Procure to Pay: documenti e riveda il processo

Procure to Pay: individui e riveda le eccezioni di processo

Il processo Procure to Pay comprende tutte le fasi, dalla richiesta di acquisto all’approvazione, dalla selezione del fornitore all’emissione dell’ordine e alla gestione della fattura. Può documentare il flusso concordato, rivederlo con le parti interessate e confrontarlo con i dati degli eventi per individuare eventuali differenze rispetto agli acquisti effettivi. Questo confronto può aiutarLa ad approfondire spese non previste dal contratto, ordini frazionati e acquisti senza le approvazioni necessarie. ProcessMind rende visibili questi schemi, ma non applica le politiche di approvvigionamento.

Perché documentare il processo di approvvigionamento?

Le conoscenze sull’approvvigionamento sono spesso distribuite tra documenti, fogli di calcolo, conversazioni e-mail e l’esperienza di poche persone. Quando il lavoro cambia, queste fonti possono diventare incoerenti. I team potrebbero non essere d’accordo su quale sia il processo aggiornato o su chi sia responsabile di una decisione.

Un modello condiviso offre ai responsabili del processo, agli approvatori e ai team un riferimento comune per il flusso standard, i punti decisionali, i ruoli e le eccezioni. L’approvazione e la cronologia delle versioni aiutano a rivedere le modifiche e a individuare la versione approvata. I link condivisibili facilitano l’accesso alla documentazione aggiornata.

Per indicazioni sull’assegnazione delle responsabilità, consulti questa matrice RACI per i processi. Il responsabile del processo risponde del processo; gli approvatori prendono le decisioni di controllo pertinenti.

Quali eccezioni negli acquisti può approfondire?

Confronti il modello concordato con i dati degli eventi del processo Procure to Pay per individuare le variazioni nei casi effettivi. Può analizzare schemi come:

• Spese fuori contratto: acquisti che sembrano non seguire il percorso previsto per il contratto o il fornitore.
• Ordini suddivisi: più acquisti che potrebbe essere opportuno verificare rispetto alle regole di acquisto.
• Approvazioni mancanti: casi in cui i dati degli eventi non riportano l’attività di approvazione prevista.
• Percorsi di approvazione diversi: variazioni in base al team, alla regione, al fornitore o al tipo di acquisto.
• Rilavorazioni e ritardi: attività ripetute, passaggi di consegne o attese prolungate.

Questi schemi sono segnali da approfondire, non prove di una violazione delle politiche. Spetta al team interpretare ogni eccezione e decidere come intervenire.

Come confrontare il modello con gli acquisti effettivi?

Parta da un processo documentato e da un Event Log adeguato. Il Process Mining utilizza i dati degli eventi per mostrare i percorsi seguiti dai casi, inclusi i tempi di ciclo, i passaggi di consegne, le rilavorazioni, i percorsi di approvazione e le deviazioni dal modello.

Riveda le differenze con il responsabile del processo e gli approvatori. Verificate se una variazione è un’eccezione approvata, una lacuna nella documentazione o un problema di processo da approfondire. Scopra di più su come confrontare i dati di processo con un modello.

Scopra come funziona il Process Mining.

Come mantenere aggiornato il processo approvato?

Crei un modello BPMN che rappresenti il flusso standard, i ruoli, le decisioni, i sistemi e le eccezioni note. Coinvolga il responsabile del processo e gli approvatori interessati nella revisione e nell’approvazione prima di pubblicare una modifica.

Utilizzi link condivisibili per indirizzare i team alla documentazione concordata e la cronologia delle versioni per seguire le modifiche nel tempo. Avrà così una base pratica per rivedere il modello quando cambiano le politiche, i fornitori o le modalità di lavoro.

Legga la documentazione sui processi.

Come si inseriscono i processi RFP, RFQ e di richiesta di preventivo

Documenti i processi RFP, RFQ e di richiesta di preventivo all’interno del flusso di acquisto più ampio oppure come processi collegati, se questa rappresentazione rispecchia meglio il funzionamento della Sua organizzazione. Registri i punti decisionali, le responsabilità e i passaggi di consegne rilevanti. Confronti poi il percorso documentato con i dati degli eventi disponibili per quelle attività.

I tre termini rispondono a domande diverse, ma spesso vengono usati come sinonimi. Una richiesta di informazioni serve a capire cosa può offrire un fornitore; una richiesta di proposta chiede una soluzione e un prezzo per un’attività le cui specifiche non sono ancora definite del tutto; una richiesta di preventivo chiede un prezzo sulla base di specifiche già stabilite. Per i beni standard può bastare una RFQ, mentre per i servizi può essere necessario passare prima da una RFI e da una RFP. Rappresenti la sequenza effettivamente adottata dalla Sua organizzazione e indichi i punti in cui il processo attende la risposta di un fornitore.

Può documentare anche il processo di gestione dei contratti insieme agli acquisti, così che i team possano vedere come le attività legate ai contratti si collegano a richieste, approvazioni e ordini.

Cosa può rivelare l’analisi dell’automazione Procure to Pay?

Il Process Mining può mostrare dove il lavoro segue un percorso ripetibile, dove avvengono passaggi manuali di consegne e quali eccezioni richiedono attenzione. Questi riscontri possono aiutare a valutare le possibili opportunità di automazione, ma ProcessMind non esegue né automatizza le attività di approvvigionamento. Convalidi il processo e i controlli prima di decidere se l’automazione sia appropriata.

Per una panoramica più ampia su come i team utilizzano i riscontri sui processi per individuare opportunità di miglioramento, legga come individuare opportunità di automazione con il Process Mining.

Come iniziare?

Scelga un flusso di acquisto con un responsabile chiaramente identificato e una domanda specifica, per esempio se gli ordini di acquisto seguono il percorso di approvazione previsto. Raccolga un’estrazione disponibile degli ordini di acquisto e la documentazione aggiornata del processo, anche se incompleta.

Concordi il modello con il responsabile del processo e gli approvatori, quindi lo confronti con i dati. Rivedete insieme le eccezioni e registrate le modifiche approvate nella cronologia delle versioni del modello. Mantenga chiare le responsabilità: il responsabile del processo risponde del processo, mentre gli approvatori prendono le decisioni di controllo pertinenti. Allinei questi ruoli alle indicazioni RACI della Sua organizzazione.

In che modo può supportare le verifiche di audit?

Un modello aggiornato e le deviazioni di processo visibili possono aiutarLa a preparare una revisione, mostrando il flusso previsto e le differenze nei casi effettivi. Il team di audit può approfondire i riscontri e valutare i controlli. L’analisi non determina se un acquisto è conforme.

Scopra il caso d’uso per gli auditor

Qual è il prossimo passo?

Parta da un’estrazione di ordini di acquisto e da un modello concordato. Confronti i dati degli acquisti con il flusso documentato, quindi riveda le eccezioni insieme alle persone responsabili del processo.

Modelli il flusso degli acquisti e lo confronti con i dati