Optimalisasi proses SDM

Perbaiki proses perekrutan dan orientasi karyawan baru

Lihat di mana kasus perekrutan dan orientasi karyawan baru tertahan, serah terima mana antara SDM, manajer perekrutan, dan TI yang menambah keterlambatan, serta bagaimana urutan yang berbeda dapat memengaruhi waktu perekrutan dan penyelesaian orientasi. Unggah log peristiwa untuk menggunakan Process Mining dan melihat alur kerja yang sebenarnya, termasuk hambatan, varian, dan pekerjaan ulang. Fokus pada tahap dan waktu tunggu yang paling berpengaruh.

Di mana kasus perekrutan dan orientasi karyawan baru tertahan?

Proses perekrutan dan orientasi karyawan baru sering melibatkan ATS, HRIS, dan sistem lainnya. Workflow yang terdokumentasi menunjukkan urutan yang direncanakan, tetapi tidak menunjukkan berapa lama kasus menunggu di antara aktivitas, di mana pekerjaan kembali ke tahap sebelumnya, atau serah terima mana yang memperlambat proses.

Gunakan process mining perekrutan untuk membandingkan jalur dan waktu kasus, serta melihat kapan kandidat menunggu tinjauan, persetujuan, atau informasi. Untuk perbaikan proses orientasi karyawan baru, cari langkah yang berulang, keterlambatan antara SDM dan TI, serta kesenjangan antara proses terdokumentasi dan data peristiwa.

Data SDM apa yang dapat dianalisis tanpa mengabaikan privasi?

Data SDM bersifat sensitif. Libatkan tim privasi dan hukum sebelum melakukan analisis, serta patuhi kebijakan organisasi dan perjanjian yang berlaku. Mulailah dengan data tingkat kasus yang memuat stempel waktu dan nama aktivitas, tanpa identitas kandidat. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis alur dan waktu proses tanpa menilai kinerja individu.

Untuk analisis pertama, tentukan kolom kasus, aktivitas, dan stempel waktu yang diperlukan. Tambahkan atribut lain hanya jika diperlukan untuk menjawab pertanyaan proses tertentu dan penggunaannya telah disetujui.

Serah terima mana yang menyebabkan keterlambatan?

Kasus bisa tertahan meskipun setiap aktivitas diselesaikan dengan cepat. Ukur waktu di antara aktivitas untuk mengetahui kapan kasus perekrutan menunggu tinjauan perekrut, masukan manajer perekrutan, atau persetujuan. Untuk orientasi karyawan baru, periksa serah terima antara SDM dan TI, termasuk langkah untuk menyiapkan karyawan sebelum mulai bekerja.

ProcessMind membantu Anda membandingkan varian proses dan mengukur waktu tunggu, pekerjaan ulang, serta waktu siklus. Gunakan temuan untuk mengajukan pertanyaan yang spesifik: Apakah persetujuan menambah waktu tunggu? Apakah kasus kembali ke tahap sebelumnya? Apakah urutan sebenarnya berbeda dari yang Anda harapkan?

Bagaimana cara menganalisis waktu perekrutan?

Mulailah analisis waktu perekrutan dengan menetapkan kasus serta menyepakati titik awal dan akhirnya. Gunakan stempel waktu dari data peristiwa ATS untuk menghitung durasi kasus, lalu bandingkan jalur proses untuk mengetahui aktivitas dan waktu tunggu yang berkaitan dengan siklus lebih panjang.

Anda juga dapat membandingkan waktu penyelesaian orientasi karyawan baru menggunakan data peristiwa HRIS. Batasi perbandingan pada tingkat proses atau kasus, dan sertakan hanya atribut yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan Anda.

Apa yang perlu diperiksa sebelum mengubah proses?

Bandingkan jalur aktual dengan workflow yang terdokumentasi. Petakan urutan saat ini dan yang diusulkan menggunakan pemodelan BPMN, lalu tinjau temuan bersama tim SDM, manajer perekrutan, TI, serta tim yang bertanggung jawab atas privasi dan kepatuhan.

Gunakan simulasi proses untuk membandingkan skenario yang diusulkan sebelum diterapkan. Misalnya, uji dampak urutan yang berbeda atau serah terima yang lebih sedikit terhadap durasi kasus. Simulasi membantu Anda menilai perubahan yang diusulkan, bukan menerapkannya.

Bagaimana cara memulai?

Pilih satu alur perekrutan atau orientasi karyawan baru dan satu pertanyaan yang dapat dijawab dengan data peristiwanya. Data ekspor ATS dapat digunakan untuk analisis pertama jika mencakup ID kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu. Tinjau cakupan data bersama tim privasi dan hukum sebelum mengunggahnya.

Selanjutnya, periksa jalur proses, waktu tunggu, dan aktivitas yang berulang. Gunakan temuan untuk menentukan perubahan spesifik yang perlu ditinjau, alih-alih menganggap semua kasus harus mengikuti jalur yang sama. Untuk panduan menyiapkan log peristiwa, lihat persyaratan data process mining.

Baca panduan dasar pemetaan proses

Apa yang dapat diukur dari waktu ke waktu?

Setelah menetapkan kondisi awal, pantau KPI tingkat proses seperti waktu perekrutan, waktu penyelesaian orientasi karyawan baru, waktu tunggu di antara aktivitas penting, dan frekuensi pengulangan langkah. Dashboard menunjukkan perubahan ukuran tersebut setelah tim Anda menerapkan perbaikan. Pelajari lebih lanjut tentang pemantauan proses secara berkelanjutan.

Sepakati cakupan proses, kolom data, dan definisi KPI bersama pemilik proses. Fokuskan analisis pada alur kerja, bukan pada pemeringkatan karyawan.

Analisis satu alur perekrutan atau orientasi karyawan baru

Gunakan data ekspor ATS untuk menguji satu pertanyaan proses dengan data tingkat kasus. Mulai uji coba gratis dan lihat di mana kasus perekrutan atau orientasi karyawan baru menunggu.