Beszerzéstől a fizetésig: dokumentálja és tekintse át a folyamatot

Beszerzéstől a fizetésig: tárja fel és tekintse át a folyamat kivételeit

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat a beszerzési igény benyújtásától a jóváhagyáson, a beszállító kiválasztásán és a megrendelésen át a számla kezeléséig tart. Dokumentálja az egyeztetett folyamatot, tekintse át az érintettekkel, majd vesse össze az eseményadatokkal, hogy kiderüljön, hol tér el a tényleges beszerzés. Így feltárhatja a szerződésen kívüli költéseket, a részekre bontott rendeléseket és a hiányzó jóváhagyással végzett beszerzéseket. A ProcessMind láthatóvá teszi ezeket a mintákat, de nem érvényesíti a beszerzési szabályzatot.

Miért dokumentálja a beszerzési folyamatot?

A beszerzéssel kapcsolatos tudás gyakran dokumentumokban, táblázatokban, e-mail-váltásokban és néhány munkatárs tapasztalatában oszlik meg. A munka változásával ezek a források eltérhetnek egymástól. A csapatok nem feltétlenül értenek egyet abban, melyik folyamat az aktuális, vagy ki felel egy döntésért.

A közös modell egységes viszonyítási alapot ad a folyamatgazdáknak, a jóváhagyóknak és a csapatoknak a standard folyamatról, a döntési pontokról, a szerepkörökről és a kivételekről. A jóváhagyás és a verzióelőzmények segítenek áttekinteni a változásokat és azonosítani az elfogadott verziót. A megosztható hivatkozásokkal könnyebb megtalálni az aktuális dokumentációt.

A felelősségi körök kijelöléséhez olvassa el ezt a folyamatokhoz készült RACI-mátrixot. A folyamatgazda felel a folyamatért, a jóváhagyók pedig meghozzák a kapcsolódó kontrollokkal kapcsolatos döntéseket.

Milyen beszerzési kivételeket vizsgálhat?

Vesse össze az egyeztetett modellt a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat eseményadataival, hogy lássa, hol térnek el a tényleges esetek. Az alábbi mintákat vizsgálhatja:

• Szerződésen kívüli költések: olyan beszerzések, amelyek látszólag megkerülik az elvárt szerződéses vagy beszállítói útvonalat.
• Részekre bontott rendelések: több olyan beszerzés, amelyet érdemes összevetni a beszerzési szabályokkal.
• Hiányzó jóváhagyások: olyan esetek, amelyek eseményadataiból hiányzik az elvárt jóváhagyási tevékenység.
• Eltérő jóváhagyási útvonalak: csapat, régió, beszállító vagy beszerzéstípus szerint változó útvonalak.
• Ismételt munka és késések: ismétlődő tevékenységek, átadások vagy hosszú várakozások.

Ezek a minták további vizsgálatot indokolnak, de önmagukban nem bizonyítják a szabályzat megsértését. A csapatának kell értelmeznie az egyes kivételeket, és döntenie a teendőkről.

Hogyan vesse össze a modellt a tényleges beszerzésekkel?

Kezdje egy dokumentált folyamattal és egy megfelelő eseménynaplóval. A Process Mining az eseményadatokból megmutatja, milyen útvonalat jártak be az esetek, beleértve az átfutási időket, az átadásokat, az ismételt munkát, a jóváhagyási útvonalakat és a modelltől való eltéréseket.

Tekintsék át az eltéréseket a folyamatgazdával és a jóváhagyókkal. Állapítsák meg, hogy egy eltérés jóváhagyott kivétel, dokumentációs hiányosság vagy további vizsgálatot igénylő folyamatprobléma-e. Tudjon meg többet arról, hogyan vetheti össze a folyamatadatokat egy modellel.

Ismerje meg a Process Mining működését.

Hogyan tarthatja naprakészen a jóváhagyott folyamatot?

Készítsen BPMN-modellt a standard folyamatról, a szerepkörökről, a döntésekről, a rendszerekről és az ismert kivételekről. A változás közzététele előtt vonja be a folyamatgazdát és az érintett jóváhagyókat az áttekintésbe és a jóváhagyásba.

