จัดทำและทบทวนกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน

กระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ค้นหาและทบทวนข้อยกเว้น

กระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินครอบคลุมตั้งแต่การขอซื้อ การอนุมัติ การเลือกผู้ขาย การออกใบสั่งซื้อ ไปจนถึงการจัดการใบแจ้งหนี้ บันทึกขั้นตอนที่ตกลงร่วมกัน ทบทวนกับผู้เกี่ยวข้อง แล้วเปรียบเทียบกับข้อมูลเหตุการณ์เพื่อดูว่าการจัดซื้อจริงแตกต่างตรงไหน วิธีนี้ช่วยตรวจสอบการใช้จ่ายนอกสัญญา การแบ่งซื้อ และรายการซื้อที่ขาดการอนุมัติ ProcessMind ช่วยให้เห็นรูปแบบเหล่านี้ แต่ไม่ได้บังคับใช้นโยบายการจัดซื้อ.

เหตุใดจึงควรจัดทำกระบวนการจัดซื้อ?

ความรู้เรื่องการจัดซื้อมักกระจายอยู่ในเอกสาร สเปรดชีต อีเมล และประสบการณ์ของคนเพียงไม่กี่คน เมื่อวิธีทำงานเปลี่ยน แหล่งข้อมูลเหล่านี้อาจไม่ตรงกัน ทีมของคุณอาจเห็นไม่ตรงกันว่าใช้กระบวนการฉบับใด หรือใครเป็นผู้ตัดสินใจ.

แบบจำลองที่ใช้ร่วมกันช่วยให้เจ้าของกระบวนการ ผู้อนุมัติ และทีมต่างๆ มีข้อมูลอ้างอิงเดียวกันเกี่ยวกับขั้นตอนมาตรฐาน จุดตัดสินใจ บทบาท และข้อยกเว้น การอนุมัติและประวัติเวอร์ชันช่วยทบทวนการเปลี่ยนแปลงและระบุเวอร์ชันที่อนุมัติแล้ว ลิงก์ที่แชร์ได้ช่วยให้ค้นหาเอกสารฉบับปัจจุบันได้ง่ายขึ้น.

หากต้องการแนวทางกำหนดความรับผิดชอบ ดูตาราง RACI สำหรับกระบวนการ เจ้าของกระบวนการรับผิดชอบต่อกระบวนการ ส่วนผู้อนุมัติเป็นผู้ตัดสินใจด้านการควบคุมที่เกี่ยวข้อง.

คุณตรวจสอบข้อยกเว้นในการจัดซื้อเรื่องใดได้บ้าง?

เปรียบเทียบโมเดลที่ตกลงร่วมกันกับข้อมูลเหตุการณ์การจัดซื้อจนถึงชำระเงิน เพื่อดูว่าเคสจริงแตกต่างอย่างไร คุณตรวจสอบรูปแบบต่อไปนี้ได้:

• การใช้จ่ายนอกสัญญา: รายการซื้อที่ดูเหมือนข้ามขั้นตอนสัญญาหรือเส้นทางผู้ขายที่คาดไว้
• การแบ่งซื้อ: รายการซื้อหลายรายการที่อาจต้องตรวจสอบเทียบกับกฎการจัดซื้อ
• ไม่มีการอนุมัติ: เคสที่ไม่พบกิจกรรมอนุมัติตามที่คาดไว้ในข้อมูลเหตุการณ์
• เส้นทางอนุมัติที่แตกต่างกัน: รูปแบบที่แตกต่างกันตามทีม ภูมิภาค ผู้ขาย หรือประเภทการซื้อ
• การแก้ไขงานและความล่าช้า: กิจกรรมที่เกิดซ้ำ การส่งต่องาน หรือเวลารอนาน.

รูปแบบเหล่านี้เป็นสัญญาณให้ตรวจสอบ ไม่ใช่หลักฐานยืนยันว่ามีการละเมิดนโยบาย ทีมของคุณเป็นผู้พิจารณาว่าข้อยกเว้นแต่ละกรณีหมายถึงอะไรและควรดำเนินการอย่างไร.

จะเปรียบเทียบโมเดลกับการจัดซื้อที่เกิดขึ้นจริงได้อย่างไร?

เริ่มจากกระบวนการที่บันทึกไว้และบันทึกเหตุการณ์ที่เหมาะสม Process Mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์แสดงเส้นทางที่แต่ละเคสดำเนินไป รวมถึงรอบเวลา การส่งต่องาน การแก้ไขงาน เส้นทางการอนุมัติ และจุดที่ต่างจากแบบจำลอง.

ทบทวนความแตกต่างร่วมกับเจ้าของกระบวนการและผู้อนุมัติ ยืนยันว่ารูปแบบที่ต่างออกไปเป็นข้อยกเว้นที่อนุมัติแล้ว ช่องว่างในเอกสาร หรือปัญหากระบวนการที่ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปรียบเทียบข้อมูลกระบวนการกับแบบจำลอง.

เรียนรู้การทำงานของ Process Mining.

จะดูแลให้กระบวนการที่อนุมัติแล้วเป็นปัจจุบันได้อย่างไร?

สร้างแบบจำลอง BPMN ที่แสดงขั้นตอนมาตรฐาน บทบาท การตัดสินใจ ระบบ และข้อยกเว้นที่ทราบ เชิญเจ้าของกระบวนการและผู้อนุมัติที่เกี่ยวข้องมาทบทวนและอนุมัติก่อนเผยแพร่การเปลี่ยนแปลง.

