Procure to Pay: dokumentasikan dan tinjau proses Anda

Procure to Pay: temukan dan tinjau pengecualian proses

Proses procure to pay mencakup tahapan mulai dari permintaan pembelian, persetujuan, pemilihan pemasok, pesanan pembelian, hingga penanganan faktur. Dokumentasikan alur yang disepakati, tinjau bersama pemangku kepentingan, lalu bandingkan dengan data peristiwa untuk melihat perbedaan antara praktik pembelian aktual dan alur yang direncanakan. Ini dapat membantu Anda menyelidiki belanja di luar kontrak, pesanan yang dipecah, dan pembelian tanpa persetujuan yang tercatat. ProcessMind menampilkan pola-pola ini, tetapi tidak menegakkan kebijakan pengadaan.

Mengapa proses pengadaan perlu didokumentasikan?

Pengetahuan tentang pengadaan sering tersebar di dokumen, spreadsheet, rangkaian email, dan pengalaman beberapa orang. Seiring perubahan pekerjaan, sumber-sumber ini bisa tidak lagi selaras. Tim Anda mungkin berbeda pendapat tentang proses mana yang berlaku atau siapa yang bertanggung jawab atas keputusan.

Model bersama memberi pemilik proses, pemberi persetujuan, dan tim acuan yang sama untuk alur standar, titik keputusan, peran, dan pengecualian. Persetujuan dan riwayat versi membantu Anda meninjau perubahan serta mengenali versi yang disetujui. Tautan yang bisa dibagikan memudahkan tim menemukan dokumentasi terkini.

Untuk panduan pembagian tanggung jawab, lihat matriks RACI untuk proses ini. Pemilik proses bertanggung jawab atas proses, sedangkan pemberi persetujuan mengambil keputusan kontrol terkait.

Pengecualian pengadaan apa yang bisa Anda selidiki?

Bandingkan model yang disepakati dengan data peristiwa procure to pay untuk melihat perbedaan pada kasus aktual. Anda bisa menyelidiki pola seperti:

• Belanja di luar kontrak: pembelian yang tampaknya tidak mengikuti jalur kontrak atau pemasok yang diharapkan.
• Pesanan yang dipecah: beberapa pembelian yang mungkin perlu ditinjau berdasarkan aturan pembelian Anda.
• Persetujuan yang tidak tercatat: kasus yang tidak menunjukkan aktivitas persetujuan yang diharapkan dalam data peristiwa.
• Jalur persetujuan yang berbeda: variasi menurut tim, wilayah, pemasok, atau jenis pembelian.
• Pekerjaan ulang dan keterlambatan: aktivitas berulang, serah terima, atau waktu tunggu yang lama.

Pola-pola ini merupakan sinyal untuk ditinjau, bukan bukti pelanggaran kebijakan. Tim Anda yang menentukan arti setiap pengecualian dan tindakan yang perlu diambil.

Bagaimana membandingkan model dengan praktik pembelian aktual?

Mulailah dengan proses yang terdokumentasi dan log peristiwa yang sesuai. Process Mining menggunakan data peristiwa untuk menunjukkan jalur yang dilalui kasus, termasuk waktu siklus, serah terima, pekerjaan ulang, jalur persetujuan, dan penyimpangan dari model.

Tinjau perbedaannya bersama pemilik proses dan pemberi persetujuan. Pastikan apakah variasi tersebut merupakan pengecualian yang disetujui, kekurangan dokumentasi, atau masalah proses yang perlu diselidiki lebih lanjut. Pelajari cara membandingkan data proses dengan model.

Pelajari cara kerja Process Mining.

Bagaimana menjaga proses yang disetujui tetap terkini?

Buat model BPMN yang mencakup alur standar, peran, keputusan, sistem, dan pengecualian yang diketahui. Libatkan pemilik proses dan pemberi persetujuan terkait dalam peninjauan dan persetujuan sebelum menerbitkan perubahan.

