Panduan process mining utang usaha

Temukan keterlambatan dalam proses utang usaha

Unggah log peristiwa untuk melihat proses utang usaha yang sebenarnya: di mana faktur menunggu, jalur yang dilalui, serta seberapa sering pekerjaan diulang atau terhambat. Ukur waktu siklus faktur, tingkat pemrosesan tanpa intervensi, dan tingkat pengecualian dari data peristiwa. Lalu bandingkan opsi seperti mengubah aturan persetujuan atau menambah kapasitas.

Mengapa menganalisis utang usaha?

Tim utang usaha menangani banyak faktur, persetujuan, pengecualian, dan pembayaran. Keterlambatan dapat menyebabkan pembayaran terlambat, hubungan dengan pemasok memburuk, dan pekerjaan berulang. Laporan standar biasanya hanya menampilkan total, bukan di mana waktu terpakai atau jalur faktur mana yang paling sering menimbulkan pengecualian.

Pengetahuan tentang proses bisa tersebar di prosedur, laporan sistem, dan pengalaman tim. Process mining menggabungkan data peristiwa untuk menunjukkan alur kerja yang sebenarnya. Dengan begitu, Anda dapat menyelidiki keterlambatan berdasarkan bukti, bukan asumsi.

Tiga ukuran utang usaha apa yang perlu dipantau?

Mulailah dengan tiga ukuran yang mudah dipahami dan ditindaklanjuti oleh tim keuangan Anda:

Tetapkan definisi yang konsisten untuk titik awal, titik akhir, dan aktivitas yang dihitung sebelum membandingkan hasil. Misalnya, tentukan apakah waktu siklus berakhir saat faktur disetujui atau dibayar, serta aktivitas mana yang termasuk intervensi manual. Definisi yang konsisten membuat ukuran ini berguna untuk membandingkan tim dan periode pelaporan.

Utang usaha dan piutang usaha: apa perbedaan kedua siklus ini?

Utang usaha mencatat kewajiban organisasi Anda kepada pemasok dan proses pembayarannya. Piutang usaha mencatat kewajiban pelanggan kepada organisasi Anda dan proses penagihannya. Keduanya menggunakan dokumen dan aturan yang serupa, seperti pesanan pembelian atau faktur penjualan, pencocokan, persetujuan, dan pembayaran, tetapi berjalan ke arah yang berlawanan. Keduanya juga diukur berdasarkan ketentuan yang telah disepakati.

Process mining menganalisis kedua siklus dengan cara yang sama. Teknologi ini merekonstruksi jalur setiap faktur, sehingga Anda dapat membandingkan ketentuan yang ditetapkan dengan waktu yang sebenarnya dibutuhkan, serta melihat di mana waktu tunggu, pekerjaan ulang, atau pengecualian menumpuk. Process mining piutang usaha membahas sisi penagihan.

Ke mana waktu siklus faktur terpakai?

Waktu siklus total mencakup waktu kerja aktif dan waktu tunggu. Process mining untuk utang usaha membantu Anda menelusuri setiap faktur melalui aktivitas yang tercatat dan melihat di mana antrean menumpuk.

Pola umum yang bisa Anda selidiki:

• Antrean persetujuan: Tugas persetujuan mungkin hanya memerlukan beberapa menit, tetapi faktur bisa menunggu berhari-hari hingga disetujui.
• Faktur yang diblokir atau ditangguhkan: Ketidaksesuaian pesanan pembelian dapat menahan faktur, meskipun sistem mencatat statusnya sebagai valid.
• Masalah data induk pemasok: Informasi pemasok yang tidak lengkap atau tidak cocok mungkin perlu diperbaiki secara manual sebelum proses berlanjut.
• Pengiriman faktur duplikat: Faktur yang dikirim melalui beberapa saluran dapat memicu pemeriksaan tambahan dan pekerjaan ulang.
• Pengecualian pencocokan tiga arah: Bandingkan pengecualian berdasarkan pemasok, jenis faktur, atau atribut lain yang tersedia untuk melihat di mana pengecualian paling sering terjadi.

