Reparto: Ottimizzazione dei processi di approvvigionamento

Ottimizzazione dei processi di approvvigionamento

Perché è importante

I team degli approvvigionamenti si affidano spesso a conoscenze di processo possedute da poche persone esperte. Versioni diverse sono distribuite tra file Visio, cartelle SharePoint, fogli di calcolo e conversazioni e-mail. Non può avere la certezza di quale sia la versione aggiornata.

Questo rallenta l’onboarding e crea variazioni evitabili in attività quali richieste di acquisto, approvazioni, selezione dei fornitori, ordini di acquisto e gestione delle fatture. Inoltre, rende più difficile gestire le approvazioni formali e le verifiche di conformità.

Può trasferire il processo di approvvigionamento di Sua responsabilità dalla conoscenza individuale a un modello chiaro e aggiornato. ProcessMind Le offre un unico spazio per documentare il processo, revisionare le modifiche e mantenere disponibile la versione approvata per chiunque ne abbia bisogno.

Come procedere

1. Mine: Inizi dal processo così come si svolge oggi. Utilizzi Process Mining per confrontare i dati degli approvvigionamenti con il processo documentato. Esamini tempi di ciclo, passaggi di consegne, rilavorazioni, percorsi di approvazione e scostamenti. In questo modo potrà vedere come il processo varia tra team, aree geografiche o fornitori.

2. Model: Crei un modello chiaro in ProcessMind utilizzando BPMN 2.0. Documenti il flusso standard, i punti decisionali, i ruoli, i sistemi e le eccezioni. Utilizzi il flusso di approvazione per coinvolgere process owner e stakeholder prima di pubblicare una versione. Sostituisca i file Visio e le cartelle SharePoint non collegati con link condivisibili e cronologia delle versioni. Può inoltre collegare il modello alla Sua architettura dei processi più ampia e mantenere la documentazione di supporto in un unico spazio.

3. Simulate: Verifichi le modifiche proposte prima di implementarle. Utilizzi la simulazione dei processi per confrontare regole di approvazione, livelli di personale, scenari relativi ai fornitori e opzioni di automazione. Valuti l’effetto probabile su tempi di consegna, costi degli approvvigionamenti, carico di lavoro e conformità. Affini il modello in base ai risultati e sottoponga la versione aggiornata all’approvazione.

Che cosa può aspettarsi

Con un modello del processo di approvvigionamento aggiornato, in genere può aspettarsi:

• Un onboarding più rapido, perché i nuovi membri del team possono seguire un unico processo approvato.
• Meno versioni in conflitto e meno tempo dedicato alla ricerca della documentazione.
• Responsabilità più chiare per attività, decisioni ed eccezioni.
• Maggiore visibilità su colli di bottiglia, rilavorazioni e ritardi nelle approvazioni.
• Pratiche di acquisto e gestione dei fornitori più coerenti.
• Una base più solida per automazione, verifiche di conformità e miglioramento continuo.

I risultati dipendono dalla qualità dei dati, dall’ambito del processo e dal livello di adozione. I team che combinano Process Mining, modellazione dei processi e simulazione puntano in genere a ridurre del 20-40% i tempi di attraversamento nei Workflow di approvvigionamento selezionati, diminuendo al contempo il lavoro manuale e i passaggi di consegna evitabili.

Da dove iniziare

Scelga un processo di approvvigionamento con un responsabile chiaramente definito e un problema misurabile, come l’approvazione delle richieste di acquisto o l’elaborazione degli ordini di acquisto. Raccolga i dati degli eventi disponibili e la documentazione esistente, anche quando quest’ultima è incompleta o non uniforme.

Utilizzi ProcessMind per definire lo stato attuale, quindi crei il modello target approvato. Inviti a esaminarlo le persone che eseguono e governano il processo. Pubblici il link condivisibile, registri la decisione nella cronologia delle versioni e stabilisca un ciclo di revisione periodico.

Quando il modello diventa il punto di riferimento, potrà estenderlo ai processi correlati, collegare i KPI e utilizzare il Clarity Engine per supportare l’analisi e il miglioramento continui.