Departamento: Optimización del proceso de compras

Optimización del proceso de compras

Por qué es importante

Los equipos de compras suelen depender de conocimientos del proceso que solo poseen algunas personas con experiencia. Hay distintas versiones en archivos de Visio, carpetas de SharePoint, hojas de cálculo y cadenas de correo electrónico. No puede tener la certeza de cuál es la versión actual.

Esto ralentiza la incorporación y crea variaciones evitables en actividades como las solicitudes de compra, las aprobaciones, la selección de proveedores, las órdenes de compra y la gestión de facturas. También dificulta la aprobación y las revisiones de Cumplimiento.

Puede sacar el proceso de compras que gestiona de la mente de las personas y convertirlo en un modelo claro y actualizado. ProcessMind le ofrece un único lugar para documentar el proceso, revisar cambios y mantener disponible la versión aprobada para todas las personas que la necesiten.

Cómo abordarlo

1. Analice: Comience con el proceso tal como se ejecuta hoy. Utilice Process Mining para comparar los datos de compras con el proceso documentado. Revise los tiempos de ciclo, las transferencias, el retrabajo, las rutas de aprobación y las desviaciones. Esto le mostrará dónde difiere el proceso entre equipos, regiones o proveedores.

2. Modele: Cree un modelo de procesos claro en ProcessMind mediante BPMN 2.0. Documente el flujo estándar, los puntos de decisión, las funciones, los sistemas y las excepciones. Utilice el flujo de aprobación para involucrar a los responsables del proceso y las partes interesadas antes de publicar una versión. Sustituya los archivos de Visio y las carpetas de SharePoint desconectados por enlaces compartibles e historial de versiones. También puede conectar el modelo con su arquitectura de procesos general y mantener la documentación de apoyo en un único lugar.

3. Simule: Pruebe los cambios propuestos antes de implementarlos. Utilice Process Simulation para comparar reglas de aprobación, niveles de personal, escenarios de proveedores y opciones de automatización. Evalúe el efecto probable en los plazos de entrega, los costes de compras, la carga de trabajo y el Cumplimiento. Ajuste el modelo según los resultados y envíe la versión actualizada para su aprobación.

Qué puede esperar

Con un modelo del proceso de compras actualizado, normalmente puede esperar:

• Una incorporación más rápida porque las nuevas personas del equipo pueden seguir un proceso aprobado único.
• Menos versiones contradictorias y menos tiempo dedicado a buscar documentación.
• Responsabilidades más claras para las actividades, decisiones y excepciones.
• Mayor visibilidad de los cuellos de botella, el retrabajo y los retrasos en las aprobaciones.
• Prácticas de compras y gestión de proveedores más coherentes.
• Una base más sólida para la automatización, las revisiones de Cumplimiento y la mejora continua.

Los resultados dependen de la calidad de los datos, el alcance del proceso y el nivel de adopción. Los equipos que combinan Process Mining con el modelado y la simulación de procesos suelen buscar una reducción del 20-40 % en el tiempo de ciclo de determinados Workflow de compras, además de menos trabajo manual y menos traspasos evitables.

Primeros pasos

Elija un proceso de compras con una persona responsable claramente definida y un problema medible, como la aprobación de solicitudes de compra o la gestión de órdenes de compra. Recopile los datos de eventos disponibles y la documentación existente, aunque esté incompleta o sea incoherente.

Utilice ProcessMind para establecer el estado actual y, después, cree el modelo objetivo aprobado. Invite a las personas que ejecutan y supervisan el proceso para que lo revisen. Publique el enlace para compartirlo, registre la decisión en el historial de versiones y establezca un ciclo de revisión periódico.

Cuando el modelo se convierta en el punto de referencia, podrá ampliarlo a procesos relacionados, conectar KPI y utilizar Clarity Engine para respaldar el análisis y la mejora continuos.