Satın Almadan Ödemeye: Sürecinizi belgeleyin ve değerlendirin

Satın Almadan Ödemeye: Süreç istisnalarını bulun ve inceleyin

Satın Almadan Ödemeye sürecinde satın alma talebinden onay ve tedarikçi seçimine, sipariş oluşturmadan faturayı işlemeye kadar pek çok adım yer alır. Üzerinde uzlaşılan işleyişi belgeleyin, paydaşlarla gözden geçirin ve olay verileriyle karşılaştırarak gerçek satın alma sürecindeki farklılıkları görün. Böylece sözleşme dışı harcamaları, bölünmüş siparişleri ve eksik onaylarla yapılan satın alımları inceleyebilirsiniz. ProcessMind bu örüntüleri görünür kılar, ancak satın alma politikasını uygulamaz.

Satın alma sürecinizi neden belgelemelisiniz?

Satın alma bilgisi çoğu zaman belgelere, elektronik tablolara, e-posta yazışmalarına ve birkaç kişinin deneyimine dağılmış durumdadır. İşler değiştikçe bu kaynaklar güncelliğini yitirebilir. Ekipleriniz hangi sürecin güncel olduğu veya bir karardan kimin sorumlu olduğu konusunda farklı düşünebilir.

Paylaşılan bir model; süreç sahiplerine, onay verenlere ve ekiplere standart akış, karar noktaları, roller ve istisnalar için ortak bir referans sunar. Onay kaydı ve sürüm geçmişi, değişiklikleri gözden geçirmenize ve onaylanmış sürümü belirlemenize yardımcı olur. Paylaşılabilir bağlantılar, güncel dokümantasyonu bulmayı kolaylaştırır.

Sorumlulukları belirleme konusunda rehberlik için süreçler için RACI matrisine göz atın. Süreçten süreç sahibi sorumludur; onay verenler ise ilgili kontrol kararlarını alır.

Hangi satın alma istisnalarını araştırabilirsiniz?

Gerçek vakaların nerelerde farklılaştığını görmek için üzerinde uzlaşılmış modeli Satın Almadan Ödemeye olay verileriyle karşılaştırın. Şu örüntüleri inceleyebilirsiniz:

• Sözleşme dışı harcamalar: Beklenen sözleşme veya tedarikçi yolunu atlıyor gibi görünen satın alımlar.
• Bölünmüş siparişler: Satın alma kurallarınıza göre incelenmesi gerekebilecek birden fazla satın alım.
• Eksik onaylar: Beklenen onay etkinliğinin olay verilerinde görünmediği vakalar.
• Farklı onay yolları: Ekibe, bölgeye, tedarikçiye veya satın alma türüne göre değişen akışlar.
• Yeniden çalışma ve gecikmeler: Tekrarlanan etkinlikler, devir teslimler veya uzun beklemeler.

Bu örüntüler, politika ihlalinin kanıtı değil, incelenmesi gereken işaretlerdir. Her istisnanın ne anlama geldiğine ve nasıl bir adım atılacağına ekibiniz karar verir.

Modeli gerçek satın alma akışıyla nasıl karşılaştırabilirsiniz?

Belgelenmiş bir süreç ve uygun bir olay günlüğüyle başlayın. Process Mining, vakaların izlediği yolları olay verileriyle gösterir. Bu yollar; çevrim sürelerini, devir teslimleri, yeniden çalışmayı, onay akışlarını ve modelden sapmaları içerir.

Farkları süreç sahibi ve onay verenlerle birlikte gözden geçirin. Bir varyasyonun onaylanmış bir istisna mı, dokümantasyondaki bir eksiklik mi, yoksa daha fazla araştırılması gereken bir süreç sorunu mu olduğunu doğrulayın. Süreç verilerini bir modelle karşılaştırma hakkında daha fazla bilgi edinin.

Process Mining’in nasıl çalıştığını öğrenin.

Onaylanmış süreci nasıl güncel tutabilirsiniz?

Standart akışı, rolleri, kararları, sistemleri ve bilinen istisnaları gösteren bir BPMN modeli oluşturun. Değişikliği yayımlamadan önce süreç sahibini ve ilgili onay verenleri inceleme ve onay sürecine dahil edin.

