Panduan process mining piutang usaha

Process mining piutang usaha: pahami DSO

Days sales outstanding (DSO) memperkirakan rata-rata jumlah hari antara penjualan dan pembayaran. Perubahan DSO bisa dipengaruhi faktor musiman. Proses piutang usaha juga dapat berpengaruh: faktur mungkin menunggu tindak lanjut, penyelesaian sengketa bisa memakan waktu, dan pekerjaan ulang dapat menunda pencatatan pembayaran. Process mining menunjukkan tahap yang menambah waktu, tanpa menganggap perilaku pelanggan sebagai satu-satunya faktor.

Apa yang dapat ditunjukkan process mining dalam proses piutang usaha?

Prosedur Anda menjelaskan cara kerja penagihan yang seharusnya. Log peristiwa menunjukkan proses yang sebenarnya, termasuk aktivitas, serah terima, waktu tunggu, dan jalur yang dilalui berbagai kasus.

Dengan ProcessMind, Anda dapat menganalisis data piutang usaha untuk menemukan:

• Waktu dari pembuatan faktur hingga pembayaran
• Waktu tunggu antara pengiriman pengingat dan aktivitas penagihan lainnya
• Tingkat sengketa dan waktu penyelesaian berdasarkan pelanggan, wilayah, atau jenis faktur
• Pekerjaan ulang, seperti penanganan faktur berulang atau koreksi
• Aktivitas manual dan serah terima
• Perbedaan antara proses yang terdokumentasi dan pelaksanaan sebenarnya
• Kasus yang tidak memenuhi target penagihan atau penyelesaian

Temuan ini membantu Anda membedakan keterlambatan proses dari faktor lain yang memengaruhi DSO. Temuan tersebut tidak membuktikan bahwa perubahan proses akan menghasilkan nilai DSO tertentu.

Di mana keterlambatan penagihan dan pekerjaan ulang terjadi?

Mulailah dengan tahap antara pembuatan faktur dan pembayaran. Peta proses menunjukkan di mana kasus menunggu, jalur mana yang memerlukan waktu lebih lama, dan di mana tim mengulang pekerjaan. Gunakan filter pelanggan, jenis faktur, status pembayaran, atau alasan sengketa untuk membandingkan kasus yang serupa.

Misalnya, periksa apakah faktur yang disengketakan menunggu lebih lama untuk diselesaikan, apakah tim menangani jenis faktur tertentu lebih dari sekali, atau apakah serah terima diikuti keterlambatan panjang. Log peristiwa menunjukkan waktu dan urutan proses, tetapi tidak dapat menjelaskan semua penyebab dengan sendirinya.

Jelajahi Process Mining untuk melihat bagaimana peta proses, varian, dan filter dapat membantu analisis Anda.

Bagaimana sengketa dan pencatatan pembayaran memengaruhi proses?

Sengketa dapat menambah waktu dan pekerjaan antara penagihan dan pembayaran. Bandingkan jenis sengketa, jalur penyelesaian, dan waktu yang berlalu untuk melihat di mana kasus menunggu atau kembali ke aktivitas sebelumnya. Pekerjaan ulang juga dapat menambah waktu saat faktur perlu ditinjau atau diperbaiki berulang kali.

Pencatatan pembayaran juga perlu diperiksa. Lihat kapan aktivitas terkait pembayaran terjadi dan bagaimana kaitannya dengan penanganan faktur serta penyelesaian sengketa. Process mining menganalisis peristiwa yang tercatat, bukan menerima pembayaran.

Bagaimana menafsirkan rasio perputaran piutang usaha?

Perputaran piutang usaha mengukur seberapa sering piutang tertagih dalam suatu periode. Ukuran ini memberi sudut pandang berbeda dari DSO: perputaran mengukur frekuensi penagihan, sedangkan DSO memperkirakan rata-rata waktu antara penjualan dan pembayaran. Saat membandingkan ukuran ini, gunakan definisi dan metode perhitungan yang telah diterapkan tim keuangan Anda.

Process mining menambahkan konteks tentang cara pekerjaan dilakukan di samping metrik keuangan tersebut. Analisis ini dapat membantu Anda menyelidiki apakah keterlambatan, sengketa, atau pekerjaan ulang terjadi bersamaan dengan perubahan kinerja penagihan. Namun, analisis ini tidak menggantikan definisi atau analisis akuntansi tim keuangan Anda.

Piutang usaha dan utang usaha: apa perbedaan kedua siklus ini?

Piutang usaha mencatat kewajiban pelanggan kepada organisasi Anda dan proses penagihannya. Utang usaha mencatat kewajiban organisasi Anda kepada pemasok dan proses pembayarannya. Tujuan dan peristiwa dalam kedua proses ini berbeda, tetapi keduanya sama-sama terbantu oleh visibilitas atas jalur proses, waktu tunggu, serah terima, dan pekerjaan ulang yang sebenarnya.

Bandingkan dengan contoh penggunaan utang usaha, atau lihat contoh penggunaan keuangan dan layanan bersama untuk memahami analisis proses yang lebih luas di operasional keuangan.

Bagaimana cara menganalisis proses penagihan?

1. Mine: Siapkan log peristiwa dan analisis proses yang sebenarnya di ProcessMind. Bandingkan jalur dan gunakan filter atribut seperti segmen pelanggan, jenis faktur, status pembayaran, atau alasan sengketa.
2. Model: Gunakan temuan Anda untuk mendokumentasikan proses target dalam BPMN. Tetapkan aktivitas, serah terima, jalur pengecualian, dan KPI yang ingin dipantau tim Anda. Jelajahi pemodelan BPMN untuk mendokumentasikan kondisi saat ini dan kondisi mendatang.
3. Simulate: Bandingkan skenario proses yang diusulkan sebelum diterapkan. Misalnya, tinjau waktu pengiriman pengingat, alur penanganan sengketa, aturan persetujuan, atau serah terima yang berbeda. Pelajari simulasi proses untuk melihat kemungkinan dampak skenario terhadap kinerja proses.

ProcessMind menganalisis dan memodelkan data proses. Tim Anda yang memutuskan perubahan yang akan diterapkan dan memantau hasilnya.

Data apa yang diperlukan untuk memulai?

Mulailah dengan pertanyaan tentang penagihan, misalnya di mana waktu dari pembuatan faktur hingga pembayaran bertambah atau jalur sengketa mana yang paling banyak melibatkan pekerjaan ulang. Untuk analisis awal, gunakan log faktur dan pembayaran yang sudah Anda ekspor dari ERP.

Siapkan setidaknya:

• ID kasus yang menghubungkan peristiwa ke faktur atau kasus lain
• Nama aktivitas
• Stempel waktu untuk setiap peristiwa

Jika tersedia, tambahkan atribut seperti pelanggan, nilai faktur, status pembayaran, alasan sengketa, tim, dan wilayah. Kolom ini memungkinkan Anda membandingkan segmen dan menyelidiki perbedaan kinerja proses.

Periksa persyaratan data sebelum menyiapkan log peristiwa.

Hasil seperti apa yang bisa diharapkan?

Hasil bergantung pada kualitas dan cakupan data, kompleksitas proses, serta perubahan yang dilakukan tim Anda. Gunakan log peristiwa untuk menetapkan kondisi awal, menemukan di mana waktu dan pekerjaan ulang menumpuk, lalu memantau kinerja proses setelah perubahan.

Process mining tidak menjamin penurunan DSO. Analisis ini menunjukkan alur pekerjaan yang tercatat dan membantu tim Anda menyelidiki serta memprioritaskan peluang perbaikan. Hasil keuangan dipengaruhi banyak faktor.