Tingkat pengecualian yang tinggi saja tidak menjelaskan penyebabnya. Gunakan jalur faktur dan stempel waktu untuk mengetahui pengecualian mana yang menyebabkan waktu tunggu terlama atau pekerjaan berulang terbanyak.

Bagaimana cara menyelidiki pemrosesan tanpa intervensi dan pengecualian?

Gunakan log peristiwa untuk membedakan faktur yang mengikuti jalur sesuai harapan dari faktur yang memerlukan intervensi. Tinjau aktivitas yang tercatat untuk setiap kasus, termasuk validasi, pencocokan, persetujuan, pemblokiran, dan pembayaran.

Untuk pengecualian pencocokan tiga arah, bandingkan faktur yang lolos pada percobaan pertama dengan faktur yang perlu diperbaiki atau ditinjau lagi. Periksa kapan pengecualian terjadi, berapa lama faktur menunggu setelahnya, dan apakah pola tersebut berulang pada pemasok atau jenis faktur tertentu. Dengan begitu, Anda dapat memprioritaskan pengecualian yang memengaruhi waktu siklus, alih-alih menganggap semuanya sama penting.

Data apa yang Anda perlukan?

Mulailah dengan log peristiwa dari ERP atau sistem pengelolaan faktur. Setiap baris perlu memuat ID kasus untuk mengenali faktur, nama aktivitas, dan stempel waktu. Jika tersedia, tambahkan atribut yang relevan seperti pemasok, jenis faktur, jumlah, status persetujuan, dan tanggal pembayaran.

Data Anda perlu menghubungkan aktivitas ke faktur yang sama dan mengurutkannya secara kronologis. Periksa cara sistem sumber mencatat status dan stempel waktu, karena definisi tersebut memengaruhi ukuran yang Anda hitung.

Lihat data yang Anda perlukan

Untuk panduan praktis menyiapkan dan meninjau log peristiwa, lihat dokumentasi data process mining.

Bagaimana cara membandingkan perubahan persetujuan atau kapasitas tim?

Setelah memahami alur saat ini, gunakan simulasi proses untuk membandingkan kemungkinan perubahan sebelum menerapkannya. Misalnya, bandingkan aturan persetujuan saat ini dengan skenario yang mengubah alur persetujuan, atau bandingkan kapasitas saat ini dengan skenario yang menambah kapasitas pada tahap yang terkendala.

Tinjau setiap skenario dengan ukuran yang sama, seperti waktu siklus, tingkat pemrosesan tanpa intervensi, dan tingkat pengecualian. Anggap hasilnya sebagai opsi yang dapat dibandingkan berdasarkan asumsi Anda, bukan sebagai hasil yang dijamin. Perbandingan ini dapat membantu Anda menentukan perubahan yang perlu diselidiki dan memahami konsekuensinya.

Bagaimana memulai process mining utang usaha?

Pilih satu pertanyaan untuk diselidiki, misalnya mengapa faktur tidak memenuhi ketentuan pembayaran atau di mana pekerjaan ulang terjadi. Siapkan log peristiwa yang memuat ID faktur, aktivitas, stempel waktu, dan atribut yang relevan dengan pertanyaan Anda. Unggah data ke ProcessMind, lalu tinjau jalur proses utama, antrean, dan pengecualian.

Gunakan temuan Anda untuk menentukan hal yang perlu diperiksa berikutnya, mendokumentasikan proses target, atau membandingkan skenario. Process mining menunjukkan hal-hal yang didukung oleh data tercatat Anda. Hasilnya bergantung pada data dan asumsi yang digunakan.

Lihat cara kerja analisis, langkah demi langkah

Unggah data utang usaha untuk melihat alurnya

Data utang usaha Anda sudah ada di ERP. Mulailah dengan satu data ekspor dan gunakan uji coba gratis untuk melihat alur faktur dalam proses Anda.

Unggah data utang usaha untuk melihat alurnya