Ekipleri üzerinde uzlaşılmış dokümantasyona yönlendirmek için paylaşılabilir bağlantılardan, değişiklikleri zaman içinde izlemek için de sürüm geçmişinden yararlanın. Böylece politikalar, tedarikçiler veya çalışma biçimleri değiştikçe modeli gözden geçirmek için kullanışlı bir temeliniz olur.

Süreç dokümantasyonu hakkında bilgi edinin.

RFP süreci, RFQ süreci ve teklif süreci nasıl ilişkilidir?

RFP sürecini, RFQ sürecini ve teklif sürecini genel satın alma akışı içinde belgeleyin. Kuruluşunuzun çalışma biçimini daha iyi yansıtıyorsa bunları birbiriyle bağlantılı süreçler olarak da modelleyebilirsiniz. Önemli karar noktalarını, sorumlulukları ve devir teslimleri kaydedin. Ardından belgelenen akışı, ilgili etkinlikleri kaydeden olay verileriyle karşılaştırın.

Bu üç ad farklı sorulara yanıt verir ve çoğu zaman birbirinin yerine kullanılır. Bilgi talebi, tedarikçinin neler sunabileceğini sorar. Teklif talebi, kapsamı henüz tam belirlenmemiş bir iş için çözüm ve fiyat ister. Fiyat teklifi talebi ise önceden belirlenmiş bir şartname için fiyat ister. Standart ürünler için yalnızca RFQ yeterli olabilir; hizmetler için önce RFI, ardından RFP süreci gerekebilir. Kuruluşunuzun gerçekte izlediği sırayı modelleyin ve sürecin tedarikçi yanıtını beklediği noktaları belirtin.

Satın alma sürecinin yanında sözleşme yönetimi sürecini de belgeleyebilirsiniz. Böylece ekipler, sözleşmeyle ilgili adımların talepler, onaylar ve siparişlerle nasıl bağlantılı olduğunu görebilir.

Satın Almadan Ödemeye sürecinde otomasyon analizi size ne gösterebilir?

Process Mining, işlerin nerelerde tekrarlanabilir bir akış izlediğini, manuel devir teslimlerin nerelerde gerçekleştiğini ve hangi istisnaların ele alınması gerektiğini gösterebilir. Bu kanıtlar, olası otomasyon fırsatlarını değerlendirmenize yardımcı olur; ancak ProcessMind satın alma işlerini yürütmez veya otomatikleştirmez. Otomasyonun uygun olup olmadığına karar vermeden önce süreci ve kontrolleri doğrulayın.

Ekiplerin iyileştirme fırsatlarını belirlemek için süreç kanıtlarından nasıl yararlandığına dair daha geniş bir bakış için Process Mining ile otomasyon fırsatlarını bulma yazısını okuyun.

Nasıl başlamalısınız?

Süreç sahibinin belli olduğu ve satın alma siparişlerinin beklenen onay yolunu izleyip izlemediği gibi net bir soruya odaklanan tek bir satın alma akışı seçin. Mevcut bir satın alma siparişi veri dökümünü ve eksik olsa bile güncel süreç dokümantasyonunu bir araya getirin.

Süreç sahibi ve onay verenlerle model üzerinde uzlaşın, ardından modeli verilerle karşılaştırın. İstisnaları birlikte inceleyin ve onaylanan değişiklikleri modelin sürüm geçmişine kaydedin. Sorumlulukları netleştirin: süreçten süreç sahibi sorumludur, onay verenler ise ilgili kontrol kararlarını alır. Bu rolleri kuruluşunuzun RACI yönergeleriyle uyumlu hâle getirin.

Bu çalışma denetim incelemelerini nasıl destekleyebilir?

Güncel tutulan bir model ve görünür süreç sapmaları, beklenen akışı ve gerçek vakaların nerelerde farklılaştığını göstererek incelemeye hazırlanmanıza yardımcı olabilir. Denetim ekibiniz kanıtları araştırıp kontrolleri değerlendirebilir. Analiz, bir satın alımın kurallara uygun olup olmadığına karar vermez.

Denetçi kullanım örneğine göz atın

Sırada ne yapmalısınız?

Tek bir satın alma siparişi veri dökümü ve üzerinde uzlaşılmış bir modelle başlayın. Satın alma verilerini belgelenmiş akışla karşılaştırın, ardından istisnaları süreçten sorumlu kişilerle birlikte gözden geçirin.

Satın alma akışınızı modelleyin ve verilerle karşılaştırın