur.
• Yayımlayın. Yayımlanan dokümantasyonu Process Portal’da görüntüleme yetkisi olan kişiler okuyabilir. Böylece matris, süreci uygulaması gereken kişilere ulaşır.

Roller ve RACI ayrıntılı anlatımı sunar; süreç dokümantasyonu ise belgede başka nelerin yer aldığını açıklar.

Bu, özellikle denetimden önceki hafta büyük fayda sağlar. Belgelerdeki matris, süreçte etkinlik etkinlik kayıtlı olan matristir. Böylece kimin neyi onayladığını öğrenmek için kimsenin hesap tablosuyla modeli karşılaştırması gerekmez.

RACI matrisini kullanmayı zorlaştıran hatalar nelerdir?

Beş yaygın hata var; her birini önlemek kolaydır:

1. Birden fazla A atamak ya da hiç A atamamak. Her satıra tam olarak bir sorumlu rol atayın.
2. Yalnızca bilgilendirilmesi gereken kişileri C olarak işaretlemek. Bu kişiler I olmalıdır. C olarak işaretlemek işi yavaşlatır.
3. Departmanları satır olarak kullanmak. Satırlarda organizasyon şemasını değil, yapılan işi göstermek için süreç adımlarını ve kararları listeleyin.
4. Rol sütunlarına kişilerin adlarını yazmak. Roller kullanın; böylece yeniden yapılanma veya terfi matrisi geçersiz kılmaz.
5. Matrisi gözden geçirmemek. Süreç değişip matris değişmediğinde insanlar ona güvenmeyi bırakır.

Son hatayı önlemek için yalnızca dikkatli olmak yetmez, düzenli bir yöntem gerekir: süreç ya da sorumluluk değiştiğinde, denetimden önce ve belirlediğiniz gözden geçirme tarihinde matrisi inceleyin. Dosyayı dışa aktarıp yeniden içe aktarın ve atamaları olay günlüğüne göre kontrol edin. Böylece matris, işin eski bir kaydı değil, nasıl yapıldığının güncel bir açıklaması olarak kalır. Süreç yönetişimi, gözden geçirme sürecini ayrıntılı biçimde ele alır.