Gunakan tautan yang bisa dibagikan untuk mengarahkan tim ke dokumentasi yang disepakati, dan riwayat versi untuk melacak perubahan dari waktu ke waktu. Dengan begitu, Anda memiliki dasar praktis untuk meninjau model saat kebijakan, pemasok, atau praktik kerja berubah.

Baca tentang dokumentasi proses.

Posisi proses RFP, proses RFQ, dan proses penawaran

Dokumentasikan proses RFP, proses RFQ, dan proses penawaran sebagai bagian dari alur pembelian yang lebih luas, atau sebagai proses yang saling terhubung jika itu lebih sesuai dengan cara kerja organisasi Anda. Catat titik keputusan, tanggung jawab, dan serah terima yang penting. Lalu bandingkan jalur yang terdokumentasi dengan data peristiwa jika aktivitas tersebut tercatat.

Ketiga istilah ini menjawab pertanyaan yang berbeda, tetapi sering digunakan secara bergantian. Permintaan informasi menanyakan apa yang dapat ditawarkan pemasok. Permintaan proposal meminta solusi dan harga untuk pekerjaan yang spesifikasinya belum lengkap. Permintaan penawaran meminta harga berdasarkan spesifikasi yang sudah ditetapkan. Barang standar mungkin hanya memerlukan RFQ, sedangkan layanan bisa melalui RFI dan RFP terlebih dahulu. Modelkan urutan yang benar-benar digunakan organisasi Anda, dan tandai titik saat proses menunggu jawaban pemasok.

Anda juga bisa mendokumentasikan proses manajemen kontrak bersama proses pembelian agar tim dapat melihat kaitan tahapan terkait kontrak dengan permintaan, persetujuan, dan pesanan.

Apa yang bisa diketahui dari analisis otomatisasi procure to pay?

Process Mining dapat menunjukkan bagian pekerjaan yang mengikuti jalur berulang, lokasi serah terima manual, dan pengecualian yang perlu diperhatikan. Bukti ini dapat membantu Anda menilai peluang otomatisasi, tetapi ProcessMind tidak menjalankan atau mengotomatiskan pekerjaan pengadaan. Validasi proses dan kontrol sebelum memutuskan apakah otomatisasi sesuai.

Untuk gambaran lebih luas tentang cara tim menggunakan bukti proses untuk menemukan peluang perbaikan, baca cara menemukan peluang otomatisasi dengan Process Mining.

Bagaimana cara memulai?

Pilih satu alur pembelian dengan pemilik proses yang jelas dan pertanyaan spesifik, misalnya apakah pesanan pembelian mengikuti jalur persetujuan yang diharapkan. Kumpulkan data PO yang tersedia dan dokumentasi proses terkini, meskipun belum lengkap.

Sepakati model bersama pemilik proses dan pemberi persetujuan, lalu bandingkan dengan data. Tinjau pengecualian bersama dan catat perubahan yang disetujui dalam riwayat versi model. Perjelas tanggung jawab: pemilik proses bertanggung jawab atas proses, sedangkan pemberi persetujuan mengambil keputusan kontrol terkait. Sesuaikan peran tersebut dengan panduan RACI organisasi Anda.

Bagaimana ini mendukung peninjauan audit?

Model yang terpelihara dan penyimpangan proses yang terlihat dapat membantu persiapan peninjauan dengan menunjukkan alur yang diharapkan dan perbedaan pada kasus aktual. Tim audit Anda dapat menyelidiki bukti dan menilai kontrol. Analisis ini tidak menentukan apakah suatu pembelian mematuhi kebijakan.

Lihat contoh penggunaan untuk auditor

Apa langkah selanjutnya?

Mulailah dengan satu data PO dan satu model yang disepakati. Bandingkan data pembelian dengan alur yang terdokumentasi, lalu tinjau pengecualian bersama pihak yang bertanggung jawab atas proses.

Modelkan alur pembelian dan bandingkan dengan data