Procure to Pay: documente y revise sus procesos

Procure to Pay: detecte y revise las excepciones del proceso

El proceso de Procure to Pay abarca desde la solicitud de compra hasta su aprobación, la selección del proveedor, la orden de compra y la gestión de facturas. Documente el flujo acordado, revíselo con las partes interesadas y compárelo con los datos de eventos para detectar diferencias entre las compras reales y el proceso previsto. Así podrá investigar gastos fuera de contrato, pedidos divididos y compras sin las aprobaciones necesarias. ProcessMind permite identificar estos patrones, pero no hace cumplir las políticas de compras.

¿Por qué documentar el proceso de compras?

El conocimiento sobre compras suele estar repartido entre documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos y la experiencia de unas pocas personas. A medida que cambia el trabajo, estas fuentes pueden quedar desactualizadas. Es posible que los equipos no coincidan en cuál es el proceso vigente o quién es responsable de una decisión.

Un modelo compartido ofrece a las personas responsables del proceso, a quienes aprueban y a los equipos una referencia común sobre el flujo estándar, los puntos de decisión, las funciones y las excepciones. La aprobación y el historial de versiones ayudan a revisar los cambios e identificar la versión aprobada. Los enlaces compartibles facilitan encontrar la documentación vigente.

Para obtener orientación sobre cómo asignar responsabilidades, consulte esta matriz RACI para procesos. La persona responsable del proceso rinde cuentas por él; quienes aprueban toman las decisiones de control pertinentes.

¿Qué excepciones de compras puede investigar?

Compare el modelo acordado con los datos de eventos de compras para detectar variaciones en los casos reales. Puede investigar patrones como los siguientes:

• Gastos fuera de contrato: compras que parecen omitir el contrato o la ruta de proveedores previstos.
• Pedidos divididos: varias compras que pueden requerir una revisión según sus reglas de compra.
• Aprobaciones faltantes: casos en los que los datos de eventos no muestran la actividad de aprobación prevista.
• Rutas de aprobación diferentes: variaciones según el equipo, la región, el proveedor o el tipo de compra.
• Retrabajo y demoras: actividades repetidas, transferencias o esperas prolongadas.

Estos patrones son señales que conviene revisar, no pruebas de una infracción de las políticas. Su equipo decide qué significa cada excepción y qué medidas tomar.

¿Cómo comparar el modelo con las compras reales?

Empiece con un proceso documentado y un Registro de eventos adecuado. Process Mining utiliza datos de eventos para mostrar las rutas que siguieron los casos, incluidos los tiempos de ciclo, las transferencias, el retrabajo, las rutas de aprobación y las desviaciones respecto del modelo.

Revise las diferencias con la persona responsable del proceso y quienes aprueban. Confirme si una variación es una excepción aprobada, una carencia en la documentación o un problema del proceso que requiere más investigación. Obtenga más información sobre cómo comparar los datos del proceso con un modelo.

Descubra cómo funciona Process Mining.

¿Cómo mantener actualizado el proceso aprobado?

Cree un modelo BPMN que refleje el flujo estándar, las funciones, las decisiones, los sistemas y las excepciones conocidas. Antes de publicar un cambio, incluya a la persona responsable del proceso y a quienes deban aprobarlo en la revisión y la aprobación.

Utilice enlaces compartibles para dirigir a los equipos a la documentación acordada y el historial de versiones para hacer seguimiento de los cambios. Así tendrá una base práctica para revisar el modelo cuando cambien las políticas, los proveedores o las prácticas de trabajo.

Lea sobre la documentación de procesos.

Cómo encajan los procesos de RFP, RFQ y solicitud de cotización

Documente los procesos de RFP, RFQ y solicitud de cotización dentro del flujo general de compras, o como procesos vinculados si así refleja mejor el funcionamiento de su organización. Registre los puntos de decisión, las responsabilidades y los traspasos relevantes. Después, compare el recorrido documentado con los datos de eventos disponibles para esas actividades.

Estos tres términos responden a preguntas distintas, aunque a menudo se usan indistintamente. Una solicitud de información pregunta qué puede ofrecer un proveedor; una solicitud de propuesta pide una solución y un precio para un trabajo que aún no está definido por completo; una solicitud de cotización pide un precio según una especificación ya establecida. Para los productos estándar puede bastar una RFQ, mientras que los servicios pueden requerir primero una RFI y una RFP. Modele la secuencia que utiliza realmente su organización y señale los puntos en los que el proceso espera la respuesta de un proveedor.

También puede documentar el proceso de gestión de contratos junto con el de compras, para que los equipos vean cómo se relacionan los pasos contractuales con las solicitudes, las aprobaciones y los pedidos.

¿Qué puede revelar el análisis de automatización de Procure to Pay?

Process Mining puede mostrar dónde el trabajo sigue una ruta repetible, dónde se producen transferencias manuales y qué excepciones requieren atención. Esta evidencia puede ayudarle a evaluar posibles oportunidades de automatización, pero ProcessMind no ejecuta ni automatiza el trabajo de compras. Valide el proceso y los controles antes de decidir si conviene automatizarlo.

Para obtener una visión más amplia de cómo los equipos utilizan la evidencia de los procesos para identificar oportunidades de mejora, lea cómo encontrar oportunidades de automatización con Process Mining.

¿Cómo empezar?

Elija un flujo de compras con una persona claramente responsable del proceso y una pregunta concreta, por ejemplo, si las órdenes de compra siguen la ruta de aprobación prevista. Reúna una extracción disponible de órdenes de compra y la documentación vigente del proceso, aunque esté incompleta.

Acuerde el modelo con la persona responsable del proceso y quienes aprueban; después, compárelo con los datos. Revisen juntos las excepciones y registren los cambios aprobados en el historial de versiones del modelo. Mantenga claras las responsabilidades: la persona responsable rinde cuentas por el proceso, mientras que quienes aprueban toman las decisiones de control pertinentes. Alinee esas funciones con las directrices RACI de su organización.

¿Cómo puede ayudar en las auditorías?

Un modelo actualizado y las desviaciones visibles del proceso pueden ayudarle a preparar una revisión, ya que muestran el flujo previsto y las diferencias en los casos reales. El equipo de auditoría puede investigar la evidencia y evaluar los controles. El análisis no determina si una compra cumple los requisitos.

Descubra el caso de uso para auditoría

¿Cuál es el siguiente paso?

Empiece con una extracción de órdenes de compra y un modelo acordado. Compare los datos de compras con el flujo documentado y revise las excepciones con las personas responsables del proceso.

Modele su flujo de compras y compárelo con los datos