ใช้ลิงก์ที่แชร์ได้เพื่อให้ทีมเข้าถึงเอกสารที่ตกลงร่วมกัน และใช้ประวัติเวอร์ชันติดตามการเปลี่ยนแปลง วิธีนี้ช่วยให้คุณทบทวนแบบจำลองได้เมื่อมีการเปลี่ยนนโยบาย ผู้ขาย หรือแนวทางการทำงาน.

อ่านเรื่องการจัดทำเอกสารกระบวนการ.

ตำแหน่งของกระบวนการ RFP, RFQ และการขอใบเสนอราคา

บันทึกกระบวนการ RFP, RFQ และการขอใบเสนอราคาไว้ในเส้นทางการจัดซื้อโดยรวม หรือแยกเป็นกระบวนการที่เชื่อมโยงกัน หากสะท้อนวิธีทำงานขององค์กรได้ดีกว่า ระบุจุดตัดสินใจ ความรับผิดชอบ และการส่งต่องานที่สำคัญ จากนั้นเปรียบเทียบขั้นตอนที่บันทึกไว้กับข้อมูลเหตุการณ์ หากมีการบันทึกกิจกรรมเหล่านั้น.

ชื่อทั้งสามใช้ตอบคำถามคนละแบบ แต่ก็มักใช้แทนกัน การขอข้อมูล (RFI) ใช้สอบถามว่าผู้ขายเสนออะไรได้บ้าง การขอข้อเสนอ (RFP) ใช้ขอแนวทางแก้ปัญหาและราคา สำหรับงานที่ยังระบุรายละเอียดไม่ครบ ส่วนการขอใบเสนอราคา (RFQ) ใช้ขอราคาตามข้อกำหนดที่ระบุไว้แล้ว สินค้ามาตรฐานอาจใช้เพียง RFQ ส่วนบริการอาจเริ่มจาก RFI แล้วตามด้วย RFP ให้สร้างแบบจำลองตามลำดับที่องค์กรของคุณใช้จริง และระบุจุดที่ต้องรอคำตอบจากผู้ขาย.

คุณยังบันทึกกระบวนการจัดการสัญญาควบคู่กับการจัดซื้อได้ เพื่อให้ทีมเห็นว่าขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับสัญญาเชื่อมโยงกับคำขอ การอนุมัติ และใบสั่งซื้ออย่างไร.

การวิเคราะห์ระบบอัตโนมัติในกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินช่วยให้เห็นอะไร?

Process Mining แสดงให้เห็นว่างานดำเนินตามเส้นทางที่ทำซ้ำได้ตรงไหน มีการส่งต่องานด้วยมือที่จุดใด และมีข้อยกเว้นใดที่ต้องตรวจสอบ หลักฐานนี้ช่วยประเมินโอกาสในการทำงานอัตโนมัติได้ แต่ ProcessMind ไม่ได้ดำเนินการหรือทำงานจัดซื้อให้เป็นอัตโนมัติ ตรวจสอบกระบวนการและการควบคุมก่อนตัดสินใจว่าควรใช้ระบบอัตโนมัติหรือไม่.

หากต้องการดูภาพรวมว่าทีมใช้หลักฐานจากกระบวนการเพื่อหาโอกาสในการปรับปรุงอย่างไร อ่านวิธีค้นหาโอกาสทำงานอัตโนมัติด้วย Process Mining.

ควรเริ่มต้นอย่างไร?

เลือกเส้นทางการจัดซื้อหนึ่งเส้นทางที่มีเจ้าของกระบวนการชัดเจนและมีคำถามเฉพาะ เช่น ใบสั่งซื้อผ่านเส้นทางอนุมัติตามที่กำหนดหรือไม่ รวบรวมข้อมูล PO ที่มีอยู่และเอกสารกระบวนการฉบับปัจจุบัน แม้ข้อมูลจะยังไม่ครบถ้วน.

ตกลงแบบจำลองร่วมกับเจ้าของกระบวนการและผู้อนุมัติ แล้วเปรียบเทียบกับข้อมูล ทบทวนข้อยกเว้นร่วมกันและบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่อนุมัติไว้ในประวัติเวอร์ชันของแบบจำลอง กำหนดความรับผิดชอบให้ชัดเจน เจ้าของกระบวนการรับผิดชอบต่อกระบวนการ ส่วนผู้อนุมัติเป็นผู้ตัดสินใจด้านการควบคุมที่เกี่ยวข้อง จัดบทบาทเหล่านี้ให้สอดคล้องกับแนวทาง RACI ขององค์กร.

สิ่งนี้ช่วยสนับสนุนการตรวจสอบได้อย่างไร?

แบบจำลองที่ดูแลให้เป็นปัจจุบันและข้อมูลความแตกต่างของกระบวนการช่วยเตรียมการทบทวนได้ โดยแสดงขั้นตอนที่คาดไว้และจุดที่เคสจริงแตกต่าง ทีมตรวจสอบสามารถตรวจสอบหลักฐานและประเมินการควบคุมได้ การวิเคราะห์ไม่ได้ตัดสินว่าการซื้อเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่.

ดูกรณีใช้งานสำหรับผู้ตรวจสอบ

ควรทำอะไรต่อ?

เริ่มจากข้อมูล PO หนึ่งชุดและแบบจำลองที่ตกลงร่วมกันหนึ่งแบบ เปรียบเทียบข้อมูลการจัดซื้อกับขั้นตอนที่บันทึกไว้ แล้วทบทวนข้อยกเว้นกับผู้รับผิดชอบกระบวนการ.

สร้างแบบจำลองเส้นทางการจัดซื้อและเปรียบเทียบกับข้อมูล