Procure to Pay: zdokumentujte a zkontrolujte svůj proces

Procure to Pay: najděte a prověřte výjimky v procesu

Proces Procure to Pay zahrnuje kroky od žádosti o nákup přes schválení, výběr dodavatele a objednávku až po zpracování faktury. Zdokumentujte dohodnutý průběh, projděte ho se zainteresovanými stranami a porovnejte s daty o událostech. Zjistíte tak, kde se skutečné nákupy liší. To vám může pomoci prověřit nákupy mimo smlouvu, rozdělené objednávky a nákupy bez zaznamenaného schválení. ProcessMind tyto vzorce zviditelní, ale nevynucuje dodržování nákupních pravidel.

Proč dokumentovat nákupní proces?

Znalosti o nákupu bývají rozptýlené v dokumentech, tabulkách, e-mailových vláknech a zkušenostech několika lidí. S tím, jak se práce mění, se mohou tyto zdroje rozcházet. Týmy pak nemusí vědět, která verze procesu platí nebo kdo odpovídá za rozhodnutí.

Sdílený model poskytne vlastníkům procesů, schvalovatelům a týmům společný podklad pro standardní průběh, rozhodovací body, role a výjimky. Schválení a historie verzí usnadňují kontrolu změn a určení schválené verze. Díky sdíleným odkazům se aktuální dokumentace snáze hledá.

Pokyny k rozdělení odpovědností najdete v matici RACI pro procesy. Vlastník procesu odpovídá za proces, schvalovatelé rozhodují o příslušných kontrolách.

Které výjimky v nákupním procesu můžete prověřit?

Porovnejte dohodnutý model s daty o událostech procesu Procure to Pay a zjistěte, v čem se skutečné případy liší. Prověřit můžete například tyto vzorce:

• Nákupy mimo smlouvu: nákupy, které zřejmě obcházejí očekávaný smluvní postup nebo výběr dodavatele.
• Rozdělené objednávky: více nákupů, které může být vhodné prověřit podle vašich nákupních pravidel.
• Chybějící schválení: případy, u kterých se v datech o událostech neobjevuje očekávaná schvalovací činnost.
• Různé schvalovací postupy: odchylky podle týmu, regionu, dodavatele nebo typu nákupu.
• Přepracování a zpoždění: opakované činnosti, předání nebo dlouhé čekání.

Tyto vzorce jsou podnětem k prověření, nikoli důkazem porušení pravidel. Význam jednotlivých výjimek i další postup určuje váš tým.

Jak porovnat model se skutečným nákupním procesem?

Začněte zdokumentovaným procesem a vhodným záznamem událostí. Process Mining využívá data o událostech k zobrazení cest, kterými případy prošly, včetně doby průchodu, předání, přepracování, schvalovacích postupů a odchylek od modelu.

Projděte rozdíly s vlastníkem procesu a schvalovateli. Ověřte, zda jde o schválenou výjimku, nedostatek v dokumentaci, nebo problém procesu, který je třeba dále prověřit. Více se dozvíte o porovnávání procesních dat s modelem.

Zjistěte, jak funguje Process Mining.

Jak udržovat schválený proces aktuální?

Vytvořte model BPMN, který zachycuje standardní průběh, role, rozhodnutí, systémy a známé výjimky. Před zveřejněním změny zapojte do kontroly a schválení vlastníka procesu i příslušné schvalovatele.

Pomocí sdílených odkazů odkazujte týmy na dohodnutou dokumentaci a v historii verzí sledujte změny v čase. Získáte tak praktický podklad pro kontrolu modelu při změnách pravidel, dodavatelů nebo pracovních postupů.

Přečtěte si o dokumentaci procesů.

Jak do procesu zapadají RFP, RFQ a žádost o cenovou nabídku

Zdokumentujte proces RFP, proces RFQ a vyžádání cenové nabídky jako součást širšího nákupního procesu, případně jako navázané procesy, pokud to lépe odpovídá fungování vaší organizace. Zaznamenejte důležité rozhodovací body, odpovědnosti a předání. Pokud se tyto činnosti zachycují v datech o událostech, porovnejte s nimi zdokumentovaný postup.

Tyto tři názvy označují různé požadavky, ale často se používají zaměnitelně. Žádostí o informace zjišťujete, co může dodavatel nabídnout. Žádostí o návrh řešení a cenu poptáváte práci, jejíž zadání ještě není úplně vymezené. Žádostí o cenovou nabídku poptáváte cenu podle specifikace, kterou jste už stanovili. U standardního zboží může stačit RFQ, zatímco u služeb může nejprve proběhnout RFI a RFP. Vymodelujte postup, který vaše organizace skutečně používá, a vyznačte místa, kde se čeká na odpověď dodavatele.

Vedle nákupního procesu můžete zdokumentovat také správu smluv. Týmy tak uvidí, jak na sebe navazují kroky související se smlouvami, žádostmi, schváleními a objednávkami.

Co vám analýza automatizace procesu Procure to Pay ukáže?

Process Mining může ukázat, kde práce probíhá opakovatelným způsobem, kde dochází k ručnímu předávání a které výjimky vyžadují pozornost. Tato zjištění vám pomohou posoudit možnosti automatizace, ale ProcessMind nákupní činnosti neprovádí ani neautomatizuje. Než se rozhodnete pro automatizaci, ověřte proces a kontrolní mechanismy.

Širší přehled o tom, jak týmy využívají důkazy z procesů k hledání možností zlepšení, najdete v článku jak hledat příležitosti k automatizaci pomocí Process Mining.

Jak začít?

Vyberte jeden nákupní proces s jasně určeným vlastníkem a konkrétní otázkou, například zda objednávky procházejí očekávaným schvalovacím postupem. Připravte dostupný export objednávek a aktuální dokumentaci procesu, i když není úplná.

Sjednoťte model s vlastníkem procesu a schvalovateli a pak ho porovnejte s daty. Společně projděte výjimky a schválené změny zaznamenejte do historie verzí modelu. Udržujte jasné rozdělení odpovědností: za proces odpovídá jeho vlastník, zatímco schvalovatelé rozhodují o příslušných kontrolách. Tyto role slaďte s pokyny RACI ve vaší organizaci.

Jak to může pomoci při auditu?

Udržovaný model a viditelné odchylky procesu vám mohou usnadnit přípravu na kontrolu. Ukážou očekávaný průběh i místa, kde se skutečné případy liší. Auditní tým může prověřit podklady a posoudit kontrolní mechanismy. Analýza neurčuje, zda je nákup v souladu s pravidly.

Podívejte se na případ použití pro auditory

Co dál?

Začněte jedním exportem objednávek a jedním dohodnutým modelem. Porovnejte nákupní data se zdokumentovaným průběhem a výjimky projděte s lidmi odpovědnými za proces.

Vymodelujte nákupní proces a porovnejte ho s daty