A csapatokat megosztható hivatkozásokkal irányítsa az egyeztetett dokumentációhoz, a változásokat pedig verzióelőzményekkel kövesse. Így a modell áttekintésekor figyelembe veheti a szabályzatok, a beszállítók vagy a munkamódszerek változásait.

Olvasson a folyamatdokumentációról.

Az RFP-, RFQ- és árajánlatkérési folyamat helye

Dokumentálja az RFP-, RFQ- és árajánlatkérési folyamatot a tágabb beszerzési folyamat részeként, vagy kapcsolódó folyamatokként, ha ez jobban tükrözi a szervezet működését. Rögzítse a fontos döntési pontokat, felelősségeket és átadásokat. Ezután vesse össze a dokumentált útvonalat az eseményadatokkal, ha azok rögzítik ezeket a tevékenységeket.

A három elnevezés más-más kérdésre ad választ, de gyakran felcserélve használják őket. Az információkérés arra irányul, hogy mit tud ajánlani a beszállító; az ajánlatkérés megoldást és árat kér egy még nem teljesen meghatározott munkára; az árajánlatkérés pedig egy már rögzített specifikáció alapján kér árat. Szabványos termékeknél elég lehet az RFQ, szolgáltatásoknál viszont előbb RFI- és RFP-folyamatra is szükség lehet. A szervezet tényleges gyakorlatát modellezze, és jelölje meg, hol vár a folyamat a beszállító válaszára.

A szerződéskezelési folyamatot is dokumentálhatja a beszerzés mellett, hogy a csapatok lássák, hogyan kapcsolódnak a szerződéses lépések az igényekhez, a jóváhagyásokhoz és a rendelésekhez.

Mit mutathat meg a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat automatizálásának elemzése?

A Process Mining megmutathatja, hol halad a munka ismételhető útvonalon, hol történnek manuális átadások, és mely kivételek igényelnek figyelmet. Ezek az adatok segíthetnek felmérni az automatizálás lehetséges területeit, de a ProcessMind nem hajtja végre és nem automatizálja a beszerzési munkát. Az automatizálásról szóló döntés előtt ellenőrizze a folyamatot és a kontrollokat.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan segítenek a folyamatadatok a fejlesztési lehetőségek feltárásában, olvassa el, hogyan találhat automatizálási lehetőségeket a Process Mining segítségével.

Hogyan kezdjen hozzá?

Válasszon ki egy beszerzési folyamatot, amelynek egyértelműen meghatározott a folyamatgazdája, és fogalmazzon meg egy konkrét kérdést. Például: a megrendelések a várt jóváhagyási útvonalon haladnak-e? Gyűjtse össze a rendelkezésre álló megrendelési adatokat és a jelenlegi folyamatdokumentációt, akkor is, ha az hiányos.

Egyezzenek meg a modellben a folyamatgazdával és a jóváhagyókkal, majd vessék össze az adatokkal. Tekintsék át együtt a kivételeket, és rögzítsék a jóváhagyott változtatásokat a modell verzióelőzményeiben. A felelősségi körök legyenek egyértelműek: a folyamatgazda felel a folyamatért, a jóváhagyók pedig meghozzák a kapcsolódó kontrollokkal kapcsolatos döntéseket. Igazítsák ezeket a szerepköröket a szervezet RACI-irányelveihez.

Hogyan segítheti ez az auditok áttekintését?

A naprakészen tartott modell és a látható folyamateltérések segíthetnek felkészülni az áttekintésre: megmutatják az elvárt folyamatot és azt, hol térnek el tőle a tényleges esetek. Az auditcsapat megvizsgálhatja a bizonyítékokat és értékelheti a kontrollokat. Az elemzés nem állapítja meg, hogy egy beszerzés megfelel-e az előírásoknak.

Nézze meg az auditoroknak szóló felhasználási esetet

Mi legyen a következő lépés?

Kezdje egy megrendelési adatokat tartalmazó exporttal és egy egyeztetett modellel. Vesse össze a beszerzési adatokat a dokumentált folyamattal, majd tekintsék át a kivételeket a folyamatért felelős munkatársakkal.

Modellezze a beszerzési folyamatot, majd vesse össze az